Проект наиболее успешен, когда он хорошо спланирован и управляется. Практика управления проектами и применение проверенных мер по смягчению последствий управления проектами могут быть полезными. Однако даже самые хорошо разработанные программы будут содержать опасности.
Лучшая стратегия, позволяющая избежать проектных рисков, — противостоять им лицом к лицу. Заблаговременное планирование этих неизвестных событий с помощью плана управления рисками поможет вам направить вашу проектную команду в спокойное русло, а не попасть в самую гущу непредвиденного шторма.
Вы могли испытать на себе влияние непредвиденных рисков в предыдущих проектах, если никогда не составляли план управления рисками. Узнайте больше об управлении рисками проекта и выполните шесть простых шагов, чтобы создать собственный план управления рисками.
Что такое проектный риск?
Любая предполагаемая проблема, которая может поставить под угрозу эффективное выполнение ваших инициатив, называется проектным риском. Внутренние или внешние переменные могут вызвать риски. Например, выход из бизнеса важного поставщика и увольнение ключевого члена команды — оба эти риска связаны с проектом.
Что такое управление рисками проекта?
Управление рисками проекта — это процесс обнаружения, оценки и реагирования на непредвиденные опасности, которые могут помешать достижению целей и прогрессу вашего проекта.
Проще говоря, управление рисками проекта — это процесс снижения опасностей проекта, которые уже произошли, происходят в настоящее время или ожидаются в будущем. Основное внимание уделяется снижению рисков путем выявления основных причин проблем и уменьшения, если не полного устранения их воздействия.
Какова цель управления рисками проекта?
Выявление рисков и управление ими — важный элемент вашей работы в качестве руководителя проекта. Это помогает расставить приоритеты в ваших усилиях по управлению проектами. Если оценка риска показывает, что воздействие конкретной опасности будет серьезным, вы должны принять необходимые меры предосторожности, чтобы избежать или уменьшить эту угрозу как можно скорее.
Для любого проекта необходимо учитывать несколько рисков, но наиболее важными из них являются те, которые связаны со сроками проекта, стоимостью, качеством, технологиями и ресурсами.
- Риск расписания: Есть вероятность, что проект не будет завершен в срок.
- Стоимостной риск: Есть шанс, что окончательная стоимость проекта превысит бюджет.
- Риск качества: Есть шанс, что качество проекта не оправдает ожиданий.
- Технический риск: Возможно, что выбранная технология проекта не будет работать должным образом.
- Ресурсный риск: Есть вероятность, что у членов команды не будет достаточно времени или опыта для выполнения проекта.
Примеры общих типов рисков управления проектами
Давайте рассмотрим некоторые из наиболее типичных типов проектных рисков, с которыми вы можете столкнуться. Мы также привели примеры, чтобы подчеркнуть проблемы
- Индивидуальные риски проекта: Это события риска, которые, если они происходят, могут повлиять на качество, стоимость, время и/или объем проекта. Например, двумя примерами являются отсутствие достаточных ресурсов для работы и необходимость иметь дело с больничными листами или отгулами сотрудников в пик сезона.
- Общие риски проекта: Это влияние неопределенности на весь проект. Общий риск проекта представляет собой сумму всех индивидуальных рисков и других источников неопределенности проекта. Примерами таких неопределенностей являются стихийные бедствия, конфликты и изменения в государственной политике.
- Риски изменчивости: Эти риски связаны с изменениями или неточностями в спросе, предложении, качестве, ценах и т. д., которые могут повлиять на результат проекта. Примеры включают смену поставщика критического компонента продукта и корректировку цен на сырье.
- Риски неоднозначности: Эти риски возникают из-за отсутствия ясности в требованиях к проекту, что может привести к неправильному толкованию или ошибкам. Двумя примерами являются неправильный сбор требований от клиентов и различные интерпретации масштабов проекта среди членов команды.
Шаги к управлению рисками проекта
Выявление, планирование и мониторинг возможных рисков важны для управления рисками проекта. Не все пойдет не так, и вообще ничего не может пойти не так. Однако упреждающая оценка рисков и управление инцидентами могут помочь вам подготовиться и оперативно скорректировать свой курс. Это гарантирует, что вы достигнете всех целей вашего проекта в срок и в рамках бюджета.
Вот шесть этапов, которые помогут вам составить план управления рисками проекта, если вы только начинаете заниматься управлением рисками.
№1. Идентифицировать
Создайте план управления рисками проекта, составив список всех событий, связанных с потенциальными рисками проекта, для выявления опасностей. Событие риска — это все, что потенциально может повлиять на сроки, бюджет или успех вашего проекта.
Существует несколько подходов к началу процесса выявления рисков, в том числе:
- Проведение интервью с заинтересованными сторонами проекта. Наилучшей стратегией оценки рисков проекта является консультация с заинтересованными сторонами, руководителями и экспертами в предметной области. Если они уже работали над аналогичными проектами, спросите их, с какими опасностями они столкнулись и как вы можете их избежать. Даже если они ранее не работали над подобными проектами, свяжитесь с ключевыми заинтересованными сторонами проекта, чтобы убедиться, что вы не упускаете из виду какие-либо критические опасности проекта.
- Вместе с проектной командой обсудите потенциальные опасности. Ваша проектная команда — это те, с кем вы будете ежедневно работать над этим проектом. Прежде чем приступить к проекту, спросите их, какие потенциальные опасности они ощущают, и рассмотрите возможность проведения сеанса мозгового штурма, чтобы выявить основные опасности для вашего проекта.
- Подтвердите и задокументируйте свои предположения. Согласно Своду знаний по управлению проектами (PMBOK®), предположения — это все, что вы считаете верным, но не гарантируется, что оно будет верным. Вы можете основывать решения по проекту на предположениях, даже не осознавая этого. Однако, не документируя и не проверяя свои предположения, вы подвергаете себя риску проекта. Если ваши предположения неверны, основы вашего проекта могут стать шаткими, что поставит под угрозу успех проекта.
- Изучите свои контрольные списки. Проверьте, не создали ли ваша команда или отдел список типичных рисков. Если они еще этого не сделали, начните документировать его, чтобы обеспечить успех будущих инициатив.
- Составьте матрицу оценки рисков. Серьезность риска подразделяется на четыре категории: катастрофический, критический, предельный и незначительный. Это помогает определить, какие потенциальные опасности следует устранить в первую очередь.
Читайте также: Оценка рисков: подробное руководство по процессу оценки рисков
Внесите важные события риска в шаблон реестра рисков по мере их выявления. Реестр рисков, как следует из названия, представляет собой специальный список всех опасностей вашего проекта. Ваш реестр рисков должен содержать ответы на следующие вопросы, касающиеся выявленных вами известных угроз:
- Какова вероятность возникновения этого риска?
- Какова вероятность возникновения?
- Каковы последствия и серьезность, если риск возникает?
- Каков наш план управления рисками?
- Каков уровень приоритета с учетом возможности и воздействия?
- Кто несет ответственность за этот риск?
Не беспокойтесь, если вы не сможете сразу все понять — часть этого появится на более поздних этапах.
№2. Анализировать
Проанализируйте вероятность, серьезность и план реагирования на каждый выявленный вами риск. Рассмотрите возможность проведения анализа рисков с проектной командой или ключевыми заинтересованными сторонами, в зависимости от сложности опасностей вашего проекта.
Подумайте, как риск может повлиять на цели вашего проекта, определяя его серьезность. Приведет ли это к задержке вашего графика, поставит под угрозу ваш бюджет или снизит эффективность результатов вашего проекта? Затем для каждого риска разработайте план реагирования. Ваш план реагирования не обязательно является пунктом немедленных действий; скорее, он описывает, что ваша команда будет делать, чтобы быстро изменить ситуацию и справиться с риском.
№3. Расставлять приоритеты
Чтобы расставить приоритеты в своих рисках, рассмотрите следующее: исходя из вашего реестра рисков и анализа, какие опасности наиболее вероятны и представляют наибольшую угрозу для успеха вашего проекта? Наиболее важными рисками для управления являются риски с высокой вероятностью возникновения, а также с высокой серьезностью. Вы должны отслеживать и реагировать на все потенциальные угрозы, но это те, на которых вы должны сосредоточиться больше всего и проверять их наиболее регулярно.
№ 4. Назначать
Это необязательный, но настоятельно рекомендуемый шаг. Даже если ваши риски еще не возникли, раннее назначение ответственного за риск поможет членам вашей команды подготовиться. Этот человек должен не только следить за риском, но и выступать в качестве координатора по разработке плана снижения риска.
№ 5. Монитор
Ваш проект начался в этот момент. Надеюсь, вы идете по графику, чтобы достичь конечных целей вашего проекта. Однако вы должны продолжать постоянно проверять свои риски, чтобы избежать неприятных сюрпризов. Для этого:
- Отправляйте регулярные обновления о ходе работы, чтобы убедиться, что ваша проектная группа и заинтересованные стороны находятся на одной волне. Помните, что управление рисками должно быть упреждающим, а не реактивным.
- Асинхронно связывайтесь с вашими менеджерами по рискам. Каждый «владелец» риска должен следить за красными флажками в своем рисковом событии. Регулярно связывайтесь с ними в качестве менеджера проекта или руководителя группы, чтобы убедиться, что все идет хорошо.
- Проверьте свой реестр рисков на наличие изменений. Если изменяется вероятность риска или план рисков пересматривается, это изменение должно быть отмечено в вашем реестре рисков. Ваш план управления рисками, как и большинство аспектов управления проектами, должен быть динамичным документом, который ваша команда будет использовать, чтобы не сбиться с пути.
Сотрудничество также имеет решающее значение для оценки рисков. Слишком часто появляются предполагаемые проблемы или новые опасности, о которых член команды знал, но не чувствовал себя в силах сразу же поднять их. Убедитесь, что вы развиваете культуру командной работы, прозрачности и честности.
№ 6. Отвечать
Если в какой-то момент риск становится реальностью, пора действовать. У вас должен быть отличный план управления рисками с реестром рисков и планом управления рисками.
Помните, что управление рисками — это не предотвращение рисков, хотя оно может помочь. Скорее, управление рисками проекта — это процесс прогнозирования опасностей и наличия надежного плана, чтобы вас не застигли врасплох.
Читайте также: МАТРИЧНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ: определение и принцип работы
Стратегии снижения и управления проектными рисками
Хотя полностью устранить риск невозможно, менеджеры проектов могут приложить усилия для эффективного управления проектами при одновременном снижении риска. Вот четыре подсказки, которые помогут вам начать:
№1. Составьте план управления рисками.
Любой, кто имеет опыт управления проектами, понимает важность надежного плана проекта для успеха предприятия. Многие вспомогательные планы, такие как план управления рисками, часто включаются в этот план.
Ваш план управления рисками, согласно Эмерсону, должен определять ваш подход к выявлению рисков и приоритизации рисков, вашу устойчивость к рискам, то, как ваша команда будет реагировать на риски, как вы будете сообщать о рисках и так далее. Создание такого плана требует времени и усилий, но инвестиции на этапе планирования часто окупаются за счет разработки дорожной карты, которая будет направлять вашу команду на протяжении всего этапа выполнения проекта.
№ 2. Ведение реестра рисков в актуальном состоянии.
Ваш реестр рисков, который может быть связан с вашим планом управления рисками или не зависеть от него, представляет собой список всех потенциальных рисков, которые могут повлиять на ваш проект. Этот документ поможет вам оставаться в курсе любых проблем, но очень важно, чтобы вы поддерживали его в актуальном состоянии, чтобы у вас всегда был точный моментальный снимок, на который можно ссылаться.
Используйте свой реестр рисков, чтобы отметить, какие события риска произошли, как отреагировала ваша команда и какие возникли дополнительные риски, которые вы не смогли обнаружить в самом начале. Вы, члены вашей команды и другие ключевые заинтересованные стороны всегда будете иметь четкое представление о статусе проекта, если вы будете поддерживать этот документ в актуальном состоянии и обеспечивать его интеграцию с другими результатами планирования.
№3. Распознайте событие риска.
Распространенной ошибкой в управлении рисками является то, что люди рассматривают риск с точки зрения предполагаемых результатов, а не самого рискованного события. Люди, например, могут рассматривать «срыв сроков» как риск для своего проекта. Несмотря на то, что несоблюдение сроков является очевидным риском для проекта, реальная проблема заключается в воздействии.
Рассмотрим риск в следующем формате: X может привести к возникновению Y, что приведет к удару Z. Это поможет вам понять источник риска, рисковое событие и способы борьбы с ним.
№ 4. Будьте активны, а не реактивны.
Руководители проектов могут иногда совершать ошибку, принимая реактивный, а не упреждающий подход к управлению рисками. Всегда важно иметь возможность быстро реагировать на непредвиденные инциденты, но также необходимо сделать шаг назад и изучить свой проект с упреждающей точки зрения.
Потратив время на ранние этапы процесса управления рисками и тщательно изучив каждый риск, вы сможете спланировать превентивные шаги, которые снизят вероятность возникновения рискового события, а не пытаться реагировать после того, как оно уже произошло.
№ 5. Совершенствуйте свои способности управления проектами.
Прежде всего, успешное управление проектами и связанными с ними рисками требует прочного фундамента навыков управления проектами. В дополнение к практике, ознакомлению с отраслевыми тенденциями и посещению конференций и семинаров, получение сертификата или степени магистра в области управления проектами является одним из лучших способов отточить эти навыки.
Те, кому предоставляется возможность наблюдать за проектом, но не имеют формального образования, получат большую пользу от обучения управлению проектами; тем не менее, те, кто в настоящее время работает в отрасли, также могут извлечь выгоду из совершенствования своего мастерства.
Заключение
Помните, что хорошо спланированная стратегия управления рисками приведет к успеху ваших проектов.
Своевременное управление рисками способствует успеху проекта, обнаруживая и сводя к минимуму возможные риски до того, как они превратятся в проблемы. Вы можете предотвратить типичные ошибки и дорогостоящие задержки, которые могут привести к провалу проекта, применяя упреждающий подход к управлению рисками. Вернитесь к процессу управления рисками на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы обеспечить его успех. Ваше здоровье!
Цель управления рисками проекта
Реализация плана управления рисками может помочь вашей команде подготовиться к непредвиденным ситуациям. Однако не каждый проект требует комплексного плана управления рисками. Если ваш проект простой, вам может понадобиться только быстрая встреча с членами вашей команды, чтобы провести мозговой штурм и справиться с любыми потенциальными опасностями.
Эти проекты минимальны по объему, не требуют много времени членов команды или внешних ресурсов (таких как финансирование или пропускная способность) и могут быть процессами, которые вы уже успешно выполнили.
План управления рисками проекта будет полезен, если вы работаете над сложной задачей, в которой задействовано большое количество межфункциональных заинтересованных сторон проекта и критически важных ресурсов. Это инициативы, которым вы можете посвятить значительное количество времени и пропускной способности членов команды или сделать крупные финансовые вложения. План управления рисками гарантирует, что проект останется в пределах своей компетенции и, в конечном итоге, увенчается успехом.
- Оценка рисков: подробное руководство по процессу оценки рисков
- КАК ВСТУПИТЬ В УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ: определение, руководство и требование
- РЫНОЧНЫЕ РИСКИ: лучшие практики и простое руководство с примерами
- Планирование проекта: руководство по методам планирования проекта
Рекомендации
