Empresas e funcionários pagam impostos aos governos federal, estadual e municipal. Os formulários W-4 vs W-2 são comumente usados em relação ao emprego e têm funções específicas. Para garantir que seu empregador retenha a quantia apropriada de imposto de renda de seu salário, é crucial que você tenha um bom domínio dos formulários W-4 vs W-2. Este artigo explicou as diferenças entre os formulários W-4 e W-2 para que você não cometa nenhum erro ao escolher qualquer um deles. Também adicionamos a diferença entre W-4 vs W-2 vs 1099. Aproveite o passeio!
O que é um W-4?
Um W-4, ou Certificado de Provisão de Retenção do Funcionário, é um formulário preenchido pelos funcionários ao aceitarem o emprego. Se você trabalha por conta própria, não precisa preencher um W-4. O W-4 é um documento que fornece à sua empresa informações básicas sobre você como um novo contratado. É um formulário que informa à sua empresa quanto imposto reter de seus contracheques.
O formulário W-4 deve ser enviado ao seu empregador antes do seu primeiro dia de trabalho. Seu estado civil, número de dependentes e número de retenções permitidas serão todos solicitados. Esses fatores formam a base das tabelas de imposto de renda federal. Os impostos estaduais, se aplicáveis, também variam de acordo com suas respostas a essas três perguntas. Você não precisa se preocupar em pagar imposto de renda estadual se morar no Alasca, Flórida, Nevada, New Hampshire, Dakota do Sul, Tennessee, Texas, Washington ou Wyoming. O W-4 não tem lugar para discutir as deduções do Medicare ou da Previdência Social.
O W-4 informa ao empregador as seguintes informações:
- se deve usar a taxa de solteiro mais alta ou a taxa de casado mais baixa para retenção de impostos
- a quantos subsídios isentos de impostos um trabalhador tem direito
- não importa se o trabalhador solicita um aumento no valor da retenção ou diz que está isento de retenção
Formulários W-4
Nos Estados Unidos, a carga tributária é reduzida não apenas pelo casamento, mas também pela presença de dependentes, como filhos. Você pode reduzir o valor dos impostos que deve pagar reivindicando um subsídio de retenção na fonte nas seguintes condições:
- Cada filho elegível com menos de 17 anos recebe um estipêndio e cada dependente adicional (como um pai idoso) recebe um subsídio adicional.
- Juros de hipoteca, doações para caridade, impostos estaduais e locais de até $ 10,000, despesas médicas acima de 7.5% do salário, juros de empréstimos estudantis e contribuições elegíveis para o IRA, todos contam como uma dedução.
Alterações em sua situação pessoal ou financeira podem exigir recálculos periódicos de seus limites de retenção. Um novo formulário W-4 pode ser preenchido a qualquer momento e enviado ao seu empregador. Aumentar seus subsídios de retenção na fonte é necessário se:
- Você e seu parceiro estão empregados.
- Você recebe dinheiro de fontes além do seu empregador que não precisa ser declarado ou tributado. Exemplos incluem benefícios de aposentadoria e pagamentos substanciais de juros e dividendos.
Você pode querer reduzir sua retenção se:
- Você paga impostos em uma base estimada.
- Vários créditos fiscais, inclusive para crianças, podem estar disponíveis para você.
Quer você especifique suas deduções em vez de reivindicar a dedução padrão, ou se os juros do empréstimo estudantil e as contribuições do IRA excederem o valor da dedução padrão, você poderá reduzir sua renda tributável.
Dicas para preencher formulários W-4
A seguir estão algumas diretrizes a seguir ao preencher um W-4 para um novo empregador:
#1. A retenção de impostos deve ser calculada com precisão
As regras para retenção de impostos podem mudar dependendo do que é exigido pelo IRS a qualquer momento. Para garantir que seu empregador esteja retendo a quantia certa de impostos de cada contracheque, é importante ter uma discussão completa sobre os requisitos de declaração e as regras fiscais aplicáveis no início de qualquer contrato de trabalho. Retenção excessiva ou insuficiente pode resultar em restituição de imposto ou nota fiscal, respectivamente, no final do ano. Para determinar o valor apropriado de retenção de imposto, você pode consultar a calculadora on-line do IRS.
#2. Verifique seus cálculos
A necessidade de enviar um W-4 corrigido ou fazer ajustes em suas retenções de impostos é reduzida se você preencher o formulário cuidadosamente na primeira vez. Ao iniciar um novo trabalho, reservar um tempo para verificar novamente se há erros no formulário W-4 pode render dividendos no futuro. Você também pode evitar surpresas no orçamento causadas por obrigações fiscais inesperadas.
#3. Considere a temporada de impostos
Dependendo da sua situação financeira, você pode esperar obter uma declaração de imposto de renda. Nesse caso, você pode providenciar para que mais dinheiro seja retirado de seu contracheque a cada período de pagamento para ir para os impostos. Ao preencher seu formulário W-4 para um novo emprego, você pode incluir esses dados. Antes de concluir seu W-4, você pode explorar as especificidades de sua situação com um consultor tributário.
O que é um W-2?
Seu empregador enviará um W-2 (declaração de salários e impostos) ao Internal Revenue Service em seu nome. Qualquer empresa que pague a seus funcionários $ 600 ou mais em um determinado ano deve emitir um W-2 para cada um desses trabalhadores. O formulário W-2 é enviado ao funcionário em duplicado. Pode ser enviado por e-mail ou correio normal. Deve ser apresentado até 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal a que se refere.
Para fins fiscais, um Formulário W-2 é usado para relatar salário, gorjetas e outras formas de remuneração ao Internal Revenue Service. Seus pagamentos do Medicare e do Seguro Social também são informados ao IRS.
As partes mais importantes de um W-2 são:
- Dados relativos à empresa que o emprega
- Rendimento de salários, gorjetas e outras fontes
- Dinheiro deduzido dos contracheques da Previdência Social e do Medicare
- Imposto de Renda Federal Pago
- Imposto de Renda Pago ao Estado
- O imposto de renda é deduzido no nível local
- Pagamentos feitos a um plano de pensões
Esses números são incorporados à sua declaração de imposto de renda quando você ou seu contador concluem o processo de arquivamento.
Dicas para entender os formulários W-2
Se precisar de ajuda para entender seu formulário W-2, aqui estão algumas dicas:
#1. Confira os dados enviados
Como a maioria das empresas acompanha diligentemente seus registros ao longo do ano, as informações nos formulários W-2 geralmente são confiáveis. Se você receber um W-2 com um problema simples, como um erro de ortografia, que seu empregador pode corrigir facilmente, isso acelerará o processo tributário. Se você notar uma discrepância entre o holerite e os totais do W-2, pergunte mais ao seu empregador ou entre em contato com o IRS. Mesmo que o endereço no W-2 esteja desatualizado ou errado, você ainda pode usá-lo para registrar seus impostos.
#2. Mantenha um registro disso
O pacote W-2 que você recebe pode conter várias cópias do mesmo formulário. Uma cópia do seu W-2 pode ser mantida em seus registros se você estiver empregando uma empresa externa de preparação de impostos. Mantenha suas informações confidenciais seguras armazenando seus documentos eletrônicos em um cofre trancado ou em um disco rígido criptografado.
#3. Considere suas retenções
Sua obrigação fiscal real para o ano pode diferir da estimativa que você fez ao preencher seu formulário W-4. Certifique-se de que sua retenção de imposto está correta, verificando seus recibos de pagamento periodicamente ao longo do ano. Se for diferente, você pode utilizar a diferença a seu favor ao declarar seus impostos no futuro.
Diferenças entre W-2 vs W-4
O tempo e a identidade do responsável pelo preenchimento do formulário são a principal distinção entre o W-2 e o W-4. Ao iniciar um novo emprego ou em qualquer outro momento durante o emprego, um funcionário que deseja modificar seu status de arquivamento ou reter subsídios deve preencher um W-4. Todo trabalhador recebe um W-2 de seu empregador no final do ano como uma declaração de sua renda e retenções de impostos para aquele ano.
O W-2 é um documento de relatório de final de ano que detalha os salários, gorjetas e outras formas de remuneração do funcionário, retenções de impostos e o valor dos impostos de Previdência Social e Medicare pagos e contribuições para a aposentadoria, enquanto o W-4 detalha as informações de identificação do funcionário, estado civil, dependentes e retenções na fonte. Um W-2 original é enviado ao SSA e um funcionário recebe uma cópia. Nenhuma autoridade tributária é fornecida com o W-4.
Formulários W-4 vs W-2
Por motivos de imposto de renda federal, os formulários W-4 e W-2 são usados para relatar a renda e os dados pessoais de um indivíduo. Os formulários W-4 vs W-2 são um aspecto integral dos sistemas de contabilidade, recursos humanos (RH) e folha de pagamento de uma empresa. As distinções mais notáveis entre as formas W-4 vs W-2 são:
#1. Quem o preenche
O formulário W-4 é preenchido pelos funcionários, enquanto o formulário W-2 é preenchido pelos empregadores. Ao iniciar um novo emprego, você preencherá um formulário W-4 para que seu empregador saiba quanto dinheiro reter de seu contracheque com base em seu estado civil, número de dependentes e outras informações pessoais. Os formulários W-4 geralmente são mantidos por empresas e não são submetidos a nenhuma autoridade tributária do governo.
#2. Quando preencher o formulário
Anualmente, os empregadores preenchem os formulários W-2 e os distribuem aos trabalhadores porque os dados neles contidos influenciam a forma como esses indivíduos relatam seus ganhos em suas declarações fiscais. Alterações em seu status de retenção exigem um novo formulário W-4. Os empregadores devem preencher e enviar os formulários W-2 ao SSA e a qualquer governo estadual ou local aplicável nas datas de vencimento especificadas. Quando há ajustes na data de declaração do imposto federal, o IRS geralmente os anuncia.
#3. Finalidade do Formulário
O W-2 de um funcionário é um registro dos impostos retidos de seu pagamento ao longo do ano, de acordo com as instruções do formulário W-4. W-4s completos e precisos são necessários para o processamento eficiente da folha de pagamento e relatórios de impostos. A declaração de impostos nos níveis federal, estadual e até local não precisa ser complicada se ambos os formulários forem devidamente preenchidos.
Dicas para preparar formulários W-4 x W-2 para folha de pagamento
Se precisar de ajuda para preencher seus formulários W-4 vs W-2 para folha de pagamento, considere o seguinte:
#1. Forneça os detalhes necessários
Os empregadores devem fornecer aos trabalhadores os documentos fiscais necessários, como o W-4 vs W-2, e devem fornecer os rendimentos corretos dos funcionários para o ano. Os funcionários têm a obrigação legal de fornecer informações precisas em seus formulários W-4 vs W-2 aos governos federal e estadual a cada ano. Lembre-se de que, como profissional de RH ou contador, você só pode fornecer conhecimento sobre regras e regulamentos tributários, mas apenas funcionários podem preencher seu W-4.
#2. Revise completamente
Certifique-se de que os dados W-4 inseridos no sistema de folha de pagamento estejam corretos, verificando novamente todas as suas entradas. Prestar muita atenção aos detalhes durante a elaboração de W-2s pode ajudar a diminuir a necessidade de revisões no futuro. É uma boa ideia verificar seus dados após inseri-los no sistema de folha de pagamento.
#3. Faça bom uso da tecnologia
Você pode reduzir o tempo gasto em formulários de impostos e folha de pagamento usando tecnologias digitais. Antes de se comprometer com um determinado programa ou software para lidar com folha de pagamento e impostos, certifique-se de ter feito sua lição de casa. Antes de iniciar o procedimento de inserção de dados, verifique se as ferramentas digitais escolhidas cumprem todas as regras fiscais e de privacidade aplicáveis.
Um trabalhador autônomo preenche W-4 vs W-2?
O Internal Revenue Service (IRS) tem requisitos variados para várias situações de trabalho. Um trabalhador W2 é um trabalhador típico, recrutado por uma empresa típica para um cargo típico. Um trabalhador 1099 é contratado por contrato, o que os distingue dos funcionários regulares. Os funcionários da W2 e da 1099 declaram seus impostos de maneira diferente por vários motivos. Um formulário fiscal W9 será usado se você for um contratado independente. Este documento substituirá o W4 que os funcionários normalmente preenchem para seus empregadores. O formulário W9 especifica como os impostos relacionados ao pagamento acordado devem ser tratados.
Pedido de Número de Identificação de Contribuinte e Certificação descreve o formulário W9 em outro nome. Os empregadores podem usar este formulário para descobrir como pagar impostos para contratados independentes, em vez de funcionários normais.
W-4 vs W-2 vs 1099
Você está pensando nas diferenças entre W-4 vs W-2 vs 1099? Confira algumas das diferenças entre W-4 vs W-2 vs 1099 abaixo:
Os pagamentos feitos a um contratado independente ou autônomo devem ser informados no Formulário 1099, que é emitido pelo Internal Revenue Service. Empreiteiros independentes que recebem formulários 1099 de seus clientes são tratados como autônomos e devem pagar todos os impostos aplicáveis de forma independente, incluindo imposto de renda federal e imposto autônomo. Eles devem investigar de forma independente e se inscrever em benefícios apropriados, como seguro médico e programas de poupança para aposentadoria, e arcar com os custos associados a isso.
Preciso de um W-2 vs W-4 para impostos?
O W-4 instrui os empregadores sobre quanto imposto deve ser deduzido do contracheque de um funcionário, enquanto o W-2 detalha os ganhos anuais do funcionário e o valor do imposto retido pelo empregador. Os dois também são registros fiscais obrigatórios no IRS.
Preciso de um W-2 vs W-4 para impostos?
Ao iniciar um novo emprego ou em qualquer outro momento durante o emprego, um funcionário que deseja modificar seu status de arquivamento ou reter subsídios deve preencher um W-4. Cada funcionário recebe um W-2 de seu empregador no final do ano fiscal para servir como uma declaração de renda e retenções daquele ano.
Para que serve um W-2?
A renda do seu empregador, o valor dos impostos retirados do seu contracheque, quaisquer benefícios que você recebeu e outras informações pertinentes para o ano serão todos detalhados no seu formulário de imposto W-2. Este formulário é usado para arquivar impostos de renda federais e estaduais.
Para que serve um W4?
Para ter o valor apropriado do imposto de renda federal deduzido de seu contracheque e remetido ao IRS, você deve preencher um formulário W-4 e entregá-lo ao seu empregador. Se você pagar demais durante o ano ou acabar devendo muito dinheiro na hora do imposto de renda, preencher seu W-4 corretamente é crucial.
Quem precisa de um formulário W-2?
Cada funcionário tem direito a uma cópia de seu W-2, Declaração de Salários e Impostos (PDF) de seu empregador, que o empregador deve preencher, arquivar eletronicamente ou por correio na Social Security Administration (SSA) e, em seguida, fornecer ao funcionário.
Considerações Finais
Os formulários de impostos sobre a folha de pagamento W-4 vs W-2 são usados para relatar ganhos ao IRS. O funcionário é responsável por preencher o W-4, enquanto o empregador é responsável por preencher e arquivar o W-2. No entanto, os contratantes independentes não são abrangidos por estes acordos. O W-2 do funcionário é baseado nas informações fornecidas em seu W-4 durante o ano. É enviado ao Internal Revenue Service, e o trabalhador obtém uma cópia para usar no preenchimento de seus próprios impostos.
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Referências
