Оскільки компанії шукають способи скоротити витрати, підвищити продуктивність і покращити якість своїх продуктів і послуг, автоматизація бізнес-процесів (BPA) набула популярності в останні роки. У цьому блозі ми розглянемо, що таке автоматизація бізнес-процесів, чому вона корисна та як її використовувати у вашій компанії. Оскільки це дозволяє підприємствам будь-якого розміру оптимізувати роботу, підвищити продуктивність і скоротити витрати, автоматизація бізнес-процесів стала важливою. Крім того, організація може отримати значну користь від автоматизації бізнес-процесів, яка може підвищити продуктивність, скоротити витрати, покращити гарантію якості та збільшити гнучкість. Потреби вашої компанії, фінанси та технічне ноу-хау – все це допоможе вам вибрати найкраще програмне забезпечення для автоматизації бізнес-процесів.
Автоматизація бізнесу
Підприємство використовує бізнес-процес, який є сукупністю пов’язаних завдань або дій, для виконання певного завдання чи цілі. Це добре організована, повторювана серія дій, яка приймає вхідні дані, генерує результати та часто залучає кілька зацікавлених сторін, включаючи партнерів, постачальників, клієнтів і співробітників. Бізнес-процеси створені, щоб допомогти організації методично й ефективно досягати її цілей і завдань.
Використання передових технологій для автоматизації рутинних бізнес-операцій відоме як автоматизація бізнес-процесів (BPA). Введення даних, створення звітів, планування, а також комунікація – лише кілька прикладів цих завдань. BPA прагне підвищити продуктивність, скоротити витрати та підвищити якість товарів і послуг.
Використання програмного забезпечення для зменшення та покращення людських зусиль у певному бізнес-процесі відоме як автоматизація бізнес-процесу. Основна мета BPA — автоматизувати якомога більше компонентів процесу, оскільки кожен процес складається з різноманітних завдань і робочих процесів.
Крім того, процес автоматизації передбачає визначення завдань, які можна автоматизувати, і створення робочого процесу, який може виконуватися комп’ютерною програмою або мережею підключених систем. Після того, як робочий процес створений, він тестується, далі вводиться в експлуатацію, а персонал проходить інструктаж щодо використання нової системи.
BPA можна знайти в різних сферах, включаючи менеджмент, введення даних, обслуговування клієнтів, кадрові процеси, маркетинг і продажі.
Зазвичай автоматизовані процеси
- Push-повідомлення, а також електронна пошта
- Підтримка служби підтримки
- Створення кейсів для клієнтів
- Збір і переміщення даних
- Резервне копіювання та відновлення
- Заявка на відпустку працівника
- Придбання
- Робота кол-центру
- Замовлення на продаж
- Ведення обліку годин і відвідуваності
- Платіжна відомість
- Виставлення рахунку
- колекції
- Випуск продукту
- Ведучий виховання
Типи автоматизації бізнес-процесів (BPA)
# 1. Автоматизація роботизованих процесів (RPA)
RPA — це тип автоматизації бізнес-процесів, який автоматизує повторювані завдання на основі правил за допомогою програмних роботів або ботів. Цих ботів можна запрограмувати на виконання різноманітних завдань, включаючи введення даних, обробку рахунків-фактур і виконання замовлень. RPA може підвищити продуктивність, одночасно зменшуючи помилки та підвищуючи точність для підприємств. Ботів RPA також можна налаштувати на безперервну роботу, що дозволяє підприємствам швидко й ефективно обробляти величезні обсяги даних.
# 2. Управління бізнес-процесами (BPM)
Моделювання, аналіз, а також оптимізація бізнес-процесів за допомогою програмних засобів є складовою автоматизації бізнес-процесів або BPM. BPM може додатково допомогти підприємствам у визначенні операційної неефективності, вузьких місць і потенційних областей покращення. BPM може допомогти підприємствам оптимізувати свою діяльність, зменшити кількість помилок і підвищити продуктивність.
# 3. Штучний інтелект (AI) і машинне навчання (ML)
Обробка природної мови, аналіз настроїв і прогнозна аналітика є прикладами складних завдань, які можна автоматизувати за допомогою AI та ML. За допомогою штучного інтелекту та машинного навчання компанії можуть підвищити свою ефективність, клієнтський досвід, а також процес прийняття рішень. Для обслуговування клієнтів підприємства можуть автоматизувати чат-ботів, щоб клієнти могли отримувати оперативні відповіді на свої запитання без необхідності людської взаємодії.
# 4. Автоматизація робочого процесу
Автоматизація робочого процесу — це процес автоматизації обміну завданнями та інформацією між різними відділами або людьми за допомогою програмних засобів. Ця автоматизація робочого процесу може додатково допомогти компаніям скоротити фізичну працю, покращити командну роботу та підвищити продуктивність. Наприклад, автоматизація робочого процесу може бути використана компаніями для прискорення процесу затвердження замовлень на купівлю та звітів про витрати.
Як автоматизувати ваш бізнес-процес
#1. Визначте процеси для автоматизації
Першим кроком у процесі автоматизації є вибір бізнес-процесів, які можна автоматизувати. По суті, почніть з вивчення ваших поточних процесів, щоб визначити дії, які повторюються, займають багато часу та схильні до помилок. Ці завдання ідеально підходять для автоматизації.
#2. Визначення робочого процесу
Визначення робочого процесу відбувається після того, як ви визначите, які процеси потрібно автоматизувати. Це передбачає окреслення етапів процесу та визначення його входів, виходів і поворотних моментів. Це також дозволить вам розрізняти завдання, які можна автоматизувати, і ті, які потребують участі людини.
#3. Виберіть правильні інструменти
Важливо зробити мудрий вибір під час вибору ідеального інструменту автоматизації для вашої компанії. Від простих інструментів автоматизації завдань до складного програмного забезпечення для керування бізнес-процесами (BPM) на ринку існує широкий вибір інструментів автоматизації. Вибираючи відповідний інструмент, враховуйте необхідний ступінь автоматизації та складність ваших процесів.
#4. Створіть і побудуйте автоматизацію
Проектування та розробка автоматизації є наступним кроком після вибору відповідних інструментів. Щоб досягти цього, інструмент має бути налаштований на автоматизацію визначених завдань та інтегрований з іншими організаційними системами. Крім того, залежно від того, наскільки складними є ваші процеси, цей крок також може потребувати залучення групи розробників.
#5. Тестуйте та вдосконалюйте
Будь-який проект автоматизації повинен включати тестування як важливий крок. Після створення автоматизації ретельно протестуйте її, щоб переконатися, що вона працює належним чином. На цьому кроці ви можете запустити тестування на фіктивних даних, знайти та виправити помилки та вдосконалити автоматизацію, поки вона не задовольнить ваші потреби.
# 6. Навчання працівників
Навчання вашого персоналу є наступним кроком після перевірки та вдосконалення автоматизації. Для цього необхідно навчити їх використовувати автоматизацію, надати їм документацію та навчальні матеріали, а також переконатися, що вони розуміють її переваги.
# 7. Оцінка моніторингу ефективності
Після встановлення автоматизації періодично перевіряйте та оцінюйте її роботу. Це дозволить вам помітити будь-які проблеми або потенційні області для вдосконалення та внести необхідні корективи, щоб гарантувати, що автоматизація продовжує задовольняти ваші потреби.
Переваги автоматизації бізнесу
№1. Підвищена ефективність
BPA може допомогти спростити процес і скоротити час виконання за рахунок автоматизації повторюваних і ручних завдань. Завдяки вищій продуктивності та ефективності це може призвести до економії коштів.
#2. Заходи економії
Автоматизуючи процеси, які в іншому випадку вимагали б участі людини, BPA може допомогти зменшити витрати. Це може призвести до зниження витрат на робочу силу, менше помилок і кращого контролю якості.
#3. Швидший час реакції
Час відповіді також можна пришвидшити за допомогою BPA шляхом автоматизації процедур затвердження та зв’язку. Це може допомогти підприємствам швидко реагувати на запити клієнтів і вчасно вирішувати проблеми.
#4. Спрощення процесу
Спрощені процеси є однією з чудових переваг системи автоматизації процесів. По суті, усунення марнотратної діяльності та зосередження стає легшим завдяки чіткій підзвітності, настроюваним сповіщенням, цінним уявленням і швидшому часу виконання.
# 5. Покращення в управлінні даними
Введення, зберігання та пошук даних можна автоматизувати за допомогою BPA, щоб полегшити керування даними. Прийняття кращих бізнес-рішень може бути результатом отримання більш точних і достовірних даних.
# 6. Кращий розподіл ресурсів
Автоматизуючи завдання управління ресурсами, як-от планування розкладу та потужності, BPA також може допомогти організаціям більш ефективно розподіляти ресурси.
#7. Операційна одноманітність
Ви можете розраховувати на постійний рівень результатів кожного разу, коли автоматизуєте бізнес-процес. Позиціонуючи свій бізнес як надійний, стандартизація може допомогти вам отримати більше клієнтів.
# 8. Покращений досвід роботи з клієнтами
BPA може покращити взаємодію з клієнтами, зменшивши робоче навантаження на представників служби підтримки клієнтів і збільшивши час відповіді за рахунок автоматизації завдань обслуговування клієнтів, таких як системи продажу квитків і чат-боти.
Недоліки автоматизації бізнесу
#1. Вартість реалізації
За використання більшості інструментів автоматизації бізнесу стягується одноразова плата за налаштування та щомісячна абонентська плата.
#2. Потреба в кваліфікованому персоналі
Для того, щоб допомогти їм у використанні нових інструментів автоматизації, необхідна адаптація та навчання працівників. Тому це може вимагати значних витрат часу та зусиль.
#3. Питання безпеки
Збір бізнес-даних є важливою складовою сучасної автоматизації бізнесу. Це може підвищити вразливість ваших даних до злому та зловмисних атак, навіть якщо це сприяє ефективності та прийняттю рішень на основі даних. Системи цифрової автоматизації можуть наражати дані вашої компанії на хакерські та інші зовнішні атаки, якщо вони не захищені належним чином.
Приклади автоматизації бізнесу
№1. Людські ресурси
Фахівці з управління персоналом можуть заощадити час і підвищити точність, автоматизувавши такі процедури управління персоналом, як наймання, оцінка ефективності та нарахування заробітної плати. Багато підприємств автоматизують ці процеси за допомогою інструментів BPA, отже, даючи спеціалістам з управління персоналом більше часу для роботи над більш важливими проектами.
#2. Обслуговування клієнтів
Автоматизація процесів обслуговування клієнтів, таких як системи продажу квитків, підтримка в чаті та телефонна підтримка, можлива за допомогою чат-ботів та інших інструментів автоматизації. Крім прискорення часу відповіді, це покращує досвід клієнта.
#3. Виробництво
Автоматизація використовується для вдосконалення виробничих процедур, таких як обробка замовлень, управління запасами та контроль якості. Компанії-виробники також можуть підвищити точність, послідовність і продуктивність шляхом автоматизації цих процесів.
№4. Бухгалтерський облік
Бухгалтерські завдання, які можна автоматизувати, включають кредиторську заборгованість, дебіторську заборгованість і фінансову звітність. Крім того, це може допомогти підвищити точність, зменшити кількість помилок і заощадити час. Щоб автоматизувати ці процеси, багато підприємств використовують інструменти BPA, такі як бухгалтерське програмне забезпечення.
#5. Введення та керування даними
Введення та керування даними можна автоматизувати за допомогою програмних засобів, що зменшує трудові витрати та ризик помилок. Це також включає такі дії, як введення замовлень, обробка рахунків-фактур і керування даними клієнтів.
#6. Управління запасами
Використовуючи комп’ютерні програми, які відстежують рівень запасів, автоматично обробляють замовлення та керують рівнем запасів, можна автоматизувати управління запасами. Це також може допомогти підприємствам зменшити дефіцит і надлишок запасів, підвищити продуктивність і прибутковість.
Програмне забезпечення для автоматизації бізнесу
Програмне забезпечення для автоматизації бізнес-процесів (BPA) дозволяє організаціям автоматизувати ручні та повторювані завдання, реструктуризувати робочі процеси та покращити роботу. Ці програми пропонують різноманітні функції, зокрема конструктори робочих процесів із функцією перетягування, призначення та відстеження завдань, звітування та аналітику в реальному часі, а також інтеграцію з іншими програмами.
Технологія, яка використовується для планування, виконання та відстеження автоматизації процесів, відома як програмне забезпечення для автоматизації бізнес-процесів (або просто програмне забезпечення BPA). Додаткові назви включають інструмент BPA, платформу BPA та рішення BPA.
Фактори, які слід враховувати при виборі програмного забезпечення BPA
№1. Управління завданнями
Делегування завдань, встановлення кінцевих термінів і нагадувань, а також моніторинг прогресу в реальному часі – все це має бути можливим за допомогою програмного забезпечення. Крім того, він повинен надсилати сповіщення та сповіщення, щоб усі були в курсі та за розкладом.
#2. Аналіз даних і звітність
Не менш важливо шукати програмне забезпечення BPA, яке пропонує поглиблений аналіз ваших процесів, включаючи тривалість циклу, вузькі місця та відповідність. Щоб допомогти вам знайти можливості для вдосконалення та оптимізувати ваші робочі процеси, програмне забезпечення має дозволити вам створювати звіти та інформаційні панелі, які можна повністю налаштувати.
#3. Підтримка та навчання
Виберіть програмне забезпечення BPA, яке забезпечує повну підтримку клієнтів, наприклад, навчальні матеріали, посібники користувача та спеціалізовану команду підтримки. Щоб не відставати від останніх ринкових тенденцій і найкращих практик, програмне забезпечення має також пропонувати часті оновлення та нові функції.
# 4. Інтеграції
В ідеалі ваше програмне забезпечення BPA інтегруватиметься з іншими програмами, які ви вже використовуєте, такими як керування проектами, CRM та ERP.
Нижче наведено деякі з найкращих програм для автоматизації бізнесу:
# 1. Скрип
Інструмент BPA під назвою Wrike надає функції для співпраці, автоматизації робочого процесу та управління проектами. Він пропонує звіти в реальному часі, адаптивні робочі процеси та системну інтеграцію з різними програмами.
# 2. Зохо Творець
Платформа з низьким кодом Zoho Creator дозволяє компаніям створювати унікальні веб- та мобільні додатки, автоматизувати робочі процеси та керувати даними.
# 3. Microsoft PowerAutomate
Хмарна платформа автоматизації під назвою Microsoft Power Automate (раніше відома як Microsoft Flow) дозволяє компаніям створювати автоматизовані робочі процеси та інтегрувати їх з іншими продуктами Microsoft.
# 4. Zapier
За допомогою хмарної платформи автоматизації Zapier компанії можуть оптимізувати процеси та підключитися до іншого програмного забезпечення.
# 5. IBM Automation
Хмарна платформа автоматизації під назвою IBM Automation дозволяє компаніям автоматизувати свої робочі процеси та інтегрувати їх з іншими програмами IBM.
Які є різні типи автоматизації бізнесу?
- Автоматизація процесів
- Автоматизація інтеграції
- Основна автоматизація
- Штучний Інтелект
- Роботизована автоматизація процесів
Які 4 фази автоматизації бізнес-процесів?
Існує чотири етапи автоматизації бізнес-процесів: аналіз, впровадження, інтеграція, обслуговування та підтримка.
Які три приклади автоматизації бізнес-процесів?
- Контакти
- Введення даних
- Manufacturing
Чому малому бізнесу потрібна автоматизація?
Це полегшить запис кожної взаємодії з клієнтом і покращить обслуговування клієнтів. Ви можете створювати та впорядковувати потенційних клієнтів і звіти про продажі, автоматизувавши свою CRM. Це також полегшує моніторинг програм лояльності клієнтів, рахунків-фактур і рейтингів задоволеності клієнтів.
Які частини бізнесу можна автоматизувати?
- Введення даних
- Обробка замовлень
- Контакти
- Маркетинг
- Sales
- бухгалтерський облік
- Manufacturing
- Ланцюг поставок і роздрібна торгівля
- Людський ресурс
Висновок
Компанії в різних секторах використовують автоматизацію бізнес-процесів (BPA) для підвищення ефективності та стимулювання розширення. Таким чином, автоматизація бізнес-процесів використовується в різних галузях для підвищення ефективності, скорочення витрат і підвищення продуктивності.
Тому, вибираючи найкраще програмне забезпечення BPA, важливо враховувати потреби вашої компанії, фінанси та рівень технічної експертизи. Програмне забезпечення зі зручним конструктором робочих процесів, ефективними функціями керування завданнями, звітами та аналітикою в реальному часі, інтеграцією з іншими програмними інструментами, масштабованістю, а також повною підтримкою та навчанням – це те, що вам слід шукати. Підприємства можуть зосередитися на високоцінній діяльності, яка стимулює зростання та інновації, автоматизуючи повторювані та трудомісткі завдання.
Підсумовуючи, ключем до успішного впровадження BPA є пошук відповідних процесів для автоматизації, вибір найкращих інструментів BPM і забезпечення підтримки ініціативи автоматизації всієї організації. Підприємства можуть використовувати силу BPA для трансформації своєї діяльності та підтримки конкурентоспроможності в сучасному динамічному бізнес-середовищі шляхом ретельного планування, впровадження та моніторингу.
Статті по темі
- АВТОМАТИЗАЦІЯ ОБСЛУГОВУВАННЯ КЛІЄНТІВ: найкращі практики
- АВТОМАТИЗАЦІЯ РОБОЧОГО ПРОЦЕСУ: визначення, етап, програмне забезпечення, переваги та маркетинг
- Автоматизація продажів: значення, платформи та переваги
- АВТОМАТИЗАЦІЯ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ: визначення та найкращі програмні засоби
- Програмне забезпечення для керування робочим процесом: найкращі варіанти у 2023 році
посилання
