O software de RH mais popular é um Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS). Desde então, a tecnologia sem dúvida avançou significativamente. Em resposta a mudanças nos regulamentos da empresa ou conformidade regulatória, o(s) sistema(s) HRIS moderno(s) pode(m) automatizar procedimentos, incorporar entradas e modificar formatos de relatório em tempo real. Os sistemas HRIS modernos também são tão eficazes e fáceis de usar quanto poderosos e ágeis porque fornecem experiências de usuário de nível de consumidor e funcionalidade adaptável. O melhor software HRIS é oferecido por meio da nuvem, que oferece um número maior de vantagens, como maior armazenamento de dados, segurança aprimorada e interação mais fácil com programas auxiliares, como folha de pagamento, rastreamento de candidatos e outros sistemas de RH.
Este artigo fornece uma visão geral dos Sistemas HRIS, incluindo definições, exemplos e informações de treinamento. Vamos dar uma olhada.
O que é o SISTEMA HRIS?
Um sistema de informação de recursos humanos (HRIS) é um programa de software que organiza e processa informações específicas de funcionários, bem como regras e procedimentos relativos a recursos humanos. Os padrões do HRIS recursos humanos (RH) deveres e рrосеdurеѕ enquanto рrоmоtіng registros precisos kееріng e relatórios аѕ um іntеrасtіvе ѕуѕtеm de іnfоrmаtіоn gerenciamento.
Em essência, um Sistema HRIS é uma “via de mão dupla” na qual as informações sobre os funcionários são fornecidas à organização e depois devolvidas aos funcionários. Um Sistema HRIS (HRIS) fornece interações mais suaves, simplificadas e mais eficazes entre os funcionários e as empresas para as quais trabalham, removendo as atividades manuais e baseadas em papel relacionadas ao RH. Isso libera os especialistas de RH para realizar um trabalho mais estratégico e de alto valor.
HRIS vs HRMS vs HCM
As frases HRIS, HRMS (sistema de gerenciamento de recursos humanos) e HCM (gerenciamento de capital humano) às vezes são usadas de forma intercambiável. No entanto, dependendo de quaisquer recursos que uma empresa opte por permitir, pode haver pequenas distinções entre os três.
HRIS
Inicialmente referido como um sistema básico para manutenção de dados administrativos de funcionários. O HRIS agora inclui procedimentos como aquisição de talentos, recrutamento e armazenamento e processamento contínuos de dados de funcionários à medida que as operações de RH se tornam mais complicadas.
HRMS
Entrou em uso quando as empresas começaram a conduzir suas atividades de RH usando softwares mais complexos e operações automatizadas, embora ainda seja usado igualmente com o HRIS organizacional. Gerenciamento de folha de pagamento e tempo e trabalho podem ser incluídos no HRIS de hoje.
HCM
Refere-se a uma solução mais abrangente ou abrangente que aborda todas as facetas do gerenciamento da força de trabalho e da função de RH. Funções avançadas de gerenciamento de talentos, incluindo gerenciamento de desempenho, planejamento de sucessão, planejamento de pagamento, planejamento estratégico da força de trabalho e muitas outras atividades de planejamento de RH estão incluídas no recurso adicional. Sejam elas transacionais, estratégicas ou baseadas em dados, as tarefas de RH estão todas incluídas no HCM.
Quais são os dois pilares do HRIS?
Um sistema de informações de RH é construído em torno de dois pilares que fornecem a base para o gerenciamento de pessoas e políticas para melhorar o desempenho geral da organização.
#1. Desenho da Organização
Do ponto de vista estrutural, o HRIS consiste em papéis, funções e hierarquias de relatórios. O HRIS oferece responsabilidade identificável e um roteiro para funcionalidade operacional e соnѕіѕtеnсу estabelecendo a estrutura organizacional.
Ao ajudá-lo a colocar o pessoal adequado no lugar, o sistema HRIS correto pode ajudá-lo a lidar com as dificuldades do negócio.
#2. Gerenciamento de dados para funcionários
O HRIS oferece uma visão completa de cada funcionário, incluindo nome, endereço, data de contratação, pagamento, opções de benefícios e muito mais, semelhante ao gerenciamento de relacionamento com o cliente, mas em um cenário de empregador/empregado. Com os dados corretos, você poderá se envolver melhor com seus funcionários, auxiliá-los na criação de metas de carreira, localizar o melhor treinamento e aumentar seu desempenho.
Que tipos de HRIS existem?
Existem muitas soluções HRIS diferentes disponíveis e muitas delas fornecem funções comparáveis. Esses HRIS podem ser divididos em dois grupos: HRIS baseado em nuvem e no local.
- HRIS baseado em nuvem
HRIS baseado em nuvem é hospedado fora do local pelo provedor e acessível online. As empresas que não desejam lidar com a manutenção do sistema por conta própria ou que são muito pequenas para ter uma equipe de TI dedicada geralmente consideram esses sistemas adequados. As soluções de IS de RH baseadas em nuvem também obtêm atualizações automáticas de fornecedores que não precisam de TI no local para aplicá-las.
- HRIS baseado em instalações
O departamento de TI de uma empresa hospeda sistemas HRIS locais em seus próprios servidores. Isso requer um sistema mais sofisticado Infraestrutura de TI do que muitas pequenas empresas podem ter, mas pode permitir que uma empresa tenha maior controle sobre sua solução e segurança de HRIS.
Quais vantagens um HRIS pode ter se movido para a nuvem?
Existem várias vantagens de implantar um sistema HRIS na nuvem em comparação com um sistema HRIS local, incluindo o seguinte:
- A escalabilidade é simples. Você pode aumentar ou diminuir rapidamente a escala na nuvem conforme as demandas de sua empresa mudam. Além disso, você tem mais flexibilidade financeira e pode controlar melhor os gastos ao expandir ou reduzir suas atividades.
- Mais controle sobre os gastos operacionais versus gastos de capital. Você simplesmente paga pelo que usa na nuvem, para não precisar fazer investimentos dispendiosos em infraestrutura. Seus custos são operacionais e não de capital.
- Acesso simples e rápido à inovação. Você obtém acesso a atualizações e inovações muito mais cedo na nuvem, já que o desenvolvimento e a implantação ocorrem muito rapidamente.
Quem precisa de um sistema HRIS?
Mesmo as menores empresas podem se beneficiar de um sistema HRIS. As soluções HRIS podem economizar tempo suficiente para o RH e os proprietários da empresa, de modo que, em muitas circunstâncias, eles mesmos paguem. Para que o software cresça junto com o negócio, é fundamental investir o quanto antes em um Sistema HRIS.
Vantagens de um HRIS
O uso de um HRIS oferece muitas vantagens definidas, à medida que avançamos em nosso Programa de Certificação de RH Digital. Por isso, empresas de todos os portes utilizam esse aplicativo para auxiliar suas operações de recursos humanos. As informações dos funcionários são centralizadas no Sistema HRIS. Então, em um único sistema, uma variedade de dados de funcionários está prontamente disponível.
#1. Manutenção de registros
Um sistema de manutenção de registros chamado Sistema HRIS monitora as mudanças em tudo que envolve os funcionários. Quando se trata de dados pessoais, o HRIS pode ser visto como a única fonte confiável.
#2. Conformidade
Para fins de conformidade, determinados dados são coletados e retidos. Thіѕ contains іnfоrmаtіоn fоr іdеntіfуіng еmрlоуееѕ in thе event of thеft, frаud, or оthеr wrongdoing, first соntасt іnfоrmаtіоn іn the еvеnt оf ассіdеntѕ, citizen іdеntіtу information for the tаx office, and оblіgаtоrу сеrtіfісаtіоn expiry dates. O sistema HRIS tem a capacidade de armazenar todas essas informações. De acordo com os requisitos do GDPR, os dados devem ser mantidos de forma adequada e segura.
#3. Eficiência
A precisão é aprimorada e o tempo é economizado por ter todas essas informações em um único local. Como documentação tangível, várias empresas ainda mantêm muitos dados sobre seus funcionários. Localizar a pasta e a planilha apropriadas pode exigir muito trabalho da equipe.
#4. plano de RH
O Sistema HRIS (HRIS) permite o rastreamento de dados necessários para desenvolver estratégias de negócios e de RH. Diferentes dados serão cruciais para monitorar, dependendo dos objetivos da organização. O Sistema HRIS se destaca nessa situação.
#5. RH de autoatendimento
A capacidade de fornecer RH de autoatendimento para funcionários e gerentes é uma última vantagem. Como resultado, os funcionários agora podem cuidar de seus próprios negócios. O Sistema HRIS pode fornecer uma experiência positiva ao funcionário quando implementado corretamente. Lembre-se que nem todos os Sistemas HRIS fornecem isso de forma intuitiva!
A organização, o RH e os funcionários se beneficiam do uso de um HRIS. Quando você tem entre 30 e 50 funcionários, usar um SI de RH torna-se intrigante.
Quais são as características do software HRIS?
As empresas podem enfrentar dificuldades à medida que se expandem com a ajuda do software HRIS, que fornece soluções escaláveis e ferramentas de RH especializadas. A seguir estão alguns dos recursos mais comuns do HR IS:
Contratação e Onboarding
Os recrutadores podem digitalizar currículos, fazer triagens preliminares de candidatos e executar verificações de antecedentes com o uso dos Sistemas HRIS.
Folha de pagamento
Um sistema HRIS geralmente deduz automaticamente impostos e benefícios dos salários dos funcionários, economizando tempo e diminuindo a possibilidade de erros. Alternativas de pagamento flexível também são fornecidas por certos sistemas.
Horário, frequência e horário
O rastreamento de tempo em um sistema de RH geralmente oferece suporte a uma variedade de tipos de trabalho e interfaces diretamente com a folha de pagamento para ajudar a aumentar a precisão.
Administração de benefícios
O HRIS geralmente inclui uma ampla gama de recursos para lidar com benefícios oferecidos por voluntários e empregadores, incluindo seguro médico e esquemas de poupança para aposentadoria.
Compliance
Certos HRIS podem acompanhar as mudanças nos requisitos de emprego e impostos conforme elas acontecem.
Analytics e relatórios
Com o HRIS, às vezes é possível acessar um conjunto de dados consolidado para todas as métricas de RH. Serviços mais avançados disponibilizam dados sob demanda e enviam relatórios, alertas ou ações ativamente para as partes interessadas.
Integrações
Controle de tempo, benefícios e folha de pagamento podem ser combinados em um sistema com o HRIS. Alguns permitem que os usuários finais criem integrações exclusivas ou sincronizem com outros sistemas de negócios.
Exemplos de Sistemas HRIS
As organizações podem escolher entre uma ampla variedade de exemplos de software do Sistema HRIS. Por exemplo, a ADP fornece as seguintes alternativas dependendo do tamanho da empresa:
#1. ADP Workforce Now®
A ADP Workforce Today oferece uma plataforma completa para lidar com folha de pagamento, talentos, benefícios, tempo, pessoas, análises e muito mais para empresas de médio porte.
#2. ADP Vantage HCM®
Com a ajuda do ADP Vantage HCM®, grandes empresas internacionais com sede nos Estados Unidos podem gerenciar suas forças de trabalho e fazer escolhas estratégicas em importantes impulsionadores de crescimento, como despesas trabalhistas e rotatividade.
#3. HCM de próxima geração da ADP
O ADP Next Gen HCM pode ajudar as empresas em crescimento a se ajustarem ao ambiente e às necessidades da força de trabalho que estão mudando rapidamente.
Uma escolha crucial que pode afetar se certos objetivos da empresa são alcançados é selecionar um software de sistema HRIS. As etapas gerais do processo de compra são, mesmo que não sejam totalmente lineares:
- Liste quaisquer problemas ou dificuldades com os atuais procedimentos de RH.
- Investigue como um sistema HRIS pode ajudar a superar esses desafios.
- Crie uma lista de requisitos HRIS.
- Avalie os provedores de sistemas HRIS usando a lista de verificação
Seis fases para a implementação do HRIS
Quando se trata de implementação de SI de RH, poderíamos publicar vários ensaios. Forneceremos um resumo de alto nível neste artigo. Existem várias fases para a implementação do software.
#1. pesquisar
Descubra o que suas várias partes interessadas precisam de um IS de RH antes de iniciar sua implementação. Você pode compilar uma lista de possíveis fornecedores com base nessas especificações. Você pode solicitar propostas desses fornecedores de serviços. Você deve ter selecionado um fornecedor de RH IS apropriado quando esta rodada terminar.
#2. Planejar e alinhar
Você estabelece um comitê diretor, uma equipe de implementação e um parceiro de implementação nesta fase. O comitê de direção normalmente compreende оf ѕеnіоr rерrеѕеntаtіvеѕ do ѕеlесtеd HRIS ѕupрlіеr da sua organização, o HR dіrесtоr, o іntеrnаl рrоjесt mаnаgеr, аnd іdеаllу um sênior uѕtіоr (орt). Trabalhar nas tarefas de implementação em andamento é o principal dever da equipe de implementação.
#3. Definir e projetar
Agora você deve definir seus grupos de usuários e definir seus procedimentos e fluxos de trabalho. Descreva sua infraestrutura HRIS, sistema e necessidades funcionais e tecnológicas de segurança. Além disso, lembre-se de que nesta fase pode ser necessário estabelecer a integração entre seu RH IS e outros sistemas atuais.
4. Configure e teste
Para testar seu novo sistema HRIS e fornecer sugestões para melhorias, você deve montar uma equipe de teste principal nesta fase. Depois disso, você deve criar um teste de aceitação do usuário no qual pode convidar muitas pessoas para fornecer informações finais.
#5. Comunique-se e treine
Você deve criar um programa de treinamento para seu pessoal técnico, uma estratégia de comunicação, um site de perguntas frequentes e outros materiais de suporte antes do momento Go-live.
#6. Implantar e manter
Você pode lançar formalmente seu RH IS depois que todos os seus procedimentos de suporte estiverem em vigor. Lembre-se de coletar feedback regularmente e atualizar seus materiais de treinamento para refletir as mudanças nos sistemas. Aqui, a comunicação contínua e precisa é essencial.
Leia também O QUE É HRIS: O que é, benefícios e usos
Conclusão
As organizações que buscam melhorar a gestão de seus recursos humanos podem encontrar uma ferramenta poderosa no sistema HRIS. Os sistemas HRIS podem ajudar as empresas a maximizar o potencial de seus funcionários e promover um local de trabalho mais eficaz e produtivo, registrando os dados dos funcionários e oferecendo informações sobre o desempenho organizacional. O HRIS tem o potencial de ser um ativo inestimável para qualquer organização com a instrução e assistência adequadas. No final, os sistemas HRIS podem ajudar a remover o elemento de adivinhação do gerenciamento de recursos humanos e construir uma organização mais eficaz e frutífera.
Perguntas frequentes sobre o sistema de RH
Quem faz uso de um Sistema HRIS?
Um sistema HRIS é frequentemente usado por empresas que precisam de ajuda para gerenciar a complexidade de uma força de trabalho em constante mudança. Isso é particularmente verdadeiro para empresas que buscam se desenvolver, expandir regionalmente ou explorar fusões e aquisições.
Como os Sistemas HRIS podem ajudar na contratação?
Os recrutadores podem usar o HRIS para anunciar vagas, monitorar leads de candidatos, fazer verificações de antecedentes e muito mais. Para ajudar as empresas a competir por talentos, alguns sistemas também fornecem benchmarking para pacotes de remuneração.
A folha de pagamento se enquadra no HRIS?
O sistema HRIS geralmente inclui folha de pagamento automatizada, pois é projetado para reduzir as tarefas administrativas, o que pode ajudar a economizar tempo e reduzir erros.
Artigos Relacionados
1. GESTÃO DE CAPITAL HUMANO (HCM): Tipos, Exemplos e Soluções de Software
2. As melhores ferramentas, empresas e fornecedores de SOFTWARE HCM de 2022
3. Novas ideias de negócios em 2023 com 100% de taxa de sucesso. Encontre 10 deles aqui (+ tudo que você precisa)
