Quando você precisar de certas informações sobre uma empresa, seus produtos ou serviços, é provável que verifique o site ou qualquer uma de suas plataformas de mídia social. As empresas usam sistemas de gestão do conhecimento para divulgar informações para seus clientes ou funcionários. Seria exaustivo se uma empresa tivesse que atender a todas as consultas de seus clientes. É por isso que as empresas integram um sistema de gestão do conhecimento para gerenciar sua base de conhecimento. Existem vários tipos de sistemas de gestão do conhecimento, e sua finalidade é a disseminação do conhecimento, que beneficia todas as partes envolvidas em um sistema.
O que é um Sistema de Gestão do Conhecimento?
Quando falamos de sistema de gestão do conhecimento (KMS), nos referimos a qualquer ferramenta que as empresas usavam para organizar informações e documentar essas informações relevantes de forma que funcionários e clientes possam acessá-las e compreendê-las facilmente.
As informações em questão podem ser desde perguntas frequentes (FAQs) até manuais, artigos, ética e assim por diante. Toda empresa deve se esforçar para ter um sistema de gestão do conhecimento, não apenas para atualizar seus funcionários, mas também para educar os clientes ou qualquer pessoa que precise de informações relacionadas ao seu produto, serviço, valores e assim por diante. Seus clientes, assim como funcionários, encontram vários desafios diariamente. Em todos os momentos, eles precisarão que você esclareça algo ou os ajude com uma situação difícil.
Se você já visitou um site e viu uma coluna com as perguntas mais frequentes, clicar nela fornecerá uma lista de várias perguntas que você possivelmente terá ao operar os produtos, serviços ou praticamente qualquer coisa que você queira saber . Esse é um dos exemplos de sistemas de gestão do conhecimento. A empresa entende que seus clientes ou seus funcionários têm muitas dúvidas e, em vez de se cansar tentando responder a perguntas, integrou um sistema que fornece respostas e outras informações relevantes e garante que possa ser facilmente acessível a quem precisar.
Em geral, também podemos dizer que um sistema de gestão do conhecimento é uma ferramenta que ajuda as empresas a reunir suas informações organizacionais e, em seguida, organizá-las e apresentá-las de maneira conveniente e fácil para os usuários ou qualquer pessoa que esteja em busca da informação.
Quais são os tipos de sistema de gestão do conhecimento?
Quando se trata de sistema de gestão do conhecimento (KMS), existem três tipos distintos. Podemos testemunhar o surgimento de outros no futuro devido à pesquisa. A seguir estão os principais tipos de KMS disponíveis Sistemas de gerenciamento de conhecimento em toda a empresa, sistema de trabalho do conhecimento e técnicas ou abordagens inteligentes.
#1. Sistemas de gerenciamento de conhecimento em toda a empresa
Com sistemas de gerenciamento de conhecimento em toda a empresa, as empresas agora podem se concentrar na otimização dos processos de negócios, em vez de perder tempo procurando dados. Isso ocorre porque tudo o que você pode perder tempo foi coletado, armazenado e divulgado. Dessa forma, os usuários podem acessar e usar livremente o conhecimento.
Os sistemas de gerenciamento de conhecimento em toda a empresa são classificados em três tipos. Estes são sistemas de conhecimento estruturados, sistemas de conhecimento semi-estruturados e sistemas de rede de conhecimento.
Sistemas estruturados de conhecimento
Você pode simplesmente ver o sistema de conhecimento estruturado como o cara que mantém oficialmente o conhecimento que está documentado em uma organização usando certas ferramentas ou bancos de dados. Quando se trata do que é o conhecimento oficial, pode ser qualquer coisa, desde procedimentos a técnicas, melhores práticas, relatórios de pesquisa e white papers, estudos de caso, informações de funcionários, informações de diretoria e investidores e assim por diante.
Sistemas de Conhecimento Semiestruturados
Sistemas de conhecimento semiestruturados cuidam do conhecimento de uma empresa que não faz parte de seus documentos oficiais. Ele usa outro meio para organizar, rastrear e armazenar esse conhecimento.
Sistemas de rede de conhecimento
Quando se trata de sistemas de rede de conhecimento, esses caras são responsáveis por transformar o conhecimento não estruturado e não documentado em conhecimento explícito. Estes são então armazenados em um banco de dados.
#2. Sistemas de Trabalho do Conhecimento
As empresas estabelecem sistemas de trabalho do conhecimento para permitir que seções especializadas de pessoal, como engenheiros, designers de produtos, pesquisadores, arquitetos, cientistas, analistas financeiros e assim por diante, produzam novos conhecimentos para a organização.
#3. Técnicas inteligentes
As empresas utilizam técnicas e tecnologia de inteligência artificial para capturar o conhecimento individual e de grupo e expandir a base de conhecimento organizacional.
Outros incluem;
- Pesquisa e insights
- Um fórum da comunidade online
- Sistemas de gestão da aprendizagem
- Bases de conhecimento de atendimento ao cliente
Exemplos de Sistemas de Gestão de Conhecimento
A seguir estão alguns exemplos de sistemas de gestão do conhecimento disponíveis para empresas;
# 1 Canva
O sistema de gerenciamento de conhecimento do Canva simplifica o acesso a materiais para começar e solucionar problemas. Eles reconhecem que as interações do consumidor com seu produto e site são críticas para seu sucesso geral.
# 2. Evernote
O Evernote é uma escolha popular para sistemas de gerenciamento de conhecimento devido à sua simplicidade na exibição de informações. A barra de navegação olha diretamente para você para que você não precise procurá-la. É bastante visível e acessível. Seja você um cliente ou um funcionário, você será direcionado para onde começar sua pesquisa de informações com destaque.
# 3. Folga
O estilo slack é engenhoso. Quero dizer, esses caras literalmente combinam mensagens pesadas de marca com iconografia sob medida para representar problemas de uma maneira nova e interessante. Quando um usuário interage com o Slack, cada seção se expande para exibir uma lista útil de subtópicos e artigos relacionados, permanecendo para ancorar a navegação principal.
# 4. Instacart
Mesmo para indivíduos que não são experientes em tecnologia, a abordagem da Instacart para a gestão do conhecimento é simples de executar. Eles têm uma barra de pesquisa proeminente e se concentram em imagens simples que respondem a consultas frequentes de clientes, como como o Instacart funciona, quanto custa e como fazer o pedido. A Instacart atende às necessidades dos clientes colocando essas informações na forma de FAQS, satisfazendo os clientes sem desperdiçar o tempo de ninguém. Eles também têm uma interface de usuário amigável e, além disso, também garantem que o que os usuários procuram seja atendido.
Melhor Sistema de Gestão do Conhecimento
Diariamente, as empresas estão começando a ver a necessidade de integrar um sistema de gerenciamento de conhecimento em suas operações para ajudar a executar suas tarefas diárias de negócios sem problemas. Bem, você concordará comigo que não há nada de extático nisso até que você se depare com a escolha de qual software KMS adotar. Com tantas opções para escolher, você pode ficar perplexo sobre qual base de conhecimento é melhor para sua empresa. Há toneladas deles disponíveis, mas confira o seguinte;
#1. Frescos
Se você deseja uma ferramenta de gerenciamento de conhecimento que seja bastante fácil de usar, você pode procurar o Freshworks. É particularmente intuitivo e auxilia no desenvolvimento e manutenção de relacionamentos com os clientes ao longo de sua jornada. Ao todo, você terá principalmente clientes satisfeitos e uma força de trabalho feliz
Principais recursos do Freshworks
A seguir estão os principais recursos do Freshworks
- Ligue para assistência se precisar de soluções
- Assistência de bot
- Alinhar equipes de vários departamentos.
#2. Wiki Zoho
Se você está em busca de uma ferramenta de sistema de gestão do conhecimento que construa rapport e também ajude no compartilhamento de informações, sua melhor aposta pode ser o Zoho Wiki
Principais recursos do Zoho Wiki
A seguir estão os principais recursos da ferramenta Zoho Wiki KMS;
- Controle de acesso com segurança
- Você pode personalizar sua interface
- Edite informações no software da base de conhecimento.
#3. Suco de ajuda
Cada negócio tem uma necessidade específica que deve ser destacada antes de integrar um sistema de gestão do conhecimento. Se tudo o que você deseja é melhorar seu suporte ao cliente e trabalhar de forma mais eficiente com os membros de sua equipe, sua melhor aposta pode ser o Helpjuice.
Principais recursos do Helpjuice
A seguir estão os principais recursos da ferramenta Helpjuice KMS;
- Tem vários temas, então você pode optar por personalizá-lo
- Possui uma opção de pesquisa muito rápida para localizar informações.
- Revela a análise das informações que você consome durante o uso
#4. Guia do Zendesk
O Zendesk Guide permite que você forneça suporte de autoatendimento completo aos usuários finais, ao mesmo tempo em que capacita seus agentes para melhor ajudar os clientes. Uma das coisas surpreendentes sobre o Zendesks é que ele permite que você inicie uma central de ajuda.
Recursos do sistema de gerenciamento de conhecimento do Zendesk
A seguir estão os principais recursos da ferramenta do sistema de gerenciamento de conhecimento do Zendesk
- A interface do usuário é bastante simples de usar.
- Fornece soluções de bilhética através de sistemas de gestão do conhecimento.
- Faça uma ampla variedade de alterações ou atualizações em seus dados
Escolhendo o Sistema de Gestão do Conhecimento Perfeito para o Seu Negócio
Não basta decidir integrar um KMS em sua empresa, é preciso tentar identificar qual sistema de gestão do conhecimento é ideal para sua organização. Confira as dicas a seguir sobre como escolher o KMS ideal para o seu negócio.
#1. Pesquisa efetiva
Uma das principais coisas que uma empresa deve ter em mente ao escolher seu KMS é uma pesquisa robusta. Certifique-se de que qualquer um que você decida integrar ao seu sistema deve ser aquele cuja pesquisa seja inteligente e altere os resultados com base na relevância do usuário. É frustrante quando você procura algo e precisa ser redirecionado ou ter que passar por vários outros arquivos para chegar ao que deseja.
Portanto, certifique-se de que, ao selecionar, você procure um KMS que indexe todas as informações em todos os tipos e formatos de arquivo, tornando todos os recursos da sua empresa pesquisáveis.
#2. Integrações
Escolha um sistema de gestão do conhecimento capaz de integrar todas as plataformas que seus funcionários usam em um só lugar.
#3. Flexibilidade
Certifique-se de escolher um KMS flexível e escalável. Mais como um que pode se adaptar a um ambiente em crescimento, porque seu negócio definitivamente se expandirá. Seu sistema de gestão do conhecimento é capaz de armazenar mais informações à medida que sua empresa as acumula? Ele acomodará uma base de clientes ou força de trabalho crescente? Um sistema de gerenciamento de conhecimento escalável pode economizar tempo e esforço para mover toda a base de conhecimento de sua empresa entre tecnologias posteriormente.
#4. Medidas de segurança
Embora deva ser de fácil acesso, também deve ser capaz de instalar medidas de segurança, para que as informações pertencentes a um número limitado de pessoas não sejam acessadas por todos. Portanto, há necessidade de permissão e controle de acesso para gerenciar o fluxo de informações
#5. Análises, insights e relatórios
Relatórios e análises permitem que você avalie a eficácia de suas práticas de gestão do conhecimento. Eles podem ajudá-lo a determinar quantos membros e como eles usam a base de conhecimento empresarial. Isso é fundamental para expandir a base de conhecimento e mantê-la útil.
Quais são os 2 principais tipos de sistemas de gestão do conhecimento?
Sistemas de trabalho do conhecimento, sistemas de gestão do conhecimento em toda a empresa e abordagens inteligentes são as três principais categorias de sistemas de gestão do conhecimento.
Quais são os 4 processos-chave da gestão do conhecimento?
De acordo com os resultados, o processo de GC é dividido em quatro etapas: coleta de conhecimento, armazenamento, distribuição e uso.
Quais são os cinco componentes da gestão do conhecimento?
A avaliação precisa abordar os cinco elementos fundamentais da gestão do conhecimento: pessoas, processos, tecnologia, estrutura e cultura.
Quais são os objetivos da gestão do conhecimento?
O objetivo do processo de gestão do conhecimento é trocar pontos de vista, ideias, experiências e informações para garantir que estejam disponíveis no momento e local apropriados para decisões informadas. Também visa aumentar a eficiência, minimizando a necessidade de redescoberta de conhecimento.
Como introduzir a gestão do conhecimento?
A gestão do conhecimento refere-se à administração metódica dos ativos de conhecimento de uma empresa com o objetivo de agregar valor e satisfazer necessidades táticas e estratégicas. Consiste em programas, procedimentos, planos e técnicas que apóiam e melhoram a coleta, análise, avaliação e compartilhamento do conhecimento, bem como sua geração.
Quais são os benefícios da gestão do conhecimento?
Vantagens da gestão do conhecimento:
- mais flexibilidade organizacional.
- decisões mais rápidas e eficazes.
- solução mais rápida dos problemas.
- mais produção de inovação.
- auxiliar no desenvolvimento e promoção dos funcionários.
- compartilhamento de conhecimento especializado
- diálogo melhorado.
- procedimentos comerciais aprimorados.
Quais são as 5 principais barreiras à gestão do conhecimento?
Conheça os 5 principais obstáculos ao compartilhamento de informações nos parágrafos a seguir, junto com as soluções:
- Limitações de tempo.
- Falta de vontade de mudar.
- Ausência de envolvimento.
- Ferramentas excessivamente complexas.
- preocupações sobre o próprio emprego.
Quais são os benefícios de um sistema de gestão do conhecimento?
- Oferecer um melhor atendimento aos clientes e funcionários.
- Estimular o crescimento e a inovação.
- Reduz custos.
- Evite redundância.
- Melhora a tomada de decisão.
- Ajuda a manter o controle de ideias
- Facilita a busca de informações
Quais são as características da gestão do conhecimento?
- Facilidade de uso
- Armazenamento na núvem.
- Atualizações instantâneas
- funcionalidade de pesquisa
- Sistema de feedback
- Colaboração
- Acessibilidade e facilidade de uso
- Integração com ferramentas de terceiros
- Análise e relatórios integrados
- Personalização
- Aplicativo móvel
Conclusão
Toda empresa precisa ter um sistema de gestão do conhecimento, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Ele torna suas informações facilmente acessíveis para funcionários e clientes.
Perguntas frequentes sobre o sistema de gerenciamento de conhecimento
Quais são algumas das ferramentas usadas para construir um KMS eficaz?
- Intranet
- Administrador
- Sistema de gestão de documentos
- Sistema de gerenciamento de conteúdo
- Sistema de apoio à decisão
- Wiki
- Armazém de dados e assim por diante
O que é ciclo de gestão do conhecimento?
O ciclo de gestão do conhecimento (KMC) descreve as etapas tomadas para coletar, analisar e dispersar informações dentro de uma organização para criar conhecimento útil.
- Melhor software de gerenciamento de conhecimento 2023: as 21 principais escolhas
- Trade Finance: Visão Geral, Definição, Curso, Exemplos
- SISTEMAS DE GESTÃO DE TEMPO: Os melhores sistemas de gestão de tempo
- GERENCIAMENTO DE SISTEMAS DE REDE: Como funciona
- SISTEMA DE GESTÃO DO CONHECIMENTO: Definição e tipos
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Referência
