Независимо от вашего положения в команде, улучшение ваших навыков управления проектами может оказать прямое влияние на способность команды выполнить задание. Итак, каковы навыки менеджера проектов? Какой вес они действительно поддерживают? И как вы можете отточить эти навыки и настроить себя на успех? В этом всеобъемлющем ресурсе мы отвечаем на вопросы, касающиеся навыков управления проектами, и многие другие.
Что такое навыки управления проектами?
Навыки управления проектами — это атрибуты и характеристики, которые позволяют вам вести успешные проекты от начала до завершения. Это включает в себя планирование проекта, оценку рисков и возможностей, создание бюджета, общение с заинтересованными сторонами, решение проблем и многое другое.
Конечно, навыки, необходимые для завершения проектов, особенно важны для людей, которые хотят начать или продвинуться по карьерной лестнице в качестве менеджеров проектов.
Но эти характеристики имеют гораздо более широкую привлекательность. Каждый, независимо от должности руководителя проекта, в какой-то момент несет ответственность за координацию и руководство проектом. Когда они это сделают, они будут полагаться на свои навыки управления проектами для выполнения задачи.
Soft Skills в управлении проектами
Мягкие навыки или «нетехнические навыки» — это те, которые могут помочь вам улучшить качество вашей работы без специального инструмента или технических условий. Их часто называют «навыками общения с людьми» или «навыками межличностного общения», поскольку они часто помогают вам работать и общаться с другими людьми на вашем рабочем месте. Следующие десять мягких навыков имеют решающее значение для управления проектами:
№1. Сотрудничество
Партнерство является основой всех навыков управления проектами. Совместная работа в управлении проектами позволяет выполнять задачи быстрее и эффективнее. Когда вы можете сотрудничать между командами, вы получаете важную информацию о своем проекте, которую вы можете не найти в своей собственной команде. Проекты по своей сути являются более инновационными и хорошо проработанными, когда в них участвует больше умов.
Практикуйтесь в переговорах, чтобы улучшить свои навыки сотрудничества. Используйте навыки активного слушания, чтобы оставаться заинтересованным и внимательным, когда другие говорят с вами. Это может показаться простым, но понимание того, как открыто общаться, устранять барьеры и совместно творить, является важным навыком для совместной работы.
№ 2. Работа в команде
Каждый в вашей команде может внести свой вклад, и совместная работа более эффективна, чем работа в одиночку. Сотрудничество гарантирует, что каждый приветствуется, ценится и поощряется к участию.
Как вы можете стать лучшим членом команды, если вы стремитесь улучшить свои навыки совместной работы? Углубитесь в командные мозговые штурмы, беседы один на один и попросите обратную связь от вашей команды. Обращайте внимание на тех, кто давно не высказывался, и подбадривайте, когда у другого члена команды есть свежее предложение.
№3. Коммуникация
При работе с группой людей часто возникают недопонимания. Знание того, как эффективно общаться и избегать их, сделает проект более плавным и приятным.
Старайтесь быть открытыми и честными с коллегами, чтобы улучшить свои навыки общения. Это требует высокого уровня доверия между вами и членами вашей команды. Чтобы укрепить это доверие, поощряйте членов вашей команды делиться своими идеями, даже если вы с ними не согласны.
№ 4. Тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент и организаторские способности идут рука об руку. По мере улучшения организации задач вы будете лучше понимать, что у вас на тарелке и сколько времени займет ваша следующая работа по дому.
Тем не менее, может быть трудно сосредоточиться и расставить приоритеты в своих задачах. Чтобы улучшить свои навыки тайм-менеджмента и избавиться от прокрастинации, попробуйте расставить задачи по приоритетам. Когда вы знаете, какие работы важнее, вы можете заняться ими в первую очередь, чтобы убедиться, что ничего не осталось позади или не упущено.
#5. руководство
Даже если вы не считаете себя лидером или не играете роли в управлении командой, ваша проектная группа обращается к вам за руководством, советом и поддержкой, когда вы управляете проектом.
Развивайте свои лидерские качества, подходя к ситуациям с сочувствием и пониманием. Чтобы развивать сотрудничество и сотрудничество, хорошие лидеры объединяют всех и заставляют их чувствовать поддержку.
# 6. организация
Для многих менеджеров проектов организаторство — самый страшный мягкий навык. Вы можете верить, что организация — это то, что у вас «есть» или «нет», но, как и любой другой навык управления проектами, обсуждаемый в этом посте, вы можете улучшить свои организаторские способности и стать своей собственной Мари Кондо.
Лучший способ стать лучшим организатором — установить (и поддерживать) единый источник достоверной информации о вашей работе и работе вашей команды. Мы часто дезориентированы, потому что наши рабочие места не связаны друг с другом — в среднем сотрудник перемещает между 10 инструментами каждый день. Вместо того, чтобы делить свое время между десятью инструментами, рассмотрите возможность использования инструмента цифровой организации, который станет единственным источником достоверной информации для вашей команды.
№ 7. Решение проблем
Навыки решения проблем — это совместные, повторяющиеся способности, которые позволяют вам подойти к проблеме и, в конечном итоге, решить ее. Развитие навыков решения проблем заключается не в том, чтобы всегда иметь «правильный» ответ на каждую проблему; скорее, люди с сильными навыками решения проблем тренируются подходить к проблемам с новых точек зрения и методично работать над решением.
Используйте системы принятия решений на основе данных или рутинный анализ, чтобы лучше решать проблемы. Используйте эти знания, чтобы решить проблему снижения продаж. В этой ситуации вы можете создать новый маркетинговый план в сотрудничестве с отделом продаж.
№8. Критическое мышление
Критическое мышление, как и решение проблем, не имеет «решения». Вы не можете «победить» в критическом мышлении, но вы можете практиковать решение ситуаций логически, а не эмоционально. Отличные критически мыслящие люди практикуют оценку материала перед собой и делают собственные выводы на основе доказательств, как это делает Шерлок Холмс, разгадывая тайну.
Сделайте шаг назад и спросите себя: «Как я пришел к такому выводу?» тренировать критическое мышление. Есть ли другая возможность? На мое решение повлияло что-то помимо фактов? Эмоциональные решения не всегда плохи; на самом деле, некоторые из лучших решений — это те, которыми мы увлечены. Но критическое мышление может помочь вам убедиться, что вы подходите к ситуации с соответствующей точки зрения.
№9. Адаптивность
Аспекты вашего плана проекта иногда будут меняться, будь то этот проект или следующий. Возможно, ваши сроки или приоритеты изменились, и вы должны соответствующим образом скорректировать свой рабочий процесс. Исключительные менеджеры проектов могут меняться и адаптироваться к изменяющимся ситуациям, чтобы держать свою команду проекта в нужном русле.
Понимание того, когда и как переключать передачи, является ключом к тому, чтобы стать более универсальным. Для этого нужно сначала понять себя. Развитие других мягких навыков, таких как самосознание и внимательность, может помочь вам лучше контролировать свои эмоции, которые часто меняются во времена перемен.
№10. Решение конфликта
Конфликт неизбежно возникнет во время выполнения задач, за которыми вы следите. Заинтересованная сторона может пожелать изменить объем проекта. Или, возможно, вы пропустили свой бюджет или сроки. Разрешение конфликтов предполагает обращение к обеим сторонам спора, чтобы каждый чувствовал себя услышанным и поддержанным. Если есть затронутые стороны, выслушайте их и постарайтесь найти решение, которое устроит всех. Даже если это невозможно, подход к разговору с терпением и сочувствием может помочь разрядить потенциально сложную ситуацию и привести к лучшему результату.
Жесткие навыки управления проектами
Жесткие навыки — это измеримые способности, в отличие от мягких навыков. В то время как перечисленные выше мягкие навыки применимы ко многим должностным обязанностям, эти семь жестких навыков управления проектами являются исключительными для управления проектами. Их развитие поможет вам стать более всесторонним и эффективным менеджером проектов.
№ 11. Планирование проекта
План проекта (также известный как устав проекта) — это, по сути, план основных частей, необходимых для успеха вашего проекта. Типичный план проекта будет включать следующие семь пунктов:
- Цели и задачи проекта
- Показатели успеха
- Заинтересованные стороны и их роли
- Бюджет и объем
- Вехи, результаты и зависимости проекта
- Расписание и расписание
- Стратегия общения
В вашей дорожной карте или брифе проекта некоторые из этих деталей, такие как ваши цели или этапы, могут быть уже указаны. Тем не менее, план вашего проекта — это место, где все эти аспекты проекта объединяются, чтобы сформировать единую картину запланированной работы.
№ 12. Определение проекта
Размер, цели и ограничения (т. е. даты и ресурсы) вашего проекта известны как объем проекта. В рамках вашего проекта будет указано, что вы можете сделать в рамках заданного графика и бюджета. Определение и определение масштаба вашего проекта имеет решающее значение для предотвращения расползания масштаба, которое происходит, когда результаты вашего проекта превышают запланированный объем проекта.
Практикуйте определение масштаба проекта заранее и часто, чтобы улучшить свои навыки определения масштаба проекта. После того, как вы определили объем проекта, обсудите его с заинтересованными сторонами и часто возвращайтесь к нему, чтобы убедиться, что все согласны с целями и ограничениями проекта. Вы можете использовать его в качестве руководства, чтобы решить, когда отклонять новые запросы.
№ 13. Создание брифа проекта
Краткое описание проекта определяет общие цели проекта и способы их достижения. Это может послужить полезной путеводной звездой для планирования сессий планирования.
Самое важное, что нужно помнить о брифе проекта, это то, что это живой документ. Вы можете адаптировать и обновлять краткое описание проекта по мере создания стратегии проекта и сбора отзывов от заинтересованных сторон. Как правило, краткое описание вашего проекта должно включать ссылку на дорожную карту вашего проекта, если вы ее подготовили, список заинтересованных сторон вашего проекта и их обязанностей (также известный как диаграмма RACI), любую другую соответствующую документацию или файлы, а также любую другую важную информацию. уровень информации, которая может потребоваться вашей команде.
№ 14. Организация встречи по запуску проекта
Стартовая встреча — это возможность пообщаться с заинтересованными сторонами вашего проекта. Это ваша возможность уточнить цели и объем вашего проекта, а также предоставить любые документы, которые вы уже создали, такие как план проекта, краткое описание проекта или дополнительную документацию, например, спецификацию материалов для маркетинговой кампании или креатив. бриф для команды дизайнеров.
Запланируйте распространение документов, которые вы скомпилировали, среди участников проекта, чтобы успешно провести стартовую встречу. Наконец, организуйте мозговой штурм или сеанс вопросов и ответов, чтобы согласовать любые дополнительные переменные, такие как деньги, ресурсы или окончательные результаты.
№ 15. Создание таймлайна для вашего проекта
Последовательность и продолжительность действий в жизненном цикле вашего проекта определяются графиком вашего проекта. Понимание графика вашего проекта поможет вашей команде отслеживать успех проекта и своевременно предоставлять соответствующие ресурсы.
Уточните даты начала и окончания вашего проекта, а также любые важные вехи, чтобы создать отличный график проекта. Установите зависимости между действиями и укажите даты начала и окончания каждого элемента работы по мере того, как вы переходите к созданию отдельных задач и результатов.
№ 16. Управление задачами
Когда ваш проект запущен, управление задачами связано с тем, насколько успешно вы и ваша команда управляете своим временем. Лучшие менеджеры проектов в реальном времени видят, над чем работает их команда, что позволяет им эффективно расставлять приоритеты и выполнять проекты.
Но вам не обязательно знать все, что происходит в вашем проекте; вместо этого используйте программное обеспечение для управления задачами. Программное обеспечение для управления задачами — это больше, чем просто список дел; это способ увидеть общую картину всего, что происходит в вашем проекте. Вы можете сделать так, чтобы ваша команда работала более продуктивно, эффективно и результативно, благодаря превосходному управлению задачами.
Технические навыки управления проектами
Проверьте мягкие навыки. Понятно, сложные навыки. Технические навыки - единственное, что вам еще нужно совершенствовать!
Ваше понимание конкретных инструментов и программного обеспечения, используемых в управлении проектами, называется вашими техническими навыками. Эти инструменты несложно освоить — как было сказано ранее, современное управление проектами разработано так, чтобы быть универсальным и простым в использовании. Эти восемь навыков являются частью работы по управлению проектами, с которыми вам следует ознакомиться, чтобы знать, когда и как их использовать.
№ 17. Навыки работы с программным обеспечением для управления проектами
Программное обеспечение для управления проектами прошло долгий путь от устаревших технологий, которые было сложно использовать и для внедрения которых требовался специалист по управлению проектами. Тем не менее, как и в случае с любым инструментом, даже самым простым, программное обеспечение, которое вы выберете, потребует времени для понимания и полного освоения. Убедитесь, что выбранный вами инструмент имеет письменное руководство и обучающие видеоролики, которые научат вас, как его использовать.
№ 18. Диаграммы Ганта
Диаграммы Ганта — это метод визуализации вашего проекта в виде горизонтальной гистограммы, где каждая полоса представляет часть работы, а длина каждой полосы представляет собой количество времени, которое займет выполнение задачи.
- Основные этапы проекта
- Зависимости
- Ход проекта в режиме реального времени
- Даты начала и окончания
Обычная технология диаграммы Ганта может быть сложной в использовании и ограниченной по объему, поэтому в Asana мы объединили лучшее из технологии диаграммы Ганта, чтобы создать временную шкалу, инструмент, похожий на диаграмму Ганта, который показывает, как все части сочетаются друг с другом.
№ 19. Канбан-доски
Канбан-доски — еще одна распространенная форма визуального управления проектами. Каждый столбец на канбан-доске символизирует этап работы, например «Новый», «Выполняется» или «Готово». Отдельные задачи представлены карточками, которые проходят через столбцы до тех пор, пока они не будут выполнены.
Канбан-доски — это распространенный визуальный инструмент управления проектами для команд по управлению проектами, особенно для групп разработчиков продуктов, инженеров и разработчиков программного обеспечения. Они представляют собой Agile-подход, который предназначен для адаптации и гибкости, чтобы реагировать на потребности разработки в режиме реального времени.
№ 20. Гибкое управление
Гибкое управление проектами — это бережливый стиль управления проектами, который особенно популярен среди групп разработчиков продуктов, инженеров и разработчиков программного обеспечения. Это стратегия постоянного совершенствования и постепенного развития, которая включает в себя многочисленные бережливые подходы, такие как бережливое управление портфелем, Scrum и Kanban.
Менеджер проекта должен координировать свои действия с членами команды и оставаться гибким, чтобы руководить Agile-командой. Это может повлечь за собой изменение графика проекта, сотрудничество с командами, работающими над другим проектом, или просто поддержание связи благодаря отличному общению.
№ 21. Управление рабочей нагрузкой
Если вы когда-либо руководили проектом, вы знаете, как сложно определить, кто над чем работает, но это не обязательно так. Управление рабочей нагрузкой позволяет вам оценить пропускную способность вашей команды и убедиться, что они не перегружены или недостаточно загружены. Это интерактивный процесс без начала и конца; вместо этого опытный руководитель проекта будет постоянно проверять рабочую нагрузку своей команды, чтобы убедиться, что никто не перегорел.
Программное обеспечение для управления рабочей нагрузкой можно использовать в два этапа. Для начала определите возможности, компетенции и текущую рабочую нагрузку вашей команды. Оттуда распределяйте ресурсы в зависимости от конкретных рабочих нагрузок или перебалансируйте рабочие нагрузки по мере необходимости.
№ 22. Управление затратами
Управление затратами в управлении проектами рассматривает, как каждое действие влияет на ваш бюджет на каждом этапе проекта. Это важнейший аспект управления проектами, от которого зависит, будет ли ваш проект успешным. Соблюдение бюджета так же важно, как соблюдение сроков проекта, и управление затратами может помочь вам в этом.
Чтобы эффективно управлять расходами, опытные менеджеры проектов определяют свои расходы и бюджет в начале проекта. Убедитесь, что все заинтересованные стороны проекта и члены команды осведомлены о бюджете. Затем, во время проекта, помните о стоимости и бюджете.
№ 23. Управление портфельными проектами
Используя управление портфелем проектов (PMM), вы можете получить общее представление о деятельности вашей команды по многочисленным проектам. В отличие от типичного управления проектами, PMM предполагает одновременную работу над многими проектами или крупномасштабными инициативами. Чтобы связать стратегию с исполнением, системы управления портфелем проектов обеспечивают целостное представление всей деятельности вашей команды в режиме реального времени.
№ 24. Управление изменениями
Если вы когда-либо осуществляли значительные организационные изменения, вы, скорее всего, использовали управление изменениями, даже если вы не знали об этом. Управление изменениями — это практика внедрения организационных изменений, таких как новые процессы или инструменты, с течением времени, чтобы упростить их адаптацию.
Как я могу улучшить свои навыки управления проектами?
Когда вы оценивали все навыки руководителя проекта, вы, несомненно, заметили пару, в которых, как вы уже знаете, вы преуспеваете. Но вы, возможно, заметили несколько других, которые, как вы знаете, вам нужно изучить или улучшить.
К счастью, вы можете приобрести навыки, необходимые для успешного руководителя проекта. Понимание того, какими навыками вы уже обладаете, а какие требуют улучшения, — первый шаг к этому.
Этот уровень самосознания может быть сложным, поэтому вы можете лучше понять свой существующий набор навыков:
- Просмотрите предыдущие роли и проекты, чтобы определить, где вы преуспели, а где пошатнулись. Это может помочь вам определить определенные сильные стороны и ограничения.
- Запрос обратной связи от предыдущих или настоящих руководителей или членов команды. Иногда другие люди могут дать полезную информацию о том, что вы предлагаете к столу.
- Пройдите формальную оценку (популярна CliftonStrengths от Gallup), чтобы определить свои самые большие способности.
После того, как вы определили, что вам нужно улучшить, существует множество стратегий для улучшения ваших навыков:
№1. Чтение
Существует множество доступных материалов, которые помогут вам расширить свой кругозор и улучшить свои навыки. Вы можете научиться этому самостоятельно, купив книгу по управлению проектами. Дополнительные ресурсы, такие как наш блог, электронные книги и даже это руководство по управлению проектами, помогут вам заложить прочную основу.
№ 2. Взять курс
Есть много компетентных курсов по управлению проектами, доступных от уважаемых компаний, которые могут помочь вам развить свои навыки. Институт управления проектами предлагает восемь различных сертификатов, а профессиональные организации по всему миру предлагают дополнительные сертификаты, которые помогут вам улучшить свои навыки управления проектами.
№3. Ищу наставника
Вы знаете кого-то, кто является экспертом в области, в которой вам не хватает? Свяжитесь с ними, чтобы узнать, готовы ли они предоставить индивидуальный совет и рекомендации. Здесь также не бойтесь мыслить нестандартно. Вам не обязательно искать других менеджеров проектов, чтобы учиться у них, потому что управление проектами требует навыков из широкого круга дисциплин. Ваш знакомый юрист может дать отличный совет по ведению переговоров, но ваш сосед-аналитик данных может помочь вам улучшить ваше критическое мышление или навыки отчетности.
№ 4. Ознакомьтесь с инструментом управления проектами
Огромные 77% высокопроизводительных проектов используют программное обеспечение для управления проектами, поэтому вам потребуется некоторый опыт работы с ним. Вы можете построить это с помощью опыта, и большинство программ для управления проектами предлагают бесплатные пробные версии, чтобы вы могли исследовать и учиться.
Независимо от стратегии, которую вы используете, имейте в виду, что приобретение нового таланта требует времени. Будьте терпеливы и настойчивы, и вы постепенно улучшите свои навыки и знания в области управления проектами.
Действительно ли навыки управления проектами необходимы на рабочем месте?
Короткий ответ: да. И навыки, необходимые для менеджера проектов на рынке труда, жизненно важны не только в том случае, если вы хотите получить работу с официальным титулом в области управления проектами.
Независимо от вашей должности, скорее всего, вы будете отвечать за проект, будь то инициатива команды или работа, или обязательство в вашем собственном списке дел. Чтобы планировать, выполнять и доставлять свою работу, вы должны использовать различные навыки управления проектами.
Имея это в виду, само собой разумеется, что навыки управления проектами очень востребованы в бизнесе.
Навыки управления проектами для включения в ваше резюме
Составляя свое резюме, продемонстрируйте свои навыки управления проектами, упомянув масштаб проекта, размер вашей команды и положительные результаты вашей работы. Например, «возглавил команду из четырех разработчиков для редизайна платежной платформы с бюджетом в 2 миллиона долларов, чтобы завершить проект вовремя».
Вы можете подчеркнуть свои навыки управления проектами, указав их в разделе «навыки» своего резюме. Если вы ранее не руководили проектом, расскажите о своем предыдущем опыте участия в планировании или реализации новой инициативы.
Заключение
Хотя есть несколько способов стать руководителем проекта, для достижения успеха вам потребуется несколько компетенций в области управления проектами. Эти навыки варьируются от технических, таких как программное обеспечение для управления проектами, бюджетирование и подходы к планированию, до мягких навыков, таких как общение, работа в команде, адаптация и лидерство.
Навыки, которые вам требуются, различаются для каждого менеджера проекта, но очень важно выделить время, чтобы определить навыки, которые наиболее важны для вас. Как только вы узнаете, какие навыки вам нужно улучшить, вы можете начать работать над улучшением себя и своей работы в качестве руководителя проекта.
- SOFT Skills: определение и примеры
- ОБЛАСТЬ ПРОЕКТА: определение, как его написать, важность, заявление и управление
- Четыре этапа успешного управления строительными проектами
- УПРАВЛЕНИЕ ЗАДАЧАМИ: что это такое, программное обеспечение, навыки и лучшие приложения.
- УПРАВЛЕНИЕ ВЕХАМИ ПРОЕКТА: Подробное руководство с примерами
Рекомендации
