ЛУЧШИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ В 2023 ГОДУ

В наш цифровой век люди ожидают иметь доступ к своим жизненно важным документам в любое время и в любом месте. Самый эффективный способ значительно упростить этот процесс — использовать системы управления документами. Преимущества этих систем управления документами невозможно переоценить, поскольку они помогают вам управлять документами и хранить их, чтобы вы могли получить к ним доступ в любое время. В этом руководстве мы рассмотрим список лучших программ для электронных систем управления документами с открытым исходным кодом, которые помогут вам эффективно управлять своими документами. Читай дальше.

Что такое управление документами?

Управление документами — это процесс, с помощью которого компании управляют электронными документами и отслеживают их.

Управление документами теперь доступно в различных конфигурациях, начиная от небольшого автономного приложения и заканчивая крупномасштабными установками на уровне предприятия, которые включают стандартные функции заполнения документов.

Эти характеристики следующие:

• Место хранения
• Контроль доступа и безопасность
• Индексация и аудит
• Поиск и поиск, классификация
• Интеграция с настольным программным обеспечением

Системы управления документами

Системы управления документами относятся к электронному управлению документами и программному обеспечению доступа.

Типы систем управления документами

• Управление контентом
• Управление рабочим процессом
• Управление записями
• Визуализация документов
• Управление корпоративным контентом

Пример систем управления документами

Примером системы управления документами является программа для чтения PDF, которая позволяет хранить файлы и получать к ним доступ в автономном режиме.

Системы электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) — это программы, которые организуют и хранят различные типы документов. Это более конкретный тип системы управления документами, более общий тип системы хранения, которая помогает пользователям систематизировать и хранить бумажные или цифровые документы. EDMS относится к программной системе, которая управляет цифровыми документами, а не бумажными документами, хотя в некоторых случаях эти системы могут также обрабатывать отсканированные в цифровом виде версии оригинальных бумажных документов.

Программное обеспечение для систем электронного документооборота (СЭД) позволяет централизованно хранить значительное количество цифровых документов. Многие из этих систем также включают функции поиска документов. Чтобы быть эффективной, система электронного документооборота должна включать в себя следующие компоненты:

• Импорт: Эта функция открывает новый документ в системе.
• Хранилище: для хранения системных файлов и использования хранилища.
• Идентификация: для точного извлечения документов путем присвоения индексов.
• Экспорт: чтобы удалить объекты из системы, экспортируйте их.
• Защита паролем для определенных файлов для разрешенных пользователей.

Преимущества использования систем электронного документооборота

Преобразование больших гор бумажных документов в цифровые может быть пугающим. С другой стороны, предприятия, инвестирующие в систему электронного документооборота, создают основу для ускорения рабочих процессов и масштабирования критически важных для бизнеса процедур. Вот основные преимущества программного обеспечения систем электронного документооборота (СЭД) для вашего бизнеса, помимо повышения производительности бизнеса.

№1. Уменьшение места для хранения

Цены на коммерческую недвижимость растут, как и стоимость хранения бумажных документов. Программная DMS, которая может устранить необходимость в шкафах для документов, коробках и ящиках для хранения, является большим преимуществом для любого бизнеса, поскольку она освобождает ценное офисное пространство. Печатные копии документов часто можно хранить в менее дорогих местах, например, на складе или в хранилище.

№ 2. Повышенная безопасность

Безопасность документов имеет решающее значение для предприятий любого размера для защиты конфиденциальных данных. DMS позволяет лучше контролировать критически важную информацию, а доступом к документам можно управлять на уровне папок для разных групп или людей. DMS также отслеживает, кто просматривал документ, когда к нему обращались и как он редактировался. Управляемые документы легко отслеживаются и могут быть помечены для включения автоматических предупреждений.

№3. Лучшее соответствие нормативным требованиям

Требования соответствия некоторых документов могут быть достаточно сложными. Несоблюдение может привести к штрафам, отзыву лицензии и, в некоторых случаях, уголовному преследованию. Sarbanes Oxley и HIPAA — это два федеральных и государственных нормативных правила, которые требуют строгих правил безопасности и конфиденциальности. Решения по управлению документами снижают вероятность несоблюдения требований. Например, графики хранения записей могут быть автоматизированы, а новые записи могут быть классифицированы и сохранены с большей легкостью.

№ 4. Поиск документов стал проще

Поиск и извлечение документов может занять много времени, а мы все знаем, что время — деньги. Средний офисный работник тратит от 30% до 40% своего дня на поиск распечатанных документов, в то время как компании тратят в среднем 20 долларов на подачу документа, 120 долларов на поиск неправильно заполненного документа и 220 долларов на воспроизведение утерянного документа. Эти расточительные расходы на управление документами ограничивают бюджет организации, снижают производительность и ограничивают ее потенциал роста.

№ 5. Улучшенное сотрудничество

Усовершенствованная система управления документами существенно упрощает возможность быстрого доступа к содержимому и совместной работы. Документы, полученные из различных источников, могут быть доступны из различных мест. Электронные изображения позволяют обмениваться документами по сети по электронной почте или через Интернет. DMS повышает прозрачность бизнес-процессов и позволяет улучшить мониторинг рабочих процессов. Внешним пользователям с авторизацией можно предоставлять и контролировать доступ.

№ 6. Лучшее аварийное восстановление и резервное копирование

План резервного копирования данных и аварийного восстановления должен быть включен в каждое решение по управлению документами. Бумажные документы сохраняются от пожаров, наводнений и других стихийных бедствий с помощью цифрового архивирования в качестве резервной копии. Документы в DMS легко отслеживаются и могут быть отслежены с использованием различных критериев. Возможности отслеживания документов уменьшают вероятность неправильного хранения или потери документов после прочтения.

№7. Повышенная производительность

Время ценно, и DMS экономит время, что часто напрямую приводит к повышению производительности. Более быстрый и эффективный поиск документов может улучшить моральный дух сотрудников и удовлетворенность клиентов. Кроме того, решения для управления документами можно масштабировать в соответствии с растущими потребностями любого предприятия. Надежная система электронного документооборота дает фирмам ряд нематериальных преимуществ, в том числе:

• Трансформируемость
• Конкурентоспособность
• Улучшение отношений с клиентами
• Спокойствие

Наиболее распространенные системы электронного документооборота

Давайте взглянем на некоторые из наиболее известных программ для систем управления документами, которые обычно используются для устранения бумажной документации и повышения производительности организации на основе документации.

№ 1. кликап

ClickUp включает инструменты для создания документов, вики-сайтов и баз знаний, среди прочего:

• Есть возможность изменить текст.
• Это позволяет сотрудничать через многопользовательское редактирование.
• Он имеет параметры для обмена документами и определенные разрешения.
• Он предоставляет функции выделения текста для добавления комментариев к документам.

№2. Smartsheet

Smartsheet — это платформа для управления документами, специально созданная для удовлетворения нужд и потребностей вашего бизнеса.

Программное обеспечение позволяет пользователям планировать, управлять, фиксировать и составлять отчеты о работе из любого места.

Программное обеспечение предоставляет бизнес-командам интерактивную визуальную панель инструментов, где они могут удаленно сотрудничать над определенной работой.

Пользователи могут сообщать о критических показателях и видеть прогресс в своей деятельности в режиме реального времени.

Smartsheet эффективно автоматизирует рабочие процессы, чтобы каждый член команды был информирован и заинтересован в выполнении своих задач на платформе.

№3. Пространства для совместной работы

Teamwork Spaces предоставляет программное обеспечение для управления документами, которое содержит множество функций, облегчающих управление задачами.

Вы можете редактировать свои проекты в среде совместной работы в режиме реального времени с вашими коллегами, используя программное обеспечение.

Вы можете включать фильмы, фотографии и диаграммы в свои документы, чтобы сделать их более привлекательными.

С помощью обширных инструментов управления разрешениями и пользователями вы можете контролировать, кто имеет доступ к каким частям документа.

Платформа также предоставляет множество возможностей, помогающих пользователям легко сотрудничать между командами и получать отзывы клиентов.

№ 4. Monday.com

Monday.com — это облачное программное обеспечение для управления документами, которое предоставляет вам все инструменты, необходимые для централизации и планирования вашего проекта от начала до конца.

Платформа предоставляет вам настраиваемые формы, которые вы можете использовать для быстрого создания вещей.

Также очень просто использовать Monday.com для автоматизации утверждения проектов и действий.

Вы также можете сотрудничать с членами вашей команды над документом в режиме реального времени с помощью платформы. В документе вы можете общаться, назначать изменения и отмечать отдельных лиц или группы.

Информационная панель проекта предоставляет вам подробную информацию, показатели и информацию о вашей работе.

Кроме того, данные о вашей работе, предоставляемые Monday.com в режиме реального времени, можно использовать для управления, мониторинга и устранения опасностей проекта.

# 5. HubSpot

Программное обеспечение HubSpot для управления документами продаж и отслеживания продаж будет полезно для создания библиотеки контента для продаж для всей команды. Это может позволить вам обмениваться документами из вашего почтового ящика Gmail или Outlook. Он также будет уведомлять вас, когда потенциальные клиенты взаимодействуют с контентом, который вы им предоставляете. Кроме того, он покажет, как продающий контент помогает вашему процессу продаж и как часто этот контент используется командой.

HubSpot предлагает комплексное программное обеспечение для продаж с несколькими функциями, такими как отслеживание электронной почты, планирование электронной почты, автоматизация продаж, чат в реальном времени, отчетность и многое другое.

№6. pCloud

Вы можете настроить групповые разрешения и индивидуальные уровни доступа в pCloud. Вы также можете ограничить доступ к данным через общие папки. pCloud также позволяет оставлять комментарии к файлам и каталогам. Он ведет подробные журналы активности учетной записи и делает доступными для вас любую более раннюю версию ваших файлов. Он включает в себя управление файлами, совместное использование, защиту, управление версиями файлов, резервное копирование файлов и функции управления цифровыми активами.

№ 7. На улице

Это бесплатный ECM с открытым исходным кодом, который предлагает управление документами, совместную работу, управление знаниями и веб-контентом, управление записями и изображениями, репозиторий контента и рабочий процесс.

Он поддерживает файловую систему общего интерфейса (CIFS), которая обеспечивает совместимость документов как с Windows, так и с Unix-подобными операционными системами.

Alfresco включает поддержку API и функционирует как серверная часть для хранения и извлечения контента.

Самые сильные функции Alfresco, простая настройка и контроль версий также являются самыми сложными в использовании.

№ 8. ЛогическийDOC

LogicalDOC — это система с открытым исходным кодом на основе Java, к которой можно получить доступ с помощью любого веб-браузера. Эта система доступна через вашу собственную сеть и позволяет вам создавать и управлять неограниченным количеством документов. Это повышает производительность и совместную работу систем управления документами.

#9 Офис Фэн

Feng Office — это система управления документами с открытым исходным кодом и веб-платформой для совместной работы. Отслеживание времени, диаграммы Ганта, управление задачами и управление знаниями — все это полезные элементы Feng Office. Он прост в использовании и позволяет помечать элементы. Вы даже можете отслеживать и отправлять контент нескольким людям одновременно.

Главный минус в том, что с каждым обновлением некоторые его функции становятся платными.

№10. Нуксео

Nuxeo — это система с открытым исходным кодом, которая регулирует поток контента в рамках бизнес-цикла.

Проверенная технология сокращает время, необходимое для поиска и извлечения контента. Он предлагает несколько методов захвата содержимого, включая сканирование изображения.

Ведение журнала аудита — один из полезных аспектов отслеживания контента, а также более удобный метод. Однако для новичков это сложно, а в некоторых случаях модификация может усложниться.

Читайте также: СИСТЕМЫ ПОДГОТОВКИ БИЗНЕСА: как правильно подшивать документы (подробное руководство))

Системы управления документами с открытым исходным кодом

Независимо от размера вашей компании, у вас будет постоянный поток документации для разработки, управления и организации, чтобы все работало хорошо. Системы управления документами (DMS) стали жизненно важным компонентом программного обеспечения компании, однако большинство пакетов требуют больших затрат на покупку и обслуживание. Вот тут-то и появляются системы управления документами с открытым исходным кодом. Это недорогое (иногда бесплатное) веб-программное обеспечение широко доступно и является отличным решением для большинства процессов компании.

Лучшие системы управления документами с открытым исходным кодом

№1. OpenDocMan

OpenDocMan был разработан в соответствии с критериями управления документами ISO 17025 и широко известен как одна из лучших доступных систем управления документами с открытым исходным кодом. Он используется для управления документами все большим числом фирм из списка Fortune 500, малых предприятий, учебных заведений, государственных учреждений и частных лиц. Он также доступен на десяти разных языках.

OpenManDoc полностью адаптируется к вашим потребностям, поддерживает широкий спектр операционных систем и типов файлов (включая Linux, Unix, Mac OS X, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista и Windows 7). Он обеспечивает доступ из любого места и простые функции резервного копирования через Интернет в качестве полностью веб-решения.

№ 2. Под открытым небом

Эта программа разбирает Alfresco Enterprise Edition (программное обеспечение для управления контентом и файлами) для предприятий, которые могут обеспечивать себя самостоятельно и хотят исследовать и адаптировать достижения для своих нужд. Alfresco Community Edition является гибкой версией для разработчиков, которые хотят работать с новейшими функциями Alfresco в некритичных контекстах, поскольку она бесплатна и легкодоступна. Это лучший репозиторий документов с открытым исходным кодом для создания новых функций для вашей компании.

Alfresco включает в себя сложные элементы пользователя и рабочего процесса с возможностями простого доступа, которые обеспечивают совместную работу на месте и удаленно через мобильные приложения и автономный доступ. Он также включает полный набор возможностей для совместной работы, таких как сайты групп, списки задач и отслеживание версий.

№3. Версия сообщества LogicalDoc

Это бесплатная версия программного обеспечения LogicalDOC для управления документами с открытым исходным кодом, которая поддерживается разработчиками, аналогично упомянутому выше программному обеспечению Alfresco. LogicalDoc Community Edition — это версия с открытым исходным кодом, которая не обладает всеми возможностями платных коммерческих версий, но включает в себя множество основных функций, необходимых для получения максимальной отдачи от программного обеспечения.

LogicalDoc Community Edition имеет многоязычный интерфейс рабочего стола и удобные для пользователя функции, включая многоязычное полнотекстовое индексирование, полный контроль версий, управление задачами, импорт из zip-файлов и поиск документов, которые помогут вам контролировать свои документы.

№ 4. Кимиос

Kimios стремится оптимизировать работу с документами в качестве альтернативы большим и громоздким системам управления бизнесом. Это достигается в основном за счет оптимизации нескольких задач для облегчения повседневного использования.

Функциональность поиска — это одна из областей, в которой достигнута такая простота использования. Это важный аспект этого хранилища документов с открытым исходным кодом. Содержимое и метаданные каждого документа индексируются, поэтому его можно найти с помощью полнотекстовых или логических поисковых запросов. Kimios разрабатывает мощную систему поиска документов, объединяя многочисленные параметры поиска.

№ 5. Версия сообщества OpenKM

Последней в нашем списке лучших систем управления документами с открытым исходным кодом для вашей организации является OpenKM Community Edition. Это отличный бесплатный вариант для крошечных репозиториев и некритичных данных.

Несмотря на свой бесплатный статус, OpenKM Community Edition можно адаптировать к большинству рабочих ситуаций. Он совместим с широким спектром операционных систем и баз данных (включая Windows Server, Debian, Ubuntu, Linux Mint, Red Hat, CentOS, Fedora и другие) (HSQL, H2 и MySQL).

Есть ли у Microsoft система управления документами?

Да, у Microsoft есть различные системы управления документами, такие как Microsoft Dynamics и SharePoint.

Каковы три функции системы управления документами?

Три основные функции системы управления документами заключаются в сборе, хранении и распространении документов.

Какое лучшее программное обеспечение для контроля документов?

В пятерку лучших программ для контроля документов вошли:

• M-файлы
• Шаблон
• eFileCabinet
• Главное управление
• подписатьСейчас

Есть ли у Microsoft система управления документами?

Это действительно так. Для управления документами Microsoft Office 365 предлагает ряд вариантов программного обеспечения, таких как SharePoint, Microsoft Dynamics и OneDrive. В соответствии с потребностями каждой организации может быть использован любой из вышеупомянутых вариантов.

В чем разница между CMS и DMS?

DMS: поддерживает структурированные данные и в первую очередь занимается документами в обычном смысле, включая Word, PDF, PowerPoint, Excel и т. д. Веб-контент (файлы HTML, PDF) и цифровые активы (изображения, аудио- и видеофайлы) являются примерами структурированные данные, которыми может управлять система управления контентом.

Какие этапы системы документооборота?

Жизненный цикл документа состоит из его создания, хранения, классификации, маркировки метаданных, распространения или совместного использования, повторного использования, проверки и отчетности, архивирования и возможного уничтожения.

Каковы семь критериев высокого качества документации?

Поставщик несет ответственность за то, чтобы записи, которые он делает, были удобочитаемыми, надежными, точными, исчерпывающими, последовательными, четкими и своевременными.

В заключение,

Системы управления документами помогут вам эффективно хранить документы и управлять ими. Мы предоставили вам список лучших электронных систем управления документами с открытым исходным кодом, которые вы можете использовать. Тем не менее, мы советуем вам провести тщательное исследование, прежде чем сделать свой выбор.

Часто задаваемые вопросы о системах управления документами

{
«@Context»: «https://schema.org»,
«@Type»: «FAQPage»,
«MainEntity»: [
{
«@Type»: «Вопрос»,
«имя»: «Каковы компоненты системы управления документами?»,
«AcceptAnswer»: {
"@напечатайте ответ",
«текст»: «

Сбор документов, хранение, метаданные, управление версиями, безопасность, индексирование и поиск — все это важные компоненты системы управления документами.

}
}
, {
«@Type»: «Вопрос»,
«имя»: «В чем разница между документооборотом и документооборотом?»,
«AcceptAnswer»: {
"@напечатайте ответ",
«текст»: «

Управление документами — это процесс хранения, обмена и управления документами с целью повышения эффективности ваших операций. Однако контроль документов связан с управлением потоком информации и данных внутри вашей организации.

}
}
, {
«@Type»: «Вопрос»,
«имя»: «Почему важен менеджмент документооборота?»,
«AcceptAnswer»: {
"@напечатайте ответ",
«текст»: «

Управление документами помогает организации гарантировать, что во всей организации используются только утвержденные текущие документы, что позволяет избежать непреднамеренного использования устаревших процессов или процедур.

}
}
] }

Статьи по теме

1. ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ: использование, бесплатные инструменты и руководство
2. ЛУЧШЕЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПОЛИТИКАМИ: 2023 Обзоры
3. ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ БУХГАЛТЕР: Простое руководство для начинающих
4. ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕНЬГИ: как это работает, преимущества и недостатки
5. СИСТЕМЫ ПОЧТЫ ДЛЯ БИЗНЕСА: 17+ лучших вариантов 2023 года (подробный обзор)

Рекомендации

• Techopedia.com
• PDF.wondershare.com
• Почемумеридиан.com