Підвищення рівня продуктивності співробітників в організації має бути в списку всіх керівників, і один із багатьох способів досягнення цього полягає в управлінні відсутністю.
Запровадження ефективної системи управління відсутністю для обмеження прогулів принесе користь організації, особливо якщо роботодавці встановлюють свою політику управління відсутністю, щоб підтримувати працівників у тому, щоб вони виходили з роботи, коли цього вимагає їхнє здоров’я, і дозволяли їм повернутися, коли вони можуть.
Отже, що ще передбачає управління відсутністю? Давайте розглянемо управління відсутністю, його політику, переваги та системи.
Що таке керування відсутністю?
Управління відсутністю є важливою складовою продуктивності робочої сили. Роботодавці використовують політику, процедури чи програми, щоб скоротити відсутність працівників, не дати працівникам заважати один одному та підвищити продуктивність працівників.
Крім того, це передбачає досягнення балансу між підтримкою працівників, які пропускають роботу через хворобу, травму чи неминучі ситуації, та покаранням тих, чия відсутність є підозрілою або надмірною.
Що таке політика контролю за відсутністю?
Компанії повинні мати чітку політику, яка розповідатиме працівникам про їхні права та обов’язки, коли вони не на роботі. Ця політика також має підтримувати бізнес-цілі та культуру компанії.
Згідно із законом, роботодавці зобов’язані повідомляти своїм працівникам про будь-які правила щодо хвороби чи травми та нездатності працювати, включно з будь-якими правилами щодо оплати лікарняних.
Політика повинна містити наступне:
- Особливості умов виплати лікарняних за контрактом і їх співвідношення із встановленою законом оплатою лікарняних.
- До кого і коли звертатися працівникам, якщо вони не можуть з’явитися на роботу.
- Кінцеві терміни заповнення працівниками форми самоатестації.
- Інформація про те, коли працівники повинні надати лист про придатність лікаря.
- Скільки систем огляду або тригерних балів роботодавець може використовувати на роботі
- Співбесіда після повернення на роботу.
- Інформування працівників про те, які зміни можуть знадобитися, щоб допомогти їм повернутися до роботи якнайшвидше.
Які компоненти управління відсутністю?
Управління відсутністю має вирішальне значення для управління людськими ресурсами організації, зосереджуючись на зменшенні прогулів співробітників, уникненні зриву робочої сили та максимальному підвищенні продуктивності.
Компоненти та найкращі практики, залучені до ефективного управління відсутністю:
#1. Правила відсутності
Чітко визначена політика щодо відсутності на роботі має важливе значення, щоб з’ясувати очікування роботодавців і працівників щодо відпустки.
Політика повинна містити типи дозволених прогулів, спосіб подання запиту на відпустку, процес затвердження та дисциплінарні санкції за часті прогули без виправданих причин або запізнення.
№2. Спілкування
Часте спілкування з працівниками щодо політики управління відсутністю допомагає ефективніше керувати відсутністю працівників.
Розповсюдження політики щодо запитів на відпустку під час адаптації співробітників і регулярне підкріплення вказівок може підвищити обізнаність і мінімізувати прогули.
#3. Менеджерська підготовка
Навчання менеджерів політиці компанії та федеральним і державним нормам дозволяє їм послідовно та точно розглядати запити працівників на відпустку.
Ця підготовка повинна включати вимоги щодо відповідності та зобов’язання щодо ведення записів.
#4. Розширені можливості відстеження
Використання програмного забезпечення для керування відсутністю або стороннього кадрового рішення, інтегрованого з розрахунком заробітної плати, може допомогти відстежувати запити працівників на відпустку ефективніше, ніж ручні процеси.
Програмне забезпечення для управління робочою силою також може керувати запитами працівників на відпустку, відстежувати тенденції відвідуваності та забезпечувати своєчасне втручання.
#5. Інструменти самообслуговування
Надання працівникам інструментів самообслуговування для подання заявки на відпустку, перегляду календаря відпусток, перевірки захисту робочих місць і керування поточною відпусткою може підтримати зусилля з дотримання нормативних вимог і покращити досвід співробітників
#6. Оздоровчі ініціативи
Впровадження оздоровчих програм, медичне обслуговування вдома та гнучке робоче середовище можуть допомогти зменшити кількість прогулів і покращити залученість працівників, продуктивність і баланс між роботою та особистим життям.
Впроваджуючи ці компоненти, організації можуть краще керувати своєю робочою силою, покращувати досвід співробітників і підтримувати відповідність відповідним нормам.
Яка мета управління відсутністю?
Метою управління відсутністю є регулювання абсентеїзму працівників в організації, підтримка дотримання федеральних законів і законів штату про відпустку та підтримка продуктивного та ефективного робочого середовища, забезпечуючи благополуччя працівників.
Менеджери повинні налаштувати систему керування відсутністю, яка добре працює та проста у використанні, щоб зменшити прогули та якомога більше запобігати їм.
Для досягнення цієї мети управління відсутністю передбачає наступне:
- Створіть чіткі та добре повідомлені політики та процедури
- Забезпечте управлінську підготовку, щоб допомогти менеджерам вирішити питання про відпустку співробітників
- Розширення можливостей відстеження за допомогою програмного забезпечення, щоб спростити збір і аналіз даних.
- Впровадити інструменти самообслуговування, які дозволять співробітникам керувати та відстежувати їх відсутність.
- Заохочуйте спілкування між менеджерами та співробітниками.
- Регулярно відстежуйте та контролюйте відсутність, проводите перевірки та вирішуйте будь-які основні проблеми, що сприяють відсутності працівників.
Які переваги управління відсутністю?
Управління відсутністю працівників має вирішальне значення для організацій, щоб підтримувати продуктивність, забезпечувати безперебійну роботу та підтримувати благополуччя працівників.
Деякі переваги керування відсутністю включають наступне:
#1. Зменшення прогулів
Ефективна політика та процедури управління випадками відсутності можуть допомогти зменшити несанкціоновані та незаплановані відсутності, забезпечуючи краще планування робочої сили та мінімізуючи збої в повсякденній роботі.
#2. Поліпшення морального духу та залученості співробітників
Коли організації підтримують і цінують своїх співробітників, вони з більшою ймовірністю залучатимуться до своєї роботи та не підуть на незаплановані відпустки.
#3. Краще керування робочим навантаженням
Проактивне керування відсутністю дозволяє краще планувати та розподіляти навантаження між членами команди, зменшуючи ризик вигорання та підтримуючи рівень продуктивності.
#4. Покращена відповідність
Ефективне управління відсутністю може допомогти організаціям дотримуватися законодавчих і нормативних вимог, таких як Закон про сімейні та медичні відпустки (FMLA) у Сполучених Штатах.
#5. Економія коштів
Зменшуючи прогули та підвищуючи продуктивність, організації можуть заощадити на витратах, пов’язаних із відсутністю співробітників, таких як втрата продуктивності, оплата понаднормової роботи та тимчасовий персонал.
#6. Оптимізовані процеси
Система керування відсутністю може допомогти автоматизувати та оптимізувати процеси, пов’язані з відсутністю, заощаджуючи час та зменшуючи адміністративний тягар для команд відділу кадрів.
#7. Прийняття рішень на основі даних
Програмне забезпечення для керування відсутністю може надавати цінні дані та розуміння тенденцій і моделей відсутності, дозволяючи організаціям приймати обґрунтовані рішення, визначати потенційні проблеми та розробляти стратегії їх вирішення.
Типи систем управління відсутністю
- Лінійне управління відсутністю навчання (AESOP)
- Ведення відсутності директора
- Управління відсутністю матриці
Що таке Frontline Management Absence Management?
Frontline Education Absence Management, яка раніше називалася AESOP, є найкращою автоматизованою системою для керування пропусками та пошуку вчителів на заміну в Сполучених Штатах. Його використовують понад 4,000 шкільних округів.
Крім того, як програмне забезпечення як послуга (SaaS), Aesop не потребує апаратного, програмного забезпечення чи телефонних ліній у межах округу для керування відсутністю. Натомість усі співробітники можуть отримати доступ до послуги по телефону чи через Інтернет у будь-який час і будь-де.
Frontline Education Absence Management (раніше AESOP) збирає багато даних, які можна використовувати для кращого управління відсутністю співробітників і заощаджує багато часу на ручних додаткових викликах. Крім того, Aesop скорочує час, витрачений на введення даних, завдяки інтеграції з іншими програмами.
Frontline Education Absence Management (раніше AESOP) забезпечує:
- Пошук кваліфікованих замінників
- Виявлення тенденцій для покращення відвідуваності працівників
- Проста інтеграція даних з іншими постачальниками програмного забезпечення
- Управління плануванням заміни
Frontline Absence Management (AESOP) також пропонує мобільний додаток з різними функціями для адміністраторів, замінників і співробітників.
Як створити відсутність на Frontline?
Щоб створити відсутність у Frontline, ви можете скористатися мобільним додатком Frontline, який доступний для клієнтів Frontline Absence & Time за допомогою розширеної функціональності платформи Frontline Insights.
Нижче наведено покрокову інструкцію щодо створення відсутності за допомогою мобільного додатка:
Ви можете створити нову відсутність за допомогою одного з двох варіантів у програмі. Натисніть «Відсутності сьогодні» на головній сторінці, увійдіть у меню та виберіть опцію «Відсутності». На цій сторінці натисніть кнопку «+».
#2. Етапи створення відсутності
Цей вибір відкриває крок 2 процесу створення відсутності. Тут ви виберіть причину відсутності, а потім натисніть стрілку в нижньому правому куті, щоб продовжити.
№3. Дата
Виберіть дату (або діапазон дат) у календарі та натисніть стрілку внизу праворуч, щоб продовжити.
№4. Тривалість
Виберіть зі списку часові рамки, які включають «Повний день», «Півдня вранці», «Півдня ввечері» та/або «Настроюваний». Якщо ви вибрали опцію «Власний», ви можете вибрати піктограму олівця поруч із часом початку та завершення, щоб вказати альтернативний період часу.
#5. Замінник
Ви побачите підказку визначити, чи потрібна заміна. Виберіть опцію «Так» або «Ні» відповідно до вимог вашої посади та натисніть стрілку вправо, щоб продовжити.
#6. Сторінка резюме
Остання сторінка підсумку містить огляд зробленого вами вибору. Ці деталі включають місцезнаходження, причину відсутності, часові рамки та підтвердження того, чи потрібна заміна. Ви також можете додати особисту примітку до адміністратора, перш ніж повідомити про відсутність.
Коли ви будете готові, натисніть «Надіслати про відсутність», щоб створити запит про відсутність. Програма відобразить деталі відсутності, якщо ви виберете опцію «Переглянути відсутність».
За потреби перегляньте ці деталі та натисніть «Редагувати» (у верхньому лівому куті), якщо потрібно внести якісь зміни. В іншому випадку натисніть кнопку «Додому» внизу, щоб повернутися на головну сторінку.
Як увійти в Frontline Education?
Щоб увійти в Frontline Education, виконайте такі дії:
- Відвідайте сторінку входу Frontline Education за адресою login.frontlineeducation.com.
- Якщо у вас є Frontline ID, введіть своє ім’я користувача та пароль, а потім натисніть «Увійти». Якщо ви забули своє ім’я користувача або пароль, натисніть «Забули ім’я користувача» або «Забули пароль», щоб відновити свої облікові дані.
- Крім того, якщо ваша організація використовує систему єдиного входу (SSO), натисніть «Увійти за допомогою організації SSO» і дотримуйтесь підказок, щоб ввести облікові дані вашої організації.
Frontline Education пропонує різні продукти та послуги, і процес входу може дещо відрізнятися залежно від продукту, який ви використовуєте.
Як написати повідомлення про відсутність?
Щоб написати переконливе повідомлення про відсутність, також відоме як повідомлення про відсутність на робочому місці (OOO), ви повинні включити такі компоненти:
- Професійне привітання: Почніть своє повідомлення з ввічливого та професійного привітання.
- Причина неявки: За бажанням можна згадати про свою відсутність. Будьте лаконічними та не надсилайте занадто багато особистої інформації.
- Дати відсутності: Чітко вкажіть дати, коли ви будете у від'їзді, в тому числі, коли ви повернетеся.
- Доступ до електронної пошти: повідомте відправника, чи матимете доступ до електронної пошти під час вашої відсутності або буде обмежено.
- Приблизний час відповіді: вкажіть приблизну дату, коли відправник може очікувати вашої відповіді.
- Альтернативний контакт: Запропонуйте точку контакту для термінових запитів або допомоги.
Як написати бланк про відсутність?
Щоб написати форму відсутності або лист про відпустку, виконайте такі дії:
- Введіть свою адресу у верхньому правому куті сторінки або у верхньому лівому куті.
- Вставте дату під заголовком бланка. Якщо ваш запит надіслано електронною поштою, ви можете пропустити цю частину.
- Якщо ви надсилаєте запит електронною поштою, використовуйте відповідну назву теми, наприклад «Запит на відпустку».
- Додайте адресу вашої компанії на кілька рядків нижче дати. Якщо це електронною поштою, пропустіть цей крок.
- Правильно звертайтеся до свого боса в офіційному листі, наприклад, «Шановний Генрі» або «Шановна пані Ханно».
- Вкажіть причину вашого запиту та дати, коли ви будете без роботи.
- Будьте прозорі та поясніть, навіщо вам потрібні вказані вихідні. Це мінімізує будь-який потенційний конфлікт із вашим менеджером і допоможе йому зрозуміти ваш запит.
- У своєму останньому абзаці поясніть, як покриватиметься ваша робота під час вашої відсутності, як ви плануєте зробити свій від’їзд якомога простішим і як з вами можна зв’язатися в екстрених випадках.
- Завершіть свій лист подякою за вашу роботу та компанію та подякуйте своєму начальнику за увагу.
- Якщо ви передаєте друкований лист, додайте власноручний підпис. Якщо ви надсилаєте електронний лист, просто введіть своє ім’я.
- Передайте копію свого запиту до відділу кадрів, оскільки ця інформація знадобиться для ваших особистих справ.
- Нарешті, перегляньте свій запит, перш ніж надсилати його, щоб переконатися, що інформація правильна та чіткі
- ПОЛІТИКА ВІДПУСТКУ: усе, що вам потрібно знати
- ЯК ВИКЛИКАТИ З РОБОТИ: Заява про відпустку
- УПРАВЛІННЯ ПРАЦІВНИМИ СИЛАМИ (WFM): визначення та як це працює
посилання
