Матричная организация управления позволяет сотрудникам отчитываться перед несколькими руководителями. Некоторые предприятия используют матричное управление для оптимизации своей деятельности. Хотя этот тип организации может быть не для всех, очень важно понять его преимущества и применение, чтобы оценить, подходит ли он лучше всего для вас и фирмы, в которой вы работаете. В этом посте мы рассмотрим матричную структуру управления, ее преимущества и недостатки, а также способы ее наилучшего внедрения на вашем рабочем месте.
Что такое матричный менеджмент?
Матричное управление — это организационная структура, используемая предприятиями для распределения обязанностей сотрудников и подчинения их многочисленным руководителям. Менеджер проекта и функциональный менеджер являются двумя основными командными звеньями в матричном управлении.
Из-за многочисленных матричных стилей управления очень важно понять, чего они пытаются достичь, чтобы оценить, подходит ли этот тип управления для вас и вашей фирмы.
Типы матричного управления
Матричные стили управления можно разделить на три категории:
№1. Слабая матрица
Менеджер проекта имеет мало полномочий в этих матричных системах. Это может означать, что о них не сообщают. Власть переходит к функциональному менеджеру в слабой матрице, в то время как менеджеры проектов берут на себя больше роли координатора проекта.
№ 2. Сбалансированная матрица
Менеджеры проектов и функциональные менеджеры имеют равные полномочия и власть в сбалансированной матрице. Менеджеры проектов определяют возможности, необходимые для проекта, а функциональные менеджеры выделяют персонал в соответствии с этими потребностями. Члены команды держат обоих менеджеров в курсе их прогресса и приоритетов.
№3. Сильная матрица
Руководители проектов обладают наибольшим авторитетом в сильной матрице, и члены команды отчитываются перед ними. Это означает, что менеджеры проектов также должны распределять ресурсы и распределять обязанности между каждым членом команды. В мощной матрице часто есть один профессионал, имеющий наибольшее влияние на проект, что позволяет членам команды направлять свое общение с этим единственным руководством.
Обязанности и роли в матричной структуре управления
Хотя матричная структура управления имеет различные функции, наиболее важными из них являются следующие.
№1. Сотрудники Матрицы
Индивидуальные участники в матричной организации называются матричными сотрудниками. Как было сказано ранее, матричные сотрудники и наборы их навыков используются несколькими отделами для выполнения различных проектов. В результате они должны отчитываться перед своим функциональным руководителем, а также перед линейными руководителями. Также требуется, чтобы они регулярно повышали свой набор навыков и оставались актуальными для своей текущей функции, чтобы их можно было легко использовать в других инициативах.
№ 2. Функциональные менеджеры
Функциональные менеджеры (другое слово для менеджеров проектов) отвечают за определенную функцию или проект. Им потребуются различные типы ресурсов для выполнения своих обязательств по доставке на протяжении всего жизненного цикла проекта. В результате они периодически связываются с соответствующими менеджерами ресурсов, чтобы принять на работу или уволить практикующих. После того, как ресурсы назначены функциональному подразделению, роль функционального менеджера заключается в надзоре за их повседневными операциями. При развертывании в этом проекте ресурсы имеют пунктирную линию подчинения функциональному руководителю.
№3. Линейные менеджеры
В матричной организации каждый ресурс подчиняется непосредственно линейному руководителю или руководителю отдела. Эти менеджеры отвечают за такие задачи, как анализ производительности, корректировка вознаграждения, планы обучения и развития и так далее. Они не несут ответственности за повседневные действия своих непосредственных подчиненных (DR), но они используют обратную связь от соответствующих функциональных руководителей для принятия ключевых решений. Они также известны как менеджеры по персоналу, и линия подчинения между менеджером и DR не часто меняется. В матричной организации сотрудник также может быть как функциональным руководителем, так и линейным руководителем.
Как внедрить матричную структуру управления
Рассмотрите следующие шаги, чтобы правильно развернуть матричную структуру управления на своем рабочем месте:
№1. Определите, перед кем будут отчитываться сотрудники.
Сбор списка всего персонала и текущих проектов — первый этап внедрения матричной системы управления в компании. После того, как вы определили, какие таланты требуются для определенного проекта, назначьте отдельных сотрудников или группы для этих проектов и определите, кому они подчиняются.
Это может помочь сотрудникам определить свое начальство и способствовать более эффективному общению. Это также поможет вам и вашему персоналу быть организованным и бесперебойным.
№ 2. Поддерживайте четкую коммуникацию
Для менеджеров очень важно проверить свой персонал. Посмотрите, можете ли вы что-нибудь для них сделать или ответить на вопросы.
Поддержание хорошего общения и умение слушать продемонстрируют вашим сотрудникам, что вы заботитесь о них и на них можно положиться. Обращайтесь к ним на регулярной основе, особенно когда возникают проблемы.
Поддерживайте открытую линию связи с различными менеджерами, если вы являетесь сотрудником. Крайне важно информировать их о любых проблемах, а также о статусе вашего проекта. Также важно ценить мысли членов вашей команды.
Даже если вы с ними не согласны, будьте внимательным слушателем и прислушивайтесь к тому, что они говорят. Хорошие отношения с вашим руководством, а также с членами вашей команды могут способствовать более быстрому развитию проекта.
№3. Обратите внимание на то, что работает, а что нет.
Обращайте пристальное внимание на успехи и проблемы каждого проекта. Это может включать в себя, если все успешно общаются, могут ли члены команды использовать определенные способности по-новому или выиграет ли проект от меньшего управления.
Обратите внимание на то, что не работает, чтобы вы могли предотвратить подобные ситуации в будущем. Точно так же вспомните, что делает команду успешной, и примените эту информацию к следующему проекту.
Преимущества матричной структуры управления
Хотя матричная структура управления более сложна, чем иерархическая, она имеет множество преимуществ. Матричная структура имеет ряд преимуществ, в том числе четкие цели проекта, эффективное использование ресурсов, свободный доступ к информации и обучение менеджеров проектов.
№1. Укажите цели проекта
Матричная организационная структура может помочь прояснить цели проекта. Когда ваша команда сообщает о своем прогрессе как руководителю проекта, так и руководителю отдела, очень важно установить цели проекта. Организация проекта становится приоритетом, когда менеджер проекта чувствует поддержку со стороны других членов высшего руководства.
Предположим, ваша команда работает над проектом разработки приложений. Поскольку у вас матричная структура, ИТ-разработчики подчиняются вам как руководителю проекта и директору ИТ-отдела. Цель проекта — разработать программное обеспечение для мобильного поиска по ключевым словам для маркетологов. Приложение создается быстрее, когда руководитель ИТ-отдела и руководитель проекта сообщают ИТ-разработчикам четкую цель проекта.
№ 2. Эффективное использование ресурсов
Поскольку в состав команд входят профессионалы из многих отделов, матричная структура обеспечивает наиболее эффективное использование ресурсов. Это снижает накладные расходы, а также время, необходимое для выполнения работы. В иерархической структуре, где каждая команда подчиняется только одному менеджеру, на команду приходится меньше менеджеров. Поскольку им не хватает персонала с различными специальностями, этим командам может потребоваться больше времени для завершения одного проекта.
Сценарий: В команду, разрабатывающую приложение для исследования ключевых слов, могут входить специалисты из отделов информационных технологий, финансов и маркетинга. Когда эти члены команды успешно отчитываются перед руководителями своих отделов и руководителями проектов, они повышают производительность команды, экономят время и быстрее завершают проект.
Матричная команда экономит деньги, поскольку корпорациям пришлось бы реорганизовывать команды и, возможно, нанимать новых членов команды каждый раз, когда разрабатывается новый продукт или услуга без объединенной группы специалистов.
№3. Свободный поток информации
Работа в матричной структуре позволяет свободно передавать информацию между командами, поскольку каждая команда отчитывается перед многими руководителями. В иерархической структуре члены команды должны помнить о передаче информации, но матрица требует потока информации. Передача информации нескольким руководителям может занять много времени, но при наличии правильной системы управления проектами члены команды должны выполнять небольшую работу или не выполнять ее вообще.
Сценарий: Если команда разработчиков приложения для исследования ключевых слов просто доложит менеджеру проекта, информация об исправлении ошибки может быть потеряна. Однако когда это часть матричного процесса, передача информации руководителю ИТ-отдела становится простой.
№ 4. Обучение управлению проектами
Четкая структура матричной организации дает менеджерам проектов большие полномочия. Руководители проектов несут ответственность за руководство своими командами на протяжении всего жизненного цикла проекта. Эта структура проверяет менеджеров проектов и готовит их к тому, чтобы стать кросс-функциональными менеджерами в других областях.
Сценарий: Ваша команда сталкивается с несколькими исправлениями ошибок и задержкой в графике проекта во время работы над этим проектом. Вы как руководитель проекта обязаны сотрудничать с руководителем ИТ-отдела для успешного решения всех проблем. В результате вы обнаружите личную страсть к ИТ, а также потенциальную профессиональную возможность в будущем.
№ 5. Удержание команды
Поскольку специалисты расположены вместе, продуктовая команда остается сильной в матричной организации. Эти члены команды назначаются руководителям проектов после работы под руководством руководителей функциональных отделов. Работа со специалистами, как правило, доставляет удовольствие и может повысить эффективность проекта.
Сценарий: Во время проекта приложения для исследования ключевых слов команда проекта состоит из многочисленных специалистов в области ИТ, маркетинга и финансов, которые разбираются в тонкостях разработки приложения для пользователей телефонов. Эта группа специалистов, скорее всего, продолжит сотрудничество по многочисленным проектам в будущем.
Недостатки матричной организационной структуры
Матричная организация, как и иерархическая структура отчетности, имеет недостатки. Большинство недостатков связано со сложностью этой конструкции. Хотя замысловатые конструкции могут быть полезными, когда они функционируют, они также могут вызывать разногласия и усложнять ситуацию.
№1. Сложный стиль репортажа
Сложность матричной организации может быть отрицательной, поскольку командам может быть трудно определить, кому и когда отчитываться. Хотя цель матрицы — помочь командам, она может усложнить проекты и запутать весь процесс.
Решение: Лучший способ избежать ошибок в отчетности — убедиться, что каждый член матрицы понимает, кому и как отчитываться. Матричную структуру можно упростить, используя интуитивно понятное программное обеспечение для управления проектами, которое поддерживает совместную работу нескольких команд.
№ 2. Медленное время отклика
Сложность матрицы может привести к задержке времени отклика, что может привести к задержке проекта. Необходимость сообщать информацию нескольким лицам вызывает медленное время реакции. Участие большего числа людей — это хорошо, но для передачи информации другим людям требуется время.
Решение: Использование системы управления проектами решит проблему низкого времени отклика матричной структуры. Являясь единым источником достоверной информации, Asana может уменьшить дублирование усилий и повысить прозрачность среди команд и руководителей.
№3. Противоречивые идеи
Когда менеджер проекта и руководитель отдела не понимают друг друга, возникают конфликты в руководстве. Хотя матричная структура предназначена для содействия командной работе, в зависимости от вовлеченных личностей она может иметь противоположный эффект.
Чтобы избежать противоречий в руководстве, внедрите механизм, позволяющий менеджерам напрямую связываться друг с другом. Менеджеры, которые согласны с целями проекта и придерживаются одной и той же точки зрения, могут помочь членам команды не чувствовать себя зажатыми посередине.
№ 4. Возможный конфликт
Основное различие между матричной и иерархической структурой заключается в том, что члены команды в матричной структуре подчиняются двум менеджерам. Это усложняет матричную организацию и возлагает большую ответственность на членов команды. Наличие двух менеджеров может обеспечить больше обратной связи и помощи членам команды, но это также может вызвать конфликт.
Решение: Для руководителя отдела и менеджера проекта очень важно общаться, чтобы избежать потенциального конфликта. Когда между менеджерами возникает конфликт, команда не должна нести ответственность за выбор между ними. Менеджеры могут избежать конфликтов, установив четкие цели проекта с самого начала и работая вместе для достижения успешного результата, будь то лично или через виртуальные платформы.
№ 5. Управление приоритетами
Если супервайзеры не сотрудничают, членам команды может быть сложно манипулировать приоритетами в матричной структуре. Если руководитель отдела считает свои задачи наиболее важными, а руководитель проекта с ним согласен, команде может быть трудно решить, какой совет руководителя отдать приоритет.
Когда члены команды испытывают трудности с определением приоритетов задач из-за недопонимания между руководителями, менеджеры должны обсудить задачи команды и выбрать, что следует сделать в первую очередь. Большинство проблем, которые могут возникнуть в результате матричной структуры, могут быть решены при хорошем участии команды, общении и ясности.
Навыки, необходимые для того, чтобы стать эффективным MatrixLeader
Менеджер проекта или линейный менеджер ведет команду к успеху. В результате они должны развивать навыки межличностного общения, чтобы обеспечить бесперебойную работу команды.
Ниже приведены некоторые из наиболее примечательных:
№1. Разрешение спора
Когда сотрудники из разных отделов сотрудничают в проекте, они выносят на обсуждение несколько точек зрения, что часто приводит к разногласиям и расхождениям. Чтобы устранить эти разногласия и сохранить гармонию в команде, каждый менеджер должен освоить практические навыки разрешения конфликтов.
№ 2. Общение и сотрудничество
Менеджер проекта или функциональный менеджер отвечает за передачу ролей и обязанностей всем членам команды, сохраняя при этом прозрачность. В результате они должны обладать сильными коммуникативными способностями. Кроме того, матричная структура требует беспрепятственного обмена знаниями, файлами и т. д. между отделами, что делает совместную работу важным набором навыков для менеджеров.
№3. Аналитические способности, которые были усовершенствованы
Менеджер проекта и менеджер ресурсов в матричной организации могут столкнуться с различными трудностями, которые могут повлиять на проект. Неравномерное распределение рабочей нагрузки, отключение, снижение производительности, оплачиваемые потери, превышение графика/бюджета и т. д. — вот некоторые из них. Менеджеры должны улучшить свои аналитические навыки, чтобы выносить обоснованные суждения, разрабатывать наиболее подходящий проект и план ресурсов, а также решать такие проблемы.
№ 4. Влиятельный статус
Необходима хорошая способность убеждать, чтобы заставить всех прийти к единому мнению, увидеть общую картину и побудить всех стремиться к общей цели.
Чтобы побудить других последовать их примеру, эффективный менеджер должен подавать пример и демонстрировать хорошую этику.
№ 5. Навык решения проблем
Настрой на решение проблем необходим для того, чтобы оставаться в курсе проблем и решать их быстрее и эффективнее. В результате каждый функциональный и линейный руководитель должен иметь позитивный настрой, а также стратегию решения проблем.
Заключение
Матричная организация — это иерархическая организационная модель, которая доказала свою эффективность с точки зрения производительности и организации на рабочем месте. Однако организация организации по проекту не является секретом успеха. Соответствующая стратегия управления не менее важна. Чтобы в долгосрочной перспективе воспользоваться истинными преимуществами подобных организационных структур, крайне важно гарантировать, что менеджеры понимают, как общаться, управлять своими эмоциями и принимать будущие решения в интересах компании. Таким образом, настоятельно рекомендуется гибкое управление проектами, а также другие инициативы, такие как управление разнообразием и экономичные инновации.
- МАТРИЦА РЕШЕНИЙ: значение, использование и руководство
- МАТРИЦА БКГ: определение, применение и важность
- Объяснение матрицы Ансоффа: практические примеры, теория и стратегия
- КАК СТАТЬ БИЗНЕС-АНАЛИТИКОМ: Как стать бизнес-аналитиком без опыта (Руководство 2023 г.)
- Руководство по планированию управления качеством проекта (инструменты и программное обеспечение)
Рекомендации
