Мы работаем в цифровом мире, а это означает, что как владельцы бизнеса мы должны идти в ногу с технологическими изменениями, которые влияют на нашу отрасль. Таким образом, система управления документами является одной из таких разработок. Когда дело доходит до создания и ведения расписаний персонала, это программное обеспечение действительно отвечает всем потребностям. Поэтому в этом посте мы рассмотрим программное обеспечение для управления документами, решения и многое другое.
Система управления документами
Система управления документами (DMS) — это автоматизированное программное решение для организации, защиты, сбора, оцифровки, маркировки, авторизации и завершения действий с вашими корпоративными данными. Это система управления документами. Несмотря на то, что большинство систем управления документами хранят данные в облаке, DMS — это гораздо больше. Вы можете тратить больше времени на задачи, которые вам нравятся, потому что инновационные системы управления документами, такие как eFileCabinet, обрабатывают огромное количество бумаги, поступающей в вашу фирму вместо вас.
Управление документами — это процесс обработки документов таким образом, чтобы информация могла эффективно и надлежащим образом создаваться, обмениваться, структурироваться и храниться. В результате фирмы должны понимать, как разработать систему управления документами.
Многие фирмы имеют дело с конфиденциальными данными, которые должны храниться в безопасности или быть доступными быстро. В таких случаях хорошо функционирующая система управления документами имеет решающее значение. Даже если ваша фирма более неформальна, все равно необходимо вести точный учет по финансовым соображениям и соображениям эффективности.
Обзор системы управления документами
В настоящее время большинству фирм удобно работать с цифровыми документами и использовать инструменты с возможностями хранения и управления. Нет недостатка в программном обеспечении или приложениях для управления документами, как общих, так и отраслевых, предназначенных для улучшения работы вашей компании с электронной информацией. Отели, например, могут по-прежнему использовать реестр в книжном стиле при регистрации и могут по-прежнему запрашивать подпись на вкладке бумажной кредитной карты, но отели используют OPERA за кулисами для управления номерами, записи заметок и выставления счетов.
С другой стороны, многим небольшим организациям приходится иметь дело со старомодными данными в бумажных и электронных файлах, при этом объем бумажных данных в некоторых ситуациях значительно выше. В результате использование технологии обработки изображений документов для преобразования всех документов вашей компании в электронные файлы является одним из ответов на проблему смешанной среды данных. Таким образом, это может быть довольно простой процесс, или он может потребовать некоторой изобретательности и специальных подходов, в зависимости от типа данных и документов, с которыми вы работаете.
Программное обеспечение для управления документами
В этом разделе статьи мы рассмотрим 15 программ для управления документами.
№1. КанниДок
Организуйте официальные документы и упростите их поиск с помощью этого инструмента управления документами. CannyDocs — это интеллектуальная система управления документами, которая может организовать профессиональные документы. Эта функциональность также упрощает поиск и извлечение ваших документов. CannyDocs — это автономное приложение, которое позволяет пользователям легко работать. Он не зависит от ОС, поэтому вы можете установить его на любое устройство, на котором работает ОС.
№ 2. ЛогическийDOC
LogicalDOC помогает предприятиям любого размера по всему миру получить контроль над управлением документами, уделяя особое внимание быстрому поиску контента и автоматизации бизнес-процессов. Таким образом, ваша команда может использовать наш сервис для создания, соавторства и согласования любого количества документов.
№ 3. Битрикс24
Более 8 миллионов организаций по всему миру используют Bitrix24, бесплатный инструмент для управления документами. Таким образом, доступны облачные и локальные варианты (доступ с открытым исходным кодом). Кроме того, для личных, групповых и корпоративных дисков доступны синхронизация файлов, совместное использование файлов, мобильный доступ, онлайн- и офлайн-редактирование документов, многопользовательское редактирование и многое другое.
№ 4. файлхолд
Filehold лучше всего подходит для крупных предприятий в таких областях, как производство или здравоохранение, где требуется управление информацией. Следовательно, это настольная и мобильная система управления документами, которая может масштабироваться до тысяч пользователей и миллионов документов. Его можно установить локально или в облаке. Защитите свою интеллектуальную собственность с помощью двухфакторной аутентификации, основанной на сервис-ориентированной архитектуре Microsoft. Более того, с помощью нашей электронной подписи, контроля версий и решения для оптического распознавания текста вы можете улучшить работу и сэкономить время и деньги.
№ 5. Аптиен
Управление офисом и сотрудников. Управляйте и организуйте свои канцелярские товары, оборудование, контракты, отношения с сотрудниками, активы и другие административные вопросы. Кроме того, он упрощает повседневные процессы взаимодействия с сотрудниками, централизуя их в одном месте. Попрощайтесь со своими загроможденными документами, электронными таблицами и приложениями. соблюдение, политики, выделенное оборудование, активы, контракт, проекты, задачи и протоколы собраний. Aptien может быть настроен в соответствии с потребностями вашей компании так же, как и LEGO.
№ 6. легито
Управление документами, интеллектуальные рабочие процессы, утверждения, составление контрактов и автоматизация документов — вот некоторые из проблем, которые вы решаете с помощью Legito. Следовательно, ваше рабочее пространство Smart Document содержит все под одной крышей. Готовые функциональные возможности позволяют автоматизировать документы, которые почти сами составляются менее чем за два часа. Более того, Legito используется для обработки документов более чем 150,000 50 пользователей в XNUMX странах, включая LexisNexis, Price Waterhouse Coopers, Skoda Auto и Societe Generale Group.
№ 7. ABBYY FineReader PDF
ABBYY® FineReader PDF 15 — это утилита PDF для более эффективной работы с цифровыми документами. Таким образом, FineReader интегрирует отсканированные документы в цифровые рабочие процессы и упрощает оцифровку, преобразование, извлечение, редактирование, защиту, совместное использование и совместную работу над всеми типами документов на цифровом рабочем месте благодаря механизму оптического распознавания символов ABBYY на основе искусственного интеллекта.
№8. Байндер
Bynder позволяет создавать, захватывать, обнаруживать и распространять цифровые бренды, продукты и маркетинговые активы, такие как документы. Используйте настраиваемые структуры таксономии и поиск по тексту для управления документами.
№ 9. Xpertdoc
Ассоциация инновационный и интуитивно понятное создание документов и продукт автоматизации от. Таким образом, Xpertdoc позволяет упростить, оптимизировать и автоматизировать согласованные процессы создания, генерации, управления, доставки, хранения и электронной подписи более качественных документов быстрее, что приводит к улучшению связи, ускорению бизнес-процессов, повышению производительности и сокращению зависимость от ИТ. Мы также обеспечиваем связь с популярными платформами CRM и базовыми корпоративными системами, такими как ERP, CPQ, ECM и другими.
№10. Гугл документы
Веб-приложение, предназначенное для хранения, создания и редактирования электронных таблиц и документов в Интернете. Также доступны шаблоны, общение в чате и комментирование.
№11. Гугл Диск
Платформа для обмена файлами, которая позволяет пользователям хранить и обмениваться контактами, фотографиями, видео, презентациями, записями и многим другим.
№ 12. Майкрософт Эксель
Решение для анализа данных, которое помогает компаниям управлять электронными таблицами, создавать графики/диаграммы, выполнять вычисления, обмениваться проектами и т. д. Это программное обеспечение для управления документами широко используется
№ 13. Майкрософт 365
Интегрированный набор приложений включает электронную почту, календарь и адресные книги, доступ к которым осуществляется через Интернет круглосуточно и без выходных.
№ 14. Рабочая область Google
Набор продуктов для совместной работы для команд и малого и среднего бизнеса. Веб-конференции, обмен файлами и планирование в облаке. Ранее G Suite.
№ 15. Один диск
Веб-инструмент управления цифровыми активами, который позволяет пользователям получать доступ и обмениваться файлами и фотографиями на устройствах ПК, Mac, Android и iOS.
Для чего используются системы управления документами?
Многие функции системы управления документами включают в себя хранение конфиденциальных документов, запись истории изменений и облегчение обмена документами внутри организации.
Назначение ключевых слов и тегов каждому документу в системе управления документами также упрощает поиск определенных файлов. Кроме того, эти решения могут помочь предприятиям поддерживать соответствие конфиденциальным документам (например, документам, подпадающим под действие HIPAA), накладывая необходимые ограничения безопасности и разрешений на выбранные важные документы.
Как работают системы управления документами?
Сканирование бумажного документа или загрузка цифровой версии по электронной почте или через другие приложения — это оба способа захвата документов системой управления документами. Следующим шагом является индексация, которая включает в себя организацию материала в соответствии с различными критериями (такими как теги, ключевые слова и метаданные) для облегчения последующего поиска. Наконец, документы аккуратно сложены, чтобы нужные люди могли их найти, когда им это нужно.
Благодаря широкому использованию облачных решений для управления документами пользователи больше не ограничены своим офисом для доступа к своим файлам. Некоторые поставщики программного обеспечения для управления документами также делают свои программы доступными в виде мобильных приложений, предоставляя пользователям еще больше простоты и мобильности при доступе к документам.
Каковы наиболее важные факторы эффективной системы управления документами?
Лучшая система управления документами будет удобной для пользователя и оснащена такими функциями, как контроль версий, инструменты для совместной работы, мобильный доступ и обмен файлами. Благодаря первым двум вариантам члены вашей команды могут совместно работать над важными документами, даже если они физически не находятся в одном месте. Используя контроль версий, вы можете увидеть историю внесения изменений в документы фирмы и когда они были внесены.
Вы также должны убедиться, что выбранное вами программное обеспечение имеет надежные меры безопасности, чтобы ограничить доступ к файлам только тем, кто в нем нуждается.
Какие функции следует искать в системе управления стратегическими документами?
Эффективное решение для управления документами просто в настройке и расширении. Уровень технического мастерства вашей команды должен определять уровень сложности программного обеспечения, которое вы используете, чтобы помочь им быстро и эффективно систематизировать и извлекать файлы. Все в вашей команде, независимо от того, где они находятся и какое устройство используют, должны иметь возможность легко и быстро получать доступ к файлам и обмениваться ими, а также работать вместе на платформе.
Протоколы безопасности, контроль доступа и управление версиями файлов — это элементы, которые должны присутствовать в любой приличной системе управления документами, но они имеют первостепенное значение в строго регулируемых предприятиях. Возможности метаданных и тегов, поиск по ключевым словам, история изменений и восстановление документов, автоматизация хранения и удаления документов, сканирование изображений, оптическое распознавание символов и настройка рабочего процесса — это дополнительные функции, повышающие полезность системы управления документами. Лучшие программы также могут легко подключаться к существующей корпоративной инфраструктуре.
Что является примером хорошей системы управления документами?
Microsoft SharePoint: является наиболее универсальной эффективной системой управления документами. SharePoint предоставляет всеохватывающие функции для управления корпоративным контентом. Команды могут одновременно редактировать документы благодаря отличным возможностям совместной работы. Для ознакомления со всеми функциями, предлагаемыми программным обеспечением, персоналу может потребоваться дополнительное обучение.
Из чего состоит хорошая система документации?
Самый важный принцип создания высококачественной документации — сделать ее привлекательной, насколько это возможно. Это указывает на то, что мы должны стремиться писать его языком настолько ясно, насколько это в человеческих силах, не пропуская ни одного шага в процессе. Для нас важно воздерживаться от предположений об уровне знаний наших потребителей.
Что такое СМК и DMS?
Системы управления документами (DMS) и системы управления качеством (QMS) — это два типа решений, которые обычно используются организациями медико-биологической отрасли для эффективного управления этим процессом. СМК используются для отслеживания процессов и средств контроля, а СУД используются для хранения и отслеживания всей документации, связанной с качеством.
Решения для управления документами
Мы рассмотрим, как решения по управлению документами помогают решать проблемы в наших различных фирмах.
№1. Меньше места для хранения
Расходы на хранение бумажных документов могут легко возрасти. В конце концов, вам нужно будет купить картотечные шкафы, ящики и ящики для хранения и освободить для них место. Согласно одному исследованию, физическое хранилище документов занимает около 15% от общей площади офиса. Кроме того, в Соединенных Штатах офисные помещения стоят в среднем 285 долларов за квадратный фут. Следовательно, это большие деньги, которые можно потратить на хранение документов по такой цене. Это считается самым главным из всех решений для управления документами.
№ 2. Предлагает резервное копирование/восстановление документов
Хранить физические документы не только дорого, но и рискованно. Пожар, наводнение, землетрясение или другое стихийное бедствие могут уничтожить многолетнюю ценную информацию и нанести серьезный ущерб вашему бизнесу. Хотите верьте, хотите нет, но от 40 до 60 процентов всех малых предприятий никогда не открывают свои двери после стихийного бедствия. К сожалению, как это ни удивительно, восстановить важные файлы практически невозможно.
№3. Улучшает рабочие процессы
В недавнем опросе Nintex, в котором приняли участие 1,000 человек, 49 % заявили, что найти документы было трудно, 43 % заявили, что им трудно обмениваться документами, а 33 % заявили, что версия документа является проблемой. Это скорее пустая трата времени.
Используя систему управления документами, вы можете упростить процедуры и сэкономить рабочее время вашей команды. Сотрудники могут сразу узнать, что им нужно, легко обмениваться файлами и определять, насколько актуален документ, поскольку система работает как удобный централизованный репозиторий. Такое расхламление позволяет им сосредоточиться на более важных обязанностях.
№ 4. Способствует лучшему контролю версий и организации
Даже если вы перешли на цифровые технологии, определить, являются ли решения для управления документами, которые вы ищете, самыми последними версиями, может быть сложно. Помните, что, согласно отчету Nintex, 33% работников испытывали трудности с контролем версий. Понятно, что это может привести к беспорядку и путанице.
№ 5. Обеспечивает простое соблюдение нормативных требований
В каждом бизнесе есть свои правила, и следовать им не всегда просто. Согласно одному недавнему опросу, до 56% поставщиков медицинских услуг могут не соблюдать право доступа HIPAA. Несоблюдение не только подвергает вас юридическим проблемам и возможности серьезных штрафов, но также может нанести ущерб вашей репутации и, в конечном итоге, вашей прибыли.
№ 6. Предоставляет более широкий доступ к документам
Один из наиболее существенных недостатков бумажных носителей заключается в том, что они могут находиться только в одном месте в каждый момент времени, а создание копий не всегда эффективно или безопасно. Если вы инвестируете в систему для управления этими файлами, любой, кому требуется доступ к документу, сможет сделать это, не дожидаясь, пока кто-то другой закончит его.
№7. Экономит время и деньги
Отслеживание бумажных файлов отнимает много времени и средств. Таким образом, сотрудники могут использовать систему решений для управления документами для поиска нужного им слова, фразы или полного текста, экономя время и деньги. Поскольку все документы сохраняются в облаке, ваши сотрудники могут достичь своих целей с меньшими затратами и за меньшее время.
Часто задаваемые вопросы
Является ли SAP системой управления документами?
SAP DMS (система управления документами) — это межприкладной компонент SAP ECC, который обеспечивает надежные возможности управления документами, контентом и цифровыми активами. Более того, DMS поддерживается SAP® NetWeaver™. SAP DMS является основным компонентом решения SAP PLM.
Как настроить ДМС?
Как использовать Amazon DMS для миграции базы данных
- Установите экземпляр репликации DMS. Начните процесс с создания экземпляра репликации, который вы будете использовать для подключения к обеим базам данных и выполнения миграции. …
- Настройте исходную и целевую конечные точки. …
- Настройте задачу миграции, а затем запустите ее.
Что такое DMS-соединение?
Профили подключения DMS. При определении источника вы создаете профиль подключения, который определяет информацию, используемую для подключения к исходной базе данных, из которой выполняется миграция. Следовательно, эти профили подключения являются автономными ресурсами, поэтому после их создания вы можете повторно использовать их в будущих миграциях.
Статьи по теме
