Ao iniciar novos projetos, as empresas têm como objetivo principal satisfazer o cliente e a demanda econômica. Analisar as capacidades operacionais é essencial para planejar os recursos, custos e prazos necessários para diversos projetos. Ter essas qualidades caracteriza uma corporação como tendo capacidade e habilidade para atender às necessidades e demandas de fabricação. Discutimos o significado de recursos e planejamento de capacidade ágil neste artigo. Também adicionamos uma lista de ferramentas de planejamento de capacidade que você pode escolher para ajudar sua empresa a planejar bem. Aproveite o passeio!
O que é planejamento de capacidade?
O processo de estimar o número de recursos necessários para atender à demanda é conhecido como planejamento de capacidade. Essa “exigência” pode ser aplicada na semana, mês ou ano seguinte. A seguir estão todos os componentes potenciais:
- Recrutar trabalhadores para atender às necessidades projetadas
- Ter acesso a ferramentas, suprimentos e métodos adequados.
- acumulando os recursos necessários para completar uma tarefa
- Escolher se algum trabalho extra é necessário ou não
Trata-se de preparar você e sua empresa para o que quer que o futuro possa trazer. Você pode aprender a expandir, fazer projetos melhores e prever gargalos na cadeia de suprimentos com essas informações. Os empregadores podem verificar se têm a combinação e a quantidade certa de funcionários com as habilidades, comportamentos, competências e características necessárias para fornecer atendimento e suporte de alta qualidade usando ferramentas para planejamento da capacidade da força de trabalho. As ferramentas para o planejamento da capacidade de recursos ajudam as organizações a alocar seus recursos de acordo com seus requisitos.
O monitoramento constante da utilização da rede, das quantidades de tráfego e do tipo de tráfego é uma parte essencial do planejamento da capacidade da rede para detectar problemas que possam levar a gargalos no serviço e impactar negativamente a experiência do usuário final e determinar quando e onde as atualizações são necessárias.
Tipos de Planejamento de Capacidade
Existem três tipos de planejamento de capacidade. Os seguintes são tipos:
#1. Capacidade de Curto Prazo
O ciclo de planejamento anual é o cronograma para o planejamento de curto prazo, durante o qual as empresas avaliam a importância relativa de muitos aspectos que contribuem para a produção atual. O planejamento de capacidade de curto prazo leva em consideração uma ampla gama de fatores, incluindo mão de obra e equipe, cronograma de produção, orçamento e necessidades de material. Para garantir que a produção e os recursos possam atender às demandas atuais, muitas empresas também avaliam a capacidade de curto prazo por meio de intervalos semanais, mensais e trimestrais. Como as flutuações nos mercados econômicos e de consumo podem ter um impacto significativo na demanda, as empresas que avaliam rotineiramente suas estratégias de curto prazo têm mais chances de alcançar crescimento geral e sucesso em períodos de tempo mais longos.
#2. Capacidade de médio prazo
O planejamento de médio prazo envolve avaliar a capacidade de produção para os próximos dois a cinco anos e fazer projeções sobre os recursos e estruturas de que uma organização necessitará para atender às futuras demandas de produção. Durante esse período, as empresas podem fazer as alterações necessárias em sua infraestrutura, incluindo ferramentas de previsão, estratégias de alocação de recursos e procedimentos operacionais, para acomodar melhor a demanda futura. As empresas podem, então, avaliar a capacidade e criar planos para garantir a sustentabilidade de longo prazo à medida que a capacidade se aproxima de cinco anos.
#3. Capacidade de longo prazo
O planejamento de longo prazo considera o potencial de capacidade para períodos superiores a cinco anos. Vários critérios de negócios são usados em uma análise de capacidade de longo alcance para projetar por quanto tempo uma empresa poderá continuar operando. As capacidades de design e produção são dois indicadores cruciais que as empresas usam para avaliar quanto tempo seus produtos durarão, pois revelam os níveis mais altos de produção que podem ser alcançados ao longo do tempo com os equipamentos e recursos que uma empresa possui atualmente e pode adquirir no futuro. . Em contraste com a capacidade de curto e médio prazo, o planejamento de longo prazo é menos preciso e leva em consideração necessidades organizacionais adicionais, administração e gerenciamento de recursos.
Estratégias de planejamento de capacidade
Conhecer as estratégias de planejamento de capacidade ajudará você a fazer a escolha certa para o planejamento de capacidade de sua empresa. Aqui estão as estratégias que você pode escolher:
#1. Estratégia de Atraso
O objetivo da estratégia de atraso é ter recursos suficientes disponíveis para atender à demanda real, em vez da demanda estimada originalmente prevista. Quando se trata de planejamento de capacidade, a técnica de defasagem é uma aposta segura que manterá os gastos no mínimo. O potencial negativo dessa estratégia é que ela pode prolongar o tempo necessário para entregar bens ou serviços aos clientes, daí o nome. Se você tiver um aumento repentino nos pedidos ou conseguir um novo cliente importante que exija uma recuperação urgente, a estratégia de atraso pode deixá-lo incapaz de cumprir seus prazos.
#2. Estratégia de Leads
Aumentar sua capacidade com antecedência permite atender a demanda esperada o mais rápido possível. O risco de assumir a liderança é maior do que o de esperar. Você pode estender seu sistema ou contribuir com recursos na estratégia de liderança. Adicionar recursos é a maneira mais comum de aumentar a capacidade. No entanto, você pode usar essas informações em suas estratégias de alocação de recursos.
#3. Estratégia de jogo
A estratégia de match é um ato de equilíbrio entre as estratégias lag e lead. Ao empregar a estratégia de correspondência, você aumenta a frequência com que se envolve no planejamento de capacidade estratégica. Você acompanha de perto o mercado e seus desenvolvimentos, bem como a demanda atual e projetada. Usando essas informações como base, você ajusta seu planejamento de capacidade para atender à demanda gradualmente. Essa estratégia não apenas supera as estratégias de liderança e atraso em termos de escalabilidade, mas também oferece o maior grau de adaptabilidade com o menor risco.
Como criar um plano de capacidade?
Pensando em como criar um plano de capacidade? Aqui estão alguns passos que você precisa seguir para criar um:
#1. Calcular a capacidade atual
Depois de determinar a capacidade necessária, você deve avaliar como sua capacidade de produção atual atende à demanda. Com certeza será uma grande ajuda no seu planejamento.
#2. Rastrear habilidades da equipe
A capacidade de um funcionário participar de um projeto não depende apenas de sua disponibilidade. Também depende de suas habilidades. As capacidades e o nível de especialização de todos os recursos à sua disposição devem, portanto, ser conhecidos por você. Você será capaz de escolher os indivíduos mais qualificados para cada trabalho. Ao manter o controle e entender isso, você terá uma compreensão firme do lado da “oferta” da questão do planejamento de capacidade.
#3. Analisar requisitos do projeto
Escolher os projetos nos quais sua equipe trabalhará é a próxima etapa. Se estiver usando uma estratégia de atraso, você deve avaliar as iniciativas em andamento e estabelecer um caminho crítico realista para cada uma. Ao implementar uma estratégia de liderança, é importante pensar antecipadamente nos projetos planejados e estimar a mão de obra e os materiais necessários. Assim, você tem o que é conhecido como o lado da “demanda” da equação.
#4. Criar Visibilidade
Compreender os lados da oferta e da demanda de um problema ajuda a decidir se você tem o que precisa para fazer as coisas. Os gerentes do mais alto nível devem ter a capacidade de avaliar os requisitos do projeto em relação aos recursos disponíveis. Se eles não tiverem recursos para terminar alguns projetos, terão que fazer algumas escolhas difíceis.
#5. Alocar recursos
Agora você deve priorizar esses projetos para que contribuam para o alcance das metas da empresa. Para garantir o uso eficiente e a implementação do plano, é importante revisar as alocações após avaliar regularmente os reais e as projeções.
#6. Capturar KPIs
O gerenciamento é impossível se não houver métricas a serem usadas. Para avaliar o sucesso do seu plano de capacidade, é essencial estabelecer e acompanhar os principais indicadores de desempenho.
Ferramentas de Planejamento de Capacidade
Uma ferramenta de planejamento de capacidade é um programa de computador usado para rastrear e avaliar os recursos disponíveis de uma organização. Isso abrange a capacidade de sua equipe, alocação de recursos, recursos acessíveis e até mesmo a capacidade de sua tecnologia e kit de ferramentas. Para garantir que haja recursos suficientes disponíveis para atender aos projetos recebidos, as ferramentas de planejamento de capacidade empregarão previsões de demanda para combinar todos esses dados. Esta é uma lista de ferramentas de planejamento de capacidade que você pode escolher:
#1. Alternar plano
O Toggl Plan tem grande prazer em ser acessível a pessoas de todos os níveis e origens. Gerenciamento de projetos, planejamento de equipe e gerenciamento de tarefas são as três principais experiências de usuário oferecidas pelo software. Para monitorar e planejar facilmente a capacidade, todas as interfaces permitem observar as cargas de trabalho e as tarefas atribuídas a cada membro da equipe.
#2. Trabalho em equipe
O Teamwork é uma plataforma centrada no cliente para gerenciamento de projetos. Cada recurso da plataforma contribui para sua capacidade de concluir projetos dentro do cronograma e para a satisfação de seus clientes. O trabalho em equipe é uma ferramenta para controlar e organizar coisas como projetos, pessoal e finanças. O painel intuitivo fornece uma visão geral da equipe, e os recursos sofisticados de colaboração e compartilhamento de conhecimento facilitam o trabalho em conjunto.
#3. MavenLink
Mavenlink é uma ferramenta de gerenciamento e otimização de recursos. É uma solução de software abrangente com uma ampla gama de recursos e análises que podem ajudá-lo a otimizar operações críticas, alinhar de forma inteligente as configurações de pessoal e equipe aos objetivos de negócios e executar uma ampla gama de tarefas de previsão e planejamento.
#4. Guru de recursos
Quando se trata de gerenciar os recursos do seu projeto, o Resource Guru é a ferramenta certa para você. Ele auxilia no monitoramento da taxa de uso de cada ferramenta em seu arsenal e no gerenciamento de seu uso em toda a empresa. É uma ferramenta útil para gerenciar sua equipe e manter o controle de suas agendas, solicitações de folga e disponibilidade geral.
#5. Salvador
A Saviom fornece software para gerenciar recursos de nível empresarial e coordenar as atividades de grandes grupos de funcionários. Isso inclui a capacidade de maximizar a utilização, coordenar a força de trabalho e reduzir as despesas com recursos do projeto. Também inclui a capacidade de agendar, planejar e prever em tempo real.
#6. Mosaico
O Mosaic é um programa abrangente que pode ser usado tanto para planejamento de capacidade quanto para gerenciamento de recursos. É uma ferramenta eficaz para reunir todos na equipe e manter as coisas no caminho certo. Controle de tempo, finanças, relatórios, criação de quadro de horários e projetos podem ser gerenciados com seus vários recursos em tempo real. Colocar as coisas em ordem de importância é uma ótima maneira de aprimorar seu gerenciamento e planejamento de recursos.
Principais recursos a serem procurados nas ferramentas de planejamento de capacidade
- Usa um painel simples, mas eficaz
- Fornece dados acionáveis e relatórios em tempo real
- Incentiva a automação de fluxos de trabalho
- Integra-se facilmente com as outras ferramentas da pilha de tecnologia da sua agência
Planejamento de Capacidade de Recursos
Para atender às demandas presentes e futuras, as empresas devem se engajar no planejamento da capacidade de recursos, o que envolve definir a quantidade de trabalho que pode ser realizada pelos recursos, identificar as tarefas e projetos que podem ser concluídos por esses recursos e combinar o trabalho a ser feito com recursos disponíveis.
Componentes Essenciais do Planejamento de Capacidade de Recursos
#1. Levantamento de informações
Os gerentes de projeto começam coletando informações sobre os recursos já presentes em seus negócios. Eles podem aprender sobre os recursos humanos e materiais da empresa conversando com pessoas de diferentes departamentos, ou podem aprender sobre essas coisas examinando documentos financeiros, como balanços e demonstrações de resultados. Para determinar o volume de recursos de inventário que eles podem acessar, eles também podem consultar seus vendedores e fornecedores.
#2. Analisando Fatos
Eles compilam os dados e depois os avaliam para verificar os requisitos de recursos e a viabilidade do projeto. Isso permitirá que eles façam um plano que aproveite tudo o que está à sua disposição, respeitando também as limitações impostas por esses ativos. Os gerentes de projeto têm a flexibilidade de ajustar o plano à medida que o projeto progride para levar em consideração a mudança na disponibilidade de recursos.
#3. Realização de revisões regulares de dados
Os gerentes de projetos fariam bem em examinar os dados de recursos com frequência, pois isso permitiria que eles identificassem os problemas com antecedência e tomassem as medidas apropriadas. É possível que os problemas possam ser evitados ou pelo menos mitigados fazendo verificações de rotina nos recursos disponíveis.
Que efeito a especialização tem no planejamento da capacidade de recursos?
A capacidade de especializar recursos é mais importante no mundo atual de gerenciamento de recursos competitivos. Os clientes agora antecipam ainda mais ofertas de nicho, o que, por sua vez, exige especialistas com talentos que podem não estar constantemente em demanda ou prontamente disponíveis. Um banco de dados de habilidades precisará ser usado para um planejamento eficaz da capacidade de recursos para acompanhar quais membros da equipe possuem quais talentos especializados para que possam ser chamados quando necessário.
Os trabalhadores contratados também devem ser incluídos no planejamento de capacidade ao obter talentos especializados porque os recursos em tempo integral podem não ser capazes de fornecê-los. Devido à escassez desses recursos cada vez mais valiosos, o planejamento de capacidade também deve levar em consideração a disponibilidade. Para prosperar na atual era de especialização, os provedores de serviços precisam de ferramentas de planejamento de capacidade de recursos que considerem e façam uso preciso de todas as habilidades relevantes.
Planejamento de capacidade ágil
A capacidade de sua equipe Agile é algo que você pode planejar com a ajuda do planejamento de capacidade Agile. A quantidade de tempo disponível para engenharia produtiva durante um sprint pode ser melhor estimada com a ajuda do planejamento de capacidade.
O planejamento de capacidade para uma equipe Agile, por exemplo, envolve a coleta de informações sobre as programações e férias dos membros da equipe e, em seguida, a soma desses fatores para determinar a capacidade total da equipe. A duração do sprint, o número de itens no backlog, o dia de trabalho típico e as prioridades concorrentes são fatores que devem ser levados em consideração ao determinar os recursos disponíveis. Com o uso desse procedimento, a equipe pode se comprometer com confiança em fazer um trabalho valioso ao longo do sprint.
Quando você deve fazer o planejamento de capacidade ágil?
O processo ágil começa com o planejamento de capacidade antes da reunião de planejamento do sprint. Planejamento de sprint baseado em compromisso e planejamento de sprint baseado em capacidade são mais dois nomes para esse método.
Benefícios do Planejamento de Capacidade
A seguir estão os benefícios do planejamento de capacidade:
#1. Antecipa Desafios
Dificuldades de produção, aquisição de recursos, financiamento, programação e pessoal são apenas alguns dos muitos possíveis obstáculos que podem ser evitados com um plano de capacidade adaptável e bem pensado. O escopo do projeto pode ser previsto com mais precisão a médio e longo prazo quando as empresas possuem procedimentos para apoiar a redução de riscos e abordagens para resolver prováveis contratempos nos projetos. Como resultado, o planejamento de capacidade ajuda as empresas a garantir que possam manter os recursos organizacionais e operacionais para atender às demandas em constante mudança.
#2. Reduz as faltas de estoque
A falta de estoque ocorre quando a oferta fica aquém da demanda do cliente. Os clientes não gostam de ficar esperando, então o fato de você estar “sem” um determinado bem ou serviço apenas os levará a procurar outro negócio que possa atender às suas demandas. Felizmente, o planejamento de capacidade também tem a vantagem adicional de ajudá-lo a minimizar ou mesmo evitar completamente a falta de estoque.
#3. Apoia a Tomada de Decisão
O planejamento de capacidade eficaz também tem um impacto positivo na tomada de decisões. Os especialistas podem usar as informações obtidas das análises de capacidade e demanda para fazer melhores escolhas. Para garantir que a oferta corresponda à demanda, as empresas devem levar em consideração uma série de questões, incluindo escolhas de pessoal, aquisição de recursos, alocação de receita e restrições financeiras. Com maior planejamento e uma compreensão mais profunda da capacidade, as empresas podem lançar estratégias de produção produtiva.
#4. Aumentar capacidade de entrega
Você pode ter uma vantagem sobre as empresas concorrentes no mercado, avaliando sua capacidade de entrega e certificando-se de ter a equipe disponível para entregar seus produtos assim que forem solicitados.
#5. Reduz o desperdício de produção
O planejamento de capacidade e demanda é crucial ao avaliar a alocação de recursos de uma empresa para concluir um projeto. As empresas podem identificar áreas para cortar custos, remover desperdícios e aumentar o desempenho e a produtividade ao entender a eficiência com que as equipes usam recursos, materiais e mão de obra. As informações coletadas de uma avaliação de capacidade podem ajudar uma empresa a antecipar melhor despesas futuras, requisitos de recursos e capacidades gerais para atender às expectativas do projeto.
#6. Melhora a Eficiência e a Produtividade
Compreender as capacidades existentes e futuras permite que as empresas planejem melhor o sucesso de suas equipes de produção. Ele permite que os membros da equipe otimizem o fluxo de trabalho e reduzam o desperdício desnecessário para estabelecer procedimentos para realizar os objetivos usando materiais e recursos. Eficiência e sustentabilidade são freqüentemente aumentadas como resultado desses avanços.
Quais são os fatores do planejamento de capacidade?
Os seguintes são fatores de planejamento de capacidade:
- Escassez global de mão de obra em tempo integral.
- Demanda por oportunidades internas de aprendizado e desenvolvimento.
- Horários e locais de trabalho variados.
- Desalinhamento dos conjuntos de habilidades dos funcionários e das necessidades do projeto.
- Uma mudança para o método Agile.
Quais são os determinantes do planejamento de capacidade?
Fatores nas instalações, produtos e serviços oferecidos, processos usados para criar esses produtos ou serviços, funcionários, políticas, operações, cadeias de suprimentos e ambientes externos desempenham um papel na determinação da capacidade efetiva. O aspecto humano é o componente mais crucial de todos eles.
Quais são os objetivos do planejamento de capacidade?
O objetivo do planejamento de capacidade é garantir que sua empresa ou organização possa atender com eficiência qualquer demanda que possa enfrentar. A capacidade total de produção de uma empresa ou organização é determinada pelo planejamento de capacidade, que é um processo de planejamento de longo, médio e curto prazo.
Considerações Finais
Prever futuras demandas de negócios e garantir que haja recursos disponíveis para atender a essas necessidades fazem parte do planejamento de capacidade. O planejamento de capacidade ajuda as empresas a garantir que tenham recursos suficientes para atender às demandas atuais e futuras. Várias abordagens, ferramentas e processos são usados no planejamento de capacidade, bem como entrada de muitas funções de negócios diferentes.
Por meio do planejamento estratégico e levando em consideração fatores como capacidade de produção, capacidade de recursos e requisitos iminentes, você pode criar um plano de capacidade que o ajudará a atender à demanda agora e no futuro.
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Referências
