Адаптация сотрудников так же важна, как и сам процесс найма. У вас есть подходящие люди для работы, да, но вы должны приложить усилия, чтобы их удержать. Не знаете, как это сделать? Мы включили в эту статью контрольный список, чтобы помочь вам понять, что влечет за собой весь процесс адаптации сотрудников и как это сделать. Мы также включили список лучшего программного обеспечения для адаптации сотрудников, чтобы сделать этот процесс беспрепятственным.
Что такое адаптация сотрудников?
Адаптация сотрудников определяется по-разному в каждой организации. Хотя процесс почти одинаков, сроки и обязанности различают каждую программу адаптации.
В то время как некоторые менеджеры по персоналу, похоже, рассматривают процесс адаптации сотрудников как не более чем оформление новых кадровых документов, более сообразительные и мотивированные члены команды по-другому относятся к тому, что влечет за собой адаптация сотрудников. В рамках адаптации сотрудников они рассматривают весь период с момента выпуска предложения до момента, когда сотрудник становится продуктивным сотрудником фирмы.
Онбординг включает в себя все процессы, происходящие с момента, когда вы делаете предложение, и до момента, когда человек начинает по-настоящему работать в роли, включая программу ориентации, план обучения, установление контрольных показателей производительности и установление цикла обратной связи.
Процесс адаптации сотрудников
Адаптация сотрудников — это систематическое и преднамеренное превращение перспективных сотрудников в высокоэффективных работников.
Компании предоставляют новым работникам информацию, отношения и ресурсы, необходимые им для того, чтобы они чувствовали себя комфортно и достаточно уверенно для отличной работы, тщательно организуя этапы адаптации.
Процесс начинается во время найма, когда потенциальные клиенты представляют себе работу в вашей организации. Он ускоряется, когда кандидат принимает предложение и впервые становится сотрудником. Это достигает кульминации в критические первые дни и недели работы сотрудника, когда они (надеюсь) устанавливают прочные связи со своими новыми коллегами.
Что наиболее важно, опыт адаптации сотрудника отражается на протяжении всего срока его работы в вашей организации, потенциально задавая тон всей его карьере.
Плохое обслуживание клиентов может привести к преждевременным увольнениям и высокой текучести кадров. Позитивная встреча может подготовить почву для долгосрочного удовлетворения.
Какова цель адаптации?
Адаптация сотрудника — это первое взаимодействие сотрудника с компанией после длительного процесса собеседования.
Если встреча не оправдает ожиданий, ваш сотрудник может пожалеть, что принял предложение о работе.
Неправильный процесс адаптации может изменить их взгляды, создать у них предвзятое мнение о фирме и в конечном итоге вынудить их уйти в отставку досрочно.
Надежный процесс адаптации сотрудников необходим, чтобы помочь вашим новым сотрудникам освоиться, познакомиться с организацией, прояснить цели своей работы и наладить позитивные отношения с другими сотрудниками.
Замечательный адаптационный опыт не только заставляет сотрудников чувствовать себя желанными, но и помогает им быстрее интегрироваться в существующую организационную семью.
Таким образом, оптимизация процесса адаптации сотрудников не только впечатляет новых сотрудников, но и минимизирует нагрузку на команду HR.
Этапы процесса адаптации сотрудников
№1. Обнародование предложения
Процесс адаптации сотрудников начинается сразу после этапа найма. Когда сотрудника нанимают, менеджер по персоналу отправляет приятное приветственное электронное письмо, содержащее несколько важных документов, таких как письмо с предложением, ссылки на цифровые формы адаптации и документы политики. Поддержание прозрачности в подходе знакомит сотрудников с культурой организации и позволяет им знать, чего ожидать.
№ 2. Принятие предложения
Когда сотрудник принимает предложение, лучшие компании планируют быстрый звонок, чтобы ознакомиться с документами, льготами и политиками, а также установить ожидания. Привлечение новых сотрудников подтвердит их решение принять предложение и сформирует прочные эмоциональные связи с организацией. Это время, чтобы начать планировать программу ориентации персонала.
№3. Время ожидания
Тот факт, что сотрудник принял предложение, не гарантирует, что он появится на дату начала. Во время ожидания работник может быть восприимчив и к предложениям других возможных работодателей. Поэтому крайне важно установить с сотрудником хорошие отношения. Дайте понять сотруднику, как сильно вы его цените. При разработке процесса адаптации сотрудников рассмотрите возможность включения периода ожидания.
№ 4. Дата зачисления
Большинство новых сотрудников в первый день испытывают противоречивые эмоции. В то же время они опасаются, радуются, взволнованы и нервничают. В результате основная обязанность менеджеров по персоналу — сделать так, чтобы новые сотрудники чувствовали себя желанными и непринужденными. Прививание чувства сопричастности новым сотрудникам повысит их приверженность и сосредоточит внимание на своей работе.
Полезный контрольный список адаптации сотрудников снимет стресс у HR-персонала. Вот несколько вещей, которые нужно сделать перед важным днем:
- Подготовьте ориентировочный график.
- Назначение ИТ-ресурсов (рабочая станция, доступ к электронной почте и т. д.)
- Приобретение всех необходимых офисных материалов (мебель, ключи, карта доступа и т.д.)
- Создайте счет зарплаты.
- Назначьте наставника или человека, который поможет сотруднику освоиться.
№ 5. Сотрудничество с другими отделами
Крайне важно сотрудничать с ключевыми заинтересованными сторонами (коллегами и менеджерами) и сообщать им о дате начала работы нового сотрудника. Персонал отдела кадров может обратиться за помощью к коллегам, чтобы украсить кабинет нового сотрудника, организовать приветственные встречи один на один и запланировать вводное занятие.
№ 6. Инструкция и ориентация
Ориентационные семинары дают новым сотрудникам обзор культуры организации, а также понимание целей компании. На этом этапе новые сотрудники получают необходимые знания о командах организации, командных операциях и корпоративных политиках. Постановка ролевых целей и задач на следующие 30/60/90 дней — хорошее время, чтобы продемонстрировать новым сотрудникам, на чем им нужно сосредоточиться.
Поскольку подавляющему большинству сотрудников требуется некоторое необходимое обучение, чтобы начать работу, большинство фирм организуют программу обучения, чтобы быстро освоить свой персонал. Оценка навыков поможет предприятиям определить знания и способности нового сотрудника и разработать индивидуальный план обучения для конкретной роли с учетом его навыков.
№ 7. Первые три месяца
Основная цель этого периода — оценить и убедиться, что ожидания организации и сотрудника совпадают. Этот этап должен быть наполнен активными обсуждениями успехов нового сотрудника и постоянными усилиями, направленными на то, чтобы стать неотъемлемой частью бизнеса.
Контрольный список адаптации сотрудников
Вот контрольный список действий по адаптации сотрудников, которые должны выполнять специалисты и менеджеры по персоналу, чтобы удерживать новых сотрудников в течение длительного времени:
- Изучите опыт сотрудников, чтобы увидеть, соответствует ли он их ожиданиям.
- Изучите их работу и выскажите критику
- Проверьте, есть ли у работника какие-либо заботы или проблемы.
- Обсудите профессиональный рост и стратегию.
- Получите отзывы о адаптации и любые предложения.
- Определите, требуют ли они дополнительной подготовки.
Программное обеспечение для адаптации сотрудников
Наиболее эффективное программное обеспечение для адаптации сотрудников включает
- Trainual: для создания онлайн-библиотеки игр.
- Sapling: для облегчения процесса адаптации
- Enboarder: за оптимизацию процесса регистрации для получения поддержки.
- Coassemble: для разработки более привлекательного опыта адаптации.
- Inform: Известен тем, что обеспечивает приятный гибридный опыт адаптации.
Что делает хорошее программное обеспечение для адаптации сотрудников?
Существует множество доступных инструментов и приложений, которые включают функцию адаптации сотрудников. Он является стандартным для большинства HR-платформ, хотя ему часто не хватает глубины и интереса. Вот некоторые функции, которыми должно обладать хорошее программное обеспечение для адаптации сотрудников:
- Простой в использовании. Независимо от того, адаптируете ли вы одного или сотни новых сотрудников, программное обеспечение для адаптации должно быть удобным для пользователя. Это должно помочь упорядочить и упростить ваш процесс, а не вводить сложные процедуры, неудобную навигацию или сложные процессы.
- Автоматизированные рабочие процессы и процессы. Автоматизируя некоторые (или все) процессы адаптации сотрудников, вы экономите время и гарантируете, что все получат одинаковый высококачественный опыт. Я искал системы адаптации, которые помогут вам создать систему или процедуру, которую вы сможете использовать повторно.
- Возможности для настройки Процессы прекрасны, но вы также должны искать методы, которые сделают ваш опыт уникальным. Эти приложения предоставляют несколько замечательных методов для оказания воздействия посредством настройки, от загрузки фотографий до персонализации вашей панели инструментов.
- Варианты самообслуживания Ваши новые сотрудники должны иметь возможность быстро и легко находить и загружать документы без суеты. Я отдал приоритет приложениям с функциями самообслуживания, чтобы помочь им узнать о вашей организации и пройти процесс адаптации без особых усилий.
- Культура и участие являются основными моментами. Процесс цифровой адаптации может быть изолирующим. Я искал приложения с функциями, которые позволяют вам воплотить в жизнь некоторые из ваших корпоративных культур с помощью презентаций, викторин и обновлений во время моего тестирования.
Некоторые из этих приложений соответствуют одному из вышеупомянутых критериев больше, чем другие. Есть яркие, захватывающие и увлекательные приложения, а есть и такие, которые помогут вам усовершенствовать процедуры адаптации, чтобы ими было приятно пользоваться.
Увидев эти функции, давайте подробно рассмотрим варианты программного обеспечения, о которых мы упоминали ранее:
№1. Тренуал
Trainual включает в себя учебное пособие о том, как создать свой бизнес-план. Это хороший способ понять, на что способно приложение, и провести вас через процесс создания собственных сборников сценариев. Этот полезный подход можно найти во всем программном обеспечении, с всплывающими подсказками для каждой части, обеспечивающими краткий обзор ее назначения. Это действительно полезно, если вы новичок в настройке программного обеспечения для адаптации сотрудников, как я.
Trainual использует подход онлайн-обучения к типу адаптации, который могут ожидать ваши пользователи. В основном вы создаете мини-курсы (или учебники) на любую тему, которую хотите, например, историю вашей компании, культуру, команду и работу. Вы можете сделать то же самое для правил и процессов, чтобы создать собственную внутреннюю библиотеку ресурсов. Эти сборники игр находятся внутри предметных областей и могут быть закреплены в качестве избранного на панелях управления ваших пользователей.
№ 2. Саженец
Легко управлять адаптацией одного нового сотрудника без четкой стратегии, но как насчет сотен? Sapling упрощает адаптацию членов команды в любом масштабе, даже во многих местах, отделах и ролях.
Подход Sapling к адаптации основан на рабочих процессах, процессах и действиях. Создайте процесс, добавьте задачи и назначьте их кому-нибудь — новому сотруднику, его руководителю или коллеге. Чтобы помочь вам структурировать рабочий процесс, назначьте сроки выполнения, описания и подзадачи для каждой задачи. Что мне нравится в подходе к рабочему процессу Sapling, так это то, что вы можете устанавливать даты относительно вех или других дат, поэтому вы можете организовать приветственное электронное письмо для вашего нового сотрудника за пять дней до их начала. Это облегчает повторение и автоматизацию рабочих процессов.
№3. Enboarder
Приложения для адаптации часто предназначены для предоставления контента новым сотрудникам, тогда как Enboarder фокусируется на создании процедур, которые принесут пользу всем в течение этого переходного периода.
Enboarder достигает этого за счет использования нового визуального конструктора рабочих процессов. Вместо того, чтобы добавлять задачу в окно, вы создаете путешествие, в котором содержится несколько задач, действий и заданий. Вы можете делегировать обязанности и ответственность новым работникам и менеджерам, а также предусмотреть встроенную должность напарника, которую вы можете назначить.
№ 4. Совместная сборка
Онлайн-обучение может быть утомительным и трудным для завершения. Coassemble не входит в их число. Это программное обеспечение для обучения и адаптации сотрудников вдохнет новую жизнь в создание и распространение программ адаптации среди членов вашей команды.
Возможность создавать онлайн-курсы, которые служат вашей программой адаптации, лежит в основе Coassemble. Это похоже на онлайн-игру, но с гораздо более интерактивными аспектами. Доступны всплывающие викторины, колеса, блок-схемы, карточки, временные шкалы и другие функции.
№ 5. Информ
В то время как многие компании переходят на удаленную работу, вы можете включить личные встречи или учебные занятия в свой процесс адаптации. Это то, что Innform мастерски учитывает, а также добавляет ощущение веселья и геймификации.
Как выбрать лучшее программное обеспечение для адаптации сотрудников?
Каждое отличное программное обеспечение для адаптации сотрудников должно быть простым в использовании, быстро автоматизируемым и предоставлять вам больше вашего самого ценного ресурса: времени. Кроме того, у всех нас есть определенные требования. Некоторые отделы кадров хотят добавить больше культуры и вовлеченности в опыт, в то время как другим требуется мощная платформа для адаптации новых сотрудников по всему миру. Подумайте, какие функции наиболее важны для вас, а затем используйте это руководство, чтобы найти лучшие решения для вас. Попробуйте несколько приложений, прежде чем выбрать то, которое лучше всего подходит для вашей команды.
Чего хотят новые сотрудники от адаптации?
Новые сотрудники хотят знать, как получить ресурсы, необходимые им для достижения успеха на новой должности на протяжении всего процесса адаптации. Независимо от того, на каком уровне они находятся, у новых сотрудников будут вопросы о протоколе и практике. У вашей организации есть своя культура.
Кто несет ответственность за проведение процесса адаптации сотрудников?
Процесс адаптации сотрудника обычно возглавляет непосредственный руководитель или менеджер нового сотрудника при поддержке отдела кадров.
Какие типы информации обычно рассматриваются в процессе адаптации?
В процессе адаптации новые сотрудники обычно получают информацию о политике, процедурах, преимуществах и ожиданиях компании. Они также могут пройти обучение по конкретным рабочим обязанностям и навыкам.
Существуют ли какие-либо юридические требования для адаптации сотрудников?
Не существует федеральных законов, специально предписывающих адаптацию сотрудников, но в некоторых штатах и муниципалитетах могут быть свои собственные законы и правила, касающиеся адаптации, особенно в отношении предоставления новым сотрудникам информации о правах и обязанностях в соответствии с законами штата и местными законами.
Как можно использовать технологии для поддержки процесса адаптации сотрудников?
Технологии могут использоваться для поддержки процесса адаптации сотрудников различными способами, например, с помощью программ онлайн-обучения, цифровых адаптационных платформ, а также электронных форм и документов.
Как можно использовать адаптацию сотрудников для улучшения удержания сотрудников?
Эффективная адаптация сотрудников может помочь улучшить удержание сотрудников, заставляя новых сотрудников чувствовать себя желанными и ценными, предоставляя им информацию и ресурсы, необходимые для успеха в их новой роли, и помогая им быстро стать продуктивными членами команды.
Можно ли также использовать процесс адаптации сотрудников для повторного трудоустройства сотрудников, которые отсутствовали в компании в течение определенного периода времени?
Да, те же самые принципы процесса адаптации сотрудников могут быть применены к повторному трудоустройству сотрудников, которые возвращаются в компанию после периода отсутствия. Это может помочь обеспечить их быстрое ознакомление с любыми изменениями или обновлениями, которые произошли во время их отсутствия, и помочь им повторно интегрироваться в команду.
В заключение
Адаптация сотрудников очень важна для любого бизнеса, и при наличии автоматизированной системы адаптации новые сотрудники могут тратить меньше времени на заполнение документов и больше времени на изучение принципов компании, знакомство с рабочим местом и приобретение новых друзей.
Часто задаваемые вопросы
Каковы 5 "C" онбординга?
Пять «C» адаптации — это соответствие, классификация, уверенность, связь и культура.
Кто отвечает за адаптацию?
Руководитель по найму обычно отвечает за адаптацию.
В чем разница между ориентацией и онбордингом?
Адаптация относится к ряду мероприятий, которые учат новых сотрудников тому, что им нужно знать, чтобы выполнять свои обязанности в новой роли. Ориентация, с другой стороны, относится к первоначальному приветствию, оказываемому компанией новому сотруднику.
Статьи по теме
- ОРИЕНТАЦИЯ НОВОГО СОТРУДНИКА: подробный контрольный список, шаблон и примеры
- КАПЕЛЬНАЯ КАМПАНИЯ: руководство по капельному маркетингу кампании
- УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ (HCM): типы, примеры и программные решения
- Культура компании: лучшие практики 2023 года и все, что вам нужно
- 15 лучших стратегий удержания клиентов, которые увеличивают прибыль (руководство)
Рекомендации
