Розрахунок заробітної плати є важливою функцією відділу кадрів компанії, яка передбачає керування та відстеження заробітної плати та пільг працівників. Процес нарахування заробітної плати відділу кадрів включає виконання таких завдань, як розрахунок заробітної плати, вирахування податків та інших утримань і здійснення платежів. Однак обробка може бути трудомісткою та складною, але використання програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати з персоналу може спростити та оптимізувати ці процеси завдяки автоматизації. У цій статті ми обговоримо процес нарахування зарплати відділу кадрів, використання програмного забезпечення для розрахунку зарплати, його особливості та переваги. Крім того, ми дослідимо, які компанії пропонують програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати з персоналу та як отримати від них демонстрацію.
Що таке HR Payroll?
Розрахунок заробітної плати кадрів (HR) відстежує та керує оплатою праці та пільгами працівників у компанії. Відділ кадрів відповідає за розрахунок і своєчасну видачу працівникам заробітної плати, окладів, премій і відрахувань.
Процес нарахування заробітної плати HR
Цей процес стосується етапів, пов’язаних із винагородою працівників за їхню роботу, включаючи обчислення заробітної плати, вирахування податків та інших відрахувань і видачу платежів. Це критично важлива функція, яка забезпечує точну та своєчасну оплату праці працівників. Процес включає:
Збір податкової інформації працівників
Першим кроком у цьому процесі є збір необхідної податкової інформації від ваших співробітників, включаючи заповнену форму W-4 IRS та будь-які державні форми утримання податку. Маючи цю інформацію, відділ кадрів може точно розрахувати податкові утримання.
Складання графіка нарахування заробітної плати
Встановіть регулярний графік нарахування заробітної плати, у якому буде вказано, коли працівники отримуватимуть зарплату. Розклад, який ви налаштовуєте, має враховувати такі фактори, як періоди виплати, частота виплат (наприклад, щотижня, раз на два тижні, щомісяця) і способи доставки платежу (наприклад, паперові чеки, прямий депозит).
Розрахунок валової заробітної плати
Щоб розрахувати валову заробітну плату для кожного працівника, просто додайте його базову заробітну плату, будь-яку наднормову оплату, яку вони отримують, будь-які бонуси чи комісійні, які вони отримують, а також будь-які інші відповідні заробітки.
Вирахування податків та інших утримань
Відніміть федеральні, державні та місцеві податки з валової зарплати на основі податкової інформації працівника. Крім того, вирахуйте інші відрахування, такі як внески на соціальне страхування, податки на Medicare та добровільні відрахування (наприклад, пенсійні внески, внески на медичне страхування).
Розрахунок чистої заробітної плати
Обчисліть «чисту заробітну плату» працівника, яка є сумою, яка залишиться після вирахування податків і утримань. Це сума, яка буде значитися на зарплаті працівника.
Формування звітів по зарплаті
Створюйте звіти, що підсумовують процес нарахування заробітної плати, включаючи доходи працівників, відрахування та податки. Ці звіти корисні для ведення записів, відповідності та фінансового аналізу.
Видача платежів
Виплачуйте працівникам їхню чисту зарплату, використовуючи вибраний спосіб доставки платежів, наприклад, видаючи паперові чеки або починаючи прямі депозити на банківські рахунки працівників.
Подання податкових декларацій із заробітної плати
Забезпечте своєчасне та точне подання податкових декларацій із заробітної плати до відповідних податкових органів, таких як Служба внутрішніх доходів (IRS) і державні/місцеві податкові органи. Це включає перерахування податкових платежів і подання необхідних податкових форм, наприклад форми 941 для федеральних податків.
Ведення обліку заробітної плати
Ведіть ретельний та впорядкований облік усіх документів, пов’язаних із заробітною платою, включаючи податкові форми працівників, звіти, податкові декларації та відомості про платежі. Ці записи слід зберігати протягом необхідного часу для дотримання законодавчих і нормативних вимог.
Залишайтеся відповідальними
Будьте в курсі відповідних законів, нормативних актів і податкових вимог щодо обробки заробітної плати. Обробка має відповідати державним і федеральним законам, таким як Закон про справедливі трудові стандарти (FLSA). Ви можете розглянути можливість найняти професійну допомогу, таку як відділ дотримання податкового законодавства або сертифікованого професійного бухгалтера, щоб забезпечити точну та відповідну обробку.
Програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати кадрів
Програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати HR відноситься до будь-якої системи управління HR, яка керує вашими основними кадровими даними, а також процесами розрахунку заробітної плати. Це широка категорія з багатьма різними підтипами програмного забезпечення для управління персоналом, які відповідають вимогам. До них належать інформаційні системи людських ресурсів (HRIS), системи управління людським капіталом (HCM) і системи управління людськими ресурсами (HRMS), усі з вбудованими функціями обробки заробітної плати.
Коли програмне забезпечення для кадрів і розрахунку заробітної плати інтегровано, дані можуть автоматично обмінюватися між двома системами, зменшуючи ризик помилок і зводячи до мінімуму введення даних вручну. Наприклад, коли ставка заробітної плати працівника або інформація про податки оновлюється в програмному забезпеченні відділу кадрів, програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати може автоматично оновлювати записи про заробітну плату працівника, не вимагаючи повторного введення даних.
Які переваги програмного забезпечення для розрахунку зарплати з персоналу
Програмне забезпечення пропонує підприємствам кілька переваг, зокрема:
- Спрощення управління заробітною платою: програмне забезпечення спрощує процес керування заробітною платою, автоматизуючи такі завдання, як розрахунок заробітної плати та генерування зарплатних чеків, дозволяючи підприємствам зосередитися на виконанні своїх основних операцій.
- Зменшення людської помилки: Програмне забезпечення мінімізує людські помилки в обробці заробітної плати, запобігаючи дорогим помилкам і штрафам IRS, усуваючи ручне введення даних і несанкціонований доступ.
- Покращення відповідності: програмне забезпечення автоматизує розрахунки права на отримання пільг і відстеження відвідуваності та інтегрується з розрахунком заробітної плати для забезпечення точності. Отже, забезпечення відповідності та запобігання дорогим порушенням.
- Оптимізація кадрових процесів: програмне забезпечення оптимізує нарахування заробітної плати та роботу з персоналом, усуваючи відключені системи. Таким чином, підвищення ефективності, розуміння та прийняття рішень для бізнесу.
- Економія часу та ресурсів: Програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати оптимізує ручні процеси, заощаджуючи час і ресурси. Крім того, це зменшує паперову роботу та пропонує можливості самообслуговування для працівників.
- Підвищення безпеки даних: програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати з кадрів захищає дані співробітників за допомогою доступу на основі ролей, правил і оновлених політик, надаючи аналітику для прийняття обґрунтованих рішень і управління витратами.
- Безпечний для довкілля: Програмне забезпечення містить онлайнові бази даних для зберігання даних. Таким чином, зменшується використання паперу компанією та вуглецевий слід, а також сприяння сталому розвитку.
Особливості програмного забезпечення HR Payroll
Основні функції програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати з персоналу включають наступне:
Інтеграція з існуючими системами
Важливо вибрати програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, яке інтегрується з бухгалтерським рішенням вашої компанії, базою даних співробітників або системою управління персоналом. Це забезпечує безперебійну передачу даних і дозволяє уникнути необхідності ручного введення даних.
масштабованість
Шукайте програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, яке може врахувати зростання вашої компанії. Він має бути масштабованим в обох напрямках, дозволяючи вам працювати зі збільшенням робочої сили або скороченням, якщо це необхідно. Отже, забезпечення ефективності програмного забезпечення незалежно від розміру вашої компанії.
Характеристики галузі
Якщо ваш бізнес має особливі вимоги або належить до галузі з певними вимогами, виберіть програмне забезпечення, яке відповідає цим аспектам. Наприклад, якщо ви працюєте в галузі продажів, програмне забезпечення повинно пропонувати функції винагород або бонусів за продажі.
Відповідність податків
Програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати має мати добре навчену внутрішню команду з питань дотримання податкового законодавства, щоб бути в курсі податкових норм і забезпечувати точні податкові дані. Наявність цього допомагає підтримувати відповідність і уникати помилок.
Хмарне рішення
Хмарне програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати пропонує зручність, особливо якщо ваша організація розташована в різних місцях. Це забезпечує легкий доступ до програмного забезпечення з будь-якого місця та може заощадити кошти, оскільки зазвичай виставляється щомісячна плата залежно від використання.
Навчання та підтримка
Перегляньте варіанти навчання та підтримки, доступні з програмним забезпеченням. Переконайтеся, що його легко зрозуміти та використовувати, особливо для співробітників, яким потрібні додаткові технічні знання. Ви можете шукати постачальників програмного забезпечення, які пропонують онлайн-навчання та навчання на місці з максимальною ціною.
Варіанти ціноутворення
Розробники програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати пропонують різні варіанти ціноутворення. Отже, створіть список функцій, які вам потрібні, і порівняйте доступні рішення, щоб знайти пакет у межах вашого бюджету. Потім виберіть систему, яка відповідає вашому бюджету, проста в установці та використанні та надає найнеобхідніші функції.
Управління оплатою праці
Програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати повинно розраховувати заробітну плату, відрахування та чистий дохід для працівників. Він повинен обробляти різні компоненти, такі як бонуси, пільги, відпустки, управління витратами та відрахування податку на прибуток. Він також має забезпечити відповідність податкового законодавства та створювати звіти, платіжні відомості та форми.
Самообслуговування працівників
Вам також слід шукати програмне забезпечення, яке пропонує можливості самообслуговування співробітників. Це дозволить працівникам отримувати доступ і переглядати свою зарплату, пільги, години роботи та іншу інформацію.
Сповіщення та сповіщення
Програмне забезпечення повинно мати можливість надсилати працівникам повідомлення в реальному часі та за розкладом за допомогою SMS, сповіщень на інформаційній панелі тощо. Надсилання сповіщень і сповіщень допомагає передавати важливу інформацію, пов’язану із заробітною платою, і забезпечує своєчасне оновлення.
Мобільність
Шукайте програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, яке пропонує мобільну версію для кращого підключення та легкого доступу. Це дозволяє співробітникам і персоналу відділу кадрів отримувати доступ до програмного забезпечення на ходу, що робить його більш зручним і ефективним.
Організація працівників за ступенем оплати праці
Програмне забезпечення має дозволяти легку організацію працівників на основі їхньої шкали оплати праці та посади в організації. Це сприяє ефективній обробці та управлінню заробітною платою.
Кілька способів оплати
Програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати повинно підтримувати різні способи оплати, такі як прямий депозит, чек або готівка. Він має бути достатньо гнучким, щоб враховувати різні частоти платежів, наприклад щомісяця чи щотижня.
Компанії, що розробляють програмне забезпечення для HR
Кілька компаній надають на ринку програмне забезпечення для розрахунку зарплати з персоналу. Вони включають наступне:
- Papaya Global: Це одна з компаній-виробників програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати, рекомендована для виключення сторонніх платіжних інтеграторів. Він пропонує керування заробітною платою та інші функції управління робочою силою.
- Розпушування: Rippling підходить для підприємств середнього ринкового рівня з уже створеним відділом кадрів. Він пропонує керування заробітною платою та такі функції, як оперативні робочі процеси, відстеження заявників та керування запасами ІТ. Він також має розширені можливості управління робочим процесом HR.
- Paychex Flex: Це програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати найкраще підходить для компаній середнього та корпоративного рівня. Він надає гнучкі кадрові рішення, включаючи управління заробітною платою та винагородами. Крім того, він найбільше підходить для стартапів і бізнесів, що масштабуються.
- Зараз робоча сила ADP: ADP — одна з відомих компаній-розробників програмного забезпечення для кадрових розрахунків із хмарним рішенням під назвою ADP Workforce Now. Він поєднує в собі основні функції управління персоналом із обробкою заробітної плати, відстеженням робочого часу та відвідуваності, управлінням талантами та управлінням перевагами. Він підходить для масштабування бізнесу та стартапів, які швидко розвиваються.
- Justworks: Justworks — це хмарне HR-програмне забезпечення, яке включає нарахування заробітної плати та відстеження робочого часу як для погодинних, так і для найманих працівників. Він пропонує такі функції, як керування виплатами працівникам, підтримка кадрів і допомога з дотримання вимог. Це спрощує процеси нарахування заробітної плати та забезпечує дотримання податкових, платіжних та кадрових норм.
Демонстрація програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати кадрів
Демонстраційні версії програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати в кадрах мають вирішальне значення для потенційних користувачів, щоб оцінити його характеристики, функції та зручність використання перед покупкою.
Що потрібно перевірити під час демонстрації програмного забезпечення, це основні функції, ключові функції, оцінка зручності використання, точність даних і відповідність, а також налаштування та масштабованість.
Як надіслати запит на демонстрацію програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати кадрів
Щоб отримати доступ до демонстраційної версії програмного забезпечення, виконайте такі дії:
- Дослідіть і виберіть потенційні варіанти програмного забезпечення для розрахунку зарплати з кадрів на основі потреб і вимог вашого бізнесу.
- Відвідайте веб-сайт кожного постачальника програмного забезпечення, який увійшов до короткого списку, щоб отримати більше інформації про їхні пропозиції та функції. Знайдіть на їх веб-сайті кнопку «Запит на демонстрацію» або «Зв’язатися з відділом продажів».
- Натисніть кнопку «Запит на демонстрацію» або «Зв’язатися з відділом продажів», щоб розпочати процес запиту на демонстрацію. Заповніть необхідну інформацію у наданій формі.
- У додаткових коментарях до форми або в розділі повідомлень зазначте, що вас конкретно цікавить демонстрація їхнього програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати з персоналу. Ви також можете включити будь-які конкретні вимоги або запитання щодо програмного забезпечення.
- Надішліть форму, і відділ продажів постачальника програмного забезпечення зв’яжеться з вами, щоб запланувати демонстрацію. Вони можуть зв’язатися з вами електронною поштою чи телефоном, щоб отримати більше інформації про потреби вашого бізнесу та призначити відповідний час для демонстрації.
- Під час демонстрації торговий представник продемонструє функції та функції програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати кадрів. Вони пояснять, як програмне забезпечення може задовольнити ваші бізнес-вимоги, і усунуть будь-які проблемні моменти, які ви згадали.
- Скористайтеся цією можливістю, щоб поставити запитання та роз’яснити будь-які сумніви щодо програмного забезпечення. Ви можете запитати про такі функції, як обробка заробітної плати та інтеграція з іншими системами.
- Після демонстрації оцініть програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати на основі його функцій, простоти використання, масштабованості, ціноутворення, підтримки клієнтів та інших факторів, важливих для вашого бізнесу. Потім порівняйте демонстраційні версії різних постачальників програмного забезпечення, щоб прийняти обґрунтоване рішення.
Якщо ви задоволені певним програмним забезпеченням після демонстрації, ви можете продовжити покупку або підписатися на їхні послуги.
Чи складно розраховувати зарплату відділу кадрів?
Обробка заробітної плати є складною через різні чинники, включаючи складність законів про заробітну плату, класифікацію працівників, ручні процеси та комунікацію, ведення записів і документацію, а також людські помилки, особливо в умовах зростання організацій і роботи співробітників віддалено.
Крім того, необхідно дотримуватися регіональних і національних законів, а також бути в курсі, щоб забезпечити точні розрахунки. Крім того, для точних розрахунків важливо розуміти типи та класифікації працівників. Однак, незважаючи на труднощі, впровадження кадрового програмного забезпечення з функціями розрахунку заробітної плати може оптимізувати операції та автоматизувати ці процеси та мінімізувати людські помилки.
Розрахунок заробітної плати та відділ кадрів тісно пов’язані та працюють разом, щоб забезпечити безперебійну роботу. HR відіграє вирішальну роль у наданні даних для точної обробки заробітної плати, керування відвідуваністю співробітників, робочим часом і визначення валової заробітної плати, витрат компанії, винагороди, оплати понаднормової роботи, пільг, підвищення та заохочень.
Зв’язок між відділом кадрів і заробітною платою є важливим через їх тісний взаємозв’язок, оскільки відділ кадрів визначає винагороду співробітників, а заробітна плата забезпечує управління винагородами. Отже, чітка комунікація та співпраця між двома відділами є вирішальними для ефективної обробки заробітної плати. Проте організаційна структура різна: деякі організації мають окремі відділи, а інші — частину фінансового відділу.
Статті по темі
- ЩО ТАКЕ ТОРГІВЛЯ ПАПЕРОМ? Як це працює
- УПРАВЛІННЯ ЗАРОБІТНОЮ ПЛАТОЮ: програмне забезпечення та найкращі практики
- ЗВІТ ДАНИХ: визначення, інструменти та підказки
- СИСТЕМА ЗАПЛАТИ: визначення, програмне забезпечення та посібник
посилання
