Bir zamanlar geç teslimatı ele alan bir e-posta geliştirmek için üst düzey liderlikle yoğun bir şekilde işbirliği yapmıştım. Başlangıçta projeye nasıl yaklaşacağımız ve kuruluşumuz için hangi ses tonunun en iyi sonucu vereceği konusunda birçok fikrimiz vardı. Hedef kitlemizle iletişim kurmak için etkili bir strateji olacağını düşündüğüm şeyi bulmak için okumaya ve araştırmaya başladım. İletişim uzmanlarına ulaştım ve tüm pazarlama ve iletişim girişimlerimizde tekrar kullanacağımız bir iletişim stratejisi planı oluşturmayı başardık. Bu yazıda işletmenizin başarısı için mükemmel bir iletişim planı oluşturmanıza yardımcı olacak ipuçlarını bir araya getirdim.
İletişim Planı Nedir?
Genellikle iletişim stratejisi olarak bilinen iletişim planı, pazarlama veya halkla ilişkiler ekiplerinin iletişimlerini senkronize etmelerine ve tutarlı mesajlar oluşturmalarına yardımcı olan bir araçtır. Strateji genellikle bir mesajın hedef kitleye iletilmesinin yanı sıra mesajın amacını, görevlerini ve beklenen ticari sonuçlarını belirleme planını da belirtir.
İletişim planları, belirli bir projenin iletişim stratejisinin yanı sıra iç veya dış iletişimleri de kapsayabilir. Çoğunlukla bir kuruluşun genel pazarlama stratejisinin temelini oluştururlar. Bir iletişim planının uygulanmasının aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli avantajları olabilir:
- Berraklık: Bir iletişim planına sahip olmak, bir kuruluşun birbirleriyle veya müşterilerle nasıl etkileşim kuracağı konusunda netlik kazanmasına yardımcı olabilir. Artan netlik, personelin müşterilerle ve tüketicilerle daha etkili bir şekilde iletişim kurmasına olanak tanıyabilir çünkü temel mesajlaşma ve iletişim hedeflerini daha iyi anlayabilirler.
- Yönlendirilmiş iletişim: Bu stratejiyi, örneğin yeni bir ürünü tanıtırken pazarlama iletişimlerine rehberlik etmek için kullanabilirsiniz. Strateji, başarılı bir pazarlama kampanyası için kritik olan hedef kitleyi, ana temaları ve diğer faktörleri tanımlayabilir.
- Tutarlılık: İletişim teknikleri bir kuruluşun iç ve dış iletişimlerinde tutarlılığı sürdürmesine yardımcı olabilir. Her iki iletişim modunun da tutarlı ve birleşik temalar iletmesini garanti eder.
Önemli Noktalar
- Bir iletişim planı, bir kuruluşun hem iç hem de dış paydaşlarla nasıl etkili bir şekilde etkileşim kuracağını açıklığa kavuşturmasına yardımcı olur ve tüm personelin temel mesajlar ve iletişim hedefleri konusunda kapsamlı bir anlayışa sahip olmasını sağlar.
- Plan, özellikle ürün lansmanları veya pazarlama kampanyaları gibi girişimler sırasında hedef kitleleri, anahtar mesajları ve başarı için diğer kritik unsurları belirleyen stratejik bir rehber görevi görür.
- Bir iletişim planı, bilginin yayılmasına yönelik yapılandırılmış bir yaklaşım sunarak, mesajları kuruluşun hedefleri ve marka kimliğiyle uyumlu hale getirerek tüm iletişim biçimlerinde tutarlılık sağlar.
- Yapılandırılmış bir iletişim stratejisine sahip kuruluşlar, önemli ölçüde daha az yanlış anlaşılmayla karşılaşıyor; raporlar, yanlış iletişimde %70'lik bir azalma olduğunu gösteriyor; bu, özellikle karmaşık pazarlama kampanyaları sırasında faydalıdır.
- Etkili iletişim planları, kullanılacak iletişim türlerine, hedef kitlenin belirlenmesine, iletişim sıklığına, dağıtım kanallarına, belgeleme ve arşivleme prosedürlerine ilişkin ayrıntıları içermelidir.
İletişim Planının Önemi
Business News Daily'e göre, tanımlanmış iletişim stratejilerine sahip kuruluşlar, yanlış iletişimde %70'lik bir azalma bildiriyor. Bu, özellikle çok sayıda hareketli parça içeren karmaşık pazarlama kampanyalarıyla çalışırken büyük bir kazançtır.
İşletmeler çeşitli nedenlerden dolayı iletişim stratejisine ihtiyaç duyar:
- Herkesin aynı sayfada kalmasına yardımcı olurlar.
- Potansiyel felaketlerin etkilerini önleyebilir veya azaltabilirler.
- Üretkenliği artırmaya ve iş akışlarını iyileştirmeye yardımcı olabilirler.
- İletişim planları önemlidir çünkü firmaların daha kolay ve başarılı çalışmasına yardımcı olurlar.
- A kriz iletişimi plan, etkisinin önlenmesine veya azaltılmasına yardımcı olabilir.
İletişim Planının Bileşenleri
- Bir iletişim planı, sağlanması gereken belirli bilgileri kimin alması gerektiğini ve bu bilgiyi iletmek için kullanılacak kanalları belirtir.
- İyi bir iletişim planı, belirli hedef kitle kesimlerine hangi bilgilerin iletilmesi gerektiğini öngörür.
- Plan aynı zamanda gizli veya hassas bilgileri iletme yetkisinin kimde olduğunu ve bilgilerin e-posta, web siteleri, basılı raporlar ve/veya sanal veya yüz yüze toplantılardaki sunumlar aracılığıyla nasıl dağıtılması gerektiğini de belirtmelidir.
- Plan aynı zamanda paydaşların geri bildirim almak için hangi iletişim yöntemlerini kullanacaklarının yanı sıra iletişimlerin nasıl belgeleneceğini ve arşivleneceğini de belirtmelidir.
- Bir iletişim planı tipik olarak şu unsurları içerir: iletişim türleri (örn. çağrı sistemi duyuruları, otomatik metin mesajları, e-posta uyarıları, önceden kaydedilmiş telefon görüşmeleri, toplantılar, sosyal medya), kimin hangi bilgiyi kime ilettiği, iletişim sıklığı ve dokümantasyon/ arşivleme prosedürleri.
- Son olarak, bir iletişim planı işin ve ilgili kişilerin özel ihtiyaçlarına göre uyarlanmalı, aynı zamanda uygunluğu ve etkililiğini sağlamak için düzenli olarak gözden geçirilmeli ve güncellenmelidir.
İletişim Stratejisi Örnekleri
Stratejinizi geliştirmenize ve uygulamanıza yardımcı olacak bu iletişim planı örneğini inceleyin.
Ömür Boyu Ses Sistemleri
Ekim 1, 2023
İç İletişim için İletişim Stratejisi
- Amaç:
- Marka mesajlarını kuruluşun 125 çalışanı arasında paylaşın. Çalışanların tüketicilerle olan tartışmalarını yönetmek için kullanabilecekleri dahili bir belge sağlayın.
- Şirketin itibarını artırmak için personeli marka mesajları hakkında cesurca konuşmaya teşvik edin.
- Hedef kitle:
- Hedef kitle, satış ve müşteri hizmetleri alanlarına odaklanan 125 Lifetime Audio Systems personelinin tamamından oluşmaktadır. Bu kişiler şirketin ürünleri ve müşterileri hakkında kapsamlı bir farkındalığa sahiptir.
- Anahtar mesajlar:
- Lifetime Audio Systems, yüksek kaliteli ürünler sunarak %100 müşteri memnuniyeti için çalışmaktadır.
- Kuruluş, müşteri sorularına, taleplerine ve sorunlarına 24 saat içinde yanıt vermeyi taahhüt eder.
- Kuruluş, müşterilerin satın alma işlemlerinin ucuz yollarını bulmalarına yardımcı olmak için çeşitli ödeme planı seçenekleri sunuyor.
- taktikler:
- Pazarlama departmanı her ay personel için dahili bir bülten yayınlamak istiyor. E-posta, yaklaşan satışlar veya çalışanların müşterilerle paylaşabileceği yeni ürünler hakkında bilgiler içerebilir.
- İletişim kanalları:
- Her ayın ilk gününde pazarlama departmanı bülteni e-posta yoluyla ulaştırmayı hedefliyor.
- Ekip ayrıca işyeri mola alanı için haber bültenindeki önemli bilgileri vurgulayan tek sayfalık bir broşür hazırlamayı da planlıyor.
İletişim Planı Nasıl Yazılır?
İletişim planı değerli bir araçtır ancak oluşturulması da oldukça basittir. Dört adımda bir iletişim planı yapabilirsiniz.
#1. İletişim stratejilerinizi belirleyin
Bir iletişim planı geliştirmenin ilk adımı, ekibinizin nerede ve neyle iletişim kuracağına karar vermektir. Bu, hangi araçların ne zaman kullanılacağını ve ne zaman eşzamanlı ve eşzamansız iletişim kurulacağını içerir. Canlı, senkronize iletişim, gerçek zamanlı olarak gerçekleşen iletişimi ifade eder. Asenkron iletişim, bir mesajın anında yanıt beklemeden iletilmesidir. Hepimiz, özellikle e-posta gönderirken, farkında olmadan her gün asenkron iletişimi kullanıyoruz.
İletişim planınızı tasarlarken her bir aracın ne için kullanılacağını belirleyin. Örneğin,
- Dış paydaşlarla iletişim kurmak için e-postayı kullanabilirsiniz.
- Slack, günlük güncellemeler ve hızlı sorularla ilgili eş zamanlı iletişime olanak tanır.
- Asana, görev ayrıntıları, proje durumu güncellemeleri ve temel proje belgeleri gibi iş hakkında eşzamansız olarak iletişim kurmanıza olanak tanır.
- Proje beyin fırtınası veya otopsi gibi ekip toplantıları için Zoom veya Google Meet'i kullanın.
#2. İletişim ritmine uyum sağlayın
Artık nerede iletişim kuracağınızı bildiğinize göre, ne sıklıkta iletişim kuracağınızı da belirlemelisiniz. İletişim ritminiz, farklı paydaşları proje ayrıntıları hakkında bilgilendirmeye yönelik eylem planınızdır.
Örneğin, planlamayı seçebilirsiniz:
- Haftalık proje ilerleme güncellemeleri Asana aracılığıyla tüm proje paydaşlarına ve sponsorlara dağıtılır.
- İşin engelini kaldırmak ve gelecekteki adımları planlamak için aylık proje ekibi toplantıları.
#3. Paydaş yönetimi için bir plan ekleyin
Paydaş desteği ve katılımını sağlamak genellikle bir projenin başarısı için kritik öneme sahiptir. Bunu proje başlangıç toplantısında başaracaksınız ancak proje boyunca paydaş desteğini sürdürmek de hayati önem taşıyor.
İletişim planınızı geliştirirken, her proje paydaşıyla ne zaman ve ne hakkında iletişim kuracağınızı açıklamaya zaman ayırın. Temel proje ekibi üyeleriniz gibi bazı kişiler proje hakkında sık sık, hatta belki de her gün iletişim kuracaktır. Diğer proje paydaşlarının yalnızca proje ilerleme güncellemeleri sırasında veya son okuma sırasında bilgilendirilmeleri gerekebilir.
Paydaşlarla iletişimi nasıl yönetmeyi planladığınızın ana hatlarını çizerek, onlarla uygun zamanda ve uygun konular hakkında iletişime geçilmesini garanti edebilirsiniz. Müşterilerin alacağı iletişim, iş sonuçlarına ve daha geniş, üst düzey etkilere odaklanırken aynı zamanda kendi spesifik sorularına da yanıt vermelidir.
İletişim planınızı geliştirdikten sonra proje ekibinizle bunu tartışmanın zamanı geldi. İletişim planınızın projenizin merkezi bilgi deposundan kolayca erişilebildiğinden emin olun. Tüm proje iletişimini ve etkinliğini izlemek için Asana'yı kullanmanızı öneririz; böylece çalışırken iş hakkında konuşabilirsiniz.
Proje iletişim planınızda herhangi bir değişiklik olursa onu güncellediğinizden ve değişiklikleri bildirdiğinizden emin olun. Bu, ekip üyelerinin her zaman en güncel bilgilere sahip olmasını sağlar.
İletişim Planı Şablonunuzu Hazırlamak: Temel Bileşenler
Çevrimiçi olarak pek çok iletişim planı şablonu mevcuttur, ancak iyi bir iletişim planı şablonu aşağıdaki kritik unsurları içermelidir:
- Kampanya Hedefleri ve Hedefleri: Pazarlama hedeflerinizi açıkça belirleyin. Marka bilinirliğini artırmak mı, daha fazla web sitesi ziyaretçisi çekmek mi, yoksa potansiyel müşteri yaratmak mı?
- Hedef kitle: Demografik özellikler, ihtiyaçlar ve iletişim tarzları dahil olmak üzere ideal tüketici kişiliğinizi belirleyin.
- Mesajlaşma ve Önemli Konuşma Noktaları: Hedef kitlenizde yankı uyandıracak tutarlı mesajlar oluşturun.
- İletişim kanalı: Hedef kitlenize ulaşmak için kullanacağınız iletişim kanallarını ana hatlarıyla belirtin (örneğin, sosyal medya, e-postayla pazarlama, etkileyici işbirlikleri).
- İçerik Takvimi: Çeşitli ortamlarda içerik oluşturmak ve dağıtmak için bir program yapın.
- Ekibin Rolleri ve Sorumlulukları: Herkesin aynı sayfada olması için net roller ve görevler atayın.
- Bütçe ve Kaynaklar: İletişim stratejinizi desteklemek için kaynakları akıllıca kullanın.
- Temel Performans Göstergelerini (KPI'lar) Oluşturun iletişim planınızın başarısını izlemek ve iyileştirilecek alanları belirlemek.
İletişim planının yaşayan bir belge olduğunu unutmayın. Pazarlama kampanyanız ilerledikçe, yeni verileri ve performans ölçümlerini yansıtacak şekilde inceleyin ve ayarlayın. Ücretsiz iletişim planı şablonumuza aşağıdan göz atabilirsiniz.
Bu şablon, etkili iletişim stratejilerinin planlanması ve yürütülmesi için yapılandırılmış bir yaklaşım sunarak ilgili tüm tarafların bilgilendirilmesini, katılımını ve proje hedefleriyle uyumlu olmasını sağlar.
İletişim Planı Örnekleri
- Stratejik İletişim Planı.
- Proje İletişim Planı
- Pazarlama İletişim Planı
- Kurumsal İletişim Planı
- Kriz İletişim Planı
İletişim planlarının yazılması zor olabilir, ancak etkili bir plan zamana karşı dayanıklı olacaktır. Aşağıdaki iletişim planları, yanıt vereceğiniz paydaşların bir analizini ve bu iletişimlere nelerin dahil edilmesi gerektiğine ilişkin protokolleri içermektedir.
#1. Stratejik İletişim Planı
Bright Hub Proje Yönetimi'nin iletişim planı, işletme içinde iletişimin nasıl, ne zaman ve neden gerçekleşeceğini tanımlar.
Bu örnek, iletişim yöneticilerinin kriz planlarını nasıl yazdığını açıkladığı ve aynı zamanda meşgul pazarlamacı veya proje yöneticisinin ara sıra bu rolü üstlenebileceğini kabul ettiği için mükemmeldir.
#2. Proje İletişim Planı
İşte Simplicable'ın faturalandırma yükseltme projesine bir örnek. Bu iletişim planında proje için gereken tüm önemli toplantılar ve belgeler özetlenmektedir. Gördüğünüz gibi hedef kitle, hedefler, format, DRI gibi gerekli kısımlardan oluşuyor.
#3. Pazarlama İletişim Planı
Bir pazarlama iletişimi planı, özellikle yeni ürünler veya projeler tanıtırken, hedef pazarınızla etkileşim kurmak için hayati öneme sahiptir. Bu Smartsheet örneği, müşteriler, satış adayları, medya ortakları, iç paydaşlar ve etkinlikler için pazarlama iletişimi planlarının nasıl planlanacağını gösterir.
#4. Kurumsal İletişim Planı
Kurumsal iletişim planları, firmaların hem dahili hem de harici olarak nasıl iletişim kurduğunu açıklar. Bu Smartsheet örneği, misyon beyanı, yönetici özeti, durum analizi, önemli mesajlar ve daha fazlasına yönelik bölümlerin yer aldığı dokuz adımlı bir yol haritasını göstermektedir.
Sonuç
İyi tanımlanmış bir iletişim planı uygulamak, pazarlama faaliyetlerinizin tutarlı, odaklanmış ve ölçülebilir olmasını garanti edebilir. Hedef kitlenize açık ve tutarlı bir mesaj iletirken aynı zamanda ekip işbirliğini teşvik eder.
Bu nedenle, bir dahaki sefere bir pazarlama çalışması planladığınızda iletişimin önemini göz ardı etmeyin. İyi hazırlanmış bir iletişim planı, pazarlama çalışmalarınızı sıradanlıktan başarıya taşıyan gizli unsur olabilir! Hiç bir iletişim planının yararlarını ilk elden deneyimlediniz mi? Hikayelerinizi aşağıdaki yorumlar bölümünde paylaşın!
- Paydaş Katılımı: Etkili Bir Katılım Stratejisi Nasıl Planlanır
- Paydaş Yönetimi: Planlama ve Stratejiler
- PAYDAŞ KİMDİR? Anlamı, Türleri ve Önemi
- Paydaş Haritalama: Etkili Paydaş Yönetimi için Haritalama Aracı Kılavuzu
- PAYDAŞ TEORİSİ: Tanım, Faydalar ve Zorluklar
Referanslar
