Как владелец бизнеса, вы должны быть знакомы с важными документами и процедурами, которые связывают вас с вашими клиентами и поставщиками. Счета-фактуры могут служить различным целям во внутренней и внешней деятельности вашей компании. Продолжайте читать, чтобы узнать больше о том, как счета-фактуры работают для бизнеса.
Что такое счет-фактура?
Счет-фактура — это коммерческий документ с отметкой времени, детальным описанием и записью транзакции между покупателем и продавцом. Если товары или услуги были приобретены в кредит, в счете обычно описываются условия сделки и предлагается информация о различных доступных способах оплаты.
Примеры счетов-фактур включают бумажную квитанцию, счет продажи, дебетовое авизо, счет-фактуру продажи или электронную онлайн-запись.
Основные компоненты счета-фактуры
На лицевой стороне счета-фактуры должно быть указано, что это счет-фактура. Обычно он имеет уникальный идентификатор, известный как номер счета-фактуры, который полезен как для внутренних, так и для внешних ссылок. В большинстве случаев счет включает контактную информацию продавца или поставщика услуг на случай возникновения проблем с выставлением счетов.
№1. Условия
Счет включает условия оплаты, а также информацию о любых скидках, деталях досрочной оплаты или финансовых расходах, взимаемых за просрочку платежа. Он также отображает стоимость единицы товара, общее количество приобретенных единиц, фрахт, обработку, доставку и соответствующие налоговые сборы, а также общую сумму задолженности.
№2. Печать и время
Компании могут по своему усмотрению отправлять ежемесячный отчет в конце месяца в качестве счета-фактуры по всем невыполненным транзакциям. В этом случае в заявлении должно быть указано, что дальнейшие счета-фактуры отправляться не будут. Исторически счета-фактуры документировались на бумаге с многочисленными копиями, чтобы и покупатель, и продавец имели запись о транзакции.
Счета, генерируемые компьютером, сейчас чрезвычайно распространены. Их можно распечатать по требованию или разослать каждой стороне по электронной почте. Электронные записи также облегчают поиск и сортировку транзакций по номеру, дате, товару или клиенту.
№ 3. Про Форма
Счет-проформа — это проект купчей, предоставляемый покупателям перед отгрузкой или доставкой товаров. В большинстве случаев в счете-фактуре будут описаны приобретенные товары, а также другая важная информация, такая как вес и стоимость перевозки. Счета-проформы часто используются в международных сделках, особенно для таможенных целей при импорте.
№4. Дата оплаты
Дата счета-фактуры — это время и дата, когда по товарам был выставлен счет и транзакция была юридически задокументирована. В результате дата счета содержит важную информацию о платеже, поскольку она определяет продолжительность кредита и срок оплаты счета. Это особенно важно для предприятий, которые предоставляют кредит, например, Net 30, который указывает, что платеж требуется в течение 30 дней.
Аналогичным образом, организации, которые позволяют клиентам возвращать вещи, обычно имеют крайний срок, основанный на указанном количестве дней с даты покупки, как указано в счете.
№5. Электронное выставление счетов
С самого начала компьютерной эры людям и предприятиям стало легче полагаться на электронное выставление счетов как на альтернативу бумажным. Электронное выставление счетов, часто известное как электронное выставление счетов, представляет собой тип электронного выставления счетов, который генерирует, сохраняет и отслеживает документы, связанные с транзакциями между сторонами. Тем самым гарантируя выполнение требований своих соглашений.
Счета-фактуры и квитанции, заказы на покупку, дебетовые и кредит-ноты, условия и инструкции оплаты, а также квитанции о денежных переводах являются примерами электронных документов. Цифровые счета часто доставляются по электронной почте, на веб-сайте или в приложении. Среди преимуществ можно отметить следующие:
- Стойкость и устойчивость к физическому вреду.
- Поиск и сортировка по определенным именам, ключевым словам или датам стали проще.
- расширенные возможности аудита
- Возможность печати или воспроизведения по требованию.
- Возможности сбора данных и бизнес-аналитики
- Снижение потребления бумаги
Электронное выставление счетов включает в себя множество технологий и вариантов ввода и используется как универсальное слово для описания любых средств электронного представления счета клиенту для оплаты. Чтобы стимулировать признание и эффективность, во всем мире было установлено несколько стандартов электронного выставления счетов, таких как EDIFACT и UBL.
Что такое факторинг счетов?
Факторинг по выставлению счетов предполагает, что компания продает фактору любое количество неоплаченных счетов за сумму, меньшую, чем сумма задолженности. Взамен большая часть суммы счета — до 90 % — поступает в течение нескольких рабочих дней, вместо того, чтобы ждать 30-, 60- или 90-дневный срок, указанный в счете. В большинстве факторинговых соглашений фактор берет на себя получение счета.
Когда факторинговый бизнес получает полную оплату по счету, он выплачивает остаток, причитающийся продавцу, сохраняя при этом процент от всей суммы счета в качестве дохода.
Каков процесс факторинга счетов?
Обычная бизнес-операция предполагает, что корпорация осуществляет продажу, выставляет счет и отправляет его покупателю. Покупатель оплачивает покупку, а компания получает свои деньги через тридцать, шестьдесят или девяносто дней после доставки товара или услуги, как указано в счете.
Но что, если корпорация окажется в ситуации, когда по ряду причин она не сможет ждать? Компания может продать счет третьей стороне, которая покупает непогашенные счета со скидкой, используя факторинг счетов. Фактор договаривается о сумме, которую они готовы заплатить, и согласовывает условия оплаты. Часто часть платежа вносится авансом, а оставшаяся часть выплачивается после получения фактора.
Имейте в виду, что не каждый счет-фактура подходит для факторинга. Большинство факторов не будут покупать счета-фактуры, которые уже просрочены. Кроме того, многие не будут покупать счета со сроком оплаты, превышающим 90 дней.
В чем важность факторинга?
Факторинг решает проблемы с денежными потоками в период затишья, особенно для предприятий с ограниченными ресурсами и медленно платящими потребителями. Почти каждый владелец небольшой компании сталкивался с тревогой, связанной с незнанием, сможет ли он выплатить заработную плату или покрыть другое ключевое деловое обязательство. Нехватка денежных средств также может помешать компании своевременно платить своим поставщикам или использовать возможности, такие как партнерство с большим новым магазином к праздникам или расширение бизнеса по всему миру. У компаний, испытывающих нехватку денежных средств, нет иного выбора, кроме как принимать краткосрочные решения, которые могут свести на нет или ограничить долгосрочный потенциал.
Плюсы факторинга счетов
Компания может обратиться за факторингом счетов по ряду причин. Вот пять наиболее важных:
№1. Деньги получают быстро.
Компании, которые работают со сторонними факторами, обычно получают значительную сумму суммы счета в течение нескольких рабочих дней, а иногда и в течение 24 часов. Этот стабильный денежный поток может дать малым предприятиям, в частности, уверенность в своей способности справляться с краткосрочными потребностями.
№2. Удаление потенциального отвлекающего фактора.
Клиенты с медленной оплатой — и, конечно же, те, у кого есть просроченные счета — могут стать серьезным бременем, особенно для малого бизнеса. Если владельцу приходится следить за просроченным счетом, это время можно потратить на других клиентов или на более ценную деятельность. Если сбором платежей занимается отдел дебиторской задолженности, время, потраченное на выяснение просрочки платежа, может оказать негативное влияние на моральный дух.
№3. Одобрения выдаются быстрее, чем в случае банковских кредитов.
Банковские кредиты или кредитные линии — это абсолютная возможность получения наличных. Однако их получение может занять много времени. А в случае многих мелких фирм суммы могут быть ограничены суммами, которые ограничивают потенциал роста компании. Процедура одобрения факторинга счетов происходит существенно быстрее. А из-за характера контракта факторы часто предоставляют больше денег, чем банки.
№4. Личная кредитная история учредителя проверяется меньше.
Банковские кредиты часто частично основаны на кредитном рейтинге основателя. Это может быть сложно для многих владельцев малого бизнеса, особенно если финансирование бизнеса требует активного использования кредитных карт. К счастью, фактор счета больше связан с кредитоспособностью потребителя, разместившего заказ, чем с компанией, счета которой он покупает.
№5. Помощь предприятиям в работе с ключевыми новыми потребителями и клиентами.
У некоторых очень крупных и надежных клиентов графики платежей слишком длинные для небольших предприятий. Проблема задержки платежа может помешать им выполнить важный, потенциально изменяющий жизнь заказ, например, правительственный или бизнес из списка Fortune 500. Факторинг счетов мог бы помочь им в выполнении этих новых заказов.
Минусы факторинга счетов
Факторинг имеет различные недостатки, которые компания должна учитывать, прежде чем продавать счет третьей стороне. Ниже приведены некоторые недостатки:
№1. Это требует значительных затрат времени.
Факторинговые фирмы иногда предлагают «спотовый» или выборочный факторинг, что означает, что они предлагают свои услуги по одному счету. Однако большинство поставщиков факторинга сотрудничают только с организациями, которые готовы передать большую часть или все свои счета. Иногда в договоре устанавливается минимум, и взимается плата, если счета-фактуры не соответствуют этому минимуму.
№2. Это может быть дорогостоящим.
Затраты на фактор, например, на банковские кредиты, частично определяются предполагаемым риском; однако при факторинге кредитная оценка проводится клиентам компании, а не самой фирме. Даже в обстоятельствах, когда опасность неплатежа незначительна, затраты фактора обычно на несколько процентных пунктов превышают процентную ставку по банковскому кредиту.
№3. Платежный риск не переносится.
Работа с фактором означает более быстрое получение денежных средств, но не обеспечивает корпорации защиты от неплательщика-потребителя. Если счет не оплачен, за исключением случаев, когда действует соглашение об отказе от регресса, компания-продавец обычно должна вернуть денежные средства, авансированные фактором. Однако включение этого пункта увеличивает стоимость соглашения.
№4. Определенные взаимодействия и впечатления клиентов подлежат меньшему контролю.
В большинстве факторинговых соглашений фактор отвечает за гарантию оплаты счета. В этом состоит ценность факторинга: на одну работу меньше для компании, продающей счета. Однако это также означает, что корпорация теряет контроль над тем, как выполняются требования о взыскании задолженности. Чрезмерно агрессивный фактор, ориентированный на собственные краткосрочные потребности, может оказать негативное влияние на восприятие покупателем фирмы, у которой он совершил покупку. Наличие фактора также может привести к тому, что клиенты будут считать, что у компании отсутствуют необходимые ресурсы для ведения бизнеса.
Эти недостатки преодолимы. Например, фирма может выбрать тайный факторинг, при котором фактор выступает в качестве части финансового отдела компании. В качестве альтернативы он может решить самостоятельно осуществлять сбор счетов даже после того, как право собственности на счет было передано фактору. Это известно как факторинг «CHOCC», что означает «клиент самостоятельно осуществляет кредитный контроль». Однако эти методологии таят в себе ряд опасностей.
Что такое инвойсное финансирование?
Финансирование счетов-фактур - это форма бухгалтерского учета, которая позволяет фирмам брать кредиты под свою дебиторскую задолженность, чтобы быстро заработать наличные деньги. Корпорация использует финансирование счетов-фактур для получения кредита от финансовой компании, используя счет-фактуру или счета-фактуры в качестве обеспечения.
Финансирование счетов и факторинг счетов. И финансирование счетов, и факторинг счетов являются методами получения денежных средств из просроченных счетов. Финансирование по счетам похоже на стандартный обеспеченный кредит тем, что в нем указаны условия оплаты и процентные платежи, накопленные по непогашенным остаткам, но кредит обеспечен одним или несколькими счетами. Денежные средства, полученные предприятием от факторинга счетов, не имеют формы кредита. Скорее, факторинговая компания, часто известная как фактор, «покупает» счет и несет ответственность за его сбор.
Каков процесс финансирования счетов?
В соглашении о финансировании счетов участвуют три стороны: фирма, выставляющая счет, клиент, который получает счет, и поставщик финансовых услуг. Чтобы получить максимальную отдачу от такого рода финансирования дебиторской задолженности, компания должна согласовать условия с финансирующей компанией и надеяться, что ее клиент заплатит к сроку оплаты счета – или раньше.
Какова структура финансирования по счетам?
Механизмы финансирования по счетам в некотором смысле похожи на краткосрочные кредиты. В своей самой базовой форме финансирование счетов будет основано на одном счете, часто известном как дебиторская задолженность. Финансовая компания, выступающая в качестве кредитора, предоставляет наличные деньги предприятию, которому принадлежит счет, используя этот счет в качестве обеспечения. Когда компания получает оплату, она возвращает первоначальную сумму кредита финансовой компании вместе с процентами, рассчитанными на основе продолжительности срока погашения кредита.
Плюсы и минусы финансирования по счетам
Финансирование по счетам может быть чрезвычайно выгодным для предприятий, позволяя им продолжать функционировать в периоды ограниченного денежного потока и реализовывать потенциально изменяющие жизнь возможности. Однако у него есть определенные недостатки. Прежде чем выбрать финансирование по счетам, управленческие команды должны понять обе стороны.
Плюсы
Финансирование по счетам дает три основных преимущества, которые особенно выгодны новым предприятиям, которые могут столкнуться с препятствиями из-за ранней стадии развития и ограниченности ресурсов.
№1. Быстрые деньги
Компании в определенных отраслях нередко достигают высоких показателей продаж и прибыли, одновременно борясь с денежными потоками. Финансирование по счетам позволяет предприятиям B2B получать денежные авансы по полученным, но еще не полученным доходам, часто в течение 24 часов. В этих случаях финансирование по счетам может облегчить беспокойство владельца по поводу движения денежных средств и позволить управленческим командам реализовать важные инициативы, от которых в противном случае им пришлось бы отказаться.
№2. Очень полезно в экстренной ситуации
Стихийные бедствия, вызывающие повреждение товарных запасов, перебои с участием крупного поставщика или банкротство ключевого клиента — подобные события могут быстро перевести бизнес в режим выживания. Если фирма сталкивается с одной из этих экзистенциальных опасностей и не имеет большого количества денег в банке, быстрая ликвидность, предлагаемая финансированием по счетам, может спасти жизнь.
№3. Процессы утверждения, которые относительно просты в общении
Многим малым и развивающимся предприятиям не хватает кредитного рейтинга, необходимого для получения банковских кредитов и кредитных линий. Это менее важно для организаций, предлагающих финансирование по счетам, поскольку их больше волнует кредитный рейтинг клиентов компании, чем сам бизнес. Компания, желающая получить аванс наличными по своим счетам, часто сталкивается с меньшим объемом документации и меньшим количеством запросов.
Минусы
В дополнение к этим преимуществам предприятия должны признать три основных недостатка финансирования по счетам:
№1. Высокая цена
Финансирование по счетам является относительно дорогостоящим методом привлечения капитала. Комиссия за обработку и еженедельные процентные или факторные ставки могут привести к тому, что годовая процентная ставка в несколько раз превысит ту, которую бизнес обычно платит за банковский кредит.
№2. Непредсказуемость конечной стоимости
Дело не только в том, что финансирование по счетам дороже, чем многие другие виды финансирования. С этим связана проблема: когда компания заключает соглашение о финансировании счетов, она обычно понятия не имеет, какова будет окончательная стоимость. Окончательная стоимость часто определяется тем, насколько быстро клиент оплачивает счет. Более длительная, чем ожидалось, задержка платежа может свести на нет всю прибыль от продажи.
№3. Применимость ограничена
Не все предприятия могут получить выгоду от финансирования счетов. Бизнес должен находиться в секторе B2B, чтобы его использование имело смысл. У него также должны быть клиенты с отличным кредитным рейтингом и историей своевременной оплаты.
Для чего используется счет-фактура?
Счет-фактура — это документ, отправляемый продавцом покупателю с целью оплаты предоставленных товаров или услуг. Он отслеживает детали продукта или услуги, стоимость единицы продукции, общую сумму к оплате, а также условия, согласованные как продавцом, так и покупателем.
Является ли счет-фактура квитанцией?
Поскольку счета-фактуры и квитанции выписываются на разных этапах процесса продаж, они выполняют разные функции. Счета-фактуры выставляются до того, как клиент отправляет платеж, тогда как квитанции выписываются после получения платежа. Счет-фактура служит требованием платежа, а квитанция служит подтверждением оплаты.
Означает ли счет, что вы заплатили?
Является ли счет-фактура доказательством того, что вам заплатили? Счет-фактура не означает, что компания получила оплату за товары или услуги, которые она предоставила своим клиентам. Счет-фактура информирует клиента о том, что он должен оплатить полученный продукт или услугу.
Кто оплачивает счет?
Счет оплачивается клиентом.
В заключение
Счет-фактура — это документ, который используется для уведомления клиента о наступлении срока оплаты. Он также служит для компании-эмитента записью для отслеживания своей дебиторской задолженности. Из-за технологических ограничений раньше счета-фактуры выдавались только на бумажном носителе. Электронные счета-фактуры в последнее время приобрели популярность, поскольку они экономят время и деньги, а также могут создаваться и отправляться автоматически.
- Как подать заявку на получение лучших бизнес-кредитов в 2023 году / Пошаговое руководство
- БУХГАЛТЕРСКИЙ СЧЕТ: определение, как его записывать и бесплатные программы
- Лучшее бесплатное программное обеспечение для бухгалтерского учета малого бизнеса 2023 г. (обновлено)
- ЧТО ЗНАЧИТ СЧЕТ: определение, виды, элементы и почему это важно
Рекомендации
