Ми всі користуємося електронною поштою щодня, від роботи до спілкування з друзями та родиною. Але чи всі ми дотримуємося етикету електронної пошти, щоб забезпечити ефективне та результативне спілкування? Етикет електронної пошти – це більше, ніж просто здоровий глузд. Йдеться про розуміння правил етикету та важливості їх дотримання.
У цій статті ми розглянемо різні аспекти етикету електронної пошти, від розуміння основ до розуміння важливості дотримання правил. Ми також обговоримо 10 важливих правил етикету електронної пошти, що можна та чого не можна робити з листами та п’ять елементів етикету. Давайте розпочнемо!
Етикет електронної пошти для бізнесу
Етикет електронної пошти особливо важливий у діловому світі. Важливо розуміти важливість дотримання правил, щоб забезпечити ефективне та результативне спілкування зі своїми колегами, клієнтами та клієнтами.
Перш за все, важливо пам’ятати про професійність усіх електронних листів. Це означає використання відповідної мови, уникнення сленгу та використання правильної граматики та пунктуації. Також важливо, щоб листи були стислими та по суті. Електронні листи також мають бути чіткими та зрозумілими.
Під час спілкування з колегами, клієнтами та клієнтами важливо використовувати професійну електронну адресу. Це повинно містити ваше ім’я та, якщо можливо, назву компанії. Також важливо поставити підпис із вашим ім’ям, посадою та контактною інформацією.
Правильний етикет електронної пошти
Правильний етикет електронної пошти важливий для ефективного спілкування. Важливо бути шанобливим, ввічливим і уважним у всіх електронних листах. Це означає використовувати ім’я та посаду одержувача, відповідати швидко та уникати сарказму.
Також важливо використовувати відповідну тему. Це має бути чітким і описовим, а також має вказувати на мету електронного листа. Також важливо включити чіткий і стислий текст повідомлення.
Що стосується вкладень, важливо переконатися, що вони належним чином позначені та не містять вірусів. Також важливо включити застереження, якщо електронний лист містить конфіденційну інформацію.
Правила електронного етикету
Є певні правила, яких слід дотримуватися, коли мова заходить про етикет електронної пошти. До них належать:
- Використовуйте професійну електронну адресу.
- Уникайте використання сленгу, емодзі та надмірної кількості знаків оклику.
- Використовуйте чітку й описову тему.
- Підпишіть своє ім’я, посаду та контактну інформацію.
- Будьте ввічливими, шанобливими та уважними.
- Уникайте сарказму.
- Відповідайте оперативно.
- Зберігайте електронні листи лаконічними та по суті.
- Використовуйте правильну граматику та пунктуацію.
- Додайте застереження, якщо електронний лист містить конфіденційну інформацію.
Важливість електронного етикету
Дотримання етикету електронної пошти допоможе вам підвищити професіоналізм, налагодити міцніші зв’язки на роботі та створити позитивне враження про свого роботодавця. Крім того, це покращить спілкування та вбереже вас і компанію від проблем. Розуміння професійного етикету електронної пошти допоможе вам шанобливо спілкуватися з іншими та просуватися в кар’єрі. Етикет електронної пошти важливий для ефективного спілкування. Важливо дотримуватися правил етикету, щоб переконатися, що ви спілкуєтеся професійно та з повагою.
Правильний етикет електронної пошти важливий для бізнесу. Це допомагає будувати відносини з колегами, клієнтами та замовниками. Це також важливо для підтримки гарної репутації в діловому світі.
Етикет електронної пошти також важливий для особистого спілкування. Дотримання правил етикету допомагає переконатися, що ваше повідомлення буде ясним, лаконічним і шанобливим.
Які 10 правил використання електронної пошти можна і чого не можна робити?
Намагаючись працювати швидше та ефективніше, ми не повинні випускати з уваги соціальні норми, пов’язані з будь-яким методом спілкування. Ось 10 етикетів електронної пошти, які можна та чого не можна робити.
#1. Використовуйте чітку тему.
Імовірність того, що ваше повідомлення буде прочитано, зростає разом із ясністю теми, оскільки більшість із нас змушені боротися з сотнями електронних листів, які щодня захаращують наші папки вхідних повідомлень. Щоб бути відвертим, якщо ви надсилаєте комусь пропозицію, напишіть: «Пропозиція Fitch додається».
#2. Не забудьте підписати.
Кожен електронний лист повинен мати підпис, який ідентифікує відправника та містить контактну інформацію. Налаштуйте його на автоматичне відображення в кінці кожного електронного листа. Щоб одержувачу не довелося шукати вашу адресу, електронну адресу чи номер телефону, включно з усією вашою контактною інформацією.
#3. Звертатися офіційно.
Незалежно від того, наскільки добре ви знаєте цю людину, використання «привіт», «йо» або «привіт» є непрофесійним. Замість цього скажіть «Привіт» або «Привіт». Фраза «Шановний (вставте ім’я)» є більш формальною. Цілком прийнятно використовувати ім’я одержувача у привітанні, як-от «Привіт, Роберте», але майте на увазі, що ви не повинні скорочувати чиєсь ім’я, якщо у вас немає їхнього дозволу.
#4. Не використовуйте гумор.
Гумор важко передати електронною поштою. Без відповідного словесного тону та виразу обличчя те, що ви вважаєте жартівливим, може бути неправильно витлумачене іншою особою або розцінене як сарказм. Якщо сумніваєтеся, уникайте гумору в професійних дискусіях.
#5. Перевірте своє повідомлення на наявність помилок.
Не дивуйтеся, якщо хтось оцінить вас на основі того, як ви пишете електронні листи. Наприклад, якщо ваш електронний лист повний друкарських і граматичних помилок, люди можуть подумати, що ви недбалі, неохайні чи навіть неписьменні. Перш ніж натиснути «Надіслати», перевірте орфографію, граматику та повідомлення.
#6. Не думайте, що одержувач розуміє, що ви говорите.
Навіть якщо ваш лист є реакцією на серію електронних листів, напишіть його як окрему замітку. Тож ніяких «однострокових». Включіть тему, а також будь-які натяки на попередні електронні листи, дослідження чи взаємодії. Погляд назад на ланцюжок для перегляду контексту може бути виснажливим і трудомістким. Ваш одержувач може щодня отримувати сотні електронних листів і навряд чи пригадає послідовність подій, які призвели до вашого електронного листа.
#7. Відповідайте на кожен електронний лист.
Швидко та ввічливо відповідайте на кожну справжню електронну пошту, яка надіслана вам. Навіть якщо ви не маєте відповіді одразу, приділіть хвилинку, написавши відповідь на електронний лист, щоб повідомити відправника, що ви її отримали. Якщо електронний лист надіслано не тій особі, повідомте відправника.
#8. Не стріляйте з губи.
Ніколи не відповідайте різко та не пишіть гнівних електронних листів. Перш ніж надсилати повідомлення, добре його подумайте. Покладіть своє повідомлення в папку «Чернетки», якщо хочете зберегти його для подальшого розгляду, коли ви заспокоїтесь і матимете час подумати про відповідну відповідь.
#9. Не розголошуйте жодної приватної інформації.
Навіть випадково поділитися електронними листами надто просто. Особисто або по телефону — найкращий спосіб повідомити будь-яку дуже конфіденційну або секретну інформацію. Перш ніж включати особисту інформацію в електронний лист або вкладення, отримайте дозвіл.
#10. Не використовуйте знаки оклику без потреби.
У професійній комунікації знаки оклику та інші знаки піднесення, як-от смайлики, абревіатури, як-от LOL, і повні ВЕЛИКІ літери не передаються ефективно. Якщо ви не дуже добре знаєте людину, відмовтеся від неї. Крім того, використання рядка знаків оклику є непрофесійним.
Щоб зберегти професіоналізм і зосередженість у своїх електронних листах, може знадобитися певна робота, але в довгостроковій перспективі ви виглядатимете більш досконалими та добре організованими.
Що таке п’ять елементів етикету?
П'ять елементів етикету - це повага, ввічливість, уважність, ясність і ввічливість. Повага означає ставитися до інших з повагою, а ввічливість означає бути ввічливим у всіх взаємодіях. Увага означає врахування почуттів і потреб інших. Ясність означає бути ясним і лаконічним у всьому спілкуванні. «Ввічливість» означає бути ввічливим і виявляти вдячність іншим. Нижче наведено основні правила ділового етикету, яких ви повинні дотримуватися:
#1. Ввічливість
Дякую, будь ласка, і ласкаво просимо – одні з найважливіших виразів, про які слід пам’ятати. Постійно висловлюйте подяку іншим за будь-які можливості, які вони можуть надати вашій компанії. Якщо обидві сторони вам знайомі, ніколи не нехтуйте їх знайомством, коли вони зустрічаються вперше. Надайте короткий опис позиції кожного члена команди, знайомлячи його з клієнтом. У вас є шанс обміняти візитні картки, коли ви вперше зустрічаєтеся з клієнтом або діловим знайомим. Перш ніж покласти картку в гаманець, прочитайте її.
#2. Ввічливість
Висловити свою вдячність – це завжди гарна ідея, але майте на увазі, що деякі люди можуть розглядати дорогі подарунки як хабарі. Вважається, що невеликі подарунки або подяки є набагато доречнішими. Навіть якщо у вас немає найближчих планів працювати з кимось, ви завжди повинні відповідати на дзвінки та електронні листи. Для людини, яка стоїть поруч, тримайте двері відкритими. Уникайте куріння в громадських місцях, особливо якщо хтось із вашої групи не курить.
#3. Манери
У комерційних відносинах хороші манери є вирішальним наріжним каменем. Якщо ви зустрічаєтеся з клієнтами або колегами на сніданок, обід або вечерю, зачекайте, поки всі сядуть і будуть обслужені. Уникайте повністю переповнювати тарілку під час першого фуршету. У той же час утримайтеся від колупання в їжі та постарайтеся виглядати так, ніби вам подобається і їжа, і компанія. Намагайтеся залучити всіх до розмови та утримуйтесь від обговорення чогось особистого, якщо це не ініціює інша особа. Будьте ввічливими до обслуговуючого персоналу ресторану, а також до своїх підлеглих.
#4. Пунктуальність
Коли у вас ділова зустріч, постарайтеся прибути вчасно. Уникайте приходити занадто рано, оскільки інша людина може вас не чекати. Ніколи не запізнюйтесь, оскільки це може скласти неправильне враження та змусити вас здаватися неефективним і ненадійним. Переконайтеся, що ви готові до зустрічі, зробивши домашнє завдання заздалегідь і діючи впевнено.
#5. Професіоналізм
Під час розмови з колегами та клієнтами утримайтеся від дискусій на політику, релігію чи інші делікатні теми. Якщо тема розмови не стосується вашої родини, уникайте її обговорення. Ніколи не намагайтеся зблизитися з кимось, критикуючи їх або поширюючи чутки.
#6. Позитивна мова тіла
Сидячи або стоячи, тримайте поставу прямо. Слідкуйте, щоб ваше рукостискання не було ні надто жорстким, ні надто м’яким. Уникайте прогулянок або занадто швидкої ходьби в групі. Завжди зберігайте розумну дистанцію між собою та іншими людьми. Розмовляючи з кимось, уникайте наближення або віддалення. Для зустрічей і обідів одягайте відповідний діловий одяг. Одягайте повсякденний одяг на неофіційні зустрічі, але утримуйтесь від помітного чи неввічливого одягу.
Читайте також: Сервісна електронна пошта: значення, приклади та найпопулярніші постачальники
Що таке приклад електронного етикету?
Прикладом етикету електронної пошти є використання професійної адреси електронної пошти, яка містить ваше ім’я та, якщо можливо, назву компанії. Також важливо поставити підпис із вашим ім’ям, посадою та контактною інформацією. Що стосується тексту повідомлення, воно має бути чітким і лаконічним, із використанням правильної граматики та пунктуації.
Які три принципи етикету?
Три принципи етикету: повага, уважність і чесність.
Повага
Повага передбачає визнання цінності іншої людини та вжиття свідомих заходів, щоб продемонструвати свою турботу про неї.
Наступні приклади ілюструють, як пояснити це правило етикету:
- Приділити комусь всю свою увагу
- Не перебивати когось, коли він говорить або працює
- Одягатися відповідно до будь-якої ситуації
- Говорити доречно/не принизливо говорити з кимось
- Не брати участі в непристойних жартах або глузуваннях
- Рукостискання
Розгляд
Увага передбачає вдумливі дії під час взаємодії з іншими та демонстрацію співчуття іншим.
Наступні приклади ілюструють, як пояснити це правило етикету:
- Сказати будь ласка і дякую
- Тримати двері відкритими для когось
- Жування із закритим ротом
- Кажуть, вибачте
- Пропонувати допомогу, коли можете
- Залишайтеся вдома, коли ви хворі
- Бути вчасно
Чесність
На додаток до того, щоб говорити правду й утримуватися навіть від дрібної білої брехні, бути чесним означає діяти щиро й морально чесно. Слід також сказати, що ми віддаємо перевагу добрій чесності, ніж безжальній чесності. Основа такту полягає в тому, щоб знайти конструктивну істину та діяти відповідно до неї, не завдаючи іншій людині болю чи сорому. Бути щирим і справжнім з іншими – ще один аспект чесності. Нікому не подобаються фальшиві чи «на словах» манери; вони можуть бути такими ж образливими, як і звичайна грубість.
бонус
Ввічливість
Відмінні манери - це стан ввічливості. Визначення ввічливості полягає в тому, щоб бути ввічливим або діяти у спосіб, який підходить для даного соціального середовища. Бути ввічливим означає думати про те, як ваші дії вплинуть на інших, і діяти таким чином, щоб допомогти їм. Повага, уважність і ввічливість — усе це аспекти ввічливості.
Висновок
Етикет електронної пошти важливий для ефективного спілкування. Важливо розуміти важливість дотримання правил, щоб переконатися, що ви спілкуєтесь у професійній та шанобливій манері. Дотримуючись 10 основних правил етикету електронної пошти, ви можете переконатися, що ваші електронні листи будуть чіткими, лаконічними та шанобливими.
Етикет електронної пошти важливий для бізнесу, оскільки він допомагає будувати стосунки з колегами, клієнтами та клієнтами. Це також важливо для особистого спілкування, оскільки допомагає переконатися, що ваше повідомлення є ясним, лаконічним і шанобливим. Слід завжди дотримуватися п’яти елементів етикету – поваги, ввічливості, уважності, ясності та ввічливості.
Дотримання правил етикету електронної пошти є важливим для ефективного спілкування. Важливо пам’ятати про професійність і повагу в усіх електронних листах. Дотримуючись цих правил, ви можете переконатися, що ваші електронні листи будуть чіткими, лаконічними та ефективними.
- ЦІННОСТІ ЛІДЕРСТВА: важливість цінностей у лідерстві
- ЛИСТ-ПОВІДОМЛЕННЯ ЗА 2 ТИЖНЯ: Як писати листи про звільнення (+ безкоштовні зразки)
- ПОВАГА НА РОБОЧОМУ МІСЦІ: найкращі способи продемонструвати це та важливість
- ТЕЛЕФОННИЙ ЕТИКЕТ: найкращі поради та стандарти, яких слід дотримуватися
- АТРИБУТИ ЛІДЕРСТВА: Основні ключові сильні якості, які роблять хорошого лідера
посилання
