Os participantes de uma reunião de negócios podem compartilhar suas ideias e obter novas perspectivas sobre as dificuldades e possibilidades da empresa. Você pode administrar uma reunião de negócios com eficácia se tiver uma compreensão firme dos propósitos. Aprender a conduzir uma reunião produtiva permitirá que você forneça aos seus participantes informações e insights úteis que podem aumentar sua eficiência e moral. Continue lendo para saber mais sobre o que é uma reunião de negócios. Também explicamos como redigir atas de reuniões de negócios e uma agenda de reuniões de negócios. Vamos mergulhar!
O que é reunião de negócios?
Uma reunião de negócios é uma discussão formal realizada para fins comerciais, que pode incluir funcionários da mesma divisão ou nível de gerenciamento, bem como partes interessadas externas, como clientes. O objetivo de uma agenda em uma reunião de negócios é fornecer a todos os envolvidos uma noção do que será abordado e como eles podem se preparar melhor para a reunião para que seja bem-sucedida. É possível realizar uma reunião de negócios em um escritório privado, bem como em locais públicos como salas de reunião, centros de convenções e até mesmo online. A fim de manter o controle de tópicos de conversa importantes para uso posterior, os participantes também podem fazer atas de reuniões de negócios.
Tipos de Reuniões de Negócios
A seguir estão os tipos de reuniões de negócios:
#1. Reuniões de formação de equipes
Embora as equipes possam interagir com frequência no curso dos negócios, o estresse e a distância que podem se desenvolver entre os membros podem ser reduzidos organizando atividades de formação de equipes fora das reuniões regulares. O principal objetivo dessas reuniões é a coesão da equipe, portanto, elas tendem a ser alegres e divertidas. Esta é uma ótima chance de conhecer seus colegas de trabalho fora do trabalho e construir laços mais fortes entre as equipes, especialmente se alguns funcionários trabalham remotamente. O trabalho em equipe e a confiança podem ser reforçados por meio da preparação deliberada da liderança para eventos de formação de equipe. Alguns exemplos incluem almoços em equipe, passeios e retiros corporativos para funcionários que não são tão próximos uns dos outros.
#2. Reuniões de resolução de problemas
As reuniões de solução de problemas compartilham semelhanças com as reuniões de tomada de decisão, pois visam atingir um determinado objetivo. Facilita a comunicação entre os trabalhadores e os incentiva a colaborar na busca de soluções para os problemas, bem como na identificação e discussão de formas de diminuir o impacto dos riscos associados. Esse tipo de reunião pode ser agendada com antecedência, caso a equipe descubra o problema com antecedência, ou pode acontecer em meio a emergências inesperadas que exigem atenção imediata do grupo. A equipe pode precisar realizar várias sessões de acompanhamento para determinar se a solução é eficaz depois de se envolver em um estudo e preparação tão aprofundados durante a reunião inicial.
#3. Reuniões de atualização de status
Espera-se que os participantes desse tipo de reunião relatem seu progresso atual. Os membros e líderes da equipe podem fornecer as atualizações mais recentes sobre projetos e campanhas em andamento durante essas reuniões. As equipes podem realizar reuniões de atualização de status uma vez por semana ou uma vez por mês para garantir que todos estejam atualizados sobre o que cada pessoa está trabalhando e para eliminar a confusão sobre os projetos atuais. Ter uma visão mais clara dos níveis de produção de todos permite um planejamento de tarefas mais eficaz, o que, por sua vez, aumenta a eficiência no trabalho.
#4. Reuniões de Decisão
Os executivos da empresa ou chefes de divisão normalmente constituem os participantes de uma reunião de tomada de decisão. Eles participam de reuniões onde são tomadas decisões importantes da empresa, como aquelas em que são discutidos planos de expansão ou ideias de novos produtos. Os tomadores de decisão frequentemente se reúnem várias vezes para coletar e avaliar evidências, gerar ideias para abordar um problema e definir um curso de ação.
#5. Reuniões de Brainstorming
As organizações ocasionalmente precisam fazer alterações em seus produtos ou processos atuais ou criar novos. Por isso, realizam reuniões para facilitar a troca de ideias e a geração de novas. Sessões de brainstorming reúnem indivíduos para compartilhar ideias, estimular a motivação e obter insights uns dos outros. Também é ótimo para o moral e a união da equipe. O sucesso da reunião pode ser potencializado criando um ambiente em que todos se sintam seguros para expressar seus pensamentos e receber críticas sem medo de represálias.
#6. Reuniões de planejamento
Uma empresa precisa de reuniões de planejamento para organizar o processo e traçar planos de negócios futuros para que a equipe possa trabalhar com mais eficiência. Dependendo das necessidades da empresa, tais reuniões podem ser semanais ou trimestrais. Isso também garante que todos estejam atualizados sobre suas responsabilidades e aumenta a eficácia da execução do plano. Os funcionários que estarão envolvidos no processo de planejamento geralmente estão presentes, assim como um líder que conduzirá a conversa e atribuirá funções. Planejamento de campanha, design de roteiro de produtos e preparação de eventos são exemplos de atividades que podem se beneficiar de um cronograma de reuniões bem organizado.
#7. Reuniões de Treinamento
O objetivo principal desse tipo de reunião é transmitir novas informações ou conhecimentos aos participantes. Normalmente, um membro sênior do grupo, como um gerente ou líder de equipe, assume o papel de mentor e transmite conhecimento a um indivíduo ou grupo. As reuniões podem ser realizadas para ensinar aos trabalhadores um novo método, ideia ou habilidade. Os clientes também podem utilizá-los para se sentirem confortáveis com os recursos de um serviço ou produto. As sessões de treinamento podem melhorar a produtividade, o profissionalismo e o moral entre os membros da equipe, ao mesmo tempo em que promovem melhores conexões com os clientes. Seminários sobre produtos, segurança no trabalho e orientação de novos funcionários são apenas alguns exemplos.
#8. Reuniões individuais
Esse tipo de reunião costuma ter apenas dois participantes e tem um objetivo claro. Pode acontecer entre sócios e gerentes, clientes e vendedores ou supervisores e funcionários. Essas reuniões podem ter o objetivo de discutir o desempenho de um funcionário, conduzir uma entrevista, conduzir uma investigação sobre um evento envolvendo um funcionário, discutir vendas com fornecedores da empresa ou discutir um acordo com um cliente. Uma agenda formal de reunião de negócios não é necessária para esse tipo de reunião, mas o anfitrião ainda desejará anotar os pontos mais importantes a serem abordados.
Atas de reuniões de negócios
Atas de reunião de negócios são anotações feitas durante uma reunião de negócios. Eles destacam os pontos principais que são feitos, os votos que são feitos e as tarefas que são atribuídas. Além disso, uma pessoa é designada para registrar as atas das reuniões de negócios. Sua responsabilidade é documentar minuciosamente a discussão que ocorreu.
Qual é a finalidade das atas de reunião de negócios?
As atas das reuniões corporativas servem como registro de debates, decisões e planejamento estratégico passados. As atas da reunião de negócios servem como um registro para os participantes olharem para trás e verem que tipo de progresso foi feito. No entanto, aqueles que não puderam comparecer, mas ainda precisam estar cientes dos resultados da reunião, podem ler a ata por si mesmos.
Como Escrever Minutas de Reunião de Negócios
A seguir estão as etapas que você precisa seguir ao redigir atas de reuniões de negócios:
#1. Data e Hora da Reunião
Anotar a hora e a data da reunião deve ser o primeiro passo antes de começar a redigir a ata. Isso pode parecer óbvio, mas vale a pena mencionar porque é fundamental ter um registro de quando as coisas foram discutidas, o que foi alcançado e o que ainda falta fazer.
#2. Nomes dos Participantes
A próxima coisa a fazer é fazer uma lista de todos os que compareceram, bem como todos os que foram convidados, mas não puderam comparecer. No início da maioria das reuniões, há um tempo reservado para a aceitação ou alteração das atas das reuniões anteriores, dando a você a chance de revisar os nomes dos participantes e gerar uma lista de chamada preliminar. Além disso, verifique os nomes da lista quando as pessoas entrarem na sala, consultando o convite do calendário.
#3. Objetivo da Reunião
O “porquê” desta reunião precisa ser registrado e esclarecido para benefício de todos. Nesta seção das atas da reunião, forneça uma explicação completa sobre a necessidade da reunião e seus resultados pretendidos. Isso será especialmente útil para aqueles que não puderam comparecer à reunião e para aqueles que estão utilizando os resultados para guiar suas decisões.
#4. Itens da agenda e tópicos discutidos
Crie marcadores para cada item da agenda e use-os para acompanhar o progresso da reunião e quaisquer decisões importantes que foram tomadas enquanto você fazia anotações. É útil distribuir a agenda da reunião com antecedência para que todos tenham a chance de revisá-la, adicioná-la e oferecer alterações. Isso também garante que ninguém seja pego de surpresa pelo assunto em questão durante a reunião.
#5. Principais decisões e itens de ação
Como resultado de reuniões produtivas, os indivíduos recebem tarefas para fazer. Se você quiser uma transcrição precisa de quaisquer discussões, escolhas ou ações, você precisa gravá-las o mais rápido possível depois que elas ocorrerem. Seria impossível registrar tudo. Preste atenção aos próximos passos que precisam ser dados à luz das importantes decisões, recomendações, questões e soluções que foram destacadas. Certifique-se de que essas lições sejam destacadas nas atas da reunião para que não sejam perdidas.
#6. Data e local da próxima reunião
Inclua a data e a hora da próxima reunião agendada para este projeto ou tópico se estiver fazendo atas de reuniões formais. Isso fornece uma estimativa aproximada de quanto tempo os participantes da reunião têm para concluir as tarefas que receberam.
Se você sabe quando é sua próxima reunião, pode organizar melhor sua agenda e focar nas atividades mais importantes. Esteja você tendo uma reunião pessoalmente ou online, saber onde ela acontecerá é crucial.
#7. Documentos a Incluir no Relatório
Por fim, não se esqueça de anexar quaisquer materiais de apoio relevantes às atas da reunião de negócios que você distribuir. Você deve considerar a inclusão de quaisquer documentos relevantes que foram discutidos ou usados durante a discussão. Indicadores, Principais Indicadores de Desempenho, Atualizações de Projeto e/ou Mudanças são exemplos de tal documentação.
Ao conduzir uma reunião por meio de um serviço de videoconferência como Zoom ou Google Meet, é prática comum que as equipes gravem a reunião ou gerem uma transcrição automática.
Agenda da reunião de negócios
Os eventos que ocorrerão durante uma reunião são descritos na agenda. Isso pode incluir assuntos, objetivos, um cronograma, palestrantes designados, materiais de apoio e pontos de discussão. Antes de uma reunião, os participantes geralmente recebem uma agenda para revisar com antecedência. Você deve revisar o processo de criação de uma agenda se já pensou em usar comunicação assíncrona no lugar de uma reunião. As agendas das reuniões são úteis não apenas durante, mas também depois de concluídas.
Como escrever uma agenda de reunião de negócios
Você precisa seguir estas etapas para escrever uma agenda de reunião de negócios significativa:
#1. Concentre-se em um tema
Certifique-se de conhecer seus objetivos para a reunião antes de começar a fazer planos para ela. Onde você espera ir? Para que fim estamos nos reunindo hoje? Defina os parâmetros para a coleta. Os participantes da reunião estarão mais preparados se forem avisados com antecedência sobre o tema e o objetivo da reunião. No entanto, o que você espera alcançar com esta reunião é o que você deve definir em seus objetivos.
#2. Decidir sobre tópicos
Para evitar perda de tempo na reunião, é uma boa ideia verificar se alguém em sua equipe, no conselho, no comitê ou em qualquer outra posição influente tem algo que gostaria de mencionar. Ao permitir que todos tenham voz, podemos garantir que ninguém tenha que se elevar acima dos demais. Prepare-se para sua reunião fazendo uma lista de tópicos com base nas informações que você coletou sobre seus stakeholders, seus objetivos e o tipo de reunião que você realizará. Certifique-se de que o objetivo da reunião e os assuntos a serem discutidos sejam consistentes entre si.
#3. Definir limites de tempo e líderes para cada tópico
A melhor maneira de manter as coisas no caminho certo é alocar um tempo específico para falar sobre cada questão. O organizador da reunião deve escolher um líder para cada tópico, caso não pretenda moderar a discussão. Espera-se que a pessoa encarregada de um determinado item da agenda conduza a reunião na direção certa, apresente todos os materiais necessários (como slides) e mantenha a discussão dentro do prazo estipulado.
#4. Considere os Documentos Necessários
Faça uma lista de tudo o que deve ser levado para a reunião. Alguns exemplos de tais materiais são slides de apresentação, dados, informações do projeto, resultados de testes, wireframes, protótipos, folhas de presença e atas de reuniões anteriores. Certifique-se de informar as pessoas apropriadas em sua equipe e anote na agenda se elas precisarem trazer esses materiais para a reunião.
#5. Reserve tempo para discussão e visão geral
Agende uma rápida recapitulação e uma mesa redonda para o final da pauta. Se a reunião estiver atrasada, as pessoas podem precisar de algum tempo no final para fazer perguntas. Também não é uma má ideia revisar o material da reunião novamente se você estiver tentando realizar algo. Os organizadores de reuniões semanais podem não precisar de muito tempo para isso. Rever os destaques de uma reunião em apenas cinco minutos é uma prática comum. No entanto, se esta for uma reunião mensal ou se o tópico for novo, você deve reservar de dez a vinte minutos para encerrar.
Como conduzir uma reunião de negócios
A maneira como você conduz a reunião de negócios certamente determinará o sucesso dela. Aqui estão algumas coisas que você precisa observar para conduzir uma reunião de negócios significativa:
#1. Identifique o propósito
Descubra por que você está realizando a reunião antes de começar a agenda. Determine o objetivo da reunião e os principais tópicos que deseja abordar. Pense em quem você deseja convidar e por que deseja que eles estejam lá antes de enviar os convites. As reuniões têm mais chances de sucesso se suas metas e objetivos forem claramente definidos com antecedência.
#2. Convidar participantes
Determine quem deve ser convidado para a reunião depois de estabelecer seu objetivo. Para acomodar o maior número possível de pessoas, pense em quando e onde elas estarão disponíveis para atender. Verifique os calendários de outras reuniões corporativas para evitar agendar uma sessão já planejada. As funcionalidades de convite e aceitação/rejeição de um e-mail facilitam a reunião de pessoas e a obtenção de respostas.
#3. Preparar materiais
É útil ter itens de início de discussão prontos antes da reunião. Você pode fazer uma apresentação usando slides ou rascunhar algumas notas para acompanhar o material. Se você quiser se sentir confortável ao fazer uma apresentação para um público, praticá-la em voz alta pode ajudar. Uma agenda pode ser útil para determinar a direção da reunião, além da apresentação.
#4. Organize o Espaço
Prepare o local da reunião no dia em que será realizada. Certifique-se de que todos tenham um lugar confortável para se sentar. Certifique-se de que todos os projetores ou equipamentos de videoconferência que você pretende utilizar estejam configurados corretamente e prontos para funcionar antes da reunião. Pode ser uma boa ideia imprimir cópias da agenda e/ou apresentação da reunião para que os participantes possam acompanhar.
#5. Iniciar a Reunião
Se as pessoas presentes não forem seus funcionários diretos, é educado começar a reunião apresentando-se adequadamente. Aqueles que não se conhecem previamente devem se apresentar. Pode ser útil ter alguém para fazer anotações durante as reuniões e depois compartilhá-las com o restante do grupo. Apresente o formato da reunião de negócios e os tópicos que pretende abordar em sua apresentação.
#6. Encerre a Apresentação
Termine a apresentação tendo em mente que o tempo é essencial. Fale claramente e use dicas não verbais como gestos e expressões faciais para manter a atenção de seus ouvintes. Os participantes podem compartilhar seus pensamentos enquanto você entrega o material, ou você pode economizar tempo para uma discussão mais aprofundada no final da reunião, dependendo da natureza do encontro. Reserve um tempo para perguntas e comentários sobre o tópico da reunião depois de terminar sua apresentação.
#7. Termine com uma chamada para ação
As reuniões são melhor encerradas resumindo as etapas futuras após uma rodada de discussão. Deixe claro o que você quer que eles façam para que eles possam atender às suas expectativas. Encerre a reunião expressando gratidão a todos os presentes por interromper seu dia para estar lá. Eles podem se sentir mais valorizados e respeitados como resultado de sua apreciação.
#8. Acompanhe os participantes
Obtenha as atas da reunião com o anotador designado por você. Você deve compartilhar esses dados com as outras pessoas na reunião assim que os tiver. Um resumo da reunião pode ser enviado aos participantes para refrescar suas memórias sobre o que foi discutido e o que se espera deles. O e-mail é uma maneira conveniente de acompanhar uma reunião, ver como as coisas estão indo e avaliar se valeu a pena ou não.
Melhores práticas para uma reunião de negócios
A seguir estão as melhores práticas para uma reunião de negócios:
#1. Vista-se apropriadamente
Para garantir uma boa impressão em sua reunião, considere revisar o código de vestimenta corporativo. Os participantes da reunião podem sentir seu nível de respeito com base em como você se veste.
#2. Seja rápido
Seja você o responsável pela condução da reunião ou apenas outro participante, chegar cedo lhe dará mais tempo para se preparar. Durante esse período, todos podem se acomodar, dizer olá e começar a trabalhar nas tarefas em mãos.
#3. Ouça ativamente
Preste atenção quando outras pessoas estiverem falando para indicar que você valoriza seus pensamentos e ideias. Fazer contato visual, concordar com a cabeça e fazer anotações são exemplos de escuta ativa.
#4. Desligue o telefone
Pode ser melhor colocar o telefone no modo silencioso ou até mesmo no modo avião, dependendo das circunstâncias. Isso pode ajudá-lo a se concentrar na reunião em questão e não deixar sua atenção vagar.
#5. Seja paciente e espere que todos apareçam
Ao realizar uma reunião, é educado esperar que todos apareçam antes de começar. Ele também garante que todos os participantes recebam as mesmas informações e estejam na mesma página em relação ao objetivo da reunião.
#6. Permitir que outros expressem suas opiniões
Certifique-se de que todos tenham a chance de falar o que pensam nas reuniões. Quando você abre um debate para todos e permite que eles compartilhem seus pensamentos, você mostra que respeita o conhecimento e a visão deles.
Qual a importância de uma reunião de negócios?
Reuniões são parte integrante de qualquer negócio de sucesso. É útil para monitorar os passos que sua empresa dá para atingir seus objetivos. É uma ótima ferramenta para manter todos na mesma página, gerando novas ideias, resolvendo conflitos, chegando a um consenso e fomentando a camaradagem.
Os 4 fundamentos da etiqueta empresarial?
- estilos de comunicação
- vestido e aparência
- tecnologia
- Situações sociais
Quais são os 4 objetivos principais de uma reunião de negócios?
- Lançar um novo projeto.
- Alinhar o status e as metas do projeto/equipe.
- Chuva de ideias.
- Tomar decisões.
- Compartilhar informação.
- Apresente novos membros da equipe ou clientes.
- Avalie os projetos (e reflita sobre o que fazer da próxima vez)
O que não fazer em uma reunião de negócios?
- Reuniões desnecessárias.
- Ficando pessoal.
- Perda de tempo.
- Voando.
- Confronto.
- Não envolvimento.
- Não Acompanha.
Considerações Finais
Uma reunião de negócios é um encontro de especialistas que se reúnem para conversar sobre trabalho, fazer ajustes ou brindar ao sucesso do grupo. executivos e funcionários corporativos, representantes corporativos e clientes ou líderes de departamento e suas equipes são todos participantes em potencial durante uma reunião da empresa. No entanto, muitas empresas e grupos agora realizam reuniões não no escritório, mas online, usando alguma forma de tecnologia ou software de conferência.
Artigos Relacionados
- Minutas para uma reunião: significado, exemplo e como redigir uma
- RECURSOS DO ZOOM: significado, preço e como usá-lo
- GRUPO DE FOCO: Definição e guia detalhado sobre como conduzir uma discussão de grupo de foco
- 33 melhores softwares e ferramentas de gerenciamento de eventos em 2023
- ESTRATÉGIA DE VENDAS: Significado, Exemplos, Plano, Tipos e Apresentação
Referências
