Учетный цикл включает в себя процесс кредиторская задолженность. Другими словами, чтобы полностью понять этапы бухгалтерского цикла, вам необходимо сначала понять процесс кредиторской задолженности.
Как владелец малого бизнеса, вы должны знать о цикле кредиторской задолженности и понимать, как этот процесс работает. Да, некоторые малые предприятия склонны недооценивать его важность, но это не делает его менее актуальным. Это просто означает, что им еще предстоит увидеть более широкую картину.
Если у вас есть небольшой бизнес, вы можете оплатить свои расходы, как только они поступят. С другой стороны, если у вас есть много счетов для оплаты, вам обязательно нужно отнести их к кредиторской задолженности и оплатить позже.
Но что же такое кредиторская задолженность?
Ну и наш пост на кредиторская задолженность уже охватывает все, что вы должны знать. Но хотя в этом посте будет рассказано о процессе кредиторской задолженности и о том, как ею управлять, я лишь коснусь поверхности.
Что такое кредиторская задолженность?
Проще говоря, кредиторская задолженность — это то, что вы должны за продукты, приобретенные в кредит. По сути, сумма, которую вы должны за продукты и услуги, поступает на баланс вашей кредиторской задолженности всякий раз, когда вы совершаете покупку.
А поскольку все эти продукты и услуги были приобретены в кредит, а остаток должен быть выплачен в установленные сроки, в случае неуплаты остатка в установленные сроки устанавливается пеня или штраф за просрочку платежа.
Кроме того, кредиторская задолженность является пассивом. Другими словами, любое повышение на этом счете регистрируется как кредит с соответствующим дебетом счета расходов в бухгалтерском учете с двойной записью.
Когда счета оплачиваются, счет кредиторской задолженности дебетуется, а счет денежных средств кредитуется.
В чем разница между кредиторской и дебиторской задолженностью?
Кредиторская и дебиторская задолженность являются важными компонентами бухгалтерский процесс. Как указывалось ранее, кредиторская задолженность представляет собой суммы, причитающиеся поставщикам или поставщикам услуг за полученные товары или оказанные услуги. Это делает их пассивами.
С другой стороны, дебиторская задолженность (A/R) — это деньги, которые вы должны за товары или услуги, которые вы предлагали своим клиентам в кредит. Остатки дебиторской задолженности считаются активом, потому что они показывают, сколько денег должны вам ваши клиенты. Знание этой суммы полезно при оценке оборота дебиторской задолженности, чтобы лучше понять бизнес.
Каковы этапы процесса расчета кредиторской задолженности?
В общем, надежный план счетов, который позволяет вам проводить ваши расходы на правильный счет, является основой тщательного процесса расчета кредиторской задолженности. Когда вы отправляете чек или электронный платеж продавцу на сумму, причитающуюся в срок или до даты платежа, процесс завершается.
У вас не должно возникнуть проблем с адаптацией к процессу расчета кредиторской задолженности, если вы привыкли управлять своими личными счетами. Однако есть несколько вещей, которые вы должны сделать, чтобы правильно подготовить и обработать кредиторскую задолженность.
Шаг 1: Создайте свой план счетов
Одна из самых важных вещей, которую вам нужно выполнить, чтобы начать процесс расчета кредиторской задолженности, — это создать план счетов, который подходит для вашего бизнеса. Все ваши бухгалтерские операции, включая кредиторскую задолженность, хранятся в вашем плане счетов.
Хотя большинство бухгалтерских программ поставляются с планом счетов по умолчанию, вам необходимо создать дополнительные счета, чтобы эффективно отслеживать платежи по счетам к оплате. Вы также можете использовать программное обеспечение для работы с электронными таблицами, например Microsoft Excel для создания плана счетов.
Шаг 2: Установите информацию о поставщике
Если вы только начинаете, вам, скорее всего, потребуется настроить поставщиков. Независимо от того, используете ли вы программное обеспечение для работы с электронными таблицами или бухгалтерское программное обеспечение для управления бухгалтерскими транзакциями, вам необходимо отслеживать информацию о поставщиках.
Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение, вы можете ввести информацию о поставщике прямо в программу. Это также включает условия бухгалтерского учета или оплаты поставщика. По большей части эти условия бухгалтерского учета относятся к количеству времени, которое у вас есть, чтобы оплатить счет продавцу или поставщику. Некоторые популярные термины включают Net 10, Net 30 и Net 60.
Например, если ваш поставщик отправляет вам счет с условиями оплаты Net 30, а в счете указана дата 15 декабря, вы должны произвести платеж не позднее 14 января, чтобы избежать пометки опоздания.
Другим типичным периодом оплаты, особенно среди поставщиков, является 2/10 нетто 30. При использовании той же даты выставления счета (15 декабря) этот термин означает, что вы можете получить скидку 2% на общую сумму, подлежащую оплате, если вы оплатите счет до 24 декабря. Если вы не оплатите до 24 декабря, счет-фактура не должен задерживаться не позднее 14 января.
Следует также заметить, При получении является еще одним частым способом оплаты. По сути, если продавец или поставщик отправляет вам счет с надписью «Квитанция Dueon», это означает, что оплата должна быть произведена немедленно.
Шаг 3: Проверка и ввод сведений о счете
В большинстве случаев вам или вашему бухгалтеру необходимо будет проверить точность счета-фактуры после получения его от продавца или поставщика.
Если счет выставлен за заказанные товары, дважды проверьте, все ли товары, указанные в счете, доставлены. С другой стороны, если счет выставлен за предоставленные услуги, дважды проверьте, что услуги были доставлены, как указано. Крайне важно завершить этот шаг для всех получаемых счетов.
После этого вы можете начать вводить информацию о счете в свои учетные записи или в свое программное приложение. По сути, вы можете утверждать счета по мере их просмотра; это если это рутина для ввода всех кредиторских задолженностей для вашей компании.
Но если вы решите нанять клерка по бухгалтерскому учету, вам нужно дать ему или ей некоторые общие рекомендации по утверждению счетов. Это включает в себя долларовый лимит на то, что клерк может одобрить.
Другой вариант, однако, состоит в том, чтобы ваши счета-фактуры с кодом клерка содержали соответствующие номера счетов, а затем отправлялись вам на утверждение. Этот метод позволяет просматривать входящие счета, обеспечивая точность и предотвращая ошибки при оплате.
После этого шага ваш служащий может приступить к вводу платежной информации. Некоторые из этих фрагментов информации включают в себя; номер счета-фактуры, срок оплаты и сумму, которую вы должны.
Шаг 4. Проверьте и обработайте платежи по всем счетам, подлежащим оплате
Еженедельно проверять кредиторскую задолженность, чтобы определить, какие платежи причитаются, — лучший подход. Это помогает гарантировать, что ваши поставщики получают свои платежи вовремя. По сути, вам нужно будет оценить сроки оплаты, чтобы увидеть, какие счета вам нужно оплатить. Это следует из того, используете ли вы ручную систему учета или бухгалтерское программное обеспечение.
С другой стороны, для оплаты счетов у вас есть множество вариантов. Вы можете выписывать чеки, обрабатывать чеки из своей бухгалтерской программы, платить своим продавцам и поставщикам с помощью кредитной карты компании или использовать механизм электронных платежей.
Но, заметьте, если вы используете чек для оплаты своим поставщикам, вы всегда должны положить копию счета в конверт с чеком. Вы также захотите перепроверить, чтобы любая форма денежного перевода включала номер счета. Это необходимо для того, чтобы ваш платеж был правильно зарегистрирован.
С другой стороны, если вы платите с помощью кредитной карты или любой формы перевода, вы должны уведомить продавца.
Шаг 5: Повторяйте процедуру раз в неделю
Вы можете уменьшить свои усилия в конце месяца, а также предотвратить просроченные платежи и пени, создав и выполняя еженедельный цикл кредиторской задолженности. Обработка счетов на регулярной основе может помочь с денежным потоком, даже если вам нужно сделать только несколько платежей поставщикам.
Как вы можете эффективно управлять своим процессом кредиторской задолженности?
Оплата счетов является необходимым аспектом любого бизнеса, независимо от его размера. И, как вы знаете, счетами-фактурами управляет отдел кредиторской задолженности, который также помогает обрабатывать платежи.
Но что еще более важно, внедрение бизнес-политики и финансовой политики для оптимизации процесса расчета кредиторской задолженности может помочь компании подготовиться к будущему расширению, а также оптимизировать этапы процесса расчета кредиторской задолженности.
Вот пять советов, которые помогут вам управлять кредиторской задолженностью:
№1. Упростите этапы процесса работы с кредиторской задолженностью: перегрузка счетов
Вы можете оптимизировать этапы обработки кредиторской задолженности, сократив количество проверок до двух раз в месяц. И под чеками я подразумеваю процесс печати чеков для оплаты счетов и размещения их в Главной книге.
Кроме того, счета-фактуры должны быть подтверждены документами и утверждены руководителями соответствующих отделов до проведения проверки, чтобы платежи могли производиться вовремя.
Кроме того, потолки для каждого прогона проверки должны быть известны отделу кредиторской задолженности. Это гарантирует, что самые важные счета будут оплачены.
Отдел, наделенный полномочиями принимать уверенные деловые и платежные решения, облегчит процесс, вынося суждения, такие как частичные платежи по более крупным остаткам или отсрочка платежей поставщикам с более терпимыми сроками оплаты.
№ 2. Процедуры безопасности: сокращение случаев мошенничества с кредиторской задолженностью
Кредиторская задолженность является областью повышенного риска для мошенничества в бизнесе. Хорошим примером является мошенничество, когда нечестный сотрудник создает «фиктивного продавца». По сути, когда бизнес оплачивает счета за услуги, которые никогда не оказывались, они, по сути, платят нечестному сотруднику и теряют деньги.
Однако процедуры и правила могут помочь защитить вашу компанию и снизить риски. Итак, установите метод, гарантирующий, что лицо, выполняющее проверки, также не имеет возможности создавать новые учетные записи поставщиков. Кроме того, перед созданием учетной записи поставщика следует объяснить ее владельцам и проверить учетную запись.
Между тем, другие методы, которые помогают уменьшить мошенничество, включают в себя;
- Разрешение начальников отделов
- Разделение ролей и
- Выборочные проверки
№3. Подтвердите сроки выполнения: условия поставщика могут быть предметом переговоров
В большинстве случаев в счетах указывается крайний срок оплаты 30 или 60 дней. Предприятие может вести переговоры об условиях неоплаченных счетов независимо от предоставленных условий. По сути, поставщик часто предоставляет скидки или специальные условия, если компания регулярно закупает значительные объемы.
Таким образом, если фирма собирается задержать платеж, было бы идеально, если бы они позвонили поставщику, чтобы сохранить отношения и посмотреть, можно ли что-нибудь сделать с просроченным платежом.
№ 4. Уменьшите влияние финансового директора на проверку и подпись
Финансовый директор (CFO) обычно подписывает чек, но не составляет его вместе. Таким образом, прежде чем отправлять счета финансовому директору для оплаты, отдел кредиторской задолженности должен запустить процесс старения, выбрать счета для оплаты, собрать счета, распечатать чеки и убедиться, что все счета утверждены.
С другой стороны, перед подписанием финансовый директор просто сравнивает суммы счета с суммой чека. Если корпорация более активно контролирует денежные средства, сообщите отделу счетов к оплате заранее, каков их бюджет проверки, чтобы они могли определить, какие поставщики могут подождать до следующей проверки и подписания счета.
№ 5. Используйте программное обеспечение для простого выполнения платежей и процессов
Программное обеспечение для бухгалтерского учета может помочь вам легче проверять вашу кредиторскую задолженность и предотвращать ошибки, такие как неточные суммы, неправильные номера чеков, используемые для оплаты поставщикам, а также слишком ранняя или поздняя оплата, позволяя вам регистрировать, управлять и просматривать оплаченные и неоплаченные счета. Поэтому все, что вам нужно сделать, это ввести условия оплаты для каждого поставщика, такие как Net 30 или Net 60, которые система может использовать по умолчанию.
Кроме того, программное обеспечение для бухгалтерского учета может упростить для вашей организации составление отчетов об устаревании, давая вам лучшее понимание того, что находится в процессе разработки.
Каковы 4 функции кредиторской задолженности?
Расчет, ввод бизнес-операций, обработка счетов и проверка финансовых данных для ведения учета.
Что такое полный цикл AP?
Одной из областей, которую предприятия могут попытаться улучшить, является процесс расчета кредиторской задолженности полного цикла. «Полный цикл» — это не просто выполнение заказов и их оплата. Это также означает все промежуточные шаги. Это включает в себя создание документов, их кодирование, их сравнение и многое другое.
Что такое трехсторонний процесс сопоставления в кредиторской задолженности?
Перед оплатой счета процесс, называемый «трехстороннее сопоставление», обеспечивает соответствие информации в заказе на поставку, счете поставщика и квитанции о доставке. При двустороннем сопоставлении сравниваются только детали счета-фактуры поставщика и детали заказа на поставку.
Каковы два типа кредиторской задолженности?
Кредиторская задолженность по бизнесу может быть разделена на два типа: заработная плата и расходы. Кредиторская задолженность обычно представлена в виде счетов-фактур поставщиков, но они также могут быть счетами, счетами-фактурами или чеками.
В чем разница между P2P и AP?
Процедура расчета кредиторской задолженности является лишь одним из компонентов P2P. (от покупки до оплаты). P2P охватывает весь цикл закупок и выставления счетов, включая платежи поставщикам. Автоматизация AP ускоряет эти процессы и обеспечивает более высокий уровень точности на каждом этапе рабочего процесса.
- УПРОЩЕННАЯ РАБОТА С КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ! (+ Подробная разбивка формулы)
- Кредиторская задолженность и дебиторская задолженность Подробное сравнение
- Автоматизация процесса расчета кредиторской задолженности: что нужно знать перед автоматизацией
- БУХГАЛТЕРСКИЙ СЧЕТ: определение, как его записывать и бесплатные программы
- ЧТО ТАКОЕ ЦИКЛ КОНВЕРТАЦИИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ: Как повысить и рассчитать CCC
