Gerenciar um HOA não é tarefa fácil. Suas mãos estão sempre ocupadas, desde coletar pagamentos on-line e garantir que as contas estejam em ordem, agendar reuniões do conselho, gerenciar o site da comunidade e bancos de dados dos moradores, comunicar-se com essas pessoas, gerenciar revisões arquitetônicas, solicitações de serviços ou aplicar regras de CC&R e dezenas de outras tarefas no meio.
E parece que não há fim à vista para todo esse esforço.
Isso não é totalmente correto. Para ter certeza, executar um HOA sempre o manterá ocupado. No entanto, você pode economizar tempo simplificando e agilizando a maioria de suas tarefas utilizando o software de gerenciamento HOA.
Este tutorial ensinará tudo o que você precisa saber sobre isso. Analisaremos todas as vantagens de usar o software HOA e mostraremos quais soluções estão atualmente disponíveis para sua associação no mercado.
O que é um software de gerenciamento de HOA?
Um software HOA é um programa ou plataforma que auxilia as organizações de proprietários de residências no gerenciamento de muitos elementos de suas operações.
Normalmente, o software HOA concentra-se em uma área das atividades do HOA – contas, agendamento, pagamentos, aplicação de CC&R e assim por diante. No entanto, o software também pode incluir uma variedade de módulos diferentes que auxiliam em vários processos de HOA. Essas soluções de software são chamadas de software de gerenciamento de HOA tudo-em-um.
Por que você precisa de um software de gerenciamento HOA?
Claro, a resposta básica é que isso pode aliviar você de muito esforço. Mas não é tudo. Então, abaixo, descrevemos algumas das vantagens adicionais de utilizar soluções de software para ajudar a administrar seu HOA.
Quase todos os seus processos podem ser simplificados com o software HOA. Vários programas de software HOA autogerenciados podem ajudá-lo a gerenciar toda a documentação, emitir relatórios de infrações CC&R e cartas de violação, aceitar pagamentos, gerenciar os livros e muito mais. Como o software lida com muitas dessas tarefas automaticamente, ele libera seu tempo para se concentrar em outros elementos do HOA.
Você pode gerenciar seus proprietários ou associações comunitárias de qualquer lugar com o software HOA. Quase todas as soluções no mercado hoje são baseadas na web, o que significa que você pode acessar os dados de qualquer computador ou até mesmo do seu celular por meio de um aplicativo especializado.
Leia também: HOA (Associação de Proprietários): Definição, Taxas e Regras
Ter um software HOA dedicado significa que toda a documentação e dados da sua associação agora estão em um único local. Todas as principais partes interessadas terão acesso a ele, geralmente por meio de um aplicativo móvel, o que implica em maior responsabilidade para todas as partes envolvidas.
Seus dados também ficam mais seguros quando salvos em um sistema baseado em nuvem, em vez de em uma única máquina ou em um amontoado de pastas.
O software tem o potencial de melhorar muito as comunicações internas e externas. Parte disso se deve ao fato de que todos os dados estão em um único local. Quando todos têm acesso a todo o conhecimento sobre um assunto, fica muito mais fácil fazer julgamentos e chegar a um consenso sobre diversos assuntos. Da mesma forma, uma comunicação melhor e mais eficaz com os residentes resultará de um software de comunicação simplificado. As pessoas do seu bairro podem receber notícias rapidamente e saber o que está acontecendo em sua comunidade.
Finalmente, o software e os dados que ele pode fornecer permitem melhores meios para relatar as atividades da associação e usar esse conhecimento para organizar e planejar o futuro do bairro.
O que procurar em um software de gerenciamento HOA
Nem todos os softwares HOA são criados iguais. Alguns fornecem módulos que outros não, enquanto outros se especializam em um determinado tipo de serviço (ou seja, construção de sites). É fundamental selecionar o software correto para o seu HOA, o que geralmente significa usar uma plataforma tudo-em-um.
A seguir estão os principais recursos do software HOA:
#1. Relatórios Financeiros e Contabilidade
As habilidades contábeis em um bom software HOA devem permitir que você acompanhe suas finanças. Ele também deve fornecer relatórios precisos e permitir que você reconcilie seus extratos bancários.
#2. Ferramentas de comunicação
Um sofisticado sistema de comunicação permitirá que você mantenha os moradores informados por meio de diversos canais (e-mails, notificações push, alertas, etc.). Um bom software deve ser capaz de transmitir mensagens em massa e individualmente.
#3. Gerenciamento de eventos
Procure o software HOA que inclui um excelente sistema de gerenciamento de eventos. Você pode usar isso para agendar eventos em seu calendário e manter um calendário online para os moradores locais. Ele também deve ajudá-lo com o evento em si, permitindo que os convidados se registrem e paguem os ingressos online.
#4. Sistema de pagamento on-line
Uma estratégia para manter os membros satisfeitos é facilitar o pagamento de suas cotas online. Ótimo software inclui uma variedade de opções de pagamento, incluindo cartões de crédito/débito e saques ACH. Os membros devem poder vincular diretamente suas informações bancárias às suas contas.
Um sistema de pagamento online também pode ajudá-lo a reduzir pagamentos em atraso, que seu software deve permitir que você rastreie.
#5. Portal Residencial On-line
Escolha um software que inclua um portal que os residentes possam acessar online de qualquer local. Com apenas alguns cliques, os membros poderão atualizar seu perfil, pagar quotas, verificar o calendário de eventos, reagir às comunicações e acessar os dados do HOA.
#6. Banco de dados residencial
Seu software deve permitir que você preserve uma lista mestra das informações de seus membros e pesquise com filtros. Isso contém seus nomes, informações de contato, perfis e assim por diante. A atualização de suas informações também deve ser simples.
#7. Rastreador de violações
Os residentes ocasionalmente violam os regulamentos, portanto, seu software deve ter um mecanismo para rastrear essas informações. Isso é especialmente útil em comunidades maiores porque várias violações podem ocorrer ao mesmo tempo ou se sobrepor. Você pode simplesmente acompanhar as transgressões dos membros, acessar seu histórico de violações e enviar notificações com este módulo.
As 10 melhores alternativas de software de gerenciamento de HOA
#1. Gerente de propriedades AppFolio
- Preço: A partir de $ 1.40 por unidade Por mês
- Demonstração/Teste: Uma demonstração está disponível mediante solicitação.
O AppFolio é um software abrangente de gerenciamento de HOA que permite avaliações arquitetônicas, cobrança de taxas e avaliações, rastreamento de infrações, aprovações de membros do conselho, conectores bancários e muito mais. Todas estas funções estão disponíveis através de uma aplicação web ou móvel.
Os destaques incluem:
- Comunicação por mensagem de texto
- Modelos de design de e-mail
- Portal para moradores
- Solicitações de manutenção online
- Insights sobre o desempenho
#2. OrganizaçãoVoz
- A partir de $ 50 por mês
- Teste/Demonstração: Uma demonstração gratuita é fornecida.
O AssociationVoice é um programa de software HOA fácil de usar e baseado na web que permite que você colete taxas por web, telefone e texto. Outro recurso é a capacidade de organizar reuniões de diretoria e regras da comunidade, divulgar notícias da comunidade e criar formulários personalizados para lidar com atividades de HOA.
Os destaques incluem:
- Portal para moradores
- Biblioteca de Documentos
- Mapas locais interativos
- Discussões em grupo
- Reservas de Comodidades
#3. Bitrix24
- Preço: Versão restrita gratuita, alternativas premium de $ 19/mês
- Demonstração/Teste: Uma demonstração está disponível mediante solicitação.
Você pode usar o Bitrix24 para desenvolver um portal para membros HOA com enquetes, notificações por e-mail, mensagens instantâneas e bate-papo em grupo e uma galeria de fotos. Você também pode gerenciar quotas, enviar e-mails para seus membros e enviar solicitações de emprego online.
Os destaques incluem:
- Aplicativo para dispositivos móveis
- O diretório HOA
- Rede social privada para proprietários
- Grupos de interesse
- Vídeo conferência
#4. Edifício
- A partir de $ 50 por mês
- Demonstração/Teste: 14 dias de teste gratuito; demonstração disponível mediante solicitação.
O Buildium é uma solução de software abrangente para associações de proprietários de pequeno e médio porte, com pagamentos on-line para membros, rastreamento de solicitações de manutenção, gerenciamento de listas de aluguel e capacidade total de contabilidade.
Os destaques incluem:
- Pagamentos em dinheiro no varejo
- eArquivo do Formulário 1099
- Vistorias de imóveis
- Seguro para locatários
- Triagem de inquilinos
#5. Os Sistemas CINC
- O preço está disponível mediante solicitação.
- Demonstração/Teste: Uma demonstração está disponível mediante solicitação.
Segundo relatos, a CINC é a única empresa de software do setor que oferece gerenciamento de propriedades, serviços bancários integrados e contas em nuvem em um único pacote. Você pode usar o CINC para gerenciar pagamentos on-line, manter seu diretório de membros e agendar atualizados, enviar e rastrear ordens de serviço e comunicar documentos importantes do HOA.
Os destaques incluem:
- Aplicativo para dispositivos móveis
- Gerenciamento de violações
- Gerenciamento de solicitações de revisão de arquitetura
- Relatórios financeiros na hora
#6. DEGRAUS DA FRENTE
- O preço está disponível mediante solicitação.
- Demonstração/Teste: Há uma avaliação gratuita disponível e uma demonstração está disponível mediante solicitação.
É simples criar um site comunitário com a marca HOA com o FRONTSTEPS. Rastreamento de violações, taxas, pagamentos online, ordens de serviço e solicitações de manutenção estão entre os recursos.
Os destaques incluem:
- Estacionamento e gestão de visitantes
- Rastreamento de pacotes
- Newsletters e boletins digitais personalizáveis
- Comunicação por mensagem de texto
#7. O Expresso HOA
- Preço: Versão limitada gratuita, versão premium de $ 25/mês
- Demonstração/Teste: Uma avaliação gratuita é fornecida, assim como um site de demonstração.
Você pode criar um site atraente, barato e compatível com dispositivos móveis para o seu HOA usando o HOA Express. Você poderá atualizar seu site de maneira rápida e fácil, enviar mensagens de e-mail e moderar discussões em fóruns. Seus membros também podem pagar suas cotas online.
Os destaques incluem:
- Automação de envio de cartas
- Pesquisas feitas por encomenda
- Diretório de moradores
- Acompanhamento de visitantes
#8. PRINCIPAIS [ONE]
- Preço: A partir de $ 0.75 por unidade Por mês
- Demonstração/Teste: Uma demonstração está disponível.
TOPS [ONE] é ideal para comunidades autogovernadas. Seu software apresenta um sistema de contabilidade e pagamento de quotas desenvolvido para o negócio de gerenciamento de condomínios/HOA, ferramentas para fazer cumprir convênios e rastrear infrações, ferramentas de administração de instalações e opções de comunicação para os proprietários.
Os destaques incluem:
- Site de autoatendimento para proprietários
- O armazenamento de arquivos online é ilimitado.
- Razão Geral Personalizável
- Inspeções em movimento
#9. Neigbrs Vinteum
- A partir de $ 25 por mês
- Demonstração/Teste: 14 dias de teste gratuito; demonstração disponível mediante solicitação.
Você pode criar um site e um aplicativo móvel com o Vinteum Neigbrs, conectar-se com os moradores por meio de mensagens de texto e e-mails, gerenciar reservas de amenidades e registrar usuários para acessar documentos da comunidade.
Os destaques incluem:
- Sistema para reportar incidentes
- Chamadas feitas automaticamente
- Histórico de e-mail
- Aplicativo para dispositivos móveis
#10. Yardi Voyager
- O preço está disponível mediante solicitação.
- N/A para demonstração/ensaio
Yardi Voyager é um sistema de gestão baseado na web para associações de proprietários. Sua solução possui um único banco de dados integrado que inclui ferramentas para rastrear os custos de propriedade e HOA, calcular taxas, coletar pagamentos, monitorar a manutenção, fazer cumprir os regulamentos e muito mais.
Os destaques incluem:
- Automação
- Calculadora de Taxas
- Sistema para manutenção, inspeção e rastreamento de violações
- Mecanismo de gestão para membros do conselho
Software e Serviços de Software de Gerenciamento de Associação Comunitária
#1. Gestão da propriedade
O software de gerenciamento de propriedade automatiza as tarefas operacionais, financeiras e de leasing dos gerentes de propriedade. O software foi projetado para tornar as operações de negócios imobiliários mais eficientes, simplificando e agilizando tarefas como administração de arrendamentos, gerenciamento de propriedades, contabilidade e comunicação inquilino/proprietário. As comunidades vivas são compostas por propriedades, e até mesmo associações de proprietários (HOAs) podem se beneficiar com a redução das operações de front-office.
#2. Gerenciamento de instalações
Os gerentes de construção usam software de gerenciamento de instalações para gerenciar e manter propriedades físicas. As duas vantagens mais significativas do software de gerenciamento de instalações são a otimização das solicitações de manutenção de prédios e unidades e o agendamento e gerenciamento simples de funcionários e recursos. Os moradores e gerentes de apartamentos, condomínios e cooperativas se beneficiam do software de gerenciamento de associações comunitárias com funcionalidade integrada ou conexões simples com ferramentas de gerenciamento de instalações.
#3. Pagamento de aluguel
Com o software de pagamento de aluguel, tanto os gerentes de propriedades quanto os inquilinos podem esperar uma cobrança de aluguel simplificada e automatizada. As contas e faturas são geradas e distribuídas automaticamente, os pagamentos podem ser coletados e processados online e até mesmo as colaborações com bancos são simplificadas.
Conclusão
Executar um HOA é uma tarefa difícil e suas mãos estão sempre ocupadas. Felizmente, você pode usar ferramentas de software específicas para automatizar e simplificar muitos elementos da administração da associação. Alguns deles ajudam com aspectos especializados do HOA, enquanto outros ajudam com quase tudo.
Você identificou as principais soluções de software de gerenciamento de HOA no mercado hoje graças a este post.
Esperamos que a lista o ajude a selecionar o pacote que o ajudará a gerenciar sua associação.
Perguntas frequentes sobre o software de gerenciamento de HOA
Você pode usar o QuickBooks para um HOA?
Sim, o QuickBooks fornece uma ferramenta que rastreia as receitas e despesas da associação. Isso pode ajudá-lo a manter declarações precisas de receitas e despesas. Você poderá examinar as despesas do HOA e determinar se estão acima do orçamento ou abaixo do que você esperava pagar no mês.
O que faz um bom site HOA?
Um domínio dedicado, um portal online para residentes, opções de pagamento online, um calendário comunitário, canais de comunicação, recursos de pesquisa e ferramentas de reserva de amenidades são todos aspectos dos principais sites da HOA. Eles também são compatíveis com dispositivos móveis, simples de usar e gerenciar e destacam a comunidade local.
Como configuro o Hoa no QuickBooks?
- Vá para o menu Listas e selecione Plano de contas.
- Clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar e clique em Novo.
- Selecione Outros tipos de conta e, em seguida, selecione o tipo de conta certo para o seu empréstimo: …
- Escolha continuar.
- Digite o nome e o número da conta.
- Clique em Salvar e fechar.
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Referências
