Одного разу я інтенсивно співпрацював із вищим керівництвом, щоб розробити електронний лист із запізненням доставки. Коли ми починали, у нас було багато ідей про те, як підійти до проекту та який тон голосу найкраще підійде нашій організації. Я почав читати та досліджувати, щоб знайти те, що, на мою думку, було б ефективною стратегією спілкування з нашою цільовою аудиторією. Я звернувся до експертів із комунікацій, і ми змогли розробити план комунікаційної стратегії, який ми знову використали для всіх наших маркетингових і комунікаційних ініціатив. Тож у цій статті я зібрав поради, які допоможуть вам створити ідеальний комунікаційний план для успіху вашого бізнесу.
Що таке комунікаційний план?
Комунікаційний план, часто відомий як комунікаційна стратегія, — це інструмент, який допомагає командам із маркетингу чи зв’язків із громадськістю синхронізувати свої комунікації та створювати узгоджені повідомлення. Стратегія часто визначає план донесення повідомлення до цільової аудиторії, а також визначає мету повідомлення, завдання та очікувані комерційні результати.
Комунікаційні плани можуть охоплювати внутрішні та зовнішні комунікації, а також комунікаційну стратегію для конкретного проекту. Часто вони служать ядром загальної маркетингової стратегії організації. Реалізація комунікаційного плану може мати кілька переваг, зокрема:
- Чіткість: Наявність плану спілкування може допомогти організації отримати ясність щодо того, як взаємодіяти один з одним або з клієнтами. Підвищена ясність може дозволити персоналу ефективніше спілкуватися з клієнтами та споживачами, оскільки вони краще розуміють основні цілі обміну повідомленнями та спілкування.
- Керовані комунікації: Цю стратегію можна використовувати для маркетингових комунікацій, наприклад, під час представлення нового продукту. Стратегія може визначити цільову аудиторію, ключові теми та інші фактори, які мають вирішальне значення для успішної маркетингової кампанії.
- Послідовність: Комунікаційні методи можуть допомогти організації підтримувати послідовність внутрішніх і зовнішніх комунікацій. Це гарантує, що обидва способи спілкування передають узгоджені та єдині теми.
Ключові винесення
- Комунікаційний план допомагає організації зрозуміти, як ефективно взаємодіяти як із внутрішніми, так і зовнішніми зацікавленими сторонами, гарантуючи, що весь персонал має повне розуміння ключових повідомлень і комунікаційних цілей.
- План служить стратегічним керівництвом, особливо корисним під час таких ініціатив, як запуск продуктів або маркетингових кампаній, із зазначенням цільової аудиторії, ключових повідомлень та інших важливих елементів успіху.
- Забезпечуючи структурований підхід до поширення інформації, комунікаційний план забезпечує узгодженість усіх форм комунікації, узгоджуючи повідомлення з цілями організації та ідентичністю бренду.
- Організації зі структурованою комунікаційною стратегією стикаються зі значно меншою кількістю непорозумінь, звіти вказують на 70% зменшення непорозумінь, що особливо корисно під час складних маркетингових кампаній.
- Ефективні комунікаційні плани повинні включати деталі щодо типів комунікацій, які будуть використовуватися, ідентифікацію цільової аудиторії, частоту комунікації, канали розповсюдження, а також процедури документування та архівування.
Важливість комунікаційного плану
За даними Business News Daily, організації з певними комунікаційними стратегіями повідомляють про зниження на 70% неправильного спілкування. Це велика перевага, особливо при роботі зі складними маркетинговими кампаніями з численними рухомими елементами.
Компанії потребують комунікаційної стратегії з кількох причин:
- Вони допомагають тримати всіх на одній сторінці.
- Вони можуть запобігти або зменшити наслідки потенційних катастроф.
- Вони можуть допомогти підвищити продуктивність і покращити робочі процеси.
- Комунікаційні плани важливі, оскільки вони допомагають фірмам працювати легше та успішніше.
- A кризове спілкування план може допомогти запобігти або зменшити його вплив.
Компоненти комунікаційного плану
- Комунікаційний план визначає, хто має отримувати конкретну інформацію, коли вона має бути надана, і канали, які використовуються для її передачі.
- Хороший комунікаційний план передбачає, яку інформацію слід донести до певних сегментів аудиторії.
- У плані також має бути вказано, хто має право передавати конфіденційну або конфіденційну інформацію, а також спосіб розповсюдження інформації — електронною поштою, веб-сайтами, друкованими звітами та/або презентаціями під час віртуальних чи особистих зустрічей.
- У плані також має бути зазначено, які методи комунікації зацікавлені сторони використовуватимуть для отримання відгуків, а також те, як комунікації будуть документуватися та архівуватися.
- План комунікації зазвичай включає такі елементи: типи комунікації (наприклад, оголошення пейджингової системи, автоматичні текстові повідомлення, сповіщення електронною поштою, попередньо записані телефонні дзвінки, зустрічі, соціальні мережі), хто кому яку інформацію передає, частоту комунікації та документацію/ процедури архівування.
- Нарешті, комунікаційний план слід адаптувати до конкретних потреб бізнесу та залучених людей, а також регулярно переглядати та оновлювати для забезпечення його актуальності та ефективності.
Приклади комунікаційної стратегії
Перегляньте цей приклад комунікаційного плану, щоб допомогти вам у розробці та реалізації вашої стратегії.
Довічні аудіосистеми
Жовтень 1, 2023
Комунікаційна стратегія для InternalCommunication
- Цілі:
- Поділіться повідомленнями бренду серед 125 співробітників організації. Надайте внутрішній документ, яким працівники можуть керувати обговореннями зі споживачами.
- Заохочуйте персонал сміливо говорити про повідомлення бренду, щоб підвищити репутацію компанії.
- Цільова аудиторія:
- Цільова аудиторія складається з усіх 125 співробітників Lifetime Audio Systems, зосереджених на сферах продажів і обслуговування клієнтів. Ці люди мають повну обізнаність про продукцію та клієнтів компанії.
- Основні повідомлення:
- Lifetime Audio Systems прагне до 100% задоволеності клієнтів, пропонуючи товари високої якості.
- Організація зобов’язується відповідати на запити клієнтів, запити та проблеми протягом 24 годин.
- Організація пропонує широкий вибір планів оплати, щоб допомогти клієнтам знайти недорогі способи здійснення покупок.
- Тактика:
- Відділ маркетингу хоче публікувати внутрішній інформаційний бюлетень для персоналу щомісяця. Електронний лист може містити інформацію про майбутні розпродажі або нові продукти, якими співробітники можуть поділитися з клієнтами.
- Канали зв'язку:
- Першого числа кожного місяця відділ маркетингу надсилає інформаційний бюлетень електронною поштою.
- Команда також планує випустити односторінкову брошуру з акцентом на важливій інформації з інформаційного бюлетеня для зони відпочинку на робочому місці.
Як написати комунікаційний план
План спілкування є цінним інструментом, але його також досить просто побудувати. Ви можете скласти план спілкування в чотири кроки.
#1. Визначте свої комунікаційні стратегії
Перший крок у розробці плану комунікації — це визначити, де ваша команда спілкуватиметься — і про що. Це стосується того, коли використовувати які інструменти та коли спілкуватися синхронно чи асинхронно. Живе, синхронне спілкування стосується спілкування, яке відбувається в режимі реального часу. Асинхронна комунікація — це коли ви передаєте повідомлення, не очікуючи негайної відповіді. Ми всі щодня використовуємо асинхронний зв’язок, не усвідомлюючи цього, особливо коли надсилаємо електронні листи.
Визначте, для чого буде використовуватися кожен інструмент, коли ви розробляєте свій план спілкування. Наприклад,
- Ви можете використовувати електронну пошту для спілкування із зовнішніми зацікавленими сторонами.
- Slack дозволяє одночасно спілкуватися щодо щоденних оновлень і швидких запитань.
- Asana дозволяє вам асинхронно спілкуватися про роботу, наприклад про деталі завдань, оновлення статусу проекту та важливі документи проекту.
- Використовуйте Zoom або Google Meet для будь-яких командних зустрічей, наприклад для мозкового штурму проекту або посмертного дослідження.
#2. Дотримуйтеся темпу спілкування
Тепер, коли ви знаєте, де ви будете спілкуватися, ви також повинні визначити, як часто ви будете спілкуватися. Ваш темп спілкування — це ваш план дій для інформування різних зацікавлених сторін про деталі проекту.
Наприклад, ви можете запланувати:
- Щотижневі оновлення прогресу проекту розповсюджуються через Asana всім зацікавленим сторонам і спонсорам проекту.
- Щомісячні зустрічі команди проекту для розблокування роботи та планування майбутніх кроків.
#3. Включіть план управління зацікавленими сторонами
Отримання підтримки та підтримки зацікавлених сторін часто має вирішальне значення для успіху проекту. Ви досягнете цього на стартовій зустрічі проекту, але також важливо підтримувати підтримку зацікавлених сторін протягом усього проекту.
Коли ви розробляєте свій план спілкування, знайдіть час, щоб описати, коли і про що ви будете спілкуватися з кожною зацікавленою стороною проекту. Деякі люди, наприклад члени вашої команди проекту, будуть часто спілкуватися про проект — можливо, навіть щодня. Інші зацікавлені сторони проекту можуть потребувати сповіщення лише під час оновлення прогресу проекту або під час остаточного зчитування.
Визначивши, як ви плануєте керувати спілкуванням із зацікавленими сторонами, ви можете гарантувати, що з ними зв’яжуться у відповідний час і щодо відповідних тем. Спілкування, яке отримують клієнти, має стосуватися їхніх конкретних запитань, а також зосереджуватися на бізнес-результатах і більш широкому впливі високого рівня.
Після того як ви розробили свій комунікаційний план, настав час обговорити його з командою проекту. Переконайтеся, що ваш комунікаційний план легко доступний у центральному сховищі інформації вашого проекту. Ми рекомендуємо використовувати Asana для моніторингу всіх комунікацій і активності проекту, дозволяючи вам обговорювати роботу під час роботи.
Якщо щось зміниться у плані комунікації вашого проекту, обов’язково оновіть його та повідомте про зміни. Це гарантує, що члени команди завжди матимуть найновішу інформацію.
Створення шаблону плану спілкування: основні компоненти
В Інтернеті доступно багато шаблонів планів спілкування, але хороший повинен містити такі важливі елементи:
- Цілі та завдання кампанії: Чітко визначте свої маркетингові цілі. Чи йдеться про підвищення впізнаваності бренду, залучення відвідувачів веб-сайту чи залучення потенційних клієнтів?
- Цільова аудиторія: Визначте свій ідеальний споживчий характер, включаючи демографічні показники, потреби та стилі спілкування.
- Повідомлення та ключові теми для розмови: Створюйте послідовне повідомлення, яке резонуватиме з вашою цільовою аудиторією.
- Канал зв'язку: Окресліть канали зв’язку, які ви використовуватимете для охоплення цільової аудиторії (наприклад, соціальні мережі, маркетинг електронною поштою, співпраця з впливовими особами).
- Календар вмісту: Складіть графік створення та розповсюдження контенту на кількох носіях.
- Ролі та обов'язки в команді: Чітко розподіліть ролі та обов’язки, щоб усі були на одній сторінці.
- Бюджет і ресурси: Розумно використовуйте ресурси для підтримки своєї комунікаційної стратегії.
- Встановіть ключові показники ефективності (KPI) щоб відстежувати успішність вашого комунікаційного плану та визначати області для покращення.
Пам’ятайте, що план спілкування – це живий документ. У міру просування вашої маркетингової кампанії досліджуйте та змінюйте її, щоб відображати нові дані та показники ефективності. Ви можете переглянути наш безкоштовний шаблон плану спілкування нижче.
Цей шаблон забезпечує структурований підхід до планування та реалізації ефективних комунікаційних стратегій, гарантуючи, що всі зацікавлені сторони поінформовані, залучені та узгоджені з цілями проекту.
Приклади комунікаційного плану
- Стратегічний комунікаційний план.
- Комунікаційний план проекту
- План маркетингових комунікацій
- План корпоративних комунікацій
- План комунікацій у кризових ситуаціях
Комунікаційні плани може бути важко написати, але ефективний план витримає випробування часом. Наведені нижче плани спілкування включають аналіз зацікавлених сторін, яким ви б відповіли, а також протоколи щодо того, що має бути включено в ці повідомлення.
#1. Стратегічний комунікаційний план
Комунікаційний план Bright Hub Project Management визначає, як, коли та чому відбувається спілкування всередині бізнесу.
Цей приклад чудовий, оскільки він описує, як менеджери з комунікацій пишуть плани на випадок кризових ситуацій, а також визнає, що зайнятий маркетолог або керівник проекту може час від часу взяти на себе цю роль.
#2. Комунікаційний план проекту
Ось приклад проекту оновлення платежів від Simplicable. Цей план комунікацій містить усі важливі зустрічі та документи, необхідні для проекту. Як бачите, він містить такі необхідні частини, як аудиторія, цілі, формат і DRI.
#3. План маркетингових комунікацій
План маркетингових комунікацій життєво важливий для взаємодії з вашим цільовим ринком, особливо при представленні нових продуктів або проектів. Цей приклад Smartsheet демонструє, як планувати плани маркетингових комунікацій для клієнтів, потенційних клієнтів, медіа-партнерів, внутрішніх зацікавлених сторін і подій.
#4. План корпоративних комунікацій
Плани корпоративних комунікацій описують, як фірми спілкуються як всередині, так і ззовні. Цей приклад Smartsheet демонструє дев’ятиетапну дорожню карту з розділами для формулювання місії, резюме, аналізу ситуації, ключових повідомлень тощо.
Висновок
Реалізація чітко визначеного плану комунікації може гарантувати, що ваша маркетингова діяльність буде послідовною, цілеспрямованою та вимірною. Це заохочує командну співпрацю, а також доносить до вашої аудиторії чітке, послідовне повідомлення.
Отже, наступного разу, коли ви плануватимете маркетингову діяльність, не ігноруйте важливість спілкування. Добре складений комунікаційний план може бути тим прихованим елементом, який підніме ваші маркетингові зусилля від посередності до успіху! Ви коли-небудь на власні очі відчували переваги комунікаційного плану? Поділіться своїми історіями в розділі коментарів нижче!
- Залучення зацікавлених сторін: як спланувати ефективну стратегію взаємодії
- Управління зацікавленими сторонами: планування та стратегії
- ХТО ТАКЕ ЗАЦІКАВЛЕНА СТОРОНА? Значення, види та важливість
- Відображення зацікавлених сторін: Посібник із інструменту картографування для ефективного управління зацікавленими сторонами
- ТЕОРІЯ ЗАЦІКАВЛЕНИХ СТОРІН: визначення, переваги та проблеми
посилання
