Comprar produtos e serviços para uma empresa de um fornecedor fora da empresa é conhecido como aquisição comercial. O processo de aquisição envolve localizar coisas, negociar os termos da venda, comprar as mercadorias, verificá-las cuidadosamente e manter registros meticulosos de cada etapa. Você pode manter o bom funcionamento da empresa em que trabalha aprendendo mais sobre compras comerciais. Esta postagem irá expor você a aprender o que é aquisição no ciclo de negócios, tipos de aquisição, cadeia de suprimentos e como ela difere da compra.
O que é aquisição nos negócios
O ato de uma empresa adquirir um item ou serviço para uso interno é conhecido como aquisição comercial. Para realizar sua rotina, as empresas frequentemente compram bens e serviços. Em comparação com organizações maiores, as empresas menores geralmente fazem compras significativamente menores de bens e serviços. Matérias-primas, suprimentos de manutenção, produtos de consumo, materiais processados, equipamentos de escritório, design de sites, serviços de marketing e recrutamento são apenas alguns exemplos de bens e serviços que uma empresa pode adquirir.
Como funciona a aquisição
A gestão de compras e processos de aquisição pode consumir uma porcentagem considerável dos recursos de uma empresa. Normalmente, os orçamentos de compras fornecem aos gerentes um valor definido que eles podem usar para comprar os produtos ou serviços de que precisam. Devido ao fato de que a capacidade de comprar determinados bens ou serviços pode afetar a lucratividade das operações, o processo de aquisição é frequentemente um componente importante da estratégia de uma empresa. Os processos de aquisição de bens e serviços são frequentemente regidos por normas corporativas, frequentemente centralizadas por controles contábeis da divisão de contas a pagar (AP). A preparação e o processamento de uma demanda, bem como o recebimento final e a aprovação do pagamento, estão incluídos no processo de aquisição.
Isso pode abranger uma ampla gama de atividades, incluindo pesquisa e seleção de fornecedores, estabelecimento de padrões, negociação de preços e controle de estoque. Como resultado, para uma aquisição bem-sucedida, muitas grandes empresas podem precisar de assistência de alguns departamentos corporativos diferentes. O processo de aquisição envolve uma série de etapas, incluindo:
- Seleção dos bens e serviços necessários
- Preencha um formulário de solicitação de compra e peça estimativas a vários fornecedores.
- Elabore um acordo e um preço com o fornecedor e conclua o pedido de compra.
- Obtenha a entrega e, em seguida, efetue o pagamento.
Contabilidade para Aquisições
Uma vez que a aquisição envolve a aquisição de bens e/ou serviços para os objetivos de receita da organização, as despesas de aquisição são normalmente incluídas na contabilidade financeira de uma empresa. Como resultado, algumas empresas podem contratar um diretor de compras (CPO) para supervisionar essas iniciativas. Um CPO, portanto:
- Controla os requisitos de aquisição
- Colabora com contas a pagar para garantir o pagamento efetivo e a integração dos padrões de aquisição
- Participa de equipes que fazem julgamentos sobre aquisições quando há várias licitações competitivas
Existem várias maneiras de dividir e examinar o processamento de aquisição. Assim, empresas e indústrias gerenciam a aquisição de despesas diretas e indiretas de formas distintas. Além disso, as empresas que vendem bens, em oposição às empresas que fornecem serviços, também gerenciam os custos de maneira diferente.
Ciclo de Compras
Existem vários estágios no ciclo de aquisição que exigem preparação e execução cuidadosas. A estratégia de aquisição da empresa é impulsionada em grande parte por cada etapa. As seis fases do ciclo de aquisição são as seguintes:
#1. Ciclo de Planejamento de Aquisições
Nesta fase, o problema é reconhecido e uma revisão preliminar é realizada para confirmar as especificidades do problema. Os exemplos incluem o tipo de produto necessário e a melhor abordagem para o problema em questão.
#2. Ciclo de Aquisição de Definição de Requisito
A etapa seguinte após o planejamento é a definição dos requisitos. Uma declaração de trabalho é um documento que lista todos os pré-requisitos para resolver problemas. É uma fase importante, pois as especificações mostram o quanto os potenciais fornecedores compreendem o assunto.
#3. Ciclo de Aquisição de Sourcing
A empresa entrará em contato com o fornecedor neste momento e passará todas as especificidades da contratação, como os termos e condições, datas de entrega e especificações do bem ou serviço. Os fornecedores inspecionarão, investigarão e enviarão uma proposta em resposta à oferta de uma empresa.
#4. Ciclo de Compras de Avaliação e Seleção
A empresa escolherá a melhor proposta entre as apresentadas pelos fornecedores após avaliá-las. A decisão é tomada de acordo com a clareza com que a solução é apresentada na proposta.
#5. Ciclo de Aquisição de Adjudicação de Contrato
O fornecedor selecionado recebe o contrato. Se a empresa quiser mais detalhes sobre uma determinada área do plano, novas discussões serão realizadas.
#6. Ciclo de Aquisições de Administração de Contratos
Uma vez que o contrato tenha sido emitido para o fornecedor, é crucial gerenciá-lo para resolver possíveis problemas legais. Verificar se o provedor está seguindo todas as condições contratuais é o objetivo. Tudo nesta fase é gerenciado, desde as entregas feitas no prazo até o custo das entregas.
Tipos de Aquisição
Aquisição direta, indireta e de serviços são as três categorias diferentes. O uso de um pedido de compra ou contrato para obter produtos ou serviços diretamente de um fornecedor é conhecido como aquisição direta. Comprar produtos ou serviços de uma fonte envolve indiretamente passar por um intermediário, como um agente ou distribuidor. O processo de aquisição de serviços de um provedor de serviços é conhecido como aquisição de serviços. Vejamos os seguintes tipos de aquisição listados abaixo:
#1. Compras Indiretas
O processo de aquisição de bens e serviços que não estão diretamente relacionados ao negócio principal da organização é conhecido como aquisição indireta. Itens como material de escritório, serviços de zeladoria e equipamentos de TI são todos tipos de aquisição indireta.
Muitas vezes, envolve um conjunto diferente de procedimentos e padrões para a escolha de fornecedores e é controlado por uma equipe externa à equipe direta de compras. A aquisição indireta visa aumentar a eficiência e reduzir custos sem sacrificar a qualidade.
#2. Aquisição Direta
O processo de compra de bens e serviços diretamente de fornecedores que são membros da cadeia de suprimentos da sua empresa é chamado de aquisição direta ou de primeira linha. Em outros termos, aquisição direta refere-se à prática de comprar bens ou serviços diretamente de um fornecedor ou fabricante, geralmente sem o uso de um intermediário. Os tipos diretos de aquisição têm vários benefícios, incluindo preços mais baratos e maior controle sobre a qualidade. Os tipos de aquisição direta também podem ter certas desvantagens, como longos prazos de entrega e menos flexibilidade.
#3. Aquisição de Serviços
O processo de obtenção de serviços de terceiros é conhecido como aquisição de serviços. A principal distinção entre a compra de produtos e a de serviços é que, com os serviços, você está comprando um determinado fim ou resultado em oposição a uma mercadoria tangível. Antes de adquirir serviços, é crucial determinar exatamente o que você precisa do provedor. Você pode começar a criar critérios de avaliação de possíveis prestadores de serviços, uma vez que tenha um bom domínio de suas demandas.
O que é aquisição na cadeia de suprimentos
Um serviço de compras bem-sucedido contribui para o aumento da lucratividade corporativa. A aquisição é um componente crítico do gerenciamento da cadeia de suprimentos. Isso inclui terceirização, pechincha, compra e rastreamento de suprimentos, além de aquisição de bens e serviços. Como as melhorias tecnológicas nos levaram a um estilo de vida acelerado nos últimos anos, a importância da aquisição no gerenciamento da cadeia de suprimentos aumentou. Mesmo que tenhamos percorrido um longo caminho desde os dias em que tínhamos registros físicos de cada compra, ainda é crucial escolher cuidadosamente os produtos e serviços necessários para as transações comerciais.
Principais Indicadores de Desempenho de Compras:
Uma organização deve aderir regularmente a vários KIPs para melhorar a eficácia do processo de aquisição, monitorar o progresso e alinhar a equipe com as metas de negócios. Esses KPIs incluem o seguinte:
- Tempo de ciclo para uma ordem de compra
- Lead time, taxa de defeitos e disponibilidade de suprimentos dos fornecedores
- Número de fornecedores
- Precisão de atendimento
- ROI do processo de compras
Etapas do processo de aquisição:
- Identificação: A primeira etapa é a identificação, durante a qual uma equipe de compras determina a necessidade inicial da organização para produtos e itens específicos. O reabastecimento pode ser necessário para mercadorias novas ou encomendadas anteriormente.
- Envio de solicitação: a equipe de compras deve enviar uma solicitação formal à empresa com detalhes sobre o item, a quantidade e o preço de qualquer compra de produtos de alto volume. Após a aprovação da equipe financeira, a equipe de compras pode prosseguir com o plano de compra.
- Avaliação do fornecedor: A equipe deve decidir quais itens precisam ser comprados antes de determinar os fornecedores dos quais fazer compras.
- Negociação: A equipe de compras negocia com o vendedor para baixar o preço para o melhor valor ou renegociar a venda após o recebimento da cotação.
- Pedido de Compra: Uma vez que a quantidade e o preço são acordados, um pedido de compra é criado com todas as especificidades do pedido especificado para o fornecedor atender.
- Inspeção de produtos fornecidos: A equipe de compras deve verificar a quantidade de produtos fornecidos e quaisquer mercadorias danificadas após a entrega.
- Geração de faturas e manutenção de registros: após a entrega das mercadorias, uma fatura é criada e a equipe financeira da organização a paga.
Aquisição x Compra
As palavras aquisição e compra parecem significar a mesma coisa em linguagem simples. No entanto, eles estão longe de sê-lo em um ambiente de negócios. Embora ambos tenham certos paralelos, um está mais preocupado com tarefas transacionais e o outro com o processo estratégico de fornecimento de produtos. Em discussões sobre aquisição versus compra, a confusão não é incomum. Na verdade, essa distinção não importa muito para empresas menores. Não entender a distinção entre os dois, porém, pode prejudicar sua empresa à medida que ela se expande. Aqui, examinamos essa distinção com mais detalhes.
O que é Compras nos Negócios? Aquisição x Compra
O procedimento utilizado sempre que sua empresa ou organização adquire itens ou serviços para atingir seus objetivos é referido como compras. Se for feito com fundos da empresa, pagar salários de funcionários, alugar um novo espaço de escritório ou mesmo comprar um novo micro-ondas para a despensa do escritório são considerados compras.
O que é Aquisição nos Negócios? Aquisição x Compra
A aquisição, negociação e seleção de bens e serviços que normalmente são de maior importância para a organização são referidos como aquisição em linguagem mais técnica. Um método mais deliberado de aquisição de bens e serviços na empresa é a aquisição.
Principais diferenças entre compras e aquisições
Ao trabalhar em um ambiente semelhante, compras e aquisição não são a mesma coisa. Para ter um sistema bem-sucedido, é essencial ter uma compreensão completa de como os dois variam. A seguir estão algumas distinções importantes entre compras e (vs) aquisição:
#1. Metas
O foco da compra está no preço do seu pedido, enquanto o foco da aquisição está no valor gerado e no custo total de propriedade.
#2. Preço e valor
A aquisição de negócios é mais focada no valor de longo prazo que os produtos ou serviços adquiridos contribuem para a empresa. Por outro lado, a compra é focada no preço ou custo que os materiais desejados trazem.
#3. Parceria do fornecedor
Construir conexões com fornecedores geralmente não é uma prioridade no gerenciamento de compras porque funciona apenas com a base de fornecedores atual. Por outro lado, uma das principais responsabilidades da gestão de compras é desenvolver parcerias cooperativas de longo prazo com fornecedores recrutados estrategicamente.
#4. Foco Transacional VS Relacional
Outra diferença entre os procedimentos de compra e aquisição é que os processos de compra são relacionais, enquanto os processos de aquisição são transacionais.
#5. Abordagem: proativa x reativa
Os processos, justificativas e objetivos dos dois indicam que o procurement adota uma abordagem proativa enquanto a compra é mais reativa. Na medida em que envolvem um maior nível de planejamento e estratégia antes, durante e após a aquisição dos recursos necessários, os processos de compras são proativos.
#6. Avaliação e Mitigação de Riscos
Como atividade estritamente transacional, a compra não permite avaliação e redução de riscos. Ao interagir com vendedores ou fornecedores, uma organização pode enfrentar vários perigos da cadeia de suprimentos. Risco operacional, risco financeiro, riscos com segurança de dados, etc.
#7. Sequência de Operações
O fluxo do processo de compras é substancialmente mais complexo do que o de compras. Envolve tudo, incluindo identificação de requisitos, fornecimento, fechamento de contrato e manutenção de registros. Pedido, expedição e pagamento são as três etapas que compõem a maior parte do processo de compra.
Quais são as 5 coisas principais em compras?
Cada um deles oferece uma parte do segredo para uma aquisição bem-sucedida:
- Fluxo da cadeia de compras
- Gestão de risco do fornecedor
- Construindo uma capacidade de análise preditiva
- Um banco de dados de fornecedores centralizado
- Inclusão no sistema coletivo de inovação da empresa.
Quais são as 4 funções principais do Procurement?
Sourcing, negociação, gerenciamento de contratos e gerenciamento de relacionamentos com fornecedores são as quatro funções principais da aquisição.
Qual é a finalidade da aquisição?
Uma variedade de ações está incluída na função comercial crucial de aquisição, que ajuda uma organização a adquirir bens e serviços. O objetivo da aquisição é encontrar fornecedores a custos competitivos que forneçam o maior valor.
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Referências
