Proje yönetiminin en zor yönlerinden biri, zamanı etkili bir şekilde yönetmek. Bir proje yöneticisi olarak vaktiniz var. Ekibinizin talepleri ve müşterilerinizin ve paydaşlarınızın beklentileri bir yana, sıklıkla başa çıkılması gereken rekabet eden hedefler vardır. Hepsi biraz (pekala, çok fazla) bunaltıcı olabilir. Bu yüzden proje yönetiminde zaman yönetimi süreci hakkında ayrıntılara gireceğiz ve siz zaman yönetimi sürecinize yardımcı olacak araçları ve yazılımları keşfedeceksiniz.
Proje Yönetiminde Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman yönetimi, bir projeye harcanan zaman miktarı ve gerçekleştirilen ilerleme miktarı olarak tanımlanır. En önemli yönlerinden biridir proje yönetimi ve çoğu proje yöneticisinin ilgilendiği konu. Zaman yönetimi şunları yapmanızı sağlar: Bir projenin tamamlanmasını planlar ve izler. Basitçe söylemek gerekirse, projenin tamamlanması için zaman geliştirmek ve planlamaktır.
Projelerde Zaman Yönetimi neden bu kadar kritik?
Zaman yönetimi, görev yönetiminin önemli bir bileşenidir. Projeleri parçalamaya, görevleri atamaya ve projeleri zamanında tamamlamaya yardımcı olur. Neyse ki, biraz çaba sarf ederek hem sizi daha verimli kılacak hem de çalışma hayatınızı daha eğlenceli hale getirebilecek zaman yönetimi tekniklerini kullanabilirsiniz.
Bu taktikler üç geniş kategoride sınıflandırılabilir:
- Proje Zaman Yönetimi Süreci
- Zaman yönetimi en iyi uygulamalarını eyleme geçirmek
- Uygun proje zaman yönetimi araçlarını kullanmak
Tabii ki, bu kategoriler arasında bazı örtüşmeler var, bu yüzden bunları belirli bir sırayla tamamlanması gereken aşamalar olarak düşünmeyin. Bunun yerine, ekibinizin ve daha büyük işletmenin ihtiyaçlarını göz önünde bulundurun ve ardından, etkisi olması en muhtemel görünen teknikleri uygulayarak başlayın.
Proje Zaman Yönetimi Süreci
Proje zaman yönetimi süreci altı süreçten oluşur. Bunları aşağıda ayrıntılı olarak görelim.
#1. Proje planı yapmak
Planlama, proje yönetiminin kritik bir bileşenidir. Bir proje planı geliştirmek bir proje yöneticisi olarak sizin yükümlülüğünüzdür. Project Management Institute'a göre proje planı “projenin nasıl uygulanacağını, izleneceğini, kontrol edileceğini ve kapatılacağını belirten belgedir”.
Projenizin amaçlarını ve kapsamını belirler ve proje ekibi, daha geniş firma ve diğer kuruluşlar için resmi bir referans noktası olarak hizmet eder. Proje paydaşları. Basitçe sağlam bir strateji yaparak, proje ilerledikçe kendinizi ve ekibinizi önemli miktarda zaman ve hayal kırıklığından kurtaracaksınız.
#2. Proje çizelgelerini yönetme prosedürü
Bu, proje zaman yönetimi sürecindeki en önemli süreçtir. Bir proje takvimi, basit bir takvimden çok daha fazlasıdır. Her bir görevi yerine getirmek için gereken organizasyonel kaynakların yanı sıra proje zaman çizelgesini de belirtir. Ekibin her üyesinin proje takvimine erişimi olmalıdır. Amacı, hayati bilgileri ekibe iletmektir, bu nedenle kapsamlı ve kavraması basit olmalıdır.
Bir proje takvimi geliştirmenin birkaç aşaması, doğrudan zaman yönetimi ile ilgilidir ve birbirine bağlıdır. Bir projede aşağıdaki sırayla tamamlanması gereken bazı zaman yönetimi yaklaşımları şunlardır:
#3. Projenin faaliyetlerini özetleyin
Bu, projenizi tamamlamak için tamamlanması gereken görevlerin bir listesini yapmak kadar basit olabilir. Büyük projeler olması durumunda, bu görevleri, görevleri ve alt görevlerini görselleştiren bir çizelge olan İş Döküm Yapısı (WBS) şeklinde düzenlemek faydalı olabilir.
#4. Bağımlılıkları belirleyin
Tüm proje faaliyetlerini özetledikten sonra, görevlerin diğerlerinin yapılmasına bağlı olup olmadığını belirlemek için her birini dikkatlice değerlendirin. Örneğin bir ev inşa ediyorsanız, çerçeve bitene kadar çatıyı koyamazsınız. Doğru zamanlama yapabilmek ve gecikmeleri önlemek için tüm iş bağımlılıklarınızı tam olarak belirtmeniz çok önemlidir.
#5. Aktiviteleri mantıklı bir sıraya göre düzenleyin
Bağımlılıklarını belirledikten sonra işlemlerinizi sıralayabilirsiniz. Bu noktada, faaliyetlerinize çalışma saatleri veya bitiş tarihleri açısından herhangi bir zaman ayırmadınız. Bunun yerine, en verimli akışı oluşturmak için tüm proje faaliyetlerinin tamamlanması gereken sıraya odaklanıyorsunuz.
#6. Süreleri ve kaynakları tahmin edin
Süreyi tahmin etmenin en iyi yolu, benzer önceki işlerden gelen verileri kullanmaktır. Çalışmak için herhangi bir veriniz yoksa ve başvurabileceğiniz hiçbir endüstri standardı yoksa, en iyi, en kötü ve en olası olasılıkların ortalamasına dayalı olarak bilinçli bir tahminde bulunun. Her proje etkinliği için gereken kaynakları tahmin edin.
Kaynak tahsisinin zamanlamanız üzerinde bir etkisi olduğunu unutmayın; aynı ekip üyesi birçok görevden sorumluysa, bunlar aynı anda yapılamaz ve bu da programınızı etkiler.
Verimli zaman yönetimi tekniklerini uygulamak
Önceden plan yaparsanız ve doğru proje yönetimi araçlarını kullanırsanız iyi bir başlangıç yapmış olursunuz. Artık proje yönetiminize bazı zaman yönetimi yöntemleri eklemenin zamanı geldi.
#1. Görev listeleri yapın
Kendiniz için proje çalışma listenizden ayrı olarak görev listeleri oluşturun (gerçi bu hayati önem taşır) ve iş arkadaşlarınızı da aynısını yapmaya teşvik edin. Sadece bir gün bile olsa, belirli bir süre için bir görev listesi geliştirmek çok önemlidir.
#2. Öncelikleri belirleyin
Ivy Lee, Amerikalı bir halkla ilişkiler uzmanıydı. ama onun adını taşıyan yöntem verimlilikle ilgili. Daha fazlasını yapmak için beş adımlı yöntemi son derece basittir, ancak onu göz ardı etmeyin. Yüzyılı aşkın bir süredir, insanlara yapılacaklar listelerindeki öğeleri silme konusunda yardımcı oldu.
- İş gününüzün sonunda, ertesi gün yapmanız gereken en önemli altı şeyi ve yalnızca altı şeyi yazın.
- Görevleri önem derecesine göre sıralayın.
- Ertesi sabah işe döndüğünüzde tüm dikkatinizi 1 numaralı göreve verin. Görev #2'ye geçmeden önce, bitene kadar o görev üzerinde çalışın.
- 2. görev için tekrarlayın ve listede devam edin. Gerçek bir acil durum tarafından kesintiye uğrarsanız, mümkün olan en kısa sürede görevinize geri dönün.
- Günün sonunda bir sonraki iş günü için altı önceliğin bir listesini yapın ve kalan tüm öğeleri taşıyın.
#3. Dikkat dağıtıcı şeylerden kaçının.
Daha önce de belirtildiği gibi, dikkat, işleri halletmek ve zamanınızı etkili bir şekilde yönetmek için çok önemlidir. Görevlerinize odaklanmış çalışma için zaman ayırın. Ayrıca ekibinizin meşgul olduğunuzu bilmesi için takviminizde randevular planlayabilirsiniz.
#4. Delege atayın
İş listenizi tamamlamak için asla yeterli zamanınız yoksa, ekibinizin diğer üyelerine sorumluluklar vermeyi düşünün. Etkili bir proje yöneticisi olmak, tüm işi kendi başınıza yapmak anlamına gelmez. Kim yaparsa yapsın işin iyi bir şekilde tamamlanmasını ve tamamlanmasını sağlamayı gerektirir.
#5. Darboğazları bulun
Ekibiniz sürekli olarak programın gerisinde kalıyorsa, darboğazların nerede olduğunu görmek için iş akışınızı gözden geçirin. Belirli ekip üyeleri aşırı yüklendiğinde, bu yaygın bir nedendir.
Uygun Proje Zaman Yönetimi Araçlarını ve Yazılımını Kullanma
Son birkaç yılda, dijital proje yönetimi dünyası çarpıcı bir şekilde genişledi ve her seviyeden proje yöneticisine proje ve zaman yönetimine yardımcı olacak çok sayıda araç sağladı.
Proje yönetiminde zamanınızı yönetmenize yardımcı olacak birkaç araç:
#1. kanban sistemleri
Kanban panosu, ekipteki herkesin projeyi ve görevlerini bir bakışta görmesini sağlayan bir tür görsel proje yönetimidir. Her görev, göreve atanan kişi ve bitiş tarihi gibi önemli bilgileri içeren bir kart ile temsil edilir.
#2. zaman tutucu
Projenizin her bölümü zaman gerektirir, ancak bir projenin sonuna geldiğinizde, proje panosuna bakarken belirli etkinliklerde kimin ne kadar zaman harcadığını belirlemek zor olabilir. Yaklaşan karşılaştırılabilir bir projeniz varsa, her bir proje görevine ve aşamasına ne kadar zaman ayırmanız gerektiğini bilmeniz gerektiğini düşünürsünüz, ancak ekibiniz daha önce zamanlarını ölçememişse, bu biraz tahmin oyunudur.
Yetkili bir proje zaman izleyicisi, hatalı faturalandırmaya, akıllı ekip yönetimine ve titiz planlamaya yardımcı olur.
#3. İşbirliği için bir araç
Birçok ekip, etkisiz iletişim araçlarının bir sonucu olarak zamanını boşa harcar. Bazen araçları kullanmak zordur; diğer zamanlarda, birkaç iletişim kanalı vardır ve insanlar hepsini kontrol edemez. Tüm kanalları (e-posta, SMS, anlık mesajlar, sesli posta… liste uzayıp gidiyor!) kontrol etmek çok zaman alabilir. Ekibinizin iletişim kanallarını basitleştirmek, iyi zaman yönetiminin bir parçasıdır.
Projelerinizi etkin bir şekilde yönetmek için gereken tüm özellikleri içeren proje zaman yönetimi yazılımından yararlanabilirsiniz.
En İyi Proje Zaman Yönetimi Yazılımı
# 1. Kanıt Merkezi
ProofHub'ın en önemli avantajı, proje zaman yönetimi ve iletişimi için “hepsi bir arada” bir çözüm sunmasıdır. Zaman izleme yazılımının yanı sıra, ekiplerin daha kısa sürede daha fazlasını yapmasına yardımcı olmak için prova, beyaz etiketleme, görevler, Kanban Panoları, Gantt Grafikleri, raporlar, sohbet ve takvim gibi çeşitli diğer temel özellikleri de içerir.
#2. geçiş
Toggl, gün boyunca daha üretken olmanıza yardımcı olmak için mevcut araçlarınıza ekleyebileceğiniz basit bir zaman izleme yazılımıdır. Ancak, yetenekleri oldukça sınırlıdır. Toggl, özellikle kapsamlı proje süresi takibine ihtiyacınız varsa, sizin ve ekibinizin beklentilerini karşılamayabilir. Araç, kullanım kolaylığı nedeniyle sıklıkla övülür.
#3. merkez personeli
Hubstaff, proje zaman yönetimini içeren başka bir popüler zaman yönetimi aracıdır. Yazılım, aktivite raporları şeklinde, çalışanlarınızın boş zamanlarının yanı sıra işte geçirilen zamanı da takip eder. Ayrıca, zaman girişlerini günlük, haftalık veya aylık olarak görmenizi sağlayan yapılandırılabilir bir takvim görünümü sunar. Bu, ekibinizin performansını sürekli analiz etmek ve projeleri yönetmek için harika bir özelliktir.
#4. Tıklama Süresi
ClickTime, personel saatleri, müsaitlik durumu ve harcamalar hakkında gerçek zamanlı veriler sağlayan proje bütçe yönetimi için bir zaman izleme programıdır. Ekibin herhangi bir projede harcadığı süreyi takip ederek proje gereksinimlerini tahmin etmenize yardımcı olur. Ancak, yazılımın bir öğrenme eğrisi vardır ve raporlama zor ve tutarsızdır.
#5. Takım çalışması
Ekip Çalışması ile görevleri tamamlamanın ne kadar zaman alacağını tahmin edebilir ve ardından bu tahmine göre gerçek sürenizi takip edebilirsiniz. Ekibiniz için iş planlayabilmeniz için etkinliklerin ne kadar sürdüğünü izlemenize olanak tanır.
Her zaman son teslim tarihlerini ve çıktıları dengede tutuyorsanız, büyük olasılıkla proje zaman yönetimi yazılımından yararlanırsınız.
Proje Zaman Yönetimini Kullanmanın Faydaları
Etkili zaman yönetimi, herkesin profesyonel ve kişisel yaşamları üzerinde olumlu bir etkiye sahiptir. Proje zaman yönetimi ayrıca aşağıdaki avantajlara sahiptir:
Hedefe Ulaşmak
Zaman yönetimi stratejileri, projelerin tamamlanmasına yardımcı olur ve çeşitli kişisel ve profesyonel hedefler üzerinde etkisi vardır.
Üretkenliği Artırır
Projelerde zaman yönetimi üretkenliği artırır ve en önemli şeylere odaklanmanıza yardımcı olur. Faaliyetlerinize öncelik vermenizi sağlar.
Stresi Azaltır
Proje zaman yönetimi, son teslim tarihlerini karşılamanın getirdiği stresi hafifletmeye yardımcı olan stratejiler ve yazılımlar kullanır.
Hataları Azaltır
Bir projenin tek bir alanına odaklanmak, işi doğru bir şekilde tamamlamanıza ve uzun vadede hata yapmaktan kaçınmanıza olanak tanır.
Uzmanlığa Yol Açar
Köşedeki bir proje zaman çizelgesi kullanışlıdır ve ekiplerin ne yapmaları gerektiğini ve ne zaman yapmaları gerektiğini görmelerini sağlar. Bu, işlerinin her alanında uzmanlık ve yeterliliğe yol açar.
Daha Büyük Fırsatlar
Proje zaman yönetimi, ekiplerin veya departmanların proje yönetiminde daha etkili olmalarına ve projeleri zamanında ve bütçe dahilinde tamamlamalarına yardımcı olur. Bu, gelecekte daha fazlasını yapmak için kapasite oluşturur.
Fazlalıkları Keser
Maliyetleri düşürerek harcamalarınızı kontrol altında tutmanıza yardımcı olur ve paydaşlara paralarının akıllıca harcandığını garanti eder.
Sonuç
Zaman, para gibi hem değerli hem de sınırlıdır. Etkili zaman yönetimi tekniklerini kullanan kişiler;
- Daha verimli
- Daha fazla dayanıklılığa sahip olun
- Daha az gergin hissedin
- Ek görevleri tamamlayın.
- Kendilerinden memnunlar.
Sonuç olarak, sizin için en uygun zaman yönetimi yönteminin hangisi olduğunu bulmak iyi bir fikirdir. İşte orada. En iyi dileklerimle!
Proje Zaman Yönetimi SSS'leri
Etkili zaman yönetiminin 4 D'si nelerdir?
Dört D: Yap, Ertele (Geciktir), Delege Et ve Sil (Bırak).
Zaman yönetiminde ilk adım nedir?
Aktivite takibi ilerlemenizi değerlendirmek için ölçütler belirlediği için hedef belirleme ve zaman yönetiminde ilk adımdır.
Zaman yönetimi araçlarının bazı örnekleri nelerdir?
Takvimler, not alma yazılımları, zaman izleyiciler, belirli zaman yönetimi uygulamaları vb.
- Proje Kilometre Taşları Yönetimi: Örneklerle Ayrıntılı Kılavuz
- Proje Maliyet Yönetimi: Maliyet Yönetim Planı Nasıl Oluşturulur
- Değer Zinciri Analizi: Zincir Analizine değer verme adımları
- Çalışma Takvimi: Çalışanları Etkili Bir Şekilde Planlama Adımları
- İşinizi Güzelleştiren veya Çürüten 7 Zaman Yönetimi Stratejisi -1
