İş hayatında, sadece satışlarda değil, aynı zamanda etkinlik, üretkenlik ve verimlilikte de şiddetli bir rekabetle karşı karşıya kalacaksınız. İşte tam bu noktada iş görevleri otomasyonu devreye girer. Otomatikleştirmezseniz, rakiplerinizin zaten bunu yapıyor olması ve sizi işin dışına itmesi için büyük bir şans vardır. Neyse ki, otomasyon artık saha hizmeti endüstrisi de dahil olmak üzere çoğu endüstri ve işletme işlevi için yaygın olarak kullanılabilir.
Her büyüklükteki işletme, verimliliği, üretkenliği ve en önemlisi karlılığı artırmak için otomatikleştirilmiş görevler oluşturabilir. Ancak, doğru şekilde yaklaşılmazsa görev otomasyonu yanlış gidebilir. Neyse ki, bu makale, görev otomasyonunu doğru bir şekilde nasıl elde edeceğinize ve daha verimli ve karlı bir iş yaratmaya ilişkin ipuçlarını paylaşıyor.
#1. Günlük Görevlerinizi Düzenleyerek Başlayın
Örneğin, saha hizmeti işinizde görevleri otomatikleştirirken, günlük olarak üstlendiğiniz görevleri tanımlamanız ve listelemeniz gerekir. Bu listeyi oluştururken, görevlerin bazı ayrıntılarını ekleyin. Ayrıca her bir görevin ortalama ne kadar sürdüğünü ve görevin sıklığını da belirtirseniz yardımcı olur. Sıklık saatlik, günlük, haftalık, aylık vb. olabilir. Her departmanın bu alıştırmayı yaptığından emin olun.
Ardından, otomasyonun devreye girebileceği alanları ve görevleri verimli bir şekilde gerçekleştirmek için ihtiyaç duyabileceğiniz araçları belirleyin. Hangi görevleri kapsadığınızı ve hangilerini yapmadığınızı kontrol edin. İdeal bir çözümün ne olacağını ve istediğiniz sonucu düşünün.
Her bir iş fonksiyonu ve görev belirlendikten ve ideal çözümler sunulduktan sonra, ekibinizle bir toplantı yapın ve olası çözümler için önerilerde bulunun.
#2. Otomasyon Araçlarını Araştırın ve Keşfedin
Artık otomasyona ihtiyaç duyan alanları ve görevleri belirlediğinize göre, artık uygun araçları araştırmaya başlayabilirsiniz. İhtiyaçlarınıza göre ne kullanabileceğinizi belirleyin. Jobber's gibi özel araçlar sıhhi tesisat yazılımı saha hizmeti tabanlı işletmeler için bu sürece yardımcı olmak için özel olarak tasarlanmıştır. Her tür endüstriyi desteklemek için tasarlanmış uygulamalar bulabilir, bu nedenle doğru olanı bulmak için zaman ayırın. Akıllı yeni teknoloji, yalnızca görev otomasyonunuzu bu şekilde düzene sokmakla kalmaz, aynı zamanda zamanlama, teklifler ve tahminler oluşturma ve izleme ve müşteri ilişkilerini yönetme konusunda size yardımcı olur.
Halihazırda başka araçlarınız ve yazılımlarınız varsa, seçtiğiniz araçların birbirleriyle kolayca entegre olabildiğinden emin olun. Mevcut altyapınıza uyan ve eski yazılımlarınızı ve araçlarınızı işe yaramaz hale getirmeden sorunsuz bir şekilde entegre olan bir çözüm elde etmek istiyorsunuz. Amacınız tüm iş teknolojinizi elden geçirmek ve personelinizi yeniden eğitmek değilse, otomasyon teknolojinizin diğer uygulamalar ve araçlarla entegre olması gerekir.
Ayrıca, sistemler birbirleriyle iletişim kurmadığında iş akışlarını etkili bir şekilde otomatikleştiremezsiniz. Teklif panonuz muhasebe yazılımıyla bağlantı kurmuyorsa, teklifleri etkin bir şekilde izleyip takip edemezsiniz. Bu işlem biraz zaman alsa da gereklidir. Bulduğunuz çözümün işiniz için en uygun olmasını sağlamak istiyorsunuz.
#3. Otomasyon Hedeflerinizi Belirleyin
Otomasyon araçlarına para harcamak, öğrenmeye zaman ayırmak ve işinize fayda sağlamayacak yeni bir sistem oluşturmak akıllıca olmaz. Bu nedenle, ilerlemeyi ölçmenize, boşlukları belirlemenize ve süreci iyileştirmenize yardımcı olacak belirli hedefler belirlemek çok önemlidir. Görev otomasyonunun birçok amacı olabilir. Sizinki, üretkenliği artırmak ve ekibinizin diğer görevleri yapması için zaman kazanmak olabilir.
Örneğin, teklif oluşturma ve izlemeyi otomatikleştirebilirsiniz. Bu, üretkenliği artırmanıza yardımcı olacak, ancak en önemlisi, ekibinizin diğer görevlere harcayabileceği zamanı boşa çıkaracaksınız. Ayrıca işletmeye değer katan serbest zaman ile ne yapacağınızı da bilmeniz gerekir. Belirli hedefler oluşturun ve bunları süreç otomasyonunun başarısını ölçmek için kullanın. Hedefleri tanımladığınızda, otomasyonun etkisini ölçebileceksiniz.
#4. Vizyonunuzu Bütün Olarak Tutun
Teknolojinin ve otomatikleştirme iş süreçlerinin neler yapabileceğine odaklanmak çok önemli olsa da, işe odaklanmayı unutmayın. İş yerine teknolojiye çok fazla odaklanıldığında, başarısızlık yakındır. Otomasyon hiçbir şekilde yalnızca teknolojik bir sorun değildir. Herhangi bir teknoloji platformuna bağlanmadan önce, müşterileriniz ve çalışanlarınız dahil olmak üzere işletmeye bir bütün olarak bakın.
İş akışını iyileştirmeye çalışırken, müşteri hizmetlerini daha iyi hale getirdiğinizden ve ekibinizle aynı sayfada olduğunuzdan emin olun. İşletmenizin herhangi bir bölümünü otomatikleştirmek hem kısa hem de uzun vadeli hedeflere hizmet etmelidir. İşletme sahibi olarak, işletme vizyonunu canlı tutmanın anahtarı sizdedir. Teknolojinin ve otomasyonun sizi başarmak için yola çıktığınız şeyden caydırmasına izin vermeyin. Her şeyin iş vizyonunuza tam olarak uyduğundan emin olun.
#5. Küçükten Başlayın ve Buradan İnşa Edin
Bazıları karmaşık olabilen çok sayıda yeni otomasyonla uğraşmak zor olabilir. Ancak daha küçük ısırıkları çiğnemek kolaydır ve daha iyi sindirim sağlarlar. Bu konseptle, işinizi otomatikleştirmenin en iyi yolu, küçükten başlayıp zamanla üzerine inşa etmektir. Bir görevle başlayın, sonuçları izleyin, hassaslaştırın ve bir sonrakine geçmeden önce istendiği gibi çalıştığından emin olun.
Ek olarak, her seferinde bir otomasyonla, daha kademeli bir öğrenme eğrisine sahip olacaksınız ve bu da ekibinizin uyum sağlamasını daha kolay ve hızlı hale getirecek. Vizyonunuzu aklınızda tutarken otomasyon sürecini yönetilebilir teslimatlara bölün. Başlangıçta, herkes otomasyonun güvenini ve kabulünü oluşturmaya yardımcı olan küçük kazançları görmek ve deneyimlemek ister.
Ayrıca, yol boyunca ortaya çıkabilecek zorluklarla başa çıkmak daha kolaydır. Öngöremeyeceğiniz ve ancak geldikleri gibi başa çıkabileceğiniz şeyler vardır. Kilometre taşlarını yönetilebilir tutmak, iş otomasyonunuzu doğru yapmanın bir parçasıdır.
#6. Araçlarınızı Değerlendirin ve Test Edin
Otomasyon açıldıktan ve çalıştıktan sonra duramazsınız. Yapmayı amaçladığınız şeyi yaptığından emin olmak için sistemi değerlendirmeniz ve test etmeniz gerekir. Otomatikleştirdiğiniz alanların işinize gerçekten değer kattığından, ekibiniz için zaman kazandırdığından ve onları verimli ve üretken hale getirdiğinden emin olun.
Baştan itibaren her şeyin yolunda gittiğinden ve otomasyonun başka iş akışı sorunlarına ve iş yığınlarına yol açmadığından emin olun.
Otomasyon İşletmeniz İçin Doğru mu?
Otomasyon, her sektörde verimliliği ve üretkenliği artırmaya yönelik hızlı bir yaklaşımdır. Otomasyon teknolojileri hem kurumsal hem de çalışan performansını artırır, dolayısıyla artık "sahip olunması güzel" bir teknoloji değildir.
Otomatikleştirilecek En İyi İş Süreçleri Nelerdir?
Müşteri hizmetleri, finans, satış, pazarlama, tedarik zinciri yönetimi, insan kaynakları, envanter yönetimi, sipariş yönetimi, belge yönetimi ve analitik, otomatikleştirilecek ilk on kurumsal operasyondur.
Otomasyon İşletmeniz İçin Doğru mu?
Otomasyon, her sektörde verimliliği ve üretkenliği artırmaya yönelik hızlı bir yaklaşımdır. Otomasyon teknolojileri hem kurumsal hem de çalışan performansını artırır, dolayısıyla artık "sahip olunması güzel" bir teknoloji değildir.
İnsanlar Görevleri Nasıl Otomatikleştirir?
Hive veya ClickUp gibi araçlar kullanılarak bireysel görevler oluşturulabilir, ekip üyelerine atanabilir ve takip edilebilir. Önceden tanımlanmış kriterlere bağlı olarak işleri aşamalar veya panolar arasında aktarmak için otomatik kuralları da kullanabilirsiniz.
Sonuç
İşinizi otomatikleştirmek, rekabetçi kalmanıza ve verimliliği ve üretkenliği artırmanıza yardımcı olabilir. Ancak, bu ancak doğru yaparsanız mümkündür. Doğru yapmak, görevlerinizi ve otomasyondan ne elde etmek istediğinizi bilmek anlamına gelir. Doğru otomasyon araçlarına sahip olduğunuzdan emin olun, vizyonunuzu aklınızda tutun, küçük başlayın ve ilerlemenizi takip etmeyi unutmayın.
İlgili Makaleler
- Pazarlama Otomasyonu: En İyi Pazarlama Otomasyonu Yazılımı ve Araçları
- Borç Hesapları Sürecini Otomatikleştirme: Otomasyondan Önce Bilmeniz Gerekenler
- Proje Zaman Yönetimi: Etkili Yönetim için Süreçler, Araçlar ve Yazılım
- GÖREV YÖNETİM YAZILIMI: 25 En İyi Görev Yönetimi Yazılımı Çözümü
- İşletmeler için Muhasebe Süreci Otomasyonunun Faydaları
