Obter acesso ao conhecimento pode ser demorado e um problema com o qual muitas empresas lidam. Eles têm informações para se comunicar com seus funcionários, clientes e público em geral, mas não necessariamente de maneira eficiente para fazê-lo. Felizmente, existe um software baseado em conhecimento que resolve especificamente esse problema. Software de base de conhecimento e software de help desk são sistemas de gerenciamento de conhecimento que auxiliam no acesso a informações sobre algo. Neste artigo, abordaremos o significado de software de base de conhecimento, seus benefícios e exemplos. Você pode saber mais sobre o software de base de conhecimento gratuito e de código aberto que pode usar a seu favor.
O que é um software de base de conhecimento?
Um software de base de conhecimento é um banco de dados onde você pode armazenar e acessar informações. Um software de base de conhecimento é um tipo de software de gerenciamento de conhecimento. Imagine-o como uma biblioteca on-line de autoatendimento com todas as informações necessárias para realizar seu trabalho, incluindo conhecimento sobre produtos, serviços e operações comerciais de sua empresa.
Uma base de conhecimento, que normalmente é acessada on-line, torna mais fácil para uma empresa coletar, organizar e recuperar informações para uso interno (ou para seus clientes ou para o público em geral.
O software baseado em conhecimento permite que as empresas liberem os membros da equipe de tarefas repetitivas de resposta a perguntas e permite que eles se concentrem no trabalho complicado e criativo que fazem melhor.
Uma base de conhecimento se torna mais útil à medida que sua equipe se expande. Ele também permite que os membros da equipe troquem informações vitais, treinamento crucial, diretrizes de integração e muito mais.
Por que um software de base de conhecimento é importante?
Você pode não ter certeza da importância de dedicar fundos para construir uma base de conhecimento online. Portanto, nesta seção, explicaremos a importância deste software.
#1. Melhora a produtividade dos funcionários
Segundo um relatório, os funcionários gastam 1.8 horas por dia procurando informações. Isso influencia na produtividade. Um software de base de conhecimento torna mais fácil para a equipe encontrar informações rapidamente.
Além disso, à medida que os ambientes híbridos proliferam, os funcionários devem se conectar à base de conhecimento centralizada para se destacarem em suas responsabilidades.
#2. Alivia o fardo do suporte ao cliente
Ao automatizar a maioria das consultas de atendimento ao cliente de rotina, você pode dar à sua equipe de suporte mais tempo para trabalhar em questões mais complicadas. Você pode realizar mais com menos recursos e menos agentes de suporte se tiver uma base de conhecimento instalada.
o autoatendimento aumenta o prazer do cliente.
A maioria dos clientes prefere resolver seus problemas por conta própria, sem entrar em contato com a equipe de suporte. Quando um consumidor precisa ligar para o suporte com dúvidas sobre seu serviço ou produto, um encontro que poderia levar dez segundos agora leva dez minutos.
Se você oferecer a eles a opção de autoatendimento, eles ficarão mais felizes e mais dedicados a você.
#3. Fornece suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana
Sua base de conhecimento está sempre disponível, ao contrário de sua equipe de suporte ao cliente. Uma base de conhecimento de autoatendimento pode oferecer suporte ao cliente a qualquer hora do dia, independentemente do fuso horário em que seus clientes estejam, reduzindo o tempo que eles devem esperar até que um membro de sua equipe esteja disponível. Uma base de conhecimento expande o alcance global da sua empresa.
#4. Aumenta a felicidade dos funcionários
O moral geral de seus funcionários aumentará quando perguntas repetidas forem automatizadas porque eles terão mais tempo para trabalhos importantes.
Lembre-se de que a criação de uma base de conhecimento não substitui a comunicação face a face; em vez disso, destina-se a oferecer suporte à sua equipe enquanto fornece aos clientes acesso fácil às informações de que precisam.
Dicas para praticar na melhoria de uma base de conhecimento
Agora que você sabe como criar seu site de base de conhecimento, temos algumas práticas recomendadas e dicas para ajudá-lo em sua jornada.
- Descubra dos outros. Não tenha medo de investigar as bases de conhecimento de outras empresas e usar o que encontrar em seu próprio site.
- Obter feedback do consumidor. Você só pode aprender e melhorar dessa maneira.
- Examine seu conteúdo. Estabeleça horários recorrentes para revisar o material de sua base de conhecimento, adicionar novos conteúdos e remover peças desatualizadas.
- Ao criar sua base de conhecimento, tenha cuidado. Ao decidir como acessar sua base de conhecimento, tenha em mente a experiência do usuário e certifique-se de que ela esteja disponível.
- Selecione o aplicativo de base de conhecimento apropriado.
- Envolva sua equipe de atendimento ao cliente.
- Simplifique o contato com o suporte. Sua base de conhecimento não é uma barreira que impede os clientes de falar com uma pessoa ao vivo.
Software gratuito de base de conhecimento
Um software de base de conhecimento gratuito é um banco de dados de autoatendimento on-line acessível a qualquer pessoa que esteja procurando detalhes sobre sua empresa ou seus produtos. Com a ajuda deste software, você pode organizar, trocar e gerenciar dados e informações cruciais em um local conveniente. Fundamentalmente, as ferramentas da base de conhecimento permitem que você ajude seus clientes mesmo quando nenhum de seus agentes está online, economizando recursos importantes, como tempo e dinheiro.
Principais recursos do software de base de conhecimento gratuito
A seguir estão as principais características a serem procuradas em um software gratuito de gestão do conhecimento:
- Um buscador rápido e fácil de usar.
- Uma coleção de conteúdo.
- Um painel fácil que apresenta todas as informações em um só lugar.
- Escalabilidade
- Relatórios precisos.
- Uso gratuito ou, pelo menos, testes gratuitos
- Integrações de terceiros.
- Transferência de conhecimento suave.
- Permissão de configurações.
Etapas para criar um software de base de conhecimento gratuito
Você pode criar e manter um software de base de conhecimento gratuito seguindo estas etapas.
- Criar
- Configure-o
- Personalize isto
- Preencha-o com conteúdo
Os 5 principais softwares de base de conhecimento gratuitos de 2023
- Documento 360.
- Bitrix24.
- Professor.
- Confluência.
- ZohoDesk.
Software de Base de Conhecimento Pessoal
Uma base de conhecimento pessoal (PKB) é uma ferramenta digital usada para transmitir, registrar e, posteriormente, recuperar as informações de uma pessoa. Ele difere de um banco de dados padrão porque contém as informações pessoais e subjetivas do proprietário que outras pessoas podem não achar interessantes ou concordar.
É importante ressaltar que um PKB consiste principalmente em conhecimento e não em informações; em outras palavras, não é uma coleção de documentos ou outras fontes que uma pessoa encontrou, mas sim o conhecimento condensado do proprietário que extraiu dessas fontes ou de outras fontes.
Quais são os benefícios de um software de base de conhecimento pessoal?
Você obtém os seguintes benefícios do software PKB competente:
- Geração e formulação de conhecimento: Uma boa ferramenta de gerenciamento de conhecimento pessoal auxilia na retenção de ideias e conceitos, sua exploração e desenvolvimento de novas informações e insights. Com a ajuda de software PKB sólido, você pode expandir seu conhecimento descobrindo e criando novos links entre peças de conhecimento acumuladas anteriormente.
- A captura de conhecimento permite que você obtenha conhecimento antes que ele desapareça efêmeramente. Com que frequência você observa algo que considera essencial, mas não o guarda imediatamente e depois o esquece completamente? Além disso, mesmo depois de marcar um site crucial, ele pode desaparecer repentinamente. Pode ser bastante útil armazená-lo localmente.
- A organização do conhecimento é bastante útil para ajudá-lo a acessar informações pertinentes quando você precisar delas.
- A gestão e recuperação do conhecimento é provavelmente o componente mais importante de uma base de conhecimento pessoal: é a capacidade de armazenar permanentemente o conhecimento em um local de fácil acesso, preparado para ser recuperado a qualquer momento no futuro. Como o conhecimento é difícil de adquirir, é crucial retê-lo de maneira duradoura. Considere-o seu cérebro reserva.
- Independência do conhecimento: Embora atualmente você possa ter acesso a um corpo considerável de informações organizacionais, esse conhecimento não estará mais disponível para você depois que você sair de uma empresa. Mesmo depois de sair dessa empresa, você pode usar um programa de base de conhecimento pessoal para manter as informações pertinentes a você e suas áreas de especialização.
Como funciona o software de base de conhecimento pessoal?
“Elementos de conhecimento” são o que esse sistema chama de peças fundamentais de construção. Cada sistema de conhecimento pessoal usa esses elementos como uma unidade central que o usuário desenvolve, manipula e reorganiza para representar seu modelo mental.
Esses elementos variam na granularidade e substância dos muitos sistemas de conhecimento pessoal. Os itens de conhecimento podem ser apenas palavras ou conceitos, mas também podem ser links para outros sites ou notas de texto livre.
Por último, mas não menos importante, esses itens de conhecimento podem ser de texto livre ou podem ter tipos específicos e outros recursos.
Software de base de conhecimento de código aberto
Software de base de conhecimento de código aberto é um banco de dados de informações livremente editáveis e disponíveis publicamente. Isso significa que qualquer pessoa pode visualizar, complementar e alterar informações sobre o setor ou empresa, garantindo sua atualidade e promovendo a livre troca de ideias. As bases de conhecimento de código aberto são ferramentas extremamente úteis que dão suporte ao crescimento corporativo, inovação e cooperação.
Exemplos de software de base de conhecimento de código aberto
- phpMyFAQ
- eXo
- minhaBase
- LógicoDOC
- logseq
- OpenKMName
- Guia Zendesk
- OpenDocMan
- Pilha de livros
- PHP KB
- documentar
- DocuWiki
O benefício de usar um software de base de conhecimento de código aberto
Aqui estão alguns benefícios do software de base de conhecimento de código aberto que você simplesmente não pode ignorar.
#1. Muitas vezes é gratuito
O benefício mais aparente do software de código aberto, especialmente em comparação com opções de SaaS mais caras, é sem dúvida esse. Não há dúvidas de que um software livre que auxilie na gestão do conhecimento da sua empresa é um ganho significativo, quer seu orçamento para desenvolver uma base de conhecimento seja mínimo devido a escolhas relacionadas ao negócio ou você seja simplesmente uma start-up querendo manter os gastos baixos, mas organização da informação.
#2. Você está no comando enquanto o constrói
O software de código aberto oferece a oportunidade de criar uma plataforma totalmente configurável que faz tudo o que você deseja e nada do que não deseja, em contraste com outros tipos de software de base de conhecimento que oferecem a simplicidade e a conveniência de ter tudo basicamente plug and play.
Em outras palavras, você tem a autoridade e o controle que acompanham o projeto de um aplicativo de base de conhecimento personalizado. Isso significa que ninguém pode aprender a sobreviver.
#3. Integração com seu sistema atual.
O código aberto é, por sua própria natureza, bastante versátil, tornando-o a escolha natural para quem deseja adicionar um novo software ao sistema existente.
É extremamente incomum que a base de conhecimento que você está criando com código-fonte aberto não funcione com sua configuração atual, embora, infelizmente, essa vantagem seja oferecida apenas para pessoas que estão criando seus sistemas completos do zero.
Existem maneiras de usar APIs para garantir que tudo funcione junto, mesmo se você estiver integrando um software de base de conhecimento de código aberto a um SaaS já existente.
#4. A capacidade de auto-hospedagem
O software de código aberto é definitivamente a melhor opção para você se preferir saber e entender onde seu próprio sistema de base de conhecimento está sendo hospedado (e se você realmente só confia em seus próprios servidores).
Em contraste com as alternativas SaaS, que são hospedadas pelo fornecedor do software, a maioria dos arranjos de código aberto permite que você hospede seu software em seu próprio servidor.
Software de Base de Conhecimento de Suporte Técnico
O software de conhecimento de help desk é uma ferramenta que as empresas usam para gerenciar tíquetes desde a criação até a conclusão e também para resolver dúvidas e problemas dos clientes. Além disso, oferece aos agentes uma vasta seleção de recursos e equipamentos que promovem a colaboração.
Vários elementos fundamentais do software de suporte técnico incluem:
- Pontos de contato
- Chat de equipe para o sistema de gerenciamento de tíquetes
- Relatórios de suporte Omnichannel (telefone, mídia social, e-mail)
- Bases de conhecimento ou perguntas frequentes
- Filtros e pesquisa
Soluções corporativas e sistemas de emissão de bilhetes para empresas menores podem ser distinguidos. Muitas dessas soluções de help desk apresentam bases de conhecimento, mas geralmente são bastante simples e servem apenas como um complemento à oferta principal.
Você frequentemente acaba com pouco mais do que algumas perguntas frequentes para seus clientes se escolher o complemento da base de conhecimento que vem com o suporte técnico. O software de base de conhecimento real é muito mais abrangente e avançado.
Benefícios do Software de Helpdesk
O software de helpdesk pode beneficiar você e sua empresa de várias maneiras, incluindo:
- O software Helpdesk permite que você acompanhe as discussões do cliente, revisões de documentos e mantenha todos os seus tíquetes em um sistema,
- O software de suporte técnico também pode ajudá-lo a lidar com os tíquetes de suporte ao cliente mais rapidamente.
- Ele permite a colaboração, permitindo que vários membros da equipe utilizem o mesmo sistema.
- Rótulos com base em prioridade ou opções de escalonamento estão disponíveis para tickets. Freqüentemente, os tíquetes de software de suporte técnico que você aborda também podem ser traduzidos em material de base de conhecimento. Como resultado, você pode atender vários clientes com uma pequena força de trabalho.
Exemplos de Software de Base de Conhecimento de Suporte Técnico
- HelpSpot
- Zendesk
- Freshdesk
- Suco de ajuda
- Help Desk ProProfs
- LiveAgent Desk
Qual é a melhor base de conhecimento?
- Help Scout: O melhor software combinado de help desk e base de conhecimento.
- Guru: Melhor software de base de conhecimento interno.
- Document360: Melhor software gratuito de base de conhecimento.
- Obsidian: Melhor software de base de conhecimento pessoal.
- HelpJuice: Melhor software independente de base de conhecimento de autoatendimento.
- Zendesk: Melhor software de base de conhecimento para empresas.
- BookStack: Melhor software de base de conhecimento de código aberto.
- inSided: Melhor software de base de conhecimento para construir uma comunidade.
- Confluence: Melhor solução de base de conhecimento para empresas que utilizam o Jira.
O que é um exemplo de banco de dados baseado em conhecimento?
As bases de conhecimento também são semelhantes a locais ou instalações como uma biblioteca pública, um banco de dados de informações sobre um determinado tópico ou sites como whatis.com.
Qual é a importância do software de base de conhecimento?
Um software de base de conhecimento auxilia na redução de custos para sua empresa. Sua empresa pode obter benefícios significativos de uma base de conhecimento bem implementada, como aumento na produtividade do agente, respostas mais rápidas às chamadas, menos tempo gasto em treinamento etc. Todos esses indicadores exigem tempo e recursos. É por isso que usar um sistema de base de conhecimento é importante.
Quais são os 6 exemplos de software de banco de dados?
O software de banco de dados é usado para criar, modificar e manter arquivos e registros de banco de dados, tornando mais simples criar, inserir, editar, atualizar e relatar arquivos e registros.
- MySQL
- SQL Server
- MongoDB
- Oracle Database
- PostgreSQL
- Informix
- Sybase.
Quais são os 3 exemplos de programas de banco de dados?
Exemplos de programas de banco de dados incluem
- MySQL
- Microsoft Access
- Microsoft SQL Server
Como você cria um sistema de base de conhecimento?
- Realize pesquisas para determinar o tipo de base de conhecimento de que você precisa. Compreender a utilidade de uma base de conhecimento é uma coisa.
- Determine o tipo de base de conhecimento.
- Desenvolva uma estrutura de base de conhecimento.
- Estabeleça PMEs para criar conteúdo.
- Escreva recursos de conhecimento.
- Carregar recursos para a plataforma compartilhada
- Atualize o conteúdo com frequência
Como faço para iniciar uma base de conhecimento?
Antes de iniciar um conhecimento, você primeiro decide para que sua base de conhecimento será usada. Então você pode delinear seus componentes fundamentais. Depois disso, você deve organizar os materiais e o conteúdo que usará para sua base de conhecimento. Continue sendo consistente desenvolvendo novos artigos para sua base de conhecimento, otimizando-os para visibilidade nos mecanismos de pesquisa e publicando-os. Por fim, obtenha informações e faça melhorias.
Quanto custa construir uma base de conhecimento?
O custo de uma base de conhecimento geralmente varia. O custo mínimo para uma base de conhecimento pode variar de US$ 5 por usuário por mês a mais de US$ 400 por usuário por mês se você calcular o custo por usuário.
Em conclusão,
Sabendo agora que existe uma maneira mais fácil e econômica de armazenar e acessar informações, você pode criar um local onde seus agentes possam compartilhar seus conhecimentos e onde seus clientes possam resolver seus problemas. É essencial identificar claramente suas necessidades antes de procurar um software de base de conhecimento para satisfazê-las. Um software de base de conhecimento ajudará especialmente no atendimento ao cliente.
Perguntas Frequentes:
Quais são as 2 aplicações de sistemas baseados em conhecimento?
Um sistema de base de conhecimento pode beneficiá-lo de várias maneiras. Criar uma plataforma para acessar todas as informações de que você precisa pode ser emocionante. Com um sistema de base de conhecimento,
- Você pode colocar todas as informações em um local conveniente para o público.
- Esclareça as respostas.
- Faça sua empresa parecer elegante, moderna e confiável.
Como faço para criar um software de base de conhecimento?
- Selecione os componentes fundamentais de sua base de conhecimento.
- Selecione as informações da base de conhecimento.
- Aceite a forma como seus artigos da base de conhecimento são organizados.
- Escreva os artigos para sua base de conhecimento.
- Inclua imagens em sua postagem.
- Torne sua base de conhecimento pública.
- Analise e aprimore sua redação
Como faço para me tornar um painel de conhecimento do Google?
- Crie uma Conta do Google se ainda não tiver uma.
- Pesquise no Google.
- Encontre o painel de conhecimento da entidade que você está representando pesquisando-o.
- Clique em Reivindique este painel de conhecimento na parte inferior.
- Examine os detalhes.
- Faça login em um dos sites oficiais da organização ou nas contas de mídia social.
- Então você seleciona as informações que você precisa.
Qual é a diferença entre um banco de dados e uma base de conhecimento?
Uma base de conhecimento é uma coleção de artigos que fornece aos usuários informações úteis na forma de artigos. No entanto, um banco de dados é uma ferramenta que contém dados brutos. Ao contrário dos bancos de dados, as bases de conhecimento tornam relativamente simples adquirir e entender informações sobre questões e temas específicos.
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Referência
