Переезд и стресс идут рука об руку, но это может быть еще сложнее, когда работодатели и сотрудники не могут испытывать перерывы между переездами. Другие ситуации могут еще больше усложнить процесс, например дезорганизация и недопонимание между отделами.
Чтобы избежать осложнений и обеспечить, чтобы переезд вашего офиса прошел гладко, вот несколько важных правил, которые работодатели и HR должны соблюдать до, во время и после переезда.
Что делать: создать контрольный список переезда
Не просто «следуйте своей интуиции» в отношении стратегии переезда офиса. В противном случае вы упустите несколько ключевых деталей, из-за которых вы и ваша команда будете в отчаянии в последнюю минуту. Создать чек-лист офисного переезда который обрисовывает в общих чертах каждую деталь вашего движения, от начала до конца.
Нельзя: сделать все за один месяц
Несмотря на то, что с помощью контрольного списка можно завершить переезд за один месяц, вы создадите стресс для своих сотрудников. Начните планировать за шесть месяцев до важного дня, связавшись с транспортными компаниями, просмотрев условия аренды, установив свой бюджет и назначив рабочую группу.
Делайте: общайтесь со своими сотрудниками
Ваши сотрудники должны заранее знать, что их офис переезжает в другое место. В зависимости от того, куда вы переезжаете, это может повлиять на то, как они добираются до работы или на то, что они не смогут убрать свой рабочий стол. Кроме того, если все будут знать заранее, работодатели смогут быстро решить проблемы с работой/хранением.
Не делайте этого: ожидайте, что ваши сотрудники помогут
У многих из ваших сотрудников не будет времени, терпения или физической силы, чтобы присоединиться к вам на ходу. Помимо перемещения своего личного оборудования, не следует ожидать, что ваши сотрудники будут перемещать деловую собственность. Наймите транспортную компанию для этой работы.
Что делать: нанять или назначить менеджера проекта
Переезд офисов не имеет прямого отношения к вашему офисному бизнесу, но все же требуется руководитель проекта. Вам нужен кто-то, кто перенесет коммунальные услуги, установит телефоны, упакует оборудование, назначит парковку в новом офисе и подготовит всех сотрудников к переезду.
Не делайте этого: продолжайте сдвигать дату въезда
Сообщайте своим сотрудникам, руководителю проекта и другим поставщикам (транспортной компании или поставщику коммунальных услуг) о том, что вы переезжаете, только до тех пор, пока вы не определите дату. Совершать ошибки — это нормально, но если вы постоянно переносите дату, вашей команде будет трудно с этим смириться.
Что нужно сделать: составить план этажа
Ваш новый офис будет либо больше, либо меньше вашего нынешнего. В любом случае маловероятно, что ваш новый офис будет выглядеть так же, как ваш старый. Создайте план этажа, чтобы знать, где будет располагаться вся ваша мебель. Поэтажный план поможет вашим грузчикам и сотрудникам быстрее освоиться.
Нельзя: выбрасывать вещи после переезда
Новый офис дает вам возможность обновить вашу технику или мебель. Если вы планируете это сделать, рассмотрите возможность заказа нового оборудования, которое прибудет в новый офис. Выбросьте оборудование, которое вы уже заменили, в день въезда, так как большинство транспортных компаний могут выбросить вещи за вас.
Что делать: проверить перед переездом
Обратите внимание на все, что выглядит не так, и очистите новое и старое пространство, пока они пусты. Убедитесь, что вы сделали все, что указано в контрольном списке, и пересмотрите свой бюджет. За неделю до переезда все должно быть учтено, и должны быть составлены подвижные запасы.
Не делайте: выплескивайте стресс на других
Независимо от того, насколько вы готовы к переезду, каждый будет испытывать небольшой стресс. Важно поддерживать моральный дух, оказывая помощь и поддержку во время процесса. Как только все устроятся в новом офисе, устройте вечеринку и поздравьте всех с их тяжелой работой.
Если ваши сотрудники переезжают за границу, постарайтесь понять их ситуацию. Скорее всего, они оставляют семью и друзей. Никогда не будет плохой идеей познакомить иностранных сотрудников с приятелем, будь то коллега или другой переехавший американец, с которым они могут взаимодействовать.
Что нужно сделать, чтобы проинформировать клиентов, сотрудников и заинтересованных лиц о новом местоположении после офисного переезда?
Важно информировать клиентов, сотрудников и других заинтересованных лиц о вашем новом местоположении, обновляя веб-сайт вашей компании, страницы в социальных сетях и любые другие онлайн-списки. Вам также следует изменить свой официальный служебный адрес в государственных учреждениях и других соответствующих организациях.
Какие шаги следует предпринять для уборки и реорганизации нового офиса после офисного переезда?
После офисного переезда важно уделить время уборке нового помещения и его реорганизации, чтобы сделать его функциональным и эффективным. Это может включать в себя такие задачи, как распаковка коробок, расстановка мебели, настройка оборудования и создание системы организации файлов и расходных материалов.
Почему важно иметь систему для отслеживания предметов во время офисного переезда?
Наличие системы для отслеживания предметов во время офисного переезда помогает гарантировать, что во время переезда ничего не будет потеряно или оставлено. Это может включать использование этикеток, инвентарных списков и маркировку предметов с помощью определенной системы цветового кодирования.
Почему важно иметь план на случай непредвиденных обстоятельств во время офисного переезда?
Наличие плана на случай непредвиденных обстоятельств во время офисного переезда помогает подготовиться к непредвиденным событиям и свести к минимуму вероятность стресса и сбоев. Это может включать планирование непредвиденных обстоятельств, таких как задержки, связанные с погодой, поломки оборудования или дорожные происшествия.
Почему важно соблюдать правила техники безопасности при офисном переезде?
Соблюдение правил охраны труда и техники безопасности во время офисного переезда важно для защиты работников и обеспечения безопасного и эффективного переезда. Это может включать соблюдение надлежащих методов подъема, обеспечение надлежащего защитного оборудования и соблюдение правил пожарной безопасности и эвакуации.
Почему важно учитывать условия парковки для движущегося грузовика при офисном переезде?
Принятие во внимание организации парковки движущегося грузовика важно для обеспечения плавного и бесперебойного движения. Это включает в себя резервирование парковочных мест как в старом, так и в новом месте, а также организацию доступа к лифтам и другим частям здания.
Статьи по теме
- ПЕРЕЕЗДНЫЕ КОМПАНИИ: Топ лучших компаний 2023 года (обновление)
- 6 советов, как закрыть больше ипотечных кредитов
- CRAWL SPACE ENCAPSULATION: пошаговое руководство и все, что вам нужно
- Деловой кэжуал для мужчин: лучший деловой кэжуал для мужчин (+советы)
- Преимущества переноса традиционного бизнеса в онлайн-бизнес
- ЧТО ТАКОЕ СЕМЕЙНЫЙ ОФИС? Как это работает
комментарии 4
Genau einen solchen Beitrag habe ich gesucht, danke dafür! Ich muss nämlich den Umzug meiner Firma planen, der in etwas mehr als einem halben Jahr vonstattengehen wird. Einen Projektmanager einzustellen, ist schonmal eine sehrgute Idee!
Vielen Dank für den hilfreichen Комментарии! Wir sind gerade dabei unseren Geschäftsumzug zu planen und überlegen noch, ob wir ein Umzugsunternehmen engagieren sollen oder den Umzug selbst durchführen. Es gibt einiges zu beachten.
Meine Freundin führt ein kleines Unternehmen und möchte demnächst in ein größeres Büro ziehen. Ich unterstütze sie bei der Planung und so langsam kommt der Ball ins rollen. Sie hatte schon überlegt, ob sie ihre Mitarbeiter wohl um Hilfe укусил kann, aber wahrscheinlich haben Sie recht und das wäre keine gute Idee.
Bei mir steht der Privatumzug an. Durch den Beitrag weiß ich, был ich alles beachten sollte. Den Aufbau der Möbel werde ich dennoch als Erstes machen, sobald die neue Wohnung frei ist.