O QUE É GESTÃO POR EXCEÇÃO?

A gestão por exceção é a técnica de analisar os resultados financeiros e operacionais de uma empresa e só chamar a atenção da administração para os problemas se os resultados diferirem significativamente do valor orçado ou esperado. Por exemplo, o controlador da empresa pode ser obrigado a avisar a administração se os gastos excederem US$ 10,000 ou forem 20% maiores do que o projetado.

O objetivo da abordagem de gerenciamento por exceção é apenas o gerenciamento de tarefas com os desvios mais significativos da direção ou desempenho previstos do negócio. Os gerentes, sem dúvida, dedicarão mais tempo para abordar e corrigir esses desvios maiores. A noção pode ser ajustada para que pequenos desvios sejam levados ao conhecimento dos gerentes de nível inferior, enquanto os principais desvios sejam relatados diretamente à alta administração.

Como é o processo de gerenciamento por exceção?

A noção geral é realmente bastante simples de entender, no entanto, não é a mais fácil de colocar em prática corretamente. Definir os objetivos ou normas, avaliar o desempenho dos objetivos escolhidos, examinar prováveis desvios e resolver exceções são os únicos objetivos necessários para o processo. Vamos dar uma olhada em cada seção separadamente:

#1. Estabelecendo metas ou padrões

O processo de seleção de procedimentos começa com a definição das normas. Suponha que você possui um restaurante de hambúrguer e deseja acompanhar coisas como vendas, despesas e assim por diante. Você precisaria definir um padrão ou meta para cada tarefa e operação. O padrão deve ser facilmente quantificável e alcançável. Pode ser o número total de hambúrgueres vendidos a cada mês, por exemplo. Este é o valor que você deve vender para cobrir suas despesas e continuar a se desenvolver a um ritmo sustentável. Como resultado, você estabeleceria a norma, que neste caso pode ser 15,000 hambúrgueres vendidos.

#2. Avaliar o desempenho e compará-lo com a norma

Uma vez estabelecidas as normas, você pode começar a empregar a gestão por exceção. O aspecto mais importante do procedimento é monitorar os conjuntos de dados necessários e determinar se o desempenho real atende ou não às normas. Você deve verificar se está coletando todos os dados importantes e os sistemas de monitoramento em tempo real.

O método de monitoramento pode variar dependendo do tamanho da sua empresa e do tipo de dados que você está monitorando. Você pode utilizar ferramentas de monitoramento automático para coletar e compactar dados para você, permitindo que você veja os resultados. Por outro lado, você pode revisar manualmente os relatórios para identificar quaisquer desvios.

À medida que você começa a coletar dados sobre o desempenho atual, pode começar a compará-los com as normas estabelecidas. Você quer fazer isso para poder identificar quaisquer desvios do habitual e depois lidar com eles.

#3. Examinando o desvio

Ao comparar seus dados de desempenho com as normas, há dois resultados possíveis:

Se não houver grande variação, você não toma nenhuma ação. Como dito anteriormente, você não é obrigado a responder a pequenas modificações.
Se você descobrir uma grande variação, prossiga para a próxima etapa de informar o nível de gerenciamento apropriado sobre o problema. Pode ser o seu supervisor imediato ou a gerência de nível superior. Dependendo do método, como gerente, você deve responder ao desvio ou relatá-lo mais acima na cadeia.

Desvios não devem ser aceitos como estão, e ações corretivas devem ser executadas somente depois que você determinar as causas das exceções. Você deve manter duas coisas em mente. Para começar, um erro humano ou outra anormalidade pode ter causado a situação. Isso pode implicar que a partida não é tão grave quanto parece. A segunda coisa a lembrar é que os desvios nem sempre precisam ser corrigidos. Em alguns casos, a variação pode ser causada por avanços em um método específico. Como resultado, nunca comece a corrigir um problema sem antes determinar as principais causas do desvio.

#4. Cuidando da exceção

Cabe então à gestão responsável lidar com o desvio e responder adequadamente. Antes que você possa resolver as anomalias, você deve primeiro entender as razões básicas. Lembre-se de que, em alguns casos, suas normas podem precisar ser ajustadas. Por exemplo, se você adicionar um novo produto à sua linha, suas despesas devem aumentar e assim por diante. Portanto, em vez de simplesmente implementar sua gestão por fórmulas de exceção, examine-as regularmente.

Princípios de Gestão por Exceção

A gestão por exceção preocupa-se principalmente em garantir que a gestão se concentre nas iniciativas e decisões políticas, envolvendo-se nas atividades do dia-a-dia apenas quando surgem desvios significativos. E os fundamentos? Quais são alguns dos princípios-chave que devem estar presentes para que a gestão por exceção funcione?

#1. Uma abordagem metódica

A gestão por exceção exige uma abordagem metódica do trabalho. Na prática, isso significa que todas as demandas e requisitos operacionais da organização devem ser totalmente compreendidos e delineados. Essencialmente, a empresa deve estar ciente de tudo o que está acontecendo e deve aderir a um conjunto claro de regras. O gerenciamento por exceções é impossível de ser alcançado sem um conjunto bem definido de padrões e processos. Dito de forma simples, você não pode detectar desvios se não souber como é a normal ou a chamada norma.

#2. Uma política organizacional completa

A noção de política organizacional é central para a abordagem sistemática. A organização deve ter uma política pré-determinada e pré-estabelecida que defina os objetivos e políticas que a administração e outros níveis do negócio devem aderir. Ter uma política detalhada em vigor não apenas facilitará a identificação de desvios, mas também garantirá que todos os níveis do negócio sigam o mesmo conjunto de padrões.

#3. Uma forte compreensão de exceções

Em relação à premissa anterior, a gestão por exceção exige que toda a organização esteja ciente dos desvios. Você não pode executar o sistema se as exceções forem mantidas ocultas ou conhecidas apenas pela equipe de relatórios. Quanto mais a equipe entende o que se espera deles e o que deve levantar bandeiras vermelhas, mais fácil é reconhecer problemas ou impedir que eles ocorram em primeiro lugar.

#4. Distribuição apropriada de autoridade

Um princípio de delegação de autoridade adequada deve ser criado para que o processo e a estrutura funcionem. Como dito anteriormente, os desvios podem ser amplamente classificados em comportamentos comuns e incomuns. Para autoridade, deve haver uma compreensão clara dessa divisão e uma estrutura de comando bem estabelecida. Quando ocorre um problema ou uma exceção, os funcionários e gerentes devem entender o que se espera que eles façam.

#5. Desenvolvimento constante dos subordinados

Finalmente, como acontece com muitas teorias e estilos de gerenciamento, o desenvolvimento subordinado deve ser incorporado ao seu gerenciamento por estrutura de exceção. Abordarei os méritos e as desvantagens da abordagem mais tarde, mas você deve saber que o sistema não é fácil para os funcionários.

Como a gerência só envolve os subordinados de forma proativa no caso de um problema, você deve garantir que a equipe seja a mais qualificada possível. Você deve fornecer treinamento não apenas no estilo, mas também em outros aspectos do papel do subordinado. Além disso, o treinamento deve se concentrar no aprimoramento das qualidades gerenciais do indivíduo. Isso fornecerá à sua organização alternativas de sucessão mais suaves e garantirá que os próximos gerentes sejam originários de dentro da organização.

Quais são os benefícios da gestão por exceção?

Diminui o número de resultados financeiros e operacionais que a administração deve revisar, aproveitando melhor seu tempo.
Uma opção de relatório minimamente invasiva é configurar o redator de relatório vinculado ao sistema de contabilidade para imprimir automaticamente relatórios em determinados intervalos que contenham os níveis de exceção predeterminados.
Esse conceito permite que os funcionários adotem suas próprias abordagens para obter os resultados orçados da empresa. A administração só intervirá se houver circunstâncias excepcionais.
Como parte de suas operações de auditoria anual, os auditores da empresa indagarão sobre grandes desvios, portanto, a administração deve analisar essas questões antes da auditoria.

Gerenciamento ativo por exceção

A gestão ativa por exceção implica que os líderes controlem e monitorem tanto as atividades quanto os resultados. Liderar por exceção é intervir ao primeiro sinal de um problema para corrigir e retificar a situação enquanto repreende o membro da equipe que o causou.

Antes de prosseguirmos, vamos entender o que é liderança transacional, isso nos ajudará a entender melhor o conceito de gestão ativa e passiva por exceção

Liderança transacional

A liderança transacional é o irmão mais diretivo e menos envolvente da liderança transformacional, mas é ligeiramente superior à liderança laissez-faire, que faz parte do modelo de liderança de alcance total.

Esse tipo de liderança é baseado em uma estrutura definida de recompensa e punição para diferentes níveis de realização. Distingue-se da liderança transformacional por sua ênfase em resultados, eficiência e desempenho, em vez de pessoas e conexões.

A liderança transacional tem três componentes ou técnicas distintas: gerenciamento ativo por exceção, gerenciamento passivo por exceção e recompensa contingente.

Gestão ativa por exceção na liderança transacional

O gerente ou líder está envolvido durante todo o trabalho na gestão ativa por exceção, controlando, supervisionando e verificando o trabalho dos membros da equipe. Por causa dessa participação íntima, o líder pode ocasionalmente perceber problemas antes que seja tarde demais, e medidas corretivas podem ser implementadas, mesmo que as repercussões sejam totalmente evitadas. Isso é diferente do gerenciamento passivo por exceção.

A gestão ativa pelo gerente de exceção não apenas previne problemas, mas também está constantemente presente, orientando e demonstrando aos funcionários o que fazer. Isso permite que os membros da equipe aprendam mais sobre como evitar erros e recebam treinamento mais direto de seu líder. Semelhante à liderança que define o ritmo, o líder pode dar um bom exemplo para os outros seguirem.

No entanto, a gestão ativa por exceção, assim como a gestão passiva por exceção, também se concentra nos aspectos negativos e na prevenção de erros; é simplesmente mais proativo do que reativo.

O gerenciamento ativo por exceção, como a maioria das abordagens de liderança transacional, funciona bem em contextos repetitivos em que um pequeno número de ações e tarefas é concluído e o produto fala por si.

A chave para o gerenciamento ativo eficaz pela liderança de exceção é estar perto o suficiente do trabalho real para detectar falhas antecipadamente, ao mesmo tempo em que garante que a equipe aprenda com essas instâncias, diminuindo a chance de futuras exceções.

Situações em que a Gestão Ativa por Exceção pode ser Eficaz

O gerenciamento ativo por exceção pode ser eficaz nos seguintes cenários:

Restaurantes fast food
Serviço de Limpeza
Logística e armazenamento
Montagem
A agricultura e os ambientes de produção de baixa e média complexidade exigem mão de obra.

O gerenciamento ativo por liderança de exceção, como o gerenciamento passivo por exceção, tem restrições reais. A concentração nas exceções limita seus objetivos e há pouca ou nenhuma ênfase no quadro geral, como visão, engajamento, motivação e assim por diante. Dá algum desenvolvimento contínuo, o que é vital, mas está mais preocupado em evitar dificuldades do que com a melhoria geral.

O gerenciamento ativo por exceção funciona?

A gestão ativa por exceção funciona melhor do que a gestão passiva, mas não tão bem quanto a recompensa contingente ou a liderança transformadora. Mesmo em ambientes repetitivos, onde as pessoas simplesmente trabalham em troca de seus salários, um líder visionário sempre pode encontrar um propósito abrangente para construir comprometimento, aumentando assim o desempenho e reduzindo a rotatividade de funcionários.

Líderes com aspirações de melhoria, bem como a ambição e propósito de melhorar as pessoas ao seu redor, não devem se contentar com essa forma mais básica de liderança, mesmo que inclua a participação no trabalho.

O que é MBO, suas vantagens e desvantagens?

O gerenciamento por objetivos (MBO) é um procedimento no qual um gerente e um funcionário concordam com objetivos de desempenho específicos e, em seguida, elaboram uma estratégia para alcançá-los. As vantagens incluem:

Como o gerenciamento por objetivos (MBO) é uma estratégia orientada a metas que se concentra na definição e controle de metas, ela incentiva os gerentes a planejar em profundidade.
Não há ambiguidade ou confusão no trabalho, porque tanto a gerência quanto os subordinados entendem o que se espera deles.
Os gerentes devem definir metas mensuráveis, padrões de desempenho e prioridades para essas metas. Além disso, as tarefas e a autoridade do pessoal estão claramente definidas.
Conscientiza as pessoas sobre os objetivos da empresa.
Frequentemente, indica áreas em que os funcionários precisam de treinamento adicional, resultando em progressão na carreira.
O método de avaliação periódica informa os subordinados de seu desempenho. Como o MBO coloca uma forte ênfase em metas definíveis, a avaliação e a avaliação podem ser mais objetivas, específicas e equitativas.
Melhora a comunicação entre a gestão e os funcionários.

As desvantagens incluem:

O MBO só pode ser bem-sucedido se a alta administração o apoiar totalmente.
Os subordinados podem se opor à gestão por objetivos (MBO).
Há muita papelada envolvida e consome muito do tempo do gerente.
A ênfase está nos objetivos de curto prazo.
A maioria dos gerentes pode não ter habilidades apropriadas em interações interpessoais, como coaching e aconselhamento, que são frequentemente necessários.
A interface do sistema MBO com outros sistemas, como previsão e orçamento, é bastante inadequada. Isso complica a operação geral de todos os sistemas.
Alcançar os objetivos do grupo é mais desafiador.

Qual é a diferença entre gestão por exceção e gestão por objetivos?

A principal distinção entre Gerenciamento por Objetivo (MBO) e Gerenciamento por Exceção (MBE) é que o MBO é um processo no qual metas específicas para a organização são definidas de forma colaborativa, enquanto o MBE é uma política na qual a administração dedica seu tempo para investigar apenas aquelas situações em que o resultado real difere.

Qual é o principal objetivo da gestão por exceção?

A gestão por exceção é uma abordagem de liderança que incentiva as pessoas a tomarem a iniciativa e a se encarregarem de seu próprio trabalho e iniciativas. Implica zerar e examinar valores discrepantes que importam estatisticamente.

Por que a gestão por exceção é uma estratégia eficaz?

A gestão por exceção aproveita melhor o tempo da gestão, reduzindo o número de resultados financeiros e operacionais que precisam ser revisados.

Em conclusão,

A gestão por exceção é uma excelente técnica de gestão para garantir que a atenção total do gerente esteja focada nas questões mais urgentes. Pode ajudar a focar a atenção e criar um ambiente em que os problemas reais tenham precedência. De fato, a gestão por exceção pode ser uma técnica útil para priorizar tarefas, desde a organização das atividades diárias até o estabelecimento de estruturas de poder adequadas. Isso pode ajudar a garantir que a empresa atenda aos mais altos padrões.

Perguntas Frequentes

A gestão por exceção é boa?

Gestão por exceção é uma grande noção para qualquer empresa. Os gerentes o utilizam para se concentrar no desempenho da empresa, e não em toda a unidade de negócios.

Quem desenvolveu o MBE?

Por volta de 1968, dois físicos americanos, os chineses Alfred Y. Cho e John R. Arthur Jr., desenvolveram a tecnologia MBE básica nos Laboratórios Bell.

O que é gestão passiva por exceção?

A gestão passiva por exceção significa adiar a ação até que erros ou problemas não possam mais ser negligenciados.

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