Não é segredo que as organizações utilizam diversas ferramentas de gestão para manter seus documentos bem organizados, e uma das ferramentas utilizadas nas empresas para documentos são os sistemas de gerenciamento de arquivos. A maioria dos sistemas de gerenciamento de arquivos vem com muitos benefícios que serão úteis para empresas de grande e pequeno porte. Esta é uma ferramenta importante que pode ajudar a gerenciar as funções gerais de uma empresa. Também ajudará a organizar e organizar dados e arquivos de forma exclusiva. Neste artigo, forneceremos informações sobre janelas do sistema de gerenciamento de arquivos, gerenciamento de arquivos de documentos e o que um sistema de gerenciamento de arquivos envolve.
Um sistema de gerenciamento de arquivos fornece acesso aos usuários, como permissões para os arquivos e a capacidade de definir limites nos arquivos. Um sistema de gerenciamento de arquivos é essencial para todos os tipos de organizações empresariais, mas o que é um sistema de gerenciamento de arquivos? Neste artigo, forneceremos informações sobre o que é um sistema de gerenciamento de arquivos, suas definições, tipos, exemplos e muito mais.
O que é sistema de gerenciamento de arquivos
Um sistema de gerenciamento de arquivos (FMS) também pode ser chamado de gerenciador de arquivos. É um dispositivo que pode ajudar a armazenar, organizar e nomear arquivos em um sistema. Esse processo fornecerá aos usuários acesso fácil aos documentos, tornando-os fáceis de encontrar. Um sistema de gerenciamento de arquivos é um benefício para todos. Ele simplesmente torna mais fácil de usar. Ao contrário do gerenciamento de arquivos físicos, um sistema de gerenciamento de arquivos pode funcionar de qualquer lugar. Ele também fornece segurança mais profunda e melhor para os dados e suas informações.
Um sistema de gerenciamento de arquivos é exclusivo para organizar documentos digitalmente. Embora o armazenamento digital de arquivos os torne muito mais fáceis de localizar. Com uma pesquisa por palavra-chave, você encontra os arquivos de que precisa e também pode fazer alterações neles ou impedir que outras pessoas os acessem.
Os sistemas de gerenciamento de arquivos não podem ser comparados ao gerenciamento de arquivos físicos porque, com os sistemas de gerenciamento de arquivos, você e seus funcionários terão acesso aos dados, independentemente de sua localização e horário. Eles não correm maiores riscos de serem destruídos ou desaparecidos. Em vez disso, você pode criptografar seus arquivos e torná-los acessíveis a algumas pessoas. Os sistemas de gerenciamento de arquivos ajudam as organizações a organizar documentos e dados e torná-los mais fáceis de acessar a qualquer momento.
Funciona como um dispositivo de manutenção de arquivos para sistemas de computador (windows). Ajuda a gerenciar arquivos para organizações e também é adequado para uso pessoal. A maioria das organizações armazena seus dados em um sistema hierárquico bem detalhado usando diretórios constituídos (pastas secundárias) e subdiretórios (subpastas).
Os arquivos geralmente são gerenciados com esses diretórios/pastas. Abaixo dos diretórios constituídos, você pode ter vários subdiretórios, e isso os manterá bem organizados.
Quais são os tipos de gerenciamento de arquivos?
Existem basicamente três tipos de gerenciamento de arquivos. Cada um desses tipos de gerenciamento de arquivos tem várias maneiras de gerenciar arquivos para qualquer finalidade que você deseja executar.
Aqui estão os tipos de gerenciamento de arquivos:
#1. Gerenciamento de arquivos relacionais:
Este é um tipo de gerenciamento de arquivos que organiza e gerencia documentos/dados sobre a relação existente entre os dados salvos em cada arquivo. É um método mais fácil de organizar dados.
Muitas organizações usam o gerenciamento de arquivos relacional para gerenciar, recuperar, restaurar e pesquisar arquivos salvos em um sistema de computador.
#2. Gerenciamento de arquivos de rede:
Este é um tipo de gerenciamento de arquivos que funciona como um cliente para um protocolo de acesso remoto a arquivos. Com o gerenciamento de arquivos de rede, você terá acesso aos arquivos em um servidor. Também é melhor para organizar arquivos com base em onde eles estão no sistema do computador.
#3. Gerenciamento hierárquico de arquivos:
Hierarchical File Management é ideal para gerenciar e organizar arquivos, embora possa ser usado em computadores Macintosh. Este tipo de gerenciamento de arquivos organiza os arquivos usando diretórios constituídos e seus subdiretórios. Criar uma pasta principal e ter vários subdiretórios ajudará a organizar os arquivos de uma maneira mais pesquisável.
Qual é o melhor sistema de gerenciamento de arquivos?
Procurar o melhor sistema de gerenciamento de arquivos pode ser demorado, pois a maioria desses softwares oferece os melhores serviços, como preço flexível, interface fácil, segurança e muito mais. No entanto, nesta visão geral, discutiremos alguns dos melhores sistemas de gerenciamento de arquivos para você.
#1. SharePoint:
Visite a ponto de compartilhamento da microsoft
O Microsoft SharePoint continua sendo o melhor sistema de gerenciamento de arquivos. Possui características únicas que o destacam como um aplicativo. Ele vem com ferramentas de colaboração que permitem que dois ou mais usuários trabalhem corporativamente em um documento ao mesmo tempo.
A maioria das organizações usa o Microsoft SharePoint para criar campos de metadados personalizados em todos os arquivos salvos no sistema. Para desfrutar de todos os seus recursos, pode ser necessário passar por algum treinamento. No entanto, tem uma interface fácil.
#2. Rubex por eFileCabinet:
Visite a armário de arquivo
eFileCabinet é um dos melhores sistemas de gerenciamento de arquivos adequados para todos os usuários. É barato e oferece alguns dos melhores recursos que ajudarão você a organizar seus documentos sem problemas.
eFileCabinet tem uma interface intuitiva que facilita para novos usuários. É um software baseado em nuvem que pode ser acessado remotamente.
Isso é bom porque você pode gerenciar facilmente seus documentos de qualquer lugar.
#3. Arquivos M:
O M-file oferece alguns dos melhores recursos para gerenciamento de arquivos. O m-file não apenas protege seus arquivos, mas também oferece segurança para seus documentos. É confiável e ajuda a digitalizar vários documentos físicos.
O M-files possui uma interface intuitiva e fácil de usar que mantém os documentos bem organizados. Com esta plataforma, você pode gerenciar seus documentos sem esforço. Ele também vem com recursos como o processo de recuperação, controle de versão, descrição de metadados e fluxos de trabalho automatizados.
Qual é a 3 Importância do Gerenciamento de Arquivos?
Seja pequeno ou grande, o gerenciamento de arquivos é essencial para qualquer organização empresarial. O gerenciamento de arquivos torna os trabalhos de escritório muito mais fáceis.
Aqui está a importância do gerenciamento de arquivos:
#1. Arquivos bem estruturados:
O gerenciamento de arquivos é principalmente sobre a organização de arquivos de uma maneira que possa ser facilmente acessada. Uma das principais importâncias de usar o gerenciamento de arquivos é criar arquivos bem estruturados. O gerenciamento de arquivos melhora sistematicamente e torna os documentos bem organizados.
Com sistemas de gerenciamento de arquivos, você pode digitalizar facilmente seus documentos sem muita dificuldade. E também consiga encontrá-los mais rapidamente com a pesquisa de palavras-chave.
Além disso, você pode criar arquivos, excluir, recuperar, armazenar ou editar com ferramentas de gerenciamento de arquivos.
#2. Segurança:
Muitas empresas estão preocupadas com a segurança de seus documentos importantes. No entanto, com um sistema de gerenciamento de sistema de arquivos, você pode proteger seus arquivos eletrônicos.
Você pode restringir facilmente o acesso não autorizado aos seus arquivos ou criptografar seus documentos. Isso protegerá seus documentos de serem corrompidos ou excluídos.
#3. Produtividade aumentada:
O gerenciamento de arquivos não apenas aumentará a produtividade de uma organização, mas também aumentará os recursos e reduzirá os custos. Os sistemas de gerenciamento de arquivos facilitam o trabalho e ajudam no gerenciamento do tempo. Com o gerenciamento de arquivos, o gerenciamento de arquivos digitais é mais fácil e rápido.
Entre os benefícios importantes do gerenciamento de arquivos está a capacidade de aumentar nossa produtividade.
Quais são as 5 etapas básicas de arquivamento?
É essencial seguir as etapas de arquivamento. No entanto, aqui estão as 5 etapas básicas de arquivamento:
- Arquivamento por assunto ou categoria
- Preenchendo em ordem alfabética
- Arquivamento em ordem numérica
- Preenchimento por Local/Ordem Geográfica
- Preenchimento por Datas/Crônicas
Quais são os principais componentes do gerenciamento de arquivos?
O gerenciamento de arquivos ajudará a aumentar a produtividade de uma organização. No entanto, para obter arquivos bem organizados, é crucial entender o componente de gerenciamento de arquivos. Aqui estão os principais componentes do gerenciamento de arquivos:
#1. Nomes corretos de arquivos e pastas:
Para um gerenciamento de arquivos impressionante, você deve inserir os arquivos corretos e seus nomes de pasta de maneira bem organizada. Fornecer nomes precisos fará com que encontrá-los muito mais fácil e rápido. Os nomes de arquivos e pastas são cruciais quando se trata de gerenciamento de arquivamento.
#2. Diretórios/pastas:
Os diretórios são um componente crucial do gerenciamento de arquivos. Embora possa ser importante inserir os nomes das pastas corretamente, também é importante que você tenha uma visão clara do número total de pastas que sua organização precisará.
Você também pode organizar os arquivos e diretórios em um formato hierárquico.
Além disso, você deve ter mais pastas que possam cobrir todos os seus arquivos em diretórios constituídos (pasta secundária) e subdiretórios (subpastas). Isso certamente tornará mais fácil encontrá-los.
#3. Armazenamento de arquivo:
O armazenamento de arquivos é um componente importante do gerenciamento de arquivos. Você pode facilmente organizar seus arquivos em várias pastas e salvá-los no sistema de armazenamento ou com sistemas de gerenciamento de arquivos. Você também pode restaurar arquivos perdidos do sistema de armazenamento de arquivos.
Exemplos de sistema de gerenciamento de arquivos
Aqui estão alguns exemplos de sistemas de gerenciamento de arquivos:
- A apple iCloud
- Dropbox
- efilecabinet
- Gerenciamento de arquivos com Canto
- Google drive
- Arquivos M
- Microsoft onedrive
- Microsoft SharePoint
- Comunidade de vantagens VIENA
Sistema de gerenciamento de arquivos de documentos
Um sistema de gerenciamento de arquivos de documentos é um sistema de armazenamento baseado em nuvem. É uma solução de software automatizada adequada para digitalizar, restaurar, aprovar, marcar, concluir, proteger e organizar projetos com o sistema de arquivos.
O sistema de gerenciamento de arquivos de documentos funciona mais rápido e pode fornecer cobertura total para seus documentos. A maioria dos softwares DMS ajudará você a economizar recursos, tempo, custos e mão de obra, além de ajudar a organizar seus documentos de maneira bem organizada.
O sistema de gerenciamento de arquivos de documentos oferece várias maneiras de indexação de arquivos. Não é apenas ideal para identificar diferentes formatos de arquivo, mas também facilita a localização, o compartilhamento e a edição de documentos. Ele pode ser usado para automatizar documentos e arquivos.
Há muitos benefícios associados ao uso de um sistema de gerenciamento de arquivos de documentos, que inclui dados seguros, como padrões avançados de criptografia, segurança de documentos de alto nível, grande armazenamento de backup para documentos, armazenamento seguro de dados e muito mais.
Sistema de gerenciamento de arquivos Windows
Os sistemas de gerenciamento de arquivos do Windows são serviços integrados ao sistema operacional que facilitam o gerenciamento de arquivos de computador.
O software do sistema de gerenciamento de arquivos ou Windows ajuda a organizar, localizar documentos, organizar, navegar e fornecer mais informações sobre os arquivos. Eles também trabalham em grandes grupos de arquivos e ajudam o sistema operacional de várias maneiras a mantê-los bem organizados.
Os sistemas Windows são um dispositivo de gerenciamento de arquivos padrão que está sempre no sistema. O sistema de gerenciamento de arquivos é um gerenciador de arquivos no Windows. Este gerenciador de arquivos padrão tem capacidade limitada em arquivos, e é por isso que muitas vezes é suportado com ferramentas de sistemas de gerenciamento de documentos. Outras ferramentas de gerenciador de arquivos de janela são double command, SharePoint, excel, google desktop, diretórios e outros. No entanto, em sistemas mac, você encontrará um dispositivo como “finder”.
No entanto, as ferramentas avançadas do sistema de gerenciamento de documentos podem ajudar a organizar seus arquivos importantes de maneira bem estruturada, o que os tornará mais rápidos e fáceis de acessar por você e seus funcionários. Porque o DMS tem uma capacidade maior do que o gerenciador de arquivos padrão e também oferece opções mais avançadas, como manter e organizar arquivos em diretórios.
Conclusão
Os sistemas de gerenciamento de arquivos são conjuntos de ferramentas essenciais para a organização suave dos arquivos. Não é restrito apenas aos proprietários de empresas, pois pode ser para uso pessoal.
Encontrar o melhor sistema de gerenciamento de arquivos ajudará você a organizar e organizar seus arquivos de uma maneira que possa ser acessada por qualquer pessoa a quem você der acesso. Eles também são econômicos e fáceis de usar. Esperamos que esta visão geral seja útil para sua pesquisa.
Perguntas frequentes sobre sistemas de gerenciamento de arquivos
As empresas de pequena escala podem usar um sistema de gerenciamento de arquivos?
Sim, pequenas empresas podem utilizar sistemas de gerenciamento de arquivos para seus arquivos.
Os sistemas de gerenciamento de arquivos são necessários com um gerenciador de arquivos padrão?
Sim, eles ajudarão você a se organizar de maneira acessível e fornecerão recursos mais avançados.
{
“@contexto”: “https://schema.org”,
“@type”: “FAQPágina”,
“entidade principal”: [
{
“@type”: “Pergunta”,
“nome”: “Empresas de pequeno porte podem usar um sistema de gerenciamento de arquivos?”,
“aceitoResposta”: {
“@tipo”: “Resposta”,
"texto": "
Sim, pequenas empresas podem utilizar sistemas de gerenciamento de arquivos para seus arquivos.
"
}
}
, {
“@type”: “Pergunta”,
“nome”: “São necessários sistemas de gerenciamento de arquivos com um gerenciador de arquivos padrão?”,
“aceitoResposta”: {
“@tipo”: “Resposta”,
"texto": "
Sim, eles ajudarão você a se organizar de maneira acessível e fornecerão recursos mais avançados.
"
}
}
] }
