Благодаря продолжающейся тенденции к оцифровке люди хотят меньше работать с бумагой и хотят иметь доступ к своим самым важным документам с любого устройства. Настоятельно рекомендуется использовать систему управления документами, чтобы упростить этот процесс. В современном цифровом мире инструменты управления документами являются неотъемлемой частью любого успешного предприятия. Системы управления документами вместо рядов картотечных шкафов создают электронный архив, к которому может получить доступ и изменить любой, кто имеет надлежащее разрешение. Управлять цифровыми документами и сканировать старые бумажные файлы очень просто с помощью инструментов управления документами. Мы проходим по списку инструментов управления, уделяя особое внимание корпоративным инструментам и инструментам управления документами Microsoft, а также назовем несколько системных компаний DM, включая Open Source.
Читайте также: Управление паролями
Что такое инструмент управления документами?
Инструмент управления документами — это программное обеспечение, которое используется для отслеживания, управления и хранения документов при одновременном сокращении использования бумаги. У этой программы есть несколько потенциальных корпоративных приложений, от архивации медиафайлов в облаке до облегчения совместной работы над документами.
DM включает в себя широкий спектр функций и функций, необходимых для бесперебойной работы компании. Функции инструментов управления документами, которые бесценны и помогают предприятиям всех видов, включают в себя;
- Единое место, где записи могут быть найдены и доступны.
- Документы, которые раньше хранились на бумаге, теперь можно сканировать, загружать и упорядочивать в цифровом виде, что устраняет необходимость в дополнительном пространстве (и деньгах), которые ранее требовались для хранения на бумаге.
- Это изменение повышает организацию и производительность.
- Использование хранилища цифровых документов снижает вероятность того, что файлы могут быть потеряны или повреждены.
Инструменты управления документами могут быть особенно полезны для компаний в медицинском и финансовом секторах, которые имеют дело с большими объемами данных, содержащих личную информацию, и/или хранят их. Эти системы могут гарантировать соответствие документов в заданной области, предоставляя авторизованным пользователям быстрый и надежный доступ ко всем необходимым файлам.
Какое лучшее программное обеспечение для управления файлами?
Давайте взглянем на некоторые из наиболее известных программ DM, которые обычно используются для снижения зависимости от бумажных документов и повышения производительности DM в компании.
- ClickUp
- M-файлы
- Smartsheet
- Пространства для совместной работы
- pCloud
- HubSpot
Какие существуют типы систем управления документами?
Пять типов систем DM:
- Управление корпоративным контентом.
- Управление контентом (управление веб-контентом)
- Изображение документа.
- Управление рабочим процессом.
- Управление записью.
Список инструментов управления документами
Юридические фирмы, дизайн-студии и издательства — это лишь несколько примеров малого и среднего бизнеса, которые хотят отказаться от бумаги, но нуждаются в помощи в поиске подходящего решения. Поскольку предприятия всегда будут иметь большой объем данных для управления, важно выбрать надежный и расширяемый инструмент DM, чтобы максимизировать эффективность.
Малый и средний бизнес (SMB) может извлечь большую выгоду из эффективных инструментов управления документами. Наиболее фундаментальным из них является потребность в централизованном месте для ведения записей в порядке. Инструмент DM также может управлять такими вещами, как управление версиями, процессы, разрешения пользователей, резервное копирование и безопасность. Именно с него следует начинать при поиске места для хранения конфиденциальных файлов компании и обмена ими с другими. Классификация данных — это еще одна функция DM, которая может значительно изменить то, как теперь ваш бизнес отображает свои процессы. Прогнозируемый глобальный доход от систем DM и ECM растет быстрыми темпами, и на то есть веские причины.
При этом ниже приведен список некоторых лучших инструментов управления документами;
№1. SignDesk
SignDesk — это платформа управления жизненным циклом смарт-контрактов (CLM), которая была разработана с целью автоматизации всех аспектов процесса заключения контрактов. С помощью SignDesk CLM команды могут сразу разрабатывать контракты с предложенными ИИ пунктами, затем утверждать их и обсуждать их условия.
№ 2. Contentverse
Управление документами с помощью Contentverse гарантирует, что вы никогда не останетесь без необходимых ресурсов. Contentverse может удовлетворить специфические требования вашего отдела, поскольку предлагает варианты развертывания в облаке и на предприятии, а также настраиваемые пользовательские настройки.
№3. Оптикс
Мощное и простое в использовании программное обеспечение для управления документами Optix предлагает решения для автоматизации рабочих процессов, управление стандартными операционными процедурами и другие современные функции, предназначенные для повышения эффективности процессов компании.
№ 4. Документы
Docufree Document Cloud, система управления бизнес-контентом с поддержкой сервисов, объединяет сканирование и захват документов, управление документами и автоматизацию процессов на единой облачной платформе.
№ 5. ДокСтар ЕСМ
DocStar Enterprise Content Management предназначен для крупных и средних предприятий во всех секторах и предлагает инструменты для загрузки, хранения и обмена документами в различных форматах. Его клиенты приходят из самых разных отраслей. Существуют версии программного обеспечения, которые работают как в облаке, так и локально.
№ 6. FileHold
Безбумажного офиса может быть легче достичь с помощью инструмента управления документами; FileHold Enterprise, который предназначен для использования в крупных компаниях. Установка FileHold может выполняться либо локально, либо в безопасной частной или общедоступной облачной среде.
№ 7. DocuPhase
Инструменты управления документами, автоматизации рабочих процессов и оптического распознавания символов (OCR) — все это предоставляется платформой автоматизации предприятия DocuPhase. Система DocuPhase может быть адаптирована для удовлетворения потребностей предприятий любого размера. Его можно получить как в локальной версии, так и в облачной.
№8. eFileCabinet
eFileCabinet — это система управления документами, направленная на помощь предприятиям любого размера в повышении их прибыльности и эффективности за счет снижения количества бумаги, потребляемой в рамках их операций, и оптимизации рабочих процедур.
№ 9. DocuXplorer
Переход на безбумажную бумагу и автоматизация повторяющихся процессов ввода данных могут помочь вашим сотрудникам сэкономить время и уменьшить раздражение, а также снизить риски и подвергнуть их меньшему количеству потенциальных проблем. Достигайте целей своих бизнес-процессов с помощью квалифицированной помощи и простых в использовании инструментов.
№10. Поиск документов
Document Locator, корпоративное программное обеспечение для управления документами, интегрировано способом, доступным только для Microsoft Windows. Помимо совместимости с Microsoft Office и другим коммерческим программным обеспечением, платформа может полностью работать в операционной системе Windows.
Microsoft SharePoint не является инструментом DM, однако он может функционировать как решение для управления документами для некоторых предприятий. Универсальность SharePoint делает его более подходящим для крупных организаций, которым нужна помощь в управлении контентом и развитии интрасети, чем для небольших фирм, которым нужны инструменты управления документами Microsoft.
Как вы работаете с документами?
Внедрение стандартных процедур управления документами может помочь вашей компании работать более эффективно. Плавный переход требует, чтобы вы оценили свои текущие ресурсы, выявили любые пробелы и выделили специальное время для обучения, как и для любого другого нового начинания. Шаги, связанные с управлением вашими документами:
- Планирование создания и хранения документов
- Выбор системы
- Реализация
- Настроить хранилище
- Следите за техническим обслуживанием
Что такое навыки работы с документами?
- Системный анализ — процесс выяснения того, как должна функционировать DMS и как различные входные данные и переменные повлияют на конечный продукт.
- Управление временем
- Оценка систем
- Навыки понимания чтения
- Навыки критического мышления
- Хорошие навыки письма
- Суд и принятие решений
- Программирование
Инструменты управления документами Майкрософт
Каждая компания, независимо от того, большая она или маленькая, должна найти способ эффективно управлять своей документацией. Система управления документами (DMS) может повысить эффективность и сократить расходы любой компании. Существует несколько доступных альтернатив, поэтому очень важно внимательно рассмотреть каждую из них, прежде чем выбрать решение для своей компании.
Вам следует искать инструменты управления документами, совместимые с продуктами Microsoft, если ваш бизнес сильно зависит от них. Существует несколько вариантов (инструментов управления документами), которые вы можете рассмотреть из-за широкого распространения платформ Microsoft в деловом мире. Однако то, какие инструменты управления документами Microsoft идеально подходят для вашей компании, во многом определяется ее конкретными требованиями.
Являются ли инструменты управления документами Microsoft Office Suite?
Несмотря на то, что это заблуждение сохраняется, Microsoft Office Suite (также известный как MS Office) не является полноценным инструментом управления документами. Несколько предприятий обнаружили, что сочетание Microsoft Office с инструментами управления документами — это здорово, и используют его. Эта процедура при использовании приводит к созданию электронной системы управления документами, которая является комплексной и масштабируемой.
Наиболее заметное различие между Microsoft Office и инструментами управления документами заключается в его основных функциях. В то время как Microsoft Office фокусируется на создании документов, система управления документами (DMS) управляет структурой документов и поддерживает их, поддерживая порядок в существующих документах.
Используя систему управления документами, предприятия могут архивировать важные файлы и легко извлекать нужные файлы, чтобы улучшить рабочий процесс и процесс принятия решений.
MS Office имеет не только систему управления документами (DMS) во многих своих компонентах, но также включает в себя инструменты для создания и распространения документов.
Однако то, что Microsoft Office содержит функции системы управления документами (DMS), не означает, что другие инструменты или платформы DMS также не являются жизнеспособными вариантами. Требуются ли вашей компании оба варианта, зависит от ее требований к управлению документами и их хранению.
Microsoft SharePoint не является инструментом DM, однако он может функционировать как решение для управления документами для некоторых предприятий. Универсальность SharePoint делает его более подходящим для крупных организаций, которым нужна помощь в управлении контентом и развитии интрасети, чем для небольших фирм, которым нужны инструменты управления документами Microsoft.
Это гибкая и настраиваемая платформа, используемая для создания различных решений, таких как интранет, системы управления обучением, программное обеспечение для продажи билетов и многое другое». Чтобы быть более конкретным, Microsoft SharePoint идеально подходит для создания систем управления документами», поскольку он предоставляет комплексные инструменты для этого приложения.
Кроме того, SharePoint имеет ряд дополнительных полезных функций; простое создание и хранение документов в безопасной и защищенной среде, быстрый поиск и извлечение документов, совместная работа в режиме реального времени, контроль версий, контрольный журнал и помощь в соблюдении нормативных требований.
Список лучших инструментов управления документами Microsoft Office 365
Office 365 — это служба подписки для доступа к веб-версии Microsoft Office. Он включает в себя Word, Excel и PowerPoint, а также Outlook для электронной почты и календаря, Access для управления базами данных на ПК, Publisher для публикации на ПК, OneNote для создания заметок, OneDrive для облачного хранилища и регулярные обновления программного обеспечения. Кроме того, он совместим с широким спектром операционных систем и мобильных платформ, включая Windows, macOS, Android и iOS.
Поскольку большинство инструментов управления документами совместимы с Microsoft Office и Office 365, важно тщательно сравнивать возможности каждой системы. Делая это и используя собранную информацию, вы сможете выбрать инструмент DM, который работает для вас.
Вот список некоторых из лучших инструментов управления документами для интеграции Microsoft Office 365.
- M-файлы
- та же страница
- Коробка
- Портальные решения Nimbus
- ДокументацияXplorer
- Bitrix24
Компании по управлению документами
Эпоху, в которой мы живем сейчас, вполне уместно окрестили веком информации. Любой бизнес, надеющийся преуспеть в сегодняшней беспощадной бизнес-среде, должен научиться максимально эффективно использовать имеющиеся в его распоряжении данные.
Исследования показывают, что люди тратят от тридцати минут до двух часов каждый день на поиск файлов. Из-за этого растут расходы компании, время обработки и количество ошибок, что снижает ее прибыль.
Программное обеспечение для управления документами бывает разных видов, некоторые из которых бесплатны и имеют открытый исходный код, а для использования других требуется лицензия.
Все ваши потребности в услугах, связанных с документами, могут быть удовлетворены многочисленными документами. управляющие компании. Услуги по работе с документами, предоставляемые этими управляющими компаниями, включают услуги по созданию, сканированию, архивированию и управлению файлами, используемыми в вашей компании.
В приведенном ниже списке представлены двенадцать ведущих компаний США, занимающихся инструментами управления документами в 2022 году.
- Лазерный цикл США
- Решение Stargel DMS
- Аксесскорп МастерКонтроль
- Американский микро
- Ricoh
- Управление записями AGS
- 5i Решения
- Докупейс Технологии
- Conduent
- Управление документами GRM
- Решения Crown для управления документами
- Складские помещения
Инструменты управления корпоративными документами
Термин «средства управления корпоративными документами» относится к программному обеспечению, предназначенному для обработки больших объемов документов и данных, а также их хранения, поиска и обработки с помощью различных процессов.
По сути, вы можете легко создавать, сохранять, управлять, индексировать, защищать, извлекать и даже упорядочивать свои документы благодаря корпоративным инструментам управления документами. Когда компании используют корпоративные инструменты управления документами, они практически отказываются от использования бумажных документов и вступают в эпоху цифровых технологий.
Компании могут сэкономить время и деньги, используя корпоративные инструменты управления документами. Они могут использовать EDMS для оцифровки и хранения своих документов таким образом, чтобы обеспечить быстрый и легкий доступ и улучшить организацию.
Какие существуют типы корпоративных инструментов управления документами?
По сути, существует два основных типа инструментов EDM;
№1. Облачные:
Пользователи облачных EDM-систем могут управлять своими системами, удаленно подключаясь к серверу разработчика. С помощью облачных инструментов EDM вы можете получить к ним доступ с любого компьютера или мобильного устройства, не беспокоясь о проблемах совместимости программного обеспечения. Это связано с тем, что документы постоянно копируются в облако,
№ 2. Самостоятельно:
Напротив, собственные системы EDM полностью находятся в пределах собственной сетевой инфраструктуры пользователя. Самостоятельно размещенные EDMS могут не обеспечивать такой доступ к данным, как облачные системы, но они часто дают пользователю больше права голоса в отношении того, как обрабатываются документы.
Каков основной процесс инструментов управления корпоративными документами?
СЭД может удовлетворить потребности компании в цифровом управлении документами, независимо от того, начинает ли она использовать цифровые системы в работе или уже сильно зависит от них. Ниже у нас есть основной процесс или шаг инструментов управления корпоративными документами;
№1. Оцифровка и сбор бумажных документов
Программное обеспечение СЭД позволяет полностью или частично автоматически преобразовывать бумажные документы в цифровые файлы. Использование этих инструментов облегчит процесс оцифровки документов. Бумажные документы, электронные письма и созданные системой отчеты сканируются, преобразуются в цифровой формат и сохраняются как часть процесса системы управления электронными документами.
№ 2. Централизованное хранилище документов
После преобразования документа его можно хранить в цифровом архиве системы управления документами. Электронный картотечный шкаф — это, по сути, центральное пространство для хранения документов, которое играет важную роль в процессе управления и хранения всех документов, извлеченных из множества мест, подключенных к центральному хранилищу. Любой, у кого есть подключение к Интернету, может добраться до него.
№3. Поиск и распространение документов
Открытый обмен документами и их использование в бизнес-целях — важный шаг. На этом этапе документы извлекаются и распространяются для достижения этой цели.
Каковы особенности инструментов управления корпоративными документами?
- Централизованное хранилище документов
- Совместные функции
- Операции рабочего процесса
- Разнообразие разрешений безопасности для документов и папок
- Удобный поиск
Система управления документами с открытым исходным кодом
DMS похожа на модернизированную и более хорошо организованную версию электронного картотечного шкафа. В отличие от традиционного картотечного шкафа, DMS может организовать ваши документы самыми разными способами.
С помощью открытого источника система управления документами, вы можете хранить, управлять и быстро находить документы для своего бизнеса. Как система управления документами с открытым исходным кодом, она позволяет пользователям получать доступ к исходному коду программы и вносить свои собственные изменения, чтобы она работала лучше для них.
Наличие доступа к исходному коду является большим плюсом, поскольку позволяет изменять его в соответствии с потребностями вашей команды или организации. Любой разработчик программного обеспечения, обладающий даже небольшими знаниями, может вносить изменения в программное обеспечение или создавать новые коннекторы с другими доступными бизнес-приложениями, но ему необходимо будет изучить языки, используемые для создания продукта.
С другой стороны, за лицензионный DMS необходимо платить авансом или на регулярной основе в зависимости от количества пользователей и документов, и у пользователя меньше контроля, поскольку вариантов настройки не так много. Когда предприятиям необходимо изменить программное обеспечение, они обычно должны платить разработчику программного обеспечения за внесение изменений.
Вы можете выбирать из множества отличных систем управления документами с открытым исходным кодом, но правильный выбор системы может оказать большое влияние на то, насколько хорошо работает ваш бизнес.
Вы можете выбрать систему, соответствующую целям вашей организации, из списка с открытым исходным кодом. управление документами системы ниже;
- OpenDocman
- ЛогическийДок
- СидДМС
- ОпенКМ
- под открытым небом
- Кимиос ДМС
- Кристалл ДМС
Заключение
DMS похожа на модернизированную и более хорошо организованную версию электронного картотечного шкафа. DMS может упорядочить ваши документы гораздо большим количеством способов, чем традиционный картотечный шкаф. Одним нажатием кнопки вы можете хранить, управлять и получать доступ к своим документам. Для архивирования бумажные документы также можно сканировать и сохранять в цифровом виде.
Часто задаваемые вопросы об инструментах управления документами
Каковы преимущества использования программного обеспечения с открытым исходным кодом для управления документами?
Благодаря системе управления документами с открытым исходным кодом вам потребуется меньше бумажных документов и меньше средств на их печать и хранение.
Какие существуют типы файловых систем?
Существует 3 категории файловых систем, когда речь идет об инструментах управления документами, как показано в списке ниже;
- По алфавиту
- Числовой
- алфавитно-цифровой
Статьи по теме
- ЛУЧШЕЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПОЛИТИКАМИ: 2023 Обзоры
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ: лучшие инструменты управления персоналом
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ TWITTER: все, что вам нужно знать
- ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ РИСКАМИ: 10 лучших в 202 году3
- МОДИФИЦИРОВАННЫЙ СКОРРЕКТИРОВАННЫЙ ВАЛОВЫЙ ДОХОД (MAGI): как его рассчитать
Справка
