Залучення зацікавлених сторін та управління мають вирішальне значення для визначення та досягнення успіху проекту. Відображення зацікавлених сторін є важливим інструментом, який допоможе вам у цьому. Ця публікація крок за кроком проведе вас через процес, використовуючи приклад зіставлення зацікавлених сторін. Ви дізнаєтеся, як класифікувати зацікавлені сторони за їх інтересами та впливом, щоб визначити критичних акторів, потенційних диверсантів, прихильників і марнотратників часу. Дотримуючись кроків, описаних у цій статті, ви можете створити надійний план для залучення найважливіших людей до вашого проекту – ваших зацікавлених сторін.
Що таке зацікавлені сторони?
Зацікавлені сторони можна визначити як «Будь-кого, хто має частку в проекті», хоча це дещо широко. Більш практичне визначення може бути таким: «Будь-який, хто може створити або зруйнувати ваш проект».
Цей набір більш конкретних зацікавлених сторін поділено на чотири великі категорії:
1) Спонсорами часто є ті, хто запускає проект, організовуючи необхідні ресурси та призначаючи окремих осіб для його виконання. Спонсори контролюють вимоги проекту, і якщо ці вимоги змінюються, вони повинні відповідно керувати проектом.
2) Команда проекту відповідає за виконання проекту та забезпечення його завершення. Команда проекту відповідає за розробку рішення відповідно до вимог проекту.
3) Референтна група складається з людей, з якими проектні групи повинні консультуватися, щоб знайти найкраще рішення. Вони запевняють, що розчин буде працювати належним чином.
4) Користувачі – це різноманітні особи, які отримують вигоду від рішення проекту.
Порада: Референтна група та деякі члени команди проекту також можуть бути класифіковані як користувачі. Це часто дуже розумна ідея.
Картування зацікавлених сторін: що це таке?
Картування зацікавлених сторін – це спільний процес дослідження, обговорення, а також обговорення, що ґрунтується на багатьох поглядах для створення критичного списку зацікавлених сторін із усього спектру зацікавлених сторін.
Картографування можна розділити на чотири етапи:
1) Визначення: перелік відповідних груп, організацій та окремих осіб
2) Аналізуючи: розуміння точок зору та інтересів зацікавлених сторін
3) Картографування: зображення зв'язків між цілями та іншими зацікавленими сторонами.
4) Розставлення пріоритетів тягне за собою оцінку важливості зацікавлених сторін та визначення проблем.
Важливість інструменту картування зацікавлених сторін
Картування зацікавлених сторін має вирішальне значення, оскільки зацікавлені сторони мають вирішальне значення для успіху проекту. Зазвичай зацікавлених сторін багато, а це означає багато різних очікувань. Вам буде важко налагодити зв’язок із зацікавленими сторонами та залишити їх задоволеними, якщо ви не відобразите їхній вплив та інтерес до проекту.
Однак це вулиця з двостороннім рухом. Хороше спілкування із зацікавленими сторонами надає керівникам проекту вкрай необхідну інформацію про проект, що приносить їм різноманітні переваги. Це допомагає в зменшення ризику і визначення справжніх цілей проекту зацікавлених сторін.
Іншими словами, картування зацікавлених сторін є першим кроком у розробці ефективна комунікаційна стратегія. Проекти зазнають невдачі, якщо комунікації практично немає. Чим краще комунікація, тим плавніше пройде проект, і тим легше буде зрозуміти бажання ваших зацікавлених сторін.
Картування зацікавлених сторін є ще одним інструментом для управління очікуваннями. Ви можете дізнатися про точку зору ваших зацікавлених сторін щодо проекту, накресливши їх. Як результат, у міру розвитку проекту керівник проекту може поступово реагувати на ці очікування, узгоджуючи їх із проектом, щоб усі були в порядку з результатами.
Приклад картування зацікавлених сторін
Карти зацікавлених сторін призначені для того, щоб допомогти вам оцінити оточення, показуючи, хто може підтримати або перешкодити успіху вашого проекту.
Попередній приклад зіставлення зображує один із методів створення карти зацікавлених сторін. Будь ласка, майте на увазі, що цей приклад зіставлення зацікавлених сторін є лише одним із багатьох способів відобразити зацікавлені сторони та їх вплив.
Хоча карти зацікавлених сторін можуть мати різні форми та формати, вони завжди повинні містити таку інформацію:
- Їх легко читати, оскільки їх метою є використання як інструмент швидкого прийняття рішень.
- Вичерпний, оскільки лише глибоке розуміння основних зацікавлених сторін може надати корисну інформацію.
- Багато зацікавлених сторін організовано за категоріями залежно від їх типу, взаємних інтересів та обсягу впливу.
Ви можете керувати своїм спілкуванням із зацікавленими сторонами чотирма способами: чітко керувати ними, залишати їх задоволеними, інформувати їх або просто контролювати їх.
Якщо зацікавлена сторона має значний вплив, але не настільки зацікавлена в проекті, вона повинна залишатися задоволеною, що означає, що вона потребує регулярних оновлень, і їхня думка є важливою.
Зацікавлена сторона з високим рівнем впливу та зацікавленості повинна перебувати під ретельним контролем. Це тягне за собою зустрічатися з ними частіше, ніж з групою в категорії «задоволений», і їхній зворотній зв’язок також є важливим для прийняття будь-яких рішень.
Ваша споживча база складається з людей з невеликим впливом, але великою цікавістю. Вони також вимагають оновлення прогресу, але не так часто, як групи «уважно керувати» та «задовольняти». Ті, хто має мало повноважень і зацікавлень, потребують моніторингу, але, ймовірно, їх слід сповіщати лише про основні етапи проекту.
Як створити карту зацікавлених сторін
Коли ви будете готові створити свою карту зацікавлених сторін і почати процес зіставлення зацікавлених сторін, виконайте наступні чотири кроки:
№1. Визначте зацікавлені сторони
Проект може мати велику кількість зацікавлених сторін. Створений вами список буде відповідати вашій організації, впливу проекту, а також його цілям. Це означає, що вам, можливо, доведеться переглянути список протягом усього проекту.
№2. Вивчити зацікавлені сторони
Наступний крок потребує серйозного дослідження. Це дозволяє визначити, наскільки вони актуальні для проекту та яку перспективу вони приносять. Визначте, яким вони є зацікавленими сторонами, скільки вони можуть дати проекту та їх легітимність у цьому. Чи готові вони брати участь? Наскільки багато вони говорять та залучені до проекту?
№3. Учасники на карті
На цьому етапі ви проектуєте свою коробку та ділите її на чотири частини, а вісь Y вимірює рівень ефекту від низького (знизу) до високого (верхнього) (верхнього). Ви відображаєте суму відсотків на осі x, від низької (ліворуч) до високої (праворуч) (праворуч). Розмістіть ваші зацікавлені сторони, а також результати вашого аналізу на двох осях, використовуючи ваш список зацікавлених сторін і результати вашого аналізу.
№ 4. Зацікавлені сторони мають бути пріоритетними.
Тепер, коли ви визначили, проаналізували та нанесли зацікавлені сторони на карту, ви можете почати планувати, як ви будете взаємодіяти з ними протягом усього проекту. Залежно від того, де вони приземляться на карті, ви будете або ретельно контролювати їх, або просто стежити за ними. Це перший крок у розробці вашої комунікаційної стратегії з зацікавленими сторонами та загального управління зацікавленими сторонами.
Найкращі методи картографування зацікавлених сторін
Буде вигідно, якщо ви зможете отримати якомога більше інформації про всіх ваших зацікавлених сторін. Вам цікаво, хто вони і як вони воліють спілкуватися. Деякі можуть захотіти, щоб ви лише надсилали їм оновлення, тоді як інші можуть віддати перевагу особистим презентаціям або телефонній розмові. Визначте спосіб спілкування, який вони віддають перевагу, і частоту, яка найкраще підходить для них.
№1. Майте відкритий розум
Розуміння культурного чи мовного розмаїття серед ваших зацікавлених сторін є ще одним компонентом картування зацікавлених сторін. Якщо вони не розмовляють вашою рідною мовою, вам потрібно буде змінити повідомлення. Важливо бути інклюзивним і розуміти, що те, що добре для однієї зацікавленої сторони, може бути погано для іншої.
№2. Ефективно спілкуйтеся
Зміст Ваших повідомлень має бути зрозумілим. Ви прагнете уникати жаргону, а також надавати факти. Розмовляючи, будьте відвертими та чесними, відстежуйте те, що є певним, а що ні. Будьте відкритими до коментарів ваших зацікавлених сторін і розумійте, як вони можуть вплинути на ваші рішення.
№3. Будьте відкритими і правдивими.
Ніколи не приховуйте інформацію, особливо жахливі новини. Чим швидше ви отримаєте це, тим швидше ви зможете задовольнити очікування зацікавлених сторін, а також відповісти на будь-які проблеми, які вони можуть виникнути.
№ 4. Продовжуйте бути доступними
Нарешті, підтримувати відкриті канали спілкування. Підтримуйте контакт зі своїми зацікавленими сторонами, але також забезпечте їм механізм, за допомогою якого вони можуть зв’язатися з вами, якщо це необхідно. Слухайте, що вони мають сказати, спілкуйтеся з ними та задавайте власні запитання, коли вони це зроблять. Спілкування – це обмін інформацією.
Процес зіставлення зацікавлених сторін настільки ж важливий, як і результат, і якість процесу сильно залежить від розуміння залучених.
Зіставлення зацікавлених сторін дозволяє ініціативам працювати безперебійно.
Нехтування управління зацікавленими сторонами може призвести до перешкод і невдач у майбутньому, тому відображення зацікавлених сторін має бути важливим інструментом у інструменті кожного керівника проекту.
Успіх проекту залежить від залучення та співпраці з зацікавленими сторонами різного рівня. Розуміння їх мотивації та класифікація їх у різні категорії за допомогою матриця потужності/відсотка і карти зацікавлених сторін можуть допомогти впевнитися, що ваша робота виконується правильно.
Поширені запитання щодо картування зацікавлених сторін
Що таке інструмент зіставлення зацікавлених сторін?
Як правило, картування зацікавлених сторін – це інструмент, який використовується в аналізі зацікавлених сторін для класифікації людей на основі їхньої влади та інтересів.
Що таке модель залучення зацікавлених сторін?
Залучення зацікавлених сторін означає систематичне визначення, аналіз, планування, а також виконання ініціатив, спрямованих на вплив на зацікавлені сторони.
