В целях оптимизации и автоматизации процесса «от источника до расчетов» предприятия вкладывают средства в решения по управлению закупками. Программное обеспечение для управления закупками играет важную роль в контроле затрат, обеспечивая экономию за счет заключения соглашений о закупках с поставщиками. Итак, в этой статье есть все ответы, которые вам нужны об управлении закупками.
Что такое управление закупками
Управление закупками — это управление всеми процедурами, связанными с закупкой товаров, услуг и материалов, необходимых для эффективной коммерческой деятельности, подпадающей под сферу закупок. Термины «поиск», «закупки» и «закупки» могут использоваться взаимозаменяемо в зависимости от бизнеса и отрасли для обозначения функции закупки материалов и управления процессом, при этом поиск считается более стратегическим, а закупки и закупки используются для относятся к фактической операционной функции.
Основные характеристики облачной системы управления закупками
Компаниям нужны гибкие технологии, чтобы помочь им улучшить свои процедуры закупок на рынке, который становится все более сложным и динамичным. Группы стратегических закупок все чаще используют интегрированные облачные программные пакеты, которые включают управление поставщиками, поиск поставщиков, управление контрактами, упреждающее управление рисками и возможности транзакционных закупок до оплаты.
Компании могут принимать обоснованные решения и активно управлять текущими задачами на протяжении всего цикла «от источника до расчетов», используя комплексное решение для закупок. Ниже приведен список компонентов интегрированного облачного решения для управления закупками:
№1. Управление закупками
Прежде чем начать переговоры, стратегические закупки сначала определяют и квалифицируют потенциальных поставщиков. Это влечет за собой сбор, анализ и отслеживание данных о поставщиках, чтобы гарантировать соблюдение поставщиками корпоративных правил. Используя профили самообслуживания, а также внутренние и внешние анкеты, вы можете собирать важные данные о квалификации поставщиков с помощью программного обеспечения для управления закупками. Выберите лучших поставщиков, оценив их квалификацию, соображения риска и соответствие политике.
Ключевые особенности в решения для закупок включают надежное управление расходами, включая составление бюджета, отслеживание расходов и оптимизацию затрат. Расширенные возможности поиска поставщиков облегчают эффективную идентификацию поставщиков, ведение переговоров и управление контрактами. Эффективные инструменты поставщиков управляют базами данных, отслеживают производительность и способствуют сотрудничеству. Полная интеграция с системами ERP, бухгалтерского учета, инвентаризации и электронной коммерции обеспечивает бесперебойный поток данных.
Аналитика дает представление о процессах, эффективности работы поставщиков и расходах. Функции обеспечения соответствия и управления рисками обеспечивают соблюдение нормативных требований и снижают риски поставщиков. Доступность для мобильных устройств обеспечивает доступ на ходу, а инструменты для совместной работы позволяют подавать заявки и отслеживать заказы. Масштабируемость, гибкость, удобные интерфейсы и всесторонняя поддержка способствуют внедрению и успешному внедрению.
№2. Источник
Ручное определение спецификаций, а также сбор и анализ предложений поставщиков могут занять много времени и привести к ошибкам. Это может даже отложить важные покупки.
Для достижения конечных результатов, более эффективного создания документов, участия в переговорах и выбора поставщиков используются передовые методы ведения переговоров. Легко объединить усилия и создать более эффективные документы опровержения благодаря встроенному социальному сотрудничеству. С помощью инструментов анализа вознаграждения вы можете быстро оценить предложения поставщиков на основе заданных критериев, таких как цена, качество и стоимость, что позволит вам сделать оптимальный выбор вознаграждения в соответствии с конкретными потребностями вашего бизнеса.
№3. Административный договор
Важное значение имеет эффективное администрирование контрактов на закупки. Ручное управление процессом может занять много времени. Но с современной системой управления закупками авторская помощь с использованием предварительно утвержденных библиотек статей, стандартизированных шаблонов и встроенной социальной совместной работы может упростить создание контрактов.
Внедрение надежных механизмов отслеживания и мониторинга контрактов имеет решающее значение для того, чтобы оставаться в курсе ключевых этапов, сроков и результатов. Использование автоматических оповещений и напоминаний может помочь заблаговременно решать любые потенциальные проблемы, связанные с согласованными условиями. Кроме того, проводите периодические обзоры и аудиты контрактов для выявления областей для улучшения и соблюдения правовых и нормативных стандартов для управление соответствием.
№ 4. Реквизиция
Когда покупка не обрабатывается должным образом в течение цикла «от закупки до оплаты», сэкономленные в ходе переговоров сбережения вскоре теряются. Благодаря бизнес-политикам, средствам контроля и утверждениям современное программное обеспечение для управления закупками гарантирует реализацию согласованной экономии.
Сотрудники могут просматривать и покупать товары и услуги быстро и легко с помощью удобного интерфейса. Обучение практически не требуется. Обеспечение того, чтобы согласованные цены и условия автоматически применялись через каталоги поставщиков, а настраиваемые рабочие процессы утверждения, предназначенные для ограничения расходов и сокращения расходов, стали возможными благодаря надежным возможностям поиска, интеллектуальным формам, спискам покупок и индивидуальному подходу к покупкам.
№5. Покупка
Благодаря автоматизации стандартных процессов от закупки до оплаты, таких как составление заказов на поставку, у вас появляется больше времени для поиска дополнительных возможностей для экономии средств. Вы можете ускорить процедуру, применяя согласованные цены и гарантируя соблюдение политик, используя облачное решение для управления закупками. Создавайте заказы на покупку автоматически из принятых заявок. Предоставьте своим командам по закупкам информацию об исключениях, статусе и необходимых действиях. Используйте встроенные социальные функции для взаимодействия с вашими поставщиками.
№ 6. Квитанции, которые необходимо сделать
Обработка счетов поставщиков вручную занимает много времени и подвержена ошибкам. Использование интегрированной системы управления закупками позволяет вам экономить деньги на рабочей силе и получать выгоду от сокращения досрочных платежей. Это включает в себя эффективную систему управления платежами, которая позволяет поставщикам передавать счета в электронном виде и способствует более быстрой обработке с использованием оптического сканирования, машинного обучения и автоматического сопоставления заказов на поставку.
Какие этапы составляют процесс управления закупками
Эти важные этапы часто включаются в базовый процесс «от закупки до оплаты», который представляет собой общую процедуру закупок, которой следует компания при совершении покупки:
№1. Планирование и определение
Установите требования к продукту или услуге, определите спецификации продукта, а затем спланируйте — или спрогнозируйте — когда и как продукт будет заказывать или повторно заказывать на основе текущих фактов и прогнозов.
№ 2. Поиск и выбор поставщиков
Выберите поставщика, который удовлетворит ваши потребности в продукте, либо из списка утвержденных поставщиков или рекомендованных поставщиков, с которыми вы уже работаете, либо путем поиска новых поставщиков и отправки запроса на предложение или запроса информации, предложения или предложения.
№3. Заключение контрактов и ведение переговоров
Установите ожидания и четко сформулируйте требования к поставщикам, прежде чем вступать в прямые переговоры, чтобы договориться о лучшей цене и условиях на товар. После согласования всех условий заполните и подпишите договор с поставщиком.
Проект управления закупками
Чтобы проекты в ряде отраслей успешно достигли своих целей, необходимы внешние материалы и ресурсы. Проект управления закупками, который включает в себя выбор, координацию и обслуживание этих продуктов и услуг, имеет решающее значение для эффективного выполнения проекта. Вы можете достичь целей своего проекта более успешно, если будете знать процедуры, преимущества и способы использования управления закупками проекта.
Что такое проект управления закупками?
Проект управления закупками — это разработка и поддержание связей с внешними ресурсами, необходимыми для выполнения проекта. Менеджер по закупкам проекта взаимодействует с поставщиками для покупки, аренды или найма товаров и услуг, необходимых для достижения целей проекта. Чаще всего поставщиков выбирают после того, как они подали заявки на сотрудничество с компаниями, которые ищут их товары или услуги.
Управление закупками продукции включает четыре важнейших процедуры:
№1. Закупки и планирование
Ряд процедур, называемых планированием закупок, помогает организациям определить ресурсы, которые им потребуются для завершения проекта, и размер их бюджета. При планировании закупок руководители проектов часто принимают во внимание следующие факторы:
- Необходимые материалы и ресурсы проекта,
- Те, что уже есть, и те, которые нужно приобрести
- Требования контракта для внешних закупок
- Требования к дате поставки
- Сроки основных этапов проекта
- Юридические условия
- Отраслевые стандарты безопасности материалов и ресурсов
№ 2. Выполнение покупки
Менеджеры по закупкам проектов оценивают предложения поставщиков и выбирают партнерские отношения на основе потребностей своего проекта после подготовки к закупкам. На этом этапе процесса закупок часто происходят переговоры с поставщиками, и все стороны подписывают достигнутые контракты. На этом этапе менеджеры по закупкам проекта также могут осуществлять платежи за товары и услуги.
№3. Управление закупками
Когда контракты вступают в силу, управление и контроль закупок имеют решающее значение для сохранения отношений с поставщиками и гарантии того, что услуги и товары будут работать в соответствии с планом на протяжении всего проекта. Контроль закупок часто влечет за собой следующие действия:
- Оценка регулярных внутренних отчетов о состоянии
- Изучение договоров с подрядными организациями
- Изучение отчетов о прогрессе и производительности от поставщиков
- Проведение проверок и аудитов
- Оценка нарядов на работу Выдача доплаты по мере необходимости
№ 4. Завершить закупку
Все соответствующие процедуры прекращения партнерства или контракта включены в закрытие закупок. Это часто влечет за собой оценку выполненных работ или услуг, пересмотр любых изменений условий первоначального контракта и проверку произведенных и полученных платежей. По завершении покупки организации также могут подать официальное заявление об освобождении от ответственности. Это соглашение свидетельствует о соблюдении поставщиком положений первоначального соглашения и освобождает его от дальнейших обязательств, связанных с проектом.
Преимущества управления закупками проекта
Проекты любого размера и степени сложности могут выиграть от добавления управления закупками по ряду причин, в том числе:
№1. Более высокое качество
Управление закупками проекта позволяет предприятиям заключать подробные соглашения об обслуживании, которые наилучшим образом соответствуют их требованиям. Это может повысить вероятность того, что продукты и услуги будут высокого качества. Более высокая степень обеспечения качества может способствовать будущему финансированию и инвестициям, давая заинтересованным сторонам больше уверенности в эффективности проекта.
№ 2. Снижение риска
Указав цены, процедуры и качество обслуживания, процесс создания и согласования контрактов на обслуживание может помочь организациям лучше понять варианты выбора поставщиков. Это может помочь снизить вероятность нарушения условий контракта, что может привести к задержкам или отрицательно сказаться на успехе проекта.
№3. Управляемые расходы
Тщательно согласованные условия закупок — прекрасный способ сократить расходы и управлять расходами. Организации могут извлечь выгоду из управления закупками, если они хотят лучше понимать расходы, связанные с завершением проекта, и выбирать товары и услуги от поставщиков, которые могут удовлетворить их требования, не выходя за рамки своего бюджета.
Обязанности проекта управления закупками
Руководители проектов несут ответственность за выполнение различных задач в рамках проектных закупок. Менеджеры по закупкам проекта часто выполняют следующие пять задач, хотя они могут различаться в зависимости от проекта и его целей:
#1. Запуск проекта
Во время инициации проекта менеджер по закупкам проекта может начать процесс закупок. Чтобы обсудить цели и сроки проекта, они часто общаются с руководством, руководителями и членами команды. Обсуждение бюджета, внутренних ресурсов и высоких ожиданий также может быть частью этого.
№ 2. Координация участников
В проектах часто участвует ряд заинтересованных сторон, включая консультантов, руководителей, экспертов по ответственности, проектные группы и владельцев бизнеса. Чтобы гарантировать, что все стороны, участвующие в проекте, находятся на одной странице в отношении его целей и задач, менеджер по закупкам проекта должен координировать различные группы и отдельных лиц. Они должны достичь этого путем выявления всех значимых заинтересованных сторон и привлечения их по мере необходимости на протяжении всего проекта.
№3. Координация поставщиков
Часто над одним проектом работают несколько поставщиков. Менеджеры по закупкам проекта должны эффективно справляться с работой нескольких подрядчиков. В это время менеджер проекта может планировать групповые встречи или демонстрации для поставщиков и, при необходимости, помогать подрядчикам общаться друг с другом.
№ 4. Стратегия закупок
План закупок имеет решающее значение для согласования ожиданий и организации рабочих процессов. Руководители проектов часто составляют списки и документы на этапе планирования закупок, которые включают необходимые материалы и ресурсы, графики и основные этапы, а также вероятные способы связи с поставщиками. Кроме того, они могут использовать сетевые интернет-сайты, тематические объявления и свои профессиональные сети для продвижения своего спроса на подрядчиков.
План управления закупками
Документы, называемые планами управления закупками, определяют потребности в графике проекта и описывают действия, необходимые для заключения окончательного контракта.
Стратегия описывает методы, с помощью которых закупающая организация будет получать необходимые ей продукты и услуги, в том числе:
- Рассказ о том, что нужно купить
- Расчет стоимости покупок
- Составление графика повторных заказов
Используйте программное обеспечение для закупок, чтобы оптимизировать поиск поставщиков, выбор поставщиков и управление контрактами. Установите четкие цели закупок, оцените возможности поставщиков и договоритесь о выгодных условиях. Внедрите надежные механизмы отслеживания для мониторинга поставок, качества и затрат. Регулярно проверяйте показатели производительности и корректируйте стратегии по мере необходимости для постоянного улучшения. Интегрируйте анализ данных для принятия обоснованных решений и снижения рисков.
Насколько важен план управления закупками
Процесс, называемый управлением закупками, помогает компаниям совершать выгодные с точки зрения затрат и времени закупки товаров и услуг.
Направление закупочной деятельности организации определяется эффективным планом управления закупками, что также гарантирует их соответствие общей бизнес-стратегии компании. Наличие плана управления закупками имеет несколько преимуществ. Возможность сэкономить деньги для корпораций, возможно, является наиболее значительным преимуществом. Организации могут не тратиться на ненужные вещи или платить больше, чем необходимо, за предметы, в которых они действительно нуждаются, имея разумную стратегию закупок.
Компоненты плана управления закупками
№1. Техническое задание
Документ, в котором описывается продукт или услуга, которые необходимо приобрести, а также цели и спецификации для этого продукта или услуги, известен как техническое задание.
№ 2. Базовый уровень для покупки
Согласованные сроки, затраты и критерии эффективности закупок подробно описаны в базовом плане закупок.
№3. Критерии выбора источников
Чтобы изучить возможных поставщиков, прошедших предварительную квалификацию, и выбрать лучшего для графика проекта, критериями выбора источника являются элементы управления поставщиками, которые будут применяться.
Заработная плата менеджера по закупкам
Средняя зарплата менеджера по закупкам в США составляет 123,400 110,100 долларов; однако нормальный диапазон заработной платы составляет от 139,300 XNUMX до XNUMX XNUMX долларов. Диапазоны заработной платы могут значительно различаться в зависимости от множества важных аспектов, включая образование, дипломы, дополнительные таланты и продолжительность работы в данной области. Salary.com помогает вам определить точную цель оплаты, предоставляя больше онлайн-данных о компенсации в режиме реального времени, чем любой другой веб-сайт.
Что такое Управление закупками?
Метод, с помощью которого компания осуществляет, утверждает, контролирует и максимизирует свои расходы на товары и услуги, известен как управление закупками. Основная цель отдела закупок — снизить общие затраты на закупки и ускорить приобретение расходных материалов и услуг, необходимых бизнесу для производства продукции.
Что такое система управления закупками?
Другое название управления закупками — процесс «от источника до расчета». Он включает в себя управление текущими связями с поставщиками для бизнеса, а также оценку, выбор и составление официальных договорных соглашений.
Какова основная цель управления закупками?
Для успешного продвижения проектов и процедур управление закупками обеспечивает правильность закупки всех товаров и услуг. При оптимизации для экономии денег, времени и ресурсов закупки можно использовать как конкурентное преимущество, а не просто как потребность компании.
Каковы семь этапов управления закупками?
- Признание потребностей
- Запрос о покупке
- Проверка заявки
- Процесс запроса
- Оценка и контракт
- Order Management
- Утверждения и оспаривания счетов-фактур
Каковы четыре основные роли управления закупками?
Поиск поставщиков, ведение переговоров, управление контрактами и управление отношениями с поставщиками — четыре основные функции отдела закупок. Чтобы быть успешными, эти инициативы нуждаются в четком понимании организационных целей, рыночных тенденций и возможностей поставщиков.
Заключение
Главный специалист по закупкам (CPO) и другие должности руководящего уровня в сфере закупок стали более распространенными из-за влияния управления закупками на итоговые результаты, внедрения новых методов и его стратегического потенциала. Согласно исследованию LinkedIn Economic Graph, эта позиция имеет темпы роста 15% (как доля всех наймов топ-менеджеров в прошлом году) и в настоящее время занимает 11-е место в списке самых быстрорастущих должностей топ-менеджеров.
Статьи по теме
- ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ ЗАКУПОК: лучшие бесплатные программы и компании в 2023 году
- Управление закупками проекта: подробное руководство по процессам закупок
- ЧТО ТАКОЕ УПРАВЛЯЕМЫЕ УСЛУГИ: определение, типы, примеры и преимущества
- RELEASE MANAGER: определение, описание работы, зарплата и как им стать
- ОБЛАЧНЫЙ ИНЖЕНЕР: определение, обязанности, работа, зарплата и как им стать
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ: Типы и список лучших вариантов программного обеспечения
- Как консультанты по закупкам помогают предприятиям экономить деньги и увеличивать стоимость
- СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПОСТАВЩИКАМИ: процесс и лучшие инструменты
Рекомендации
