Para qualquer empresa, aumentar a eficácia operacional é um esforço contínuo. À medida que os mercados, a concorrência, a tecnologia e os clientes mudam, as empresas devem iterar continuamente para aumentar as margens, reduzir os custos e melhorar a qualidade. Embora não seja simples, existem técnicas para aumentar de forma abrangente a eficiência operacional de uma empresa. Portanto, neste artigo, garantiremos que forneceremos todas as informações necessárias sobre eficiência operacional.
O que é eficiência operacional?
A eficiência operacional consiste na utilização de tempo, pessoas, equipamentos, estoque e dinheiro da maneira mais eficaz possível para apoiar o negócio. Negócios eficazes são mais enxutos, mais flexíveis e mais bem-sucedidos. É um equívoco comum pensar que a eficiência operacional só se aplica a empresas industriais e tem tudo a ver com o investimento em máquinas mais avançadas e mais rápidas.
Uma empresa ou investimento mais rentável é mais eficiente operacionalmente. Isso ocorre porque a entidade pode fornecer mais receitas ou retornos do que uma alternativa pelo mesmo ou por menos dinheiro.
Reconhecendo a Eficácia Operacional
Os custos de transação de investimento são frequentemente o foco da eficiência operacional nos mercados de investimento. As bolsas mais lucrativas têm as maiores margens, o que significa que um investidor deve pagar menos para ganhar mais dinheiro.
Da mesma forma, as empresas desejam produzir os seus produtos com o menor custo possível para obter a maior margem bruta de lucro. Quase sempre, as economias de escala podem aumentar a eficiência operacional. A redução da taxa por ação no mercado de ações pode implicar a compra de ações adicionais de um investimento a um custo de negociação definido.
Os mercados competitivos são frequentemente o resultado de mercados operacionalmente eficientes. A regulamentação que visa regular as taxas para proteger os investidores de despesas elevadas também pode ter impacto em mercados operacionalmente eficientes.
Como aumentar a eficácia operacional
Se notar coisas como diminuição dos lucros, dificuldade em satisfazer a procura ou mesmo perdas de receitas, poderá pensar, como muitos empresários, que existem ineficiências na sua operação.
A boa notícia é que um impulso à eficiência operacional pode aumentar rapidamente a produtividade.
Os exercícios para melhorar a eficiência operacional normalmente passam por essas etapas.
#1. Reconheça sua operação
Conhecer sua operação é o primeiro passo mais importante em qualquer estratégia de eficiência operacional. O que você não sabe não o ajudará a melhorar. Comece investigando cada faceta da sua organização e analisando as diversas divisões da sua empresa. Use auditorias e análises de dados de desempenho para saber mais sobre operações, desperdícios e áreas de melhoria.
#2. Crie um Plano de Ação e priorize projetos.
A avaliação do estado actual criará então uma lista prioritária de soluções que terão o maior impacto na abordagem das principais causas dos problemas.
Os projetos podem ser divididos em duas categorias:
Vitórias rápidas
Estes podem ser alcançados nas próximas quatro semanas ou mais. É benéfico atribuir até três indivíduos seniores com a responsabilidade e o poder de provocar mudanças positivas e executá-las simultaneamente.
Projetos que serão concluídos nos próximos seis a doze meses
Esses desenvolvimentos poderão impactar vários departamentos ou unidades de negócios no nível empresarial. É crucial identificar todas as partes envolvidas e dar-lhes autoridade para sugerir e implementar melhorias.
Deve ser elaborado para ambos os projetos um plano de ação especificando quem executará cada iniciativa, uma data de conclusão e indicadores-chave de desempenho (KPI) ou marcos para acompanhar o progresso e o impacto.
#3. Apresente dispositivos eletrônicos
Ao iniciar o seu caminho em direção à eficiência operacional, as empresas devem considerar a tecnologia digital 4.0. Painéis de fabricação digital, que oferecem uma representação visual em tempo real das métricas de desempenho, são um exemplo dessas tecnologias. Você pode usar esses dados para identificar e investigar os motivos subjacentes ao tempo de inatividade não programado e às rejeições ou para notificar a equipe principal sobre circunstâncias que precisam de atenção urgente.
Outro tipo de software essencial para empresas de manufatura é um sistema de gestão diária. Ele permite que os gerentes verifiquem regularmente o status de um projeto, atividade ou processo. Além de ajudar a automatizar o fluxo de trabalho e esclarecer funções e responsabilidades, também pode ajudar com atribuições de tarefas e lembretes.
Você pode aumentar a flexibilidade e a eficiência mantendo todos informados. Você pode ser mais ágil e rápido para reagir a esses fatores de mercado à medida que o mercado muda ou os rivais reduzem seu lucro. Isso só pode ocorrer quando todas as partes utilizam informações atualizadas. Simplifique a comunicação entre departamentos e também com clientes externos.
#5. Escolha os indicadores de desempenho apropriados
Você precisará de objetivos de desempenho ambiciosos e práticos para atingir suas metas de produção. Objetivos realistas são o catalisador para uma cultura de eficiência operacional.
Definir metas beneficia empresas de todos os tipos que operam nos setores de manufatura, distribuição ou serviços.
#6. Coloque a mudança em ação e continue aprimorando
O pessoal de uma empresa frequentemente se opõe às mudanças. É crucial fornecer à sua equipe o tempo, as ferramentas e a assistência (como conhecimento e treinamento) necessária para uma implantação bem-sucedida, como:
Obtenha adesão
Descreva como a modificação resolveria problemas, simplificaria suas vidas e produziria clientes mais satisfeitos. Os funcionários devem sentir que a mudança será vantajosa, segundo especialistas. Nada de positivo vem da mudança pela mudança.
Reúna-se com frequência
Realize reuniões regulares de equipe para responsabilizar todos, reconhecer conquistas e identificar áreas para desenvolvimento. Muitas empresas realizam uma reunião rápida todos os dias durante 10 a 15 minutos. Estas discussões podem ser realizadas duas vezes por dia, no início do turno e durante o almoço, para ajudar as equipas a adaptarem-se rapidamente numa crise.
Atualizar o plano
Assim que o plano de ação estiver concluído, repita o processo para criar um novo plano de ação para seis a doze meses. Isso promove uma cultura de desenvolvimento contínuo.
#6. Enfatize o treinamento dos funcionários
O treinamento é crucial para garantir que seu pessoal conheça as tecnologias mais recentes do seu setor. Manter sua equipe bem treinada em seus sistemas e processos permitirá que eles operem com mais eficiência.
Existe também o princípio empresarial da melhoria contínua, que nunca se contenta com o status quo e procura sempre formas de reduzir o desperdício. Sua empresa deveria aceitar isso. Isto exige uma busca constante por melhorias modestas e substanciais em toda a empresa. Pequenas mudanças podem impactar muito a qualidade, o custo e os prazos de produção.
#7. Melhore seus métodos
Rever e melhorar os seus procedimentos, que são a base da eficiência operacional, é outra ação. É por isso que a automação é tão crucial; pode acelerar processos repetitivos, como procedimentos administrativos demorados que podem ser automatizados (como faturas, orçamentos, elaboração de propostas e relatórios). Conforme já discutido, você deve revisar seu trabalho para garantir que está melhorando.
#8. Leve em consideração sua estratégia financeira
É claro que a eficiência operacional deve incluir uma estratégia financeira. Você pode realizar uma análise de causa raiz, listar todos os custos associados à criação de suas mercadorias e auditar centros de custo. Invista em projetos de curto prazo (menos trabalho administrativo, menos planejamento e menor comprometimento financeiro) para manter um lucro bom e estável para o seu negócio. Faça o possível para evitar trabalhos com margens mínimas.
Como calcular a eficiência operacional
A fórmula para calcular a eficiência operacional é simples. Embora possa ser fácil de medir, é difícil. Mas o esforço vale a pena. A eficácia operacional é uma métrica de desempenho fantástica; quanto mais alto for, menos custará para você ganhar a mesma quantia de dinheiro.
A automação é uma ferramenta fantástica para melhorar a eficiência operacional de uma empresa. Evita o desperdício de recursos dispendiosos, mas a redução do desperdício e o aumento da eficiência beneficiarão os resultados financeiros da empresa. Quer você trabalhe para uma grande empresa ou para uma pequena empresa, sempre há espaço para melhorar a eficiência operacional. Você deve primeiro ser capaz de medi-lo.
#1. Fórmula para Eficiência Operacional
Conforme mencionado, existe uma fórmula simples para eficácia operacional. Os custos operacionais da empresa são simplesmente somados e toda a receita é dividida por esse valor.
Receita Total / Despesas Operacionais = Eficiência Operacional
Vamos usar o Acme Widgets como exemplo. Considere uma empresa com US$ 100,000 em custos operacionais e US$ 1 milhão em receita anual. A eficiência operacional nesta ilustração de eficiência operacional é 0.1.
#2. Índice de eficiência operacional
O índice de eficiência operacional pega nosso exemplo operacional acima e o converte em uma porcentagem. Depois de dividir as despesas operacionais pela revisão total, você pode simplesmente estimar isso multiplicando o resultado por 100.
Índice de Eficiência Operacional = Despesas Operacionais / Receita Total x 100
O índice de eficiência operacional seria de 10 ou 10% no nosso exemplo de eficiência operacional. Este exemplo demonstra como você pode diminuir sua taxa de eficiência operacional e ainda gerar a mesma quantidade de receita ou de forma mais econômica. Os números são confiáveis. A eficiência operacional e a sustentabilidade da sua empresa aumentarão quanto menor for o seu índice de eficiência operacional.
#3. Eficiência vs. Produtividade
A produtividade é usada para medir a produção e normalmente é expressa em termos de um certo número de unidades por unidade de tempo, como 100 unidades por hora. Em vez de se concentrar apenas na quantidade de produtos produzidos, a eficiência na produção frequentemente leva em conta os custos de produção por unidade.
A análise de economias de escala também pode envolver a comparação de produtividade e eficiência. Para obter economias de escala eficazes, as entidades visam maximizar os níveis de produção. Isso reduz os custos por unidade e aumenta os retornos por unidade.
A eficiência operacional é uma estratégia?
O planejamento é necessário para a estratégia, incluindo o desenvolvimento de orçamentos financeiros, orçamentos de projetos e estimativas de crescimento que as divisões podem utilizar para manter as operações. A implementação do planejamento estratégico é eficiência operacional.
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Referências
