Той самий набір щоденних дій виконується як у вашому особистому, так і в професійному житті. Це виснажливо стежити за цим списком справ у розумі, і ви рідко закінчуєте роботу. Вивчіть такі елементи, як ваш спосіб життя, зайнятістьта особистих уподобань, щоб визначити найкращий для вас графік. Складання ефективного та чіткого робочого графіка для співробітників є важливою навичкою.
У цій статті ми розглянемо переваги розкладу, як його скласти, як його дотримуватися, а також приклад щоденного розкладу, який можна використовувати як зразок.
Як скласти розклад
Мистецтво планування передбачає організацію вашої діяльності так, щоб ви могли виконати свої пріоритети та поставити цілі за наявний час. Складання розкладу допоможе вам спланувати свої цілі на наступний день, тиждень або місяць і тримати вас на шляху їх досягнення. Щоб вибрати правильний, почніть із визначення точної функції, яку виконуватиме шаблон, наприклад управління проектом, зміни працівників, щоденні розклади або плани вправ, щоб вибрати найкращий.
Типи розкладів
#1. Традиційні розклади
Регулярні часові інтервали, такі як щоденні, тижневі або місячні часові рамки, служать основою звичайних розкладів. Їх часто використовують для постійних обов’язків і повсякденних завдань.
#2. Щоденні розклади
Людям, яким необхідно ретельно планувати свій день, варто користуватися розкладами дня. За допомогою цих розкладів ви можете розділити день на погодинні або півгодинні блоки, що дає вам свободу планувати час для конкретних зобов’язань і завдань. Вони чудово підходять для організації повсякденних справ і рутинних справ, включаючи зустрічі, зустрічі та особисті доручення.
#3. Тижневі розклади
Шаблони тижневих розкладів полегшують планування та організацію завдань на цілий тиждень, надаючи детальний огляд зобов’язань і термінів виконання. Професіонали можуть використовувати його для організації своїх особистих зобов’язань, планування зустрічей і виділення часу на проекти.
#4. Місячні розклади
Щомісячні розклади пропонують більш повне уявлення про ваше робоче навантаження та цілі та використовуються для довгострокового планування. Ваш місячний розклад може бути підсумком усіх завдань, які вам потрібно виконати, або спеціальним трекером для однієї чи кількох конкретних цілей.
#5. Фіксовані розклади
Фіксовані розклади забезпечують методичний і структурований спосіб спланувати свій день, розподіляючи завдання, доручення, проекти або призначення на певні часові проміжки. Людям, які отримують користь від рутини та послідовності, слід використовувати такий розклад. фіксований графік
Фіксований графік має однакову загальну кількість робочих годин і днів на тиждень. Це може використовувати будь-яке підприємство, якому потрібні колеги або персонал, щоб обслуговувати клієнтів або замовників у встановлений робочий час.
#6. Повний робочий день
Працівники, які працюють повний робочий день, зазвичай працюють від 35 до 40 годин на тиждень. Зазвичай це стосується робіт, де вид і обсяг роботи вимагають штатних спеціалістів. У багатьох штатах США для тих, хто працює повний робочий день, вимагається отримання пільг.
#7. Гнучкий графік
Гнучкий графік передбачає, що працівник повинен приділяти принаймні певну кількість часу щодня (наприклад, шість годин). Фактичний час роботи працівника змінюватиметься залежно від того, коли вони прибувають, оскільки вони починають працювати в понеділок о 8:00 і закінчують о 2:00. Однак у вівторок вона приходить о 9:00 і залишається до 3:00. Ця гнучка стратегія дозволяє людям сприймати спонтанність, зберігаючи контроль над своїм часом.
#8. Плаваючий розклад
Плаваючий графік дає працівнику можливість вибирати час початку та закінчення робочого дня на додаток до основної, фіксованої частини графіка (де працівник доступний для роботодавця).
Переваги використання розкладу
- Краще тайм-менеджмент можливо, якщо у вас є чіткий план того, що потрібно зробити, коли і як розподілити свій час, щоб не зволікати.
- Краща організація: визначення пріоритетності ваших завдань за допомогою розкладу гарантує, що найважливіші будуть виконані першими.
- Підвищення концентрації та продуктивності: зосередженість на своїх завданнях, працюючи за розкладом, допомагає вам бути більш продуктивними.
- Знижений стрес: складання чіткого списку ваших завдань і термінів їх виконання може допомогти вам менше переживати через те, щоб усе виконати.
- Розклад можна надати команді, щоб переконатися, що всі знають про терміни та очікування, що покращить спілкування.
Як скласти графік для співробітників
Менеджери можуть допомогти своїм командам працювати більш гладко, використовуючи надійну та ретельну систему планування співробітників. Крім того, він може запропонувати більш точний контроль над управління ресурсами, нижчі витрати на заробітну плату та кращі переходи в години пік. У кожного є завдання, яке потрібно виконати під час роботи, якщо працівники мають ефективний графік. Успіх вашого бізнесу безпосередньо залежить від того, як ви розкладете своїх співробітників. На продажі може вплинути поєднання співробітників у зміну, а також кількість співробітників, кількість клієнтів або обсяг роботи, яку потрібно виконати.
Наслідки неефективного планування зміни
#1. Підвищена плинність кадрів
Співробітники, швидше за все, будуть незадоволені, якщо вважають, що не отримують необхідної підтримки протягом своєї зміни, чи то через поганий контроль, чи через брак персоналу. Співробітники з низьким моральним духом, незадоволені своєю роботою або відчувають, що їх недооцінюють, можуть почати шукати нову роботу і зрештою вирішити залишити ваш бізнес.
#2. Непунктуальність або неявка
Ви ризикуєте зробити комунікаційну помилку, якщо не надасте своїм співробітникам достатньо часу, щоб отримати або переглянути ваші розклади, або якщо ви взагалі не поділитеся ними з ними. Коли виникають проблеми з плануванням спілкування, співробітники можуть запізнюватися на зміну або взагалі не з’являтися, що призводить до нестачі персоналу.
#3. Зниження продуктивності
Співробітники можуть бути не в змозі надати клієнтам необхідний рівень догляду або закінчити роботу вчасно, якщо їм бракує ресурсів, необхідних під час зміни. Подібно до цього, якщо ваш бізнес має надмірну кількість персоналу на певну зміну, ви витрачаєте ресурси, платячи працівникам лише за те, щоб вони просто спілкувалися та спілкувалися.
Як найкраще скласти робочий графік
#1. Витратьте трохи часу на знайомство зі своєю командою.
Знайомство зі своєю командою є першим важливим кроком у розробці ефективних графіків роботи. Складіть список з наступного:
- Відповідні навички
- Особисті якості, такі як наполегливість, ефективність, надійність
- Сертифікати, відповідне навчання та досвід
- Чи працюють вони повний день або за сумісництвом, уточнюйте.
- Який у них тип особистості — вони екстраверти чи інтроверти?
- Звичаї на робочому місці, особливо якщо зміни гнучкі й деякі працівники приходять раніше за інших
Крім того, ви повинні переконатися, що вони є відповідними особами для конкретних завдань, робочого навантаження, часу доби чи клієнтури.
#2. Знайдіть час, щоб врахувати навантаження
Одним із варіантів є створення розкладу робочих днів і годин, доступних для вашої команди. У результаті, якщо ви працюєте у восьмигодинну зміну з понеділка по п’ятницю, кожен член команди матиме 40 годин, щоб виконати свої завдання. Тоді ви можете спланувати своїх найважливіших спеціалістів відповідно до найбільшої навантаженості або найважливіших завдань, які потрібно виконати.
#3. Контролюйте час прибуття та виходу працівників
Якщо ваша компанія дозволила понаднормову роботу, відстеження робочого часу співробітників не тільки допомагає відстежувати понаднормові години, але й дає працівникам чіткий облік їх робочих годин. Ви повинні навчити свій персонал, як слідкувати за ними годинник і час виходу з роботи, перш ніж скласти ваші робочі графіки. Для цього можна використовувати службовця додаток для годинника
#4. Створіть систему для ефективного спілкування команди
Одним із ключів до продуктивності команди та ефективного управління часом співробітників є інформування членів команди про будь-які останні події, оновлення або зміни в очікуваному робочому навантаженні. Через це обов’язково повідомляйте всім про будь-які зміни в робочому графіку та дайте їм можливість зв’язатися з вами з будь-якими запитами чи проханнями, які вони можуть мати. Крім того, роботодавці повинні публікувати будь-які зміни в графіках роботи за 7-14 днів до першої запланованої зміни.
#5. Поважайте прохання про відпустку з роботи якомога більше
Вища продуктивність є прямим результатом щасливіших працівників. Крім того, повідомити співробітникам, що керівництво звертає увагу на їхні проблеми, є найкращим способом досягти високого рівня задоволеності працівників.
Тож, якщо можете, постарайтеся задовольнити будь-яких працівників, які вважають за краще працювати в певні дні або в певний час. Або, коли це можливо, спробуйте задовольнити прохання працівника про надання відпустки, коли він її подає.
#6. Заплануйте принаймні одного відмінного працівника на зміну
Якщо ваша компанія працює позмінно, переконайтеся, що під час кожної зміни присутній принаймні один із ваших найкращих спеціалістів з необхідною кваліфікацією, навичками, досвідом та особистими рисами. Якість зміни, а також досвід клієнта буде значно покращено. Крім того, менш досвідчені працівники матимуть приклад для наслідування високих стандартів роботи або когось, до кого вони можуть звернутися за допомогою, коли це буде потрібно.
Поради щодо планування працівників
Коли ваша компанія працює поза типовим робочим днем з 9:5 до XNUMX:XNUMX і вимагає, щоб персонал працював у різні зміни протягом робочого тижня, створення графіка для співробітників є особливо важливим. Ви можете створити ефективний графік співробітників, дотримуючись таких рекомендацій:
#1. Розглянемо інших
Дізнайтеся про зміни, які може працювати кожен член вашої команди. Визнайте, що навіть якщо ваш бізнес потребує великої гнучкості, ваш персонал оцінить ваші зусилля виконувати свої зобов’язання поза офісом. Дайте вашій команді достатній час простою між змінами (принаймні 8 годин роботи), щоб вони добре відпочили, і постарайтеся якомога більше задовольнити будь-які прохання ваших співробітників, оскільки їм потрібно займатися сімейними справами.
#2. Плануйте відповідно до сильних сторін
Створюйте зміни на основі найнадійніших працівників, які у вас є. Зіставте менш досвідчених менеджерів з надійними працівниками, які можуть добре працювати з невеликим наглядом, з новими наймами, і навпаки.
#3. Чітко виражайте себе
Незалежно від того, опубліковані вони в Інтернеті чи особисто, переконайтеся, що всі співробітники мають легкий доступ до розкладів, розмістивши їх там. Створіть систему сповіщення членів команди про планування оновлень або модифікацій, щоб нікого не застали зненацька зміни в останню хвилину. Приєднання до a WhatsApp група або канал Slack дозволить вам швидко повідомляти членів вашої команди про зміни в розкладі.
#4. План
Розширене планування, яке також допомагає планування заробітної плати, сприяє збереженню балансу між роботою та особистим життям. Загалом, ви повинні створити графік співробітників принаймні за 14 днів наперед. Якщо ви зможете повідомити свою команду заздалегідь, це дозволить їм краще планувати особисте життя та підвищить моральний дух на роботі.
Як спланувати свій день
Наявність щоденного розкладу дає вам структуру, необхідну для продуктивної роботи, а також здатність розставляти пріоритети для своїх потреб і бажань. Ефективний спосіб контролювати рухомі частини життя – створити щоденний розклад. Ви можете отримати від нього структуру, яка знизить ваш рівень стресу та підвищить продуктивність. Додаткову гнучкість у внесенні змін і відстеженні оновлень у режимі реального часу забезпечує створення шаблону щоденного розкладу за допомогою онлайн-інструменту. Крім того, плануючи свій день і налаштовуючись на успіх, ви можете візуалізувати свою роботу різними способами.
#1. Складіть список усього
Запишіть усі завдання — як особисті, так і професійні — які ви хочете виконати протягом типового тижня, щоб почати. Зосередьтеся більше на мозковому штурмі, ніж на редагуванні чи організації. Не забудьте перерахувати як рутинні справи, як-от приготування сніданку чи миття посуду, так і нерегулярні, як-от час від часу зміна простирадла чи стрижка газону.
#2. Визначте пріоритети
Склавши свій список, перегляньте його та визначте, що має бути вашим щоденним пріоритетом. Подумайте про використання маркера, щоб згрупувати свої бажання та потреби як для професійного, так і для особистого використання. Наприклад, синім кольором виділіть щоденні робочі вимоги, як-от відповіді на телефонні дзвінки чи електронні листи, а зеленим — особисті бажання, як-от насолоджуватися книгою самостійно чи піти на каву з друзями. Виконайте ці кроки для кожного завдання у вашому списку.
#3. Слідкуйте за частотою
Перегляньте свій список виділених елементів і вкажіть частоту, з якою ви бажаєте або повинні завершити кожне завдання. Поставте число біля кожного завдання. Наприклад, якщо ви збираєтеся готувати сніданок на чотири дні, поставте «4» біля цього продукту. Зазвичай ви міняєте простирадла раз на тиждень, тому поставте «1» поруч.
Перевірте, чи є завдання, які можна згрупувати для ефективності. Якщо, наприклад, «мити посуд» і «витирати поверхні» є у вашому щоденному списку справ, подумайте про те, щоб виконувати їх одночасно або одну за одною, оскільки вони вимагають одних і тих самих матеріалів і розташовані в одному місці. площі будинку. Можливо, вам буде легше завершити кожне завдання зі списку, якщо ви розподілите завдання за категоріями.
#5. Створіть тижневий календар
Тижневий графік можна виготовити, купити або роздрукувати. Почніть додавати свої щотижневі та щоденні потреби як для роботи, так і для особистого використання. Щоб ваш графік був максимально гнучким, вирішіть, де має сенс завершити завдання, які повторюються щотижня. Наприклад, якщо у вас є лише чотири пріоритетні завдання, які потрібно завершити в понеділок, а не шість пріоритетних завдань, які потрібно завершити в суботу, подумайте про додавання щотижневого завдання.
#6. Оптимізація вашої роботи
Перегляньте свій тижневий розклад, щоб побачити, чи є якісь сфери чи завдання, які ви можете впорядкувати або оптимізувати для економії часу. Подумайте про те, щоб скористатися службою доставки продуктів або натомість перенести завдання на будній день, наприклад, якщо ви зазвичай ходите за продуктами в неділю, але виявляєте, що цього дня у вас немає часу на виконання інших завдань. Робіть це в будь-які дні, коли здається, що відбувається багато.
#7. Організуйте завдання
Після того, як ваш тижневий графік буде оптимізовано, складіть приблизний погодинний графік для завдань, які потрібно виконувати щодня. Замість того, щоб створювати погодинний розклад, подумайте про блокування часу, наприклад «ранок», «полудень», «день» і «вечір». Таким чином, навіть якщо завдання займає більше часу, ніж очікувалося, або вам потрібно впоратися з надзвичайною ситуацією, ви все одно зможете дотримуватися свого розкладу.
#8. Будьте гнучкими
Спробуйте свій розклад на пару тижнів, а потім внесіть необхідні зміни. Будьте терплячі; може знадобитися кілька тижнів, щоб скласти графік, який відповідає вашим особистим і професійним потребам. Завжди пам’ятайте про можливість проявити гнучкість, оскільки можуть виникнути непередбачені завдання.
Рекомендації щодо використання вашого щоденного розкладу
Дотримуйтесь цих порад, щоб переконатися, що ваш новий розклад буде успішним:
- Не забувайте, що вироблення звички потребує часу. Протягом кількох тижнів докладайте свідомих зусиль, щоб дотримуватися свого розкладу, перш ніж оцінювати свій прогрес.
- Внесіть необхідні зміни в графік. Внесіть корективи в порядок ваших завдань, якщо це необхідно, оскільки те, що ви спочатку створили, можливо, потребуватиме змін.
- При затримках поверніться до розкладу. Після цих коригувань вирішіть свідомо повернутися до свого розкладу.
- Залиште простір для ворушінь. Якщо ви відхилилися від свого плану або забули виконати кілька справ у понеділок, майте на увазі, що вівторок — це новий день, який дає вам ще один шанс створити надійний розпорядок дня, який допоможе вам досягти ваших цілей.
- Поставте розумні цілі.
- Розумно оцінюйте, скільки часу вимагатиме кожне завдання, коли виділятимете час на нього.
- Регулярно переглядайте та змінюйте свій графік.
- Змінюйте свій розклад у міру необхідності, коли змінюватимуться ваші пріоритети чи обставини. Роблячи це, ви зможете підтримувати корисність і ефективність свого розкладу.
- Поділіться своїм розкладом з групою.
- Якщо ви працюєте в команді, важливо бути відкритим і чесним щодо свого розкладу. Якщо всі погодяться, їм буде легше успішно працювати разом.
Який найкращий спосіб планувати свій час?
- Визначте свій вільний час.
- Плануйте свої важливі завдання.
- Сплануйте свої головні пріоритети.
- Перевірте свої дії
- Налаштуйте та впорядкуйте свої завдання.
- Дозвольте місце в розкладі.
- При необхідності адаптуйте
Що таке ідеальний розклад?
Реалістичний графік – це той, у якому є досяжні цілі та розумні терміни. Це розклад, який було створено з урахуванням очікувань, а не того, що зацікавлені сторони хотіли б зробити. Ефективний графік може допомогти в плануванні часу, створенні розпорядку дня та збереженні балансу між роботою та особистим життям.
Як покращити розпорядок дня
- Складати перелік. Записуйте все, що вам потрібно робити щодня.
- Розплануйте свій день. Вирішіть, коли ви будете найбільш продуктивні протягом дня, і відповідно розплануйте свій час.
- Складіть розпорядок дня.
- Поєднуйте схожі завдання.
- Використовуйте інструменти, щоб покращити свою концентрацію.
- Обов'язково відпочиньте.
Що таке 5 принципів планування?
Визначення обсягу, створення етапів і залежностей між завданнями, розподіл ресурсів для виконання кожного завдання, а потім регулярні звіти для відстеження розвитку та забезпечення виконання плану – це основні принципи планування.
Висновок
Багато процвітаючих професіоналів залежать від своїх повсякденних справ, щоб виконувати справи та підтримувати своє особисте життя наповненим. Завдяки цим розпорядкам вони можуть сформувати хороші робочі звички та визначити пріоритетність своїх стосунків та інтересів. Складіть щоденний розклад, який включає важливі завдання для вашого професійного розвитку, а також інші пріоритети, щоб знайти здоровий баланс між вашими професійними та особистими цілями.
Важливо вибрати ідеальний графік для ваших вимог, якщо ви хочете максимізувати управління часом і продуктивність. Вибираючи ефективну стратегію планування, важливо враховувати ваші цілі, характер ваших завдань, ваші особисті робочі вподобання та вподобання вашої команди. Завжди пробуйте щось нове та за потреби змінюйте свій розклад, щоб він відповідав вашим потребам.
Статті по темі
- ВИРОБНИЧИЙ ГРАФІК: визначення, програмне забезпечення, як оптимізувати
- Графік роботи: кроки до ефективного планування співробітників
- ПЛАНУВАННЯ ПЕРСОНАЛУ: КРАЩЕ ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПЛАНУВАННЯ
посилання
