Як ви можете переконати всіх у вашій команді сприймати щось однаково, коли вони мають таку різноманітність різних особистостей і точок зору? Крім того, як змусити весь ваш персонал послідовно виконувати завдання або процес однаковим чином? Карти бізнес-процесів — це структура, розроблена для досягнення саме цього: графічно відображати процес, щоб кожен міг його зрозуміти та слідувати йому однаково. У цьому підручнику ми розглядаємо як базові, так і розширені проблеми зіставлення бізнес-процесів, включаючи програмне забезпечення, історію, сертифікацію, методологію, приклади та переваги.
Що таке відображення бізнес-процесів?
Візуальне представлення робочих процесів називається відображенням бізнес-процесів. Карти процесів, які можна представити у вигляді блок-схем або символів моделювання та нотації бізнес-процесів (BPMN), ілюструють зв’язки між етапами, необхідними для завершення продукту чи послуги.
Карти бізнес-процесів пов’язані з бізнес-операціями, цілями, стандартами успіху, ролями та обов’язками, а також часом і місцем виконання окремих процесів. Вони є складовою управління бізнес-процесами (BPM). Відображення бізнес-процесів заохочує прозорість для всіх зацікавлених сторін, особливо для тих, хто зацікавлений у відповідності, а також для тих, хто працює в організації.
Моделювання бізнес-процесів і відображення бізнес-процесів часто плутають. Коли експерти моделюють бізнес-процеси, їх більше хвилює те, як виконуються процедури та хто (або який відділ) їх виконує.
Історія відображення бізнес-процесів
Американське товариство інженерів-механіків (ASME) започаткувало картографування бізнес-процесів у 1921 році. Карти бізнес-процесів потім перейняли інженери та виробничі підприємства, і вони перетворилися на програмне забезпечення, яке ми використовуємо сьогодні.
Перші кроки в пошуку найкращого способу виконання роботи», Френк і Ліліан Гілбрет представили блок-схему процесу в презентації під назвою «Графіки процесів у 1921 році». Університет Пердью має архів цих матеріалів, якщо ви хочете дізнатися більше. Щоб забезпечити узгодженість такого роду діаграм, ASME створила систему символів у 1947 році.
Навіщо вам потрібна карта бізнес-процесів?
Вирішальною складовою управління успішною компанією є картування бізнес-процесів. Співробітникам залишається здогадуватися та помилятися щодо найкращих практик у вашій організації, не маючи візуального представлення того, як у ній працюють передбачувані процеси. Кожному відділу та особі залишається розробити власну послідовність і призначення, якщо бізнес-процес не визначено повністю за допомогою відображення. Коли власники роботи не вказані, це викликає плутанину, хвилювання та звинувачення.
Програмне забезпечення для відображення бізнес-процесів
Знаєте, коли все змінилося, з’явилася потреба створювати карти процесів. Існують програми та програмне забезпечення, які значно спростять процес. У наступних кількох рядках ми розглянемо наявні інструменти та програмне забезпечення.
Хмарна або онлайн-додаток під назвою програмне забезпечення для відображення бізнес-процесів дозволяє користувачам графічно представляти кроки, необхідні для виконання певного бізнес-процесу, за допомогою діаграм і графіків. Блок-схема стандартних операційних процедур, описів завдань і всіх дій, пов’язаних із процесом, таких як введення/виведення, відображаються на карті.
Чому програмне забезпечення для відображення бізнес-процесів таке важливе?
Основна мета будь-якого програмного забезпечення для відображення бізнес-процесів — підвищити ефективність повсякденної роботи окремих осіб, організацій або підприємств. Ці надзвичайні технології дають змогу керівництву ефективно контролювати робочі процеси, щоб отримати повне розуміння всієї організації та її різноманітних операцій.
Інструменти відображення процесів також допомагають розкласти складність і складність бізнес-процесів і покращують розуміння процесів. Завдяки цьому користувачі можуть визначати етапи вдосконалення процесу.
Оскільки вам потрібно розуміти процеси, перш ніж вживати будь-яких заходів для їх покращення, програмне забезпечення для відображення бізнес-процесів може бути дуже корисним інструментом для вашої компанії. Ці інструменти відображення процесів створені, щоб допомогти вам зрозуміти суть будь-якого процесу, для чого вони призначені.
Ось список деяких із найкращих програм для відображення бізнес-процесів, обраних через величезну кількість схвальних відгуків і високий рівень задоволеності клієнтів.
Найпопулярніші програми для картографування бізнес-процесів:
#1. Promapp
Promapp — це проста у використанні програма для відображення процесів, яка сприяє вдосконаленню процесу, значно спрощуючи процес відображення процесу. Ця фантастична онлайн-платформа дозволяє користувачам легко розробляти, змінювати та ділитися процесами управління персоналом. Це робить можливим управління ризиками, контроль якості та безперервність бізнесу.
#2. Draw.io
Блок-схеми процесів та інші типи діаграм можна створювати за допомогою простої програми для картографування процесів Draw.io. Він також може створювати складні візуалізації, такі як діаграма SIPOC.
№ 3. SmartDraw
Користувачі SmartDraw можуть легко створювати діаграми та діаграми з професійним виглядом. Завдяки неймовірно інтуїтивно зрозумілому дизайну, він зручний і пропонує широкий спектр функцій і функціональних можливостей.
№4. Microsoft Excel
Майкрософт Ексель – знайоме ім'я майже кожному. Це, безсумнівно, одна з найбільш поширених і популярних електронних таблиць, які використовуються сьогодні. Однак мало хто знає, що Excel, програма, яка входить до пакету Microsoft Office, містить ряд функцій, які можна використовувати для створення карт процесів.
#5. CWA Process & QM Suite
Це програмне забезпечення для картографування процесів можна використовувати для керування робочими процесами, управління якістю та керування бізнес-процесами. Цю новаторську технологію можна використовувати для простого моделювання, оптимізації та розповсюдження документів і процесів.
№ 6. LucidChart
Цей інструмент розроблено спеціально для створення карт бізнес-процесів. Завдяки цьому він має масу інструментів і функціональних можливостей, які спрощують відображення процесу. Як приклад, LucidChart містить масу шаблонів, які будь-хто може використовувати для побудови будь-якого типу карти процесу, включаючи SIPOC, BPMN2, потік створення цінності та інші.
№ 7. Microsoft Visio
Microsoft має спеціальну програму Visio, яка використовується для створення карт бізнес-процесів. Однак користувачам також сподобаються численні додаткові функції та функції, які постачаються з цією корисною програмою. Найкраще програмне забезпечення для відображення бізнес-процесів, доступне сьогодні, Microsoft Visio, також є одним із найдорожчих інструментів у цьому списку.
Приклади відображення бізнес-процесів
Основна мета карт процесів – пояснити, як працює процес. Ви можете покращити розуміння співробітниками певних бізнес-функцій, вибравши та впровадивши відповідну карту процесу. Давайте розглянемо деякі популярні символи, які використовуються у відображенні бізнес-процесів, перш ніж перейти до наших прикладів.
#1. Діяльність/процес:
Крок або дія всередині процесу представлена діяльністю або процесом. Часто його зображують у вигляді прямокутника.
№ 2. Потік
Зазвичай форма потоку – це лінія зі стрілкою на одному кінці. Потік показує глядачеві порядок, у якому виконуються кроки процесу.
#3. Подія
Процес починається, змінюється або завершується через подію. Помилки, повідомлення, скасування та посилання – це кілька прикладів випадків, які ви хотіли б зробити видимими. Залежно від типу події події символізуються колом, який містить додаткові символи.
№4. Рішення
Форма рішення у формі ромба вказує на те, що для продовження процесу потрібне рішення. Це може бути простий вибір «так» чи «ні» або це може бути більш складне рішення з низкою варіантів, як-от опис випадку в комп’ютерній програмі.
Приклади відображення бізнес-процесів часто містять наведені вище форми.
Приклади відображення процесів
#1. Стійка обслуговування
Щоб зменшити витрати та надавати ефективні послуги, кілька компаній автоматизували частину процедур служби підтримки. Запити мають бути пріоритетними та направлятися потрібним людям відповідно до робочих процесів.
№2. Рекрутинг
Традиційно підбір кадрів був трудомістким і трудомістким заняттям. Рекрутери все частіше використовують роботизовану автоматизацію процесів (RPA) та інші засоби автоматизації, щоб переглядати заявки претендентів і класифікувати їх відповідно до їхніх облікових даних.
№3. Закупівля
Робочі процеси процесу закупівель можуть бути складними. Запити та погодження вручну можуть спричинити тривалі затримки та відсутність прозорості. Запит, надісланий до відділу закупівель, запускає робочий процес закупівлі. Потім співробітники відділу закупівель дослідять потенційних постачальників, отримають пропозиції та виберуть одного.
#4. Онбординг клієнтів
Позитивний досвід адаптації є важливим для утримання клієнтів. У зв’язку зі збільшенням кількості точок взаємодії з клієнтами процеси адаптації ускладнилися. Особливо це стосується таких секторів, як банківська справа, які жорстко регулюються.
Сертифікація картографування бізнес-процесів
Вивчення нових навичок може бути полегшене отриманням сертифіката картографування бізнес-процесів. Ці здібності можуть допомогти вам покращити своє резюме та отримати роботу на вищому рівні. Менеджери проектів можуть розширити свій досвід і продуктивність, вивчаючи способи вдосконалення ділової практики.
Ось список кількох сертифікатів, які доступні, якщо вас цікавить відображення бізнес-процесів:
#1. Сертифікація ITIL
Немає жодних передумов для сертифікації Information Library Foundations Certification (ITIL), лише прохідний іспит. Він також містить практичні іспити та не має терміну дії. Крім того, він пропонує приклади з реальних ситуацій, щоб допомогти вам зрозуміти, як здібності, отримані завдяки цій сертифікації, можна використовувати на робочому місці.
#2. CMA
Сертифікат сертифікованого управлінського бухгалтера надається Асоціацією бухгалтерів і фінансових спеціалістів у бізнесі. Після закінчення середньої школи вимагається більше двох років навчання або навчання, більше двох років досвіду роботи та складання усного або письмового іспиту. Через рік це посвідчення стає недійсним.
#3. Управління організаційними змінами: сертифікація практикуючого спеціаліста APMG CM
Управління організаційними змінами: сертифікація практикуючого APMG CM доступна через Learning Tree. Щоб отримати цей сертифікат, який дійсний протягом усього життя, необхідно лише скласти усний або письмовий іспит. У курсі ви можете отримати корисні знання, які можна використовувати в організації бізнес-операцій шляхом впровадження управління змінами.
#4. Глобальний сертифікат бізнес-послуг (CertGBS)
Сертифікат глобальних бізнес-послуг – це сертифікація, яку пропонує ACCA. Ця сертифікація потребує лише завершення курсів. Крім того, ця сертифікація є безстроковою.
#5. CITP
Професіонал з інформаційних технологій може отримати сертифікат від Американського інституту CPA (AIPA). Після закінчення середньої школи вимагається більше двох років навчання або навчання, більше двох років досвіду роботи та складання усного або письмового іспиту. Трирічний атестаційний термін минув.
Методологія відображення бізнес-процесів
Методологія відображення бізнес-процесів має різноманітні форми. Довгий список може включати, кожна зі своїми особливими перевагами: діаграми Ганта, UML-діаграми, нотацію моделювання бізнес-процесів, блок-схеми, діаграми потоку даних, діаграми рольової діяльності, інтегроване визначення для моделювання функцій, мережі Петрі, об’єктно-орієнтовані методи, техніка робочого процесу та імітаційні моделі.
Методологія відображення бізнес-процесів включає наступне:
#1. Методи робочого процесу
Робочі процеси — це набори завдань, які виконуються окремими особами в організації або програмним забезпеченням. Ці процедури виходять за рамки простого моделювання. Вони також підтримують аналіз і вдосконалення процесу. Збір інформації, моделювання бізнес-процесів, моделювання робочого процесу, реалізація, перевірка та виконання – це деякі з етапів робочого процесу.
#2. Нотація моделювання бізнес-процесів (BPMN)
Метод, якому віддають перевагу професіонали, це BPMN. Це стандартизована мова, яка чудово підходить для випадків, коли вам потрібно глибоко вникнути в процеси, щоб усунути помилки та винятки. Незважаючи на те, що це досить поширене явище, використання цієї стратегії, якщо ви не бізнес-аналітик, може мати негативні наслідки.
#3. Діаграми потоку даних
Діаграми потоку даних, які також називають підходом Юрдона, показують, як інформація переміщується з одного місця в інше. Вони показують, як процес взаємодіє із зовнішнім світом і підключення до різних сховищ даних.
#4. Діаграми мови уніфікованої моделі (UML).
Діаграми UML ідеально підходять для планування розробки програмного забезпечення. UML поділяє діаграми на дві категорії: діаграми поведінки та структурні діаграми. UML не підходить для проектування робочих процесів, оскільки він розглядається як спеціалізований інструмент відображення для певних галузей.
#5. Діаграми SIPOC
Карти процесів високого рівня — ще одна назва діаграм SIPOC. Вони передають процес візуально, не заглиблюючись у нього. На діаграмі SIPOC процес поділено на такі підрозділи: постачальники, вхідні дані, процес, вихідні дані та клієнти.
Етапи відображення бізнес-процесів
Щоб розпочати відображення вашого бізнес-процесу, вирішіть, який процес потрібно відобразити. Змініть процес за потреби, зібравши та проаналізувавши дані про поточну процедуру. Слідкуйте за способами покращити процес.
Виконання відображення бізнес-процесів
Процеси, які ви вирішите відобразити у відображенні бізнес-процесів, впливатимуть на те, наскільки корисні ваші карти. Беручи до уваги те, як вони вплинуть на ваших клієнтів і всю вашу бізнес-стратегію, ви можете переконатися, що ваші карти бізнес-процесів матимуть найбільший потенційний вплив.
Нижче ми надаємо три методи вибору найкращих процесів для відображення:
#1. Організуйте свої операції відповідно до того, як вони впливають на ваших клієнтів:
Це фундаментальні, корисні та керівні процеси. На ваших клієнтів безпосередньо впливають основні процедури, які відображають мету бізнесу. Процеси, які використовуються в управлінні бізнесом, називають сприяючими процесами. Процеси, які використовуються для планування та управління бізнесом, називають керівними процесами.
#2. Пов’яжіть свій процес і обов’язки із загальною стратегією:
Першим кроком у цьому є визначення стратегічних цілей вашої організації. Після завершення ви можете використовувати його як основу для створення архітектури поточних процесів. Роблячи це, ви вирішуєте, які процеси є найважливішими для реалізації стратегії вашого бізнесу, як розробити їх таким чином, щоб вони максимально відповідали їй, і як встановити графік вдосконалення на майбутнє.
#3. Примусове вдосконалення:
Це більше про реакцію через необхідність, ніж про заздалегідь продуману стратегію. Зусилля щодо вдосконалення процесу можуть бути вимушені, наприклад, невдалим аудитом або директивою керівництва. Необхідні процеси в цій ситуації визначені та нанесені на карту.
Які шість основних методів створення карт бізнес-процесів?
Існує шість основних способів створення карт процесу:
- Через індивідуальні співбесіди з працівниками або в малих групах.
- За допомогою майстер-класів з керованими відкриттями.
- Ознайомившись з наявною документацією.
- Бізнес аналіз і дизайн.
- При безпосередньому спостереженні за роботою.
- Шляхом імпорту вже існуючих карт процесу.
Які п’ять основних кроків для створення карти процесу?
Створення карти процесу:
- Виберіть процес або проблему для картографування.
- Перелічіть заходи, які відбулися.
- Кроки повинні бути перелічені письмово.
- Використовуючи символи з відображення процесу, створіть блок-схему.
- Завершіть карту процесу та розповсюдьте її.
- Перегляньте карту, щоб визначити потенційні області покращення.
Яка різниця між робочим процесом і картою процесу?
Робочий процес складається з повторюваних кроків, необхідних для завершення завдання. Усі компоненти, необхідні для досягнення більш важливої організаційної мети, називаються процесом. Загальноприйнятою точкою зору є те, що процеси стосуються більш повних результатів, тоді як робочі процеси враховують найдрібніші деталі аж до невеликих цілей.
Які є різні типи карт процесів?
Існує шість різних типів карт процесу:
- Базова блок-схема.
- Карта потоку створення вартості.
- Карта ланцюга створення вартості.
- Міжфункціональна карта.
- Детальна карта процесу.
- SIPOC.
Які три переваги створення карти процесу?
Переваги картографування процесів:
- Щоб краще зрозуміти процес.
- Подумайте, як можна покращити процес.
- Покажіть іншим етапи процесу.
- Стимулюйте спілкування між учасниками одного процесу.
Висновок
Картування бізнес-процесів стало не просто простим процесом із привабливою графікою. Але якщо не робити це належним чином або серйозно, це може призвести до проблем і проблем, яких ви не хотіли б мати.
Відображення процесів має важливе значення, оскільки воно дозволяє не тільки виявляти, але й ремонтувати зламані речі та заповнювати критичні прогалини. Використання відповідного обладнання та програмного забезпечення є найкращим і найпростішим способом досягнення цього.
Статті по темі
- ІНСТРУМЕНТИ КАРТУВАННЯ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ: використання, безкоштовні інструменти та посібник
- МОДЕЛЮВАННЯ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ: визначення, найкраще програмне забезпечення, курс і сертифікація
- Відображення зацікавлених сторін: Посібник із інструменту картографування для ефективного управління зацікавленими сторонами
- ПОДОРОЖ КЛІЄНТА: значення та як використовувати карти для створення унікального клієнтського досвіду
- КАРТА ШЛЯХУ КЛІЄНТА: значення, як її створити, послідовність і план
посилання
