As organizações dependem cada vez mais de ferramentas internas de comunicação empresarial para aumentar a eficiência e a produtividade, independentemente de onde os funcionários estejam. Isso ajudará a simplificar o gerenciamento de TI, localizar soluções fáceis de usar e inspirar a equipe. Portanto, a comunicação é essencial para o lançamento e crescimento de um negócio de sucesso. A comunicação externa e interna envolve uma ampla gama de ferramentas de comunicação empresarial. Essas ferramentas ajudam a aumentar a produtividade de seus negócios e as plataformas de produtividade e colaboração on-line. Este artigo discutirá algumas ferramentas práticas de comunicação empresarial on-line para ajudá-lo nos negócios.
Quais são as ferramentas básicas de comunicação empresarial?
Existe uma vasta gama de ferramentas de comunicação usadas para comunicação interna e externa. Essas ferramentas incluem gerenciamento de tarefas, mensagens instantâneas, voz, ferramentas de videoconferência, ferramentas de colaboração de documentos, centro de conhecimento, correio, e-mail e plataformas online para trabalhar em conjunto e realizar o trabalho. Começamos com algumas ferramentas fundamentais de comunicação empresarial
#1. Ferramentas de gerenciamento de tarefas
As equipes dispersas ou externas não podem se dar ao luxo de visitar os locais de trabalho uns dos outros para ver no que seus colegas estão trabalhando ou verificar um prazo.
É por isso que o software de gerenciamento de tarefas é tão útil. Mesmo que sua organização tenha a pilha de tecnologia mais poderosa, alcançar seus objetivos será quase complicado se suas tarefas não forem tratadas corretamente.
Você pode usar um aplicativo de gerenciamento de tarefas para criar calendários de projetos, atribuir trabalho aos membros da equipe e definir prazos. Depois que um projeto é lançado, a ferramenta acompanha como os projetos estão progredindo e se sua equipe está cumprindo o prazo; ferramentas de gerenciamento de tarefas também são ideais para manter comunicações comerciais eficazes. Eles podem lidar com as discussões do projeto porque cada comentário ou entrada é armazenado em cartões ou tópicos. Uma plataforma como o Trello, por exemplo, usa listas, quadros e cronogramas especializados para manter as tarefas organizadas. Se alguém da sua equipe tiver uma reclamação sobre uma tarefa ou precisar ajustar um cronograma, basta @mencioná-lo e você será notificado.
#2. Mensagem instantânea
As mensagens instantâneas são uma ferramenta obrigatória para equipes de ritmo acelerado que precisam interagir e trabalhar em tempo real. Embora o e-mail seja destinado a realizar isso, todos nós estamos cientes de suas falhas: as mensagens só são lidas se o destinatário monitorar continuamente sua caixa de correio.
Quando se trata de e-mails, há uma propensão a aumentar o comprimento, quando muitas vezes uma resposta simples é tudo o que é necessário. Isso pode desencorajar respostas rápidas.
As plataformas de bate-papo instantâneo são perfeitas para equipes atoladas em tópicos de e-mail supérfluos ou que desejam colaborar em tempo real sem o atraso que acompanha as caixas de entrada.
O Slack é uma das nossas ferramentas de comunicação corporativa favoritas. É um mensageiro instantâneo simples e fácil de usar que permite que você se conecte com indivíduos ou grupos em tempo real.
Os canais podem ser configurados para equipes separadas para que sua equipe de design não ouça sobre as faturas que o departamento financeiro está acompanhando e também são uma excelente área para aumentar a eficiência. Em vez de reunir sua equipe para longas reuniões matinais, considere a função stand-up matinal do Slack para obter uma visão geral rápida do que todos estão fazendo naquele dia
No entanto, se você estiver usando o Workvivo para sua intranet social, poderá integrar os serviços de mensagens instantâneas do Slack ao seu feed de atividades. Portanto, mesmo que sua equipe não esteja usando o Slack, eles não perderão nenhuma comunicação essencial!
#3. Ferramentas de videoconferência e voz
Incluir ferramentas de videoconferência e telefone em sua plataforma de tecnologia é essencial. Sua equipe não só pode usar essas tecnologias para fazer reuniões virtuais e discutir projetos, mas também pode se comunicar com clientes e encontrar novas oportunidades de negócios.
Iniciar um bate-papo por vídeo com sua equipe é tão simples quanto agendar um horário de reunião, fornecer um link e esperar que eles participem, dependendo do seu serviço. Você pode organizar reuniões, trocar apresentações e se comunicar com clientes de qualquer lugar com uma ferramenta como o Zoom (que já tem mais de 300 milhões de usuários!).
Quando a reunião começar, você poderá colaborar com no máximo 25 pessoas compartilhando sua tela e vinculando arquivos. E se alguém não puder comparecer à reunião, você pode gravá-la e enviá-la a ela assim que terminar!
É um desafio acompanhar todos os seus aplicativos se você usa muitos deles. Felizmente, você pode usar o App Launcher em um produto como o Workvivo para conectar e usar aplicativos diretamente do painel. A integração do Zoom com o Workvivo permite que sua equipe inicie videoconferências diretamente de sua intranet social, economizando tempo alternando entre aplicativos.
#4. Ferramentas de colaboração de documentos
Considere como seria um local de trabalho sem uma ferramenta de colaboração de documentos – como uma equipe poderia unir forças e colaborar em um projeto sem elas? Existem inúmeras soluções de colaboração de documentos para escolher; a melhor parte é que muitos são gratuitos. O Google Workspace é uma ferramenta de trabalho em equipe que permite que as equipes trabalhem em documentos, planilhas, apresentações de slides e formulários. Compartilhe um link com um colega, comente, sugira e edite projetos em tempo real.
#5. Centro de Conhecimento
Educar seus funcionários sobre o maior número possível de aspectos de sua organização é uma excelente maneira de incentivá-los e aumentar sua compreensão de seu produto.
Tirar um tempo para educá-los é a parte complicada. Realizar reuniões e divulgar grandes quantidades de informações não é a estratégia ideal para incentivá-los a conhecer mais sobre sua organização e capacitá-los a resolver problemas por conta própria
Um centro de conhecimento, às vezes conhecido como “base”, é uma biblioteca onde as empresas podem manter políticas, manuais de treinamento, wikis e outros recursos. Você também pode fazer anúncios da empresa, atualizar declarações de missão e desenvolver metas da empresa.
No entanto, as ferramentas de comunicação permitem que você crie uma base de conhecimento organizada e atualize facilmente os documentos conforme necessário.
#6. Correspondência
Mesmo com as opções de comunicação atuais, o correio postal comum continua sendo uma poderosa ferramenta comercial. Ele adiciona um toque pessoal e é freqüentemente usado para entregar documentos protegidos, contratos e itens comprados aos clientes. Uma conta usps.com ou Stamps.com (nos Estados Unidos) permite que você imprima a postagem de seu computador e é uma maneira simples de lidar com a correspondência de sua casa ou local de trabalho. Existem várias transportadoras disponíveis para envio internacional de correio. Saiba quais operadoras são as mais confiáveis em sua região de negócios. Você pode comparar preços, datas de entrega e opções de rastreamento para encontrar o melhor negócio.
#7. E-mail
Mesmo se você tiver um endereço de e-mail pessoal, ter um endereço de e-mail comercial ajudará você a se comunicar com clientes, fornecedores e colegas de trabalho internos. É fundamental verificar o e-mail diariamente. Dependendo do tipo de conta que você possui, você pode acessar uma variedade de serviços de e-mail. Por exemplo, você pode rastrear e-mails para contas específicas para garantir que o destinatário os leia. Com diferentes tipos de contas, você também pode atrasar o envio de e-mails enviados, filtrar e-mails recebidos e configurar respostas automáticas.
Gmail, Outlook e Yahoo são plataformas de hospedagem de e-mail. Há outros também. Essas plataformas fornecerão seu endereço de e-mail comercial por uma taxa adicional. Por exemplo, você pode pagar o preço para hospedar [email protegido] em uma das plataformas de e-mail.
#8. Google Voice e outros serviços de chamada pela Internet
A chamada pela Internet é um método de fazer chamadas telefônicas pela Internet. Existem inúmeros serviços de chamadas pela Internet. O Google Voice é a opção mais popular e acessível. O Google Voice inclui correio de voz, SMS e mensagens de texto, bem como um número de telefone local. Os usuários podem enviar mensagens de texto complementares, modificar seu correio de voz, ler a transcrição de texto de seu correio de voz e muito mais. Os usuários podem fazer ou receber chamadas ou mensagens de texto de seu computador ou smartphone.
O serviço de correio de voz do Google agora é gratuito para todos os usuários do Gmail. Outros provedores de serviços de chamadas pela Internet incluem Grasshopper, MightyCall, Nextiva, DingTone, Telzio, Freedompop, Line2, Voiceably e OnSIP. Cada um oferece um serviço baseado em taxa mensal com vários recursos, capacidades, pontos fortes e deficiências.
Qual é a ferramenta de comunicação empresarial mais bem-sucedida?
O e-mail, indiscutivelmente a ferramenta de comunicação comercial mais popular, abre muitos caminhos de comunicação. Os funcionários podem usar o aplicativo para compartilhar informações vitais, enquanto gerentes e executivos podem interagir com relatórios ou gerenciamento de nível superior. Como o e-mail tem um público tão grande, as empresas podem usá-lo para manter contato com os clientes, fornecer e receber feedback, solicitar novos clientes e até mesmo criar um canal para os clientes contatarem contatos ou executivos a qualquer hora do dia. O e-mail também permite que os usuários enviem e recebam dados como anexos de mensagens, permitindo que as empresas de tecnologia forneçam patches e atualizações vitais em tempo real.
Quais são os 7 tipos de comunicação empresarial?
A maioria das empresas usa um dos quatro tipos de comunicação empresarial: interna (ascendente e descendente), externa ou horizontal/lateral. Vamos dar uma olhada em vários tipos de comunicação empresarial.
#1. Comunicação Empresarial Interna
A comunicação empresarial interna refere-se à interação entre os membros de uma organização. Inclui modalidades de comunicação oficial e informal. A comunicação interna ocorre quando vários departamentos enviam informações para o pessoal da organização. Uma comunicação interna eficaz é fundamental para aumentar a produtividade e a satisfação. Existem basicamente dois tipos de comunicação corporativa interna:
- Comunicação Ascendente Interna: Por exemplo, suponha que a equipe de RH de uma organização tenha criado um relatório sobre um tema específico, que é entregue ao gerente de RH. Este é um exemplo de comunicação empresarial interna ascendente.
- Comunicação interna descendente: Quando o CEO de uma empresa estabelece novas instruções e as distribui a todos os funcionários. É assim que ocorre a comunicação empresarial descendente interna dentro de uma organização.
#3. Comunicação Empresarial Horizontal/Lateral
A comunicação empresarial horizontal ou lateral refere-se à comunicação que ocorre em um nível horizontal, ou seja, entre colegas de trabalho em uma organização ou corporação. É feito principalmente por meio de comunicação escrita ou falada. Essa comunicação empresarial ocorre quando as mensagens são trocadas entre um único departamento, entre departamentos ou entre indivíduos com níveis comparáveis de especialização.
A informação comunicada através deste método está disponível apenas para aqueles do mesmo nível. A comunicação em níveis hierárquicos iguais é essencial para alcançar o sucesso funcional e a cooperação. Por exemplo, o chefe de marketing de uma empresa entra em contato com o chefe de produção da mesma empresa para discutir as mais novas tendências de marketing, demandas de produtos e desejos do consumidor. A mensagem será distribuída adequadamente por meio de uma comunicação eficaz entre os gerentes de departamento.
#4. Comunicação Empresarial Externa
A comunicação comercial externa ocorre quando informações sobre uma empresa são enviadas para outra organização comercial ou autoridades de outra organização fora do ambiente de negócios. As organizações freqüentemente se comunicam com outras organizações para expandir seu potencial comercial. Ao contrário de outros tipos de comunicação comercial, a comunicação comercial externa é feita principalmente por meios escritos ou vocais.
A comunicação empresarial externa é classificada em dois tipos: formal e informal. Cartas, relatórios, apresentações, memorandos e outras comunicações empresariais externas formais são exemplos de comunicação empresarial externa. Ainda assim, a comunicação comercial externa informal pode assumir várias formas e geralmente está fora do controle de uma organização.
Por exemplo, uma empresa pode usar várias formas de publicidade, canais de rádio, comerciais de mídia social, etc., para divulgar os ótimos preços e ofertas disponíveis em sua plataforma da web. Este é um excelente exemplo do que é conhecido como “comunicação externa”.
Conclusão
É vital lembrar que nem todas as ferramentas de comunicação interna da empresa são criadas iguais; programas específicos se destacam em determinados contextos, enquanto outros são mais bem usados sozinhos. Recomendamos que você analise minuciosamente seu caso de uso para essas ferramentas de comunicação empresarial e considere quais recursos são mais importantes para interações e reuniões no local de trabalho. Defina um requisito para a ferramenta e discuta suas possibilidades com sua equipe.
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Referências
