Поскольку официальные письма считаются официальными документами, официальные письма должны быть тщательно написаны. Концепция официального письма во многом отличается и представлена в этом посте вместе с рекомендациями по его составлению. Таким образом, узнав больше о следующих вещах, вы можете улучшить свои навыки написания официальных писем. В этом посте вы узнаете о различных типах официальных писем, формате для написания для правительства США и в целях запроса.
Официальный формат письма
Официальное письмо пишется формальным, хорошо организованным тоном и следует определенным правилам его форматирования. Письмо менеджеру, менеджеру по персоналу, сотруднику, директору колледжа или школы, учителю и т. д. — один из профессиональных способов использования этих писем. Но по личным причинам мы не отправляем официальные письма нашим друзьям, семье или другим близким родственникам.
При составлении официального письма необходимо придерживаться определенных правил. Кроме того, письма должны быть написаны в очень формальном стиле. Содержание письма будет передано в официальной форме из-за используемого формата. Чтобы донести мысль, которую вы хотите донести до читателя, каждое предложение должно быть тщательно написано.
Типы официальных писем
Как уже было сказано, существует много различных видов официальных писем, и они обычно делятся на следующие категории:
- Деловые письма
- Письма-запросы
- Письма в газеты
№1. Деловые письма
Деловое письмо должно быть кратким, точным и простым. Этой истории не место в деловом письме. Прежде чем приступить к написанию делового письма, следует помнить несколько вещей.
- Используйте нормальный, повседневный язык, чтобы ясно выразить свою аргументацию, а не показной или слишком агрессивный жаргон.
- Никогда не используйте отраслевой язык в деловом письме.
- Аббревиатуры следует использовать как можно реже.
- Используются многочисленные форматы адресов, в зависимости от получателя и цели письма.
- При оформлении заказа в письменной форме следует максимально внимательно и четко указать требуемые позиции, а также желаемое качество и количество.
- Отвечая на деловое письмо, никогда не забывайте указывать дату и ссылки (если есть).
К официальным/деловым письмам относятся письма работодателей работникам и наоборот, письма о заказе и замене вещей, письма о серьезной озабоченности вышестоящему должностному лицу, письма-жалобы и т.д.
№ 2. Письма-запросы
Типичные письма-заявления включают письма с просьбой о приеме на работу. До и после написания письма-заявки убедитесь, что следующие данные точны:
- Всегда начинайте с краткого введения, которое указывает, отвечает ли кандидат на объявление о вакансии в Интернете или в печати.
- Включите возраст заявителя, образование и опыт работы.
- Вы покажете работодателю, что искренне хотите работать в этой конкретной организации, сказав ему об этом.
- Также предоставьте рекомендации, чтобы компания могла определить уровень сотрудника, которым вы могли бы быть.
Письма о приеме на работу должны следовать правильной формальной или деловой структуре письма.
№3. Письма в газеты
Эти письма всегда должны быть адресованы «Редактору» и должны быть подписаны «С уважением». В письмах в редакцию поднимаются вопросы, которые необходимо доводить до сведения вышестоящих инстанций. Эти письма должны быть искренними и профессиональными. Убедитесь, что ваше имя и адрес указаны правильно, и что вы пишете письмо по уважительной причине. Ни одна газета не напечатала бы анонимных писем.
Формат официального письма правительства
Чтобы эффективно выразить свое мнение по вопросам, касающимся вашего сообщества, штата или страны, напишите письмо члену правительства. Официальный почтовый адрес желаемого лидера можно найти в сети. Поскольку соответствующий этикет обращения зависит от официального лица, изучите протокол для конкретного официального лица, которому вы отправляете письмо. Ниже приведен формат официального письма правительства:
№1. Адресация письма
В формате официального правительственного письма должно быть указано, кому вы адресуете письмо. Здесь укажите имя представителя, должность и почтовый адрес. Напечатайте письмо аккуратно и разборчиво в середине конверта. Затем запечатайте конверт. Поставьте марку в правом верхнем углу конверта. Если вы ожидаете ответа от этого государственного чиновника, пожалуйста, укажите свое полное имя и обратный адрес в верхнем левом углу конверта.
№ 2. Соблюдение надлежащего поведения
Ваше письмо должно правильно начинаться с приветствия и также должно заканчиваться соответствующим образом. В зависимости от уровня правительства этот человек может нанять команду секретарей для поиска в его или ее почтовом ящике важной корреспонденции. При обращении к ним используйте фамилию и должность представителя. Однако, если на этой должности есть только один человек, вы можете обращаться к нему только по его титулу (например, спикер палаты, мэр или президент). Вы должны использовать фамилию, чтобы было ясно, с кем вы разговариваете, если несколько человек одновременно занимают должность (например, сенатор, судья или представитель).
Проведите небольшое исследование и узнайте, как другие люди адресовали письма этому конкретному правительственному чиновнику. Некоторые группы активистов и веб-сайты петиций фактически предоставляют подробные инструкции о том, как связаться с ключевыми лицами, принимающими решения по конкретному делу. Кроме того, вы можете отправить электронное письмо представителю.
№3. Написание убедительного письма
Прежде чем отправить письмо, убедитесь, что у этого государственного чиновника есть полномочия действовать в соответствии с ним. Не предъявляйте чрезмерных требований. Никогда не просите государственного служащего выполнить задачу, которая не имеет ничего общего с его сферой деятельности. Сделав шаг назад, подумайте, есть ли лучший способ решить вашу проблему.
В зависимости от стажа работы государственные служащие могут получать от десятков до сотен писем в день. Чиновник может даже нанять опытных сортировщиков писем, чтобы определить, какое из нескольких избранных сообщений на самом деле доходит до него. В своем письме будьте внимательны, кратки и актуальны. В строке темы или в первом предложении сделайте ссылку на тему, которая стоит на повестке дня чиновника.
Убедитесь, что ваше письмо подходит. Вам действительно нужно выговориться, или вы просто драматизируете? Пожалуйста, будьте максимально вежливы и кратки в своем запросе. Не будьте оскорбительными или вульгарными. Уважение распространяется быстро.
Официальный формат письма для запроса
Поскольку официальное письмо-запрос является официально-деловым общением, оно должно быть оформлено в соответствии с его форматом. Начните письмо, представившись и используя соответствующее приветствие для получателя. Чтобы потренировать память получателя, назовите свое имя, свой отдел и любые предыдущие взаимодействия, которые у вас могли быть с ними. Можно перейти к обсуждению вопроса и цели письма. Используйте простой язык и словарный запас во введении.
Всегда используйте профессиональные фирменные бланки при написании делового запроса. Если у вас его нет поблизости, напишите название вашей фирмы, адрес и номер телефона вверху по центру страницы. Следуйте этому формату, чтобы написать официальное письмо-запрос:
№1. Дата и адрес должны быть добавлены.
В деловых письмах заголовки обычно содержат дату и адрес. Сначала укажите имя получателя, должность и адрес. Оба бита информации должны располагаться слева. Дата может быть написана после адреса получателя или в левом верхнем углу письма. Возможно, вам придется придерживаться формата, если он является стандартным на работе.
№ 2. Включите цитату и тему.
На одну строку ниже добавьте номер ссылки и тему. Тема делового письма имеет решающее значение для привлечения внимания читателя и перехода к основному содержанию письма. Будьте кратки — не более шести-восьми слов.
№3. Приветствие
Введите приветствие в это поле. Большинство людей согласны с тем, что вся деловая переписка должна начинаться с «Уважаемый». Если получатель является высшим руководителем, вы также можете использовать уважаемый. Всегда используйте слова «доктор», «мистер», «миссис» или «мисс», когда обращаетесь к получателю в профессиональной манере. После приветствия используйте второе имя человека.
№ 4. Напишите введение
В первом абзаце вы можете назвать себя и свой бизнес. В следующей строке сообщите получателю, разговаривали ли вы с ним ранее. Поместите свой запрос в пробел после этого. Начальный абзац может состоять из трех-четырех предложений.
№ 5. Добавьте дополнительные абзацы.
Эти предложения могут также содержать специфику запроса. Если для поддержки вашего запроса требуется дополнительная информация, вы можете включить ее в отдельные абзацы или в одну строку. Например, я хотел бы попросить трехдневный отпуск с [дата] до [дата].
№ 6. Включить резюме
После тщательного обоснования запроса вы можете добавить более актуальную информацию. Вы можете сказать что-то вроде «Мы хотим услышать от вас как можно скорее, потому что это является для нас приоритетом». Можно также сказать: «Дайте мне знать, если вам нужна дополнительная информация». Избегайте использования слов «сейчас» и «считайте это срочным».
№ 7. Добавить подписку
Благодаря тому, что он поддерживает формальный тон письма, это важный компонент делового письма. Вставьте в свои предложения такие фразы, как «спасибо», «с искренним уважением» и «с уважением». Не говорите ничего вроде «пока пока» или «увидимся» в начале разговора.
№8. Поместите свою подпись
Подпишите свое имя разборчиво и полностью. В деловых письмах, особенно на первой странице, избегайте использования инициалов. Ваше полное имя должно быть выделено жирным шрифтом после подписи.
№ 9. Ссылка на приложения
Если вы включаете какую-либо сопроводительную документацию, добавьте Encl: слева. Прилагаемые материалы могут быть пронумерованы. Убедитесь, что вложения расположены в правильном порядке, как указано в письме.
Официальный формат письма США
Если вы никогда раньше не писали деловое письмо или делаете это лишь время от времени, может быть пугающе написать его должным образом. Например, при подаче заявления на первую работу от вас может потребоваться написать сопроводительное письмо. В США полноблочный формат и модифицированный блочный формат являются двумя стилями, наиболее часто используемыми для официальной корреспонденции.
- Полноблочный формат: каждый компонент письма, полностью написанный блоками, выравнивается по левому краю, а левое поле отмечает начало каждой строки. Используйте этот стиль, если вы не уверены, потому что он более формальный.
- Модифицированный блочный формат: используется модифицированный блочный формат, в котором некоторые буквенные компоненты смещены вправо. В наши дни большинство ситуаций требуют этого метода.
Давайте разберем формат написания официального письма официальным лицам США, как для полного, так и для модифицированного блочного формата:
№1. Выберите между «Полный блочный формат» и «Измененный блочный формат».
Ни один из них не должен быть объединен. Полный блок, в котором все выровнено по левому краю, является более формальным из двух форматов. Однако в наше время модифицированный блок, в котором некоторые части смещены вправо, хорошо работает в большинстве ситуаций.
№ 2. Должен включать ваш адрес.
Для полного формата блока и измененного формата блока ваш адрес должен быть слева. Табуируйте текст, а не выравнивайте его по правому краю.
№3. Включает дату.
Независимо от выбранного вами формата, дата должна быть выровнена по левому краю и расположена прямо под вашим адресом. Письменно указать «15 мая 2008 года».
# 4: Возможно, вы захотите добавить опорную линию
Введите «Re:» перед рекомендательной строкой, если вы пишете крупному бизнесу или если вас проинструктировали сделать это. Не указывайте строку темы, если вы используете ссылку.
№ 5. Должен содержать имя и адрес получателя.
Во всех форматах это должно быть оправдано. В случае, если письмо отделяется от конверта, необходимо обязательно указать свое полное имя и адрес (как это обычно бывает в большом офисе). Убедитесь, что имя и адрес получателя размещены так, чтобы их можно было увидеть в окне, если вы используете конверт с окном.
№ 6. Включите приветствие.
Двоеточие должно стоять после приветствия, также известного как приветствие. (Например: «Дорогой мистер Джонс, всегда защищайте левых».
№ 7. Рассмотрите возможность включения строки темы
Использование строк темы увеличивается, хотя это и не требуется. Ваша тема должна давать читателю понять, о чем письмо, просто взглянув на него. В модифицированном формате блока он может быть выровнен по левому краю или по центру.
№8. Напишите само письмо.
Текст вашего письма должен быть выровнен по левому краю, с одинарным интервалом и курсивом (во всех форматах). Вместо отступов абзацев используйте пустую строку между ними. Используйте формальный тон при написании деловой переписки.
№ 9. Должен иметь правильное закрытие.
Используйте известное официальное окончание, например, «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями», чтобы закончить ваши письма (хороший вариант для кого-то, кого вы уже знаете). После этого ставится запятая.
№10. «Добавь свое имя
В последнем абзаце введите свое имя, оставив место для подписи. Вы можете добавить свою должность и имя работодателя в строку под своим именем, если это уместно.
Каков формат официального письма?
Адрес отправителя, дата, адрес получателя, тема, приветствие, содержание письма, похвальное окончание и, наконец, подпись с именем (печатными буквами) и обозначение должны быть включены в профессиональное письмо.
Каков наилучший формат официального письма?
Формат официальных писем:
- Адрес отправителя.
- Данных.
- Имя/наименование адресата
- Адрес Получателя.
- Приветствия.
- Предмет.
- Основная часть [Содержание, введение и заключение]
Как начать официальное официальное письмо?
«Уважаемая госпожа или господин Фамилия», типичное приветствие, используемое в деловой переписке. Вы можете использовать это в приветствии, если знаете их имена и фамилии.
Каковы 4 типа официальных писем?
Форматы официальных писем:
- Письмо-запрос
- Письмо приказа.
- Письмо-жалоба
- Письмо-ответ на жалобу.
- Маркетинговое письмо.
- Письмо о продаже.
- Письмо о восстановлении
Каковы 7 частей официального письма?
Большинство экспертов сходятся во мнении, что деловое письмо состоит из следующих семи компонентов:
- Почтовый адрес.
- Данных.
- Местонахождение получателя.
- Приветствие
- Тело.
- Подпись и закрытие.
- Корпуса.
Статьи по теме
- КОГО ЭТО МОЖЕТ КАСАТЬСЯ: Все, что вы должны знать!!!
- ПИСЬМО С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О РАБОТЕ: как написать, шаблон и чего не делать
- ПИСЬМО ПОДДЕРЖКИ: как написать письмо поддержки
- Почему написание деловых писем так важно в современном мире?
- КАТЕГОРИИ БИЗНЕС-РАСХОДОВ: лучшие категории бизнес-расходов в 2023 году для рассмотрения
Рекомендации
