Pequenas empresas e startups exigem um sistema de gerenciamento de tarefas para garantir que seus projetos funcionem bem juntos. No entanto, o sistema de gerenciamento de tarefas de código aberto está se tornando uma opção viável para as empresas porque equilibra custo e funcionalidade. Muitas empresas estão considerando como criar adequadamente um sistema de gerenciamento de tarefas de código aberto para que ele capture a atenção dos usuários e auxilie as equipes de várias empresas na organização de todos os seus processos de trabalho. Por exemplo, gerentes de projetos de pequenas empresas podem usar um sistema de gerenciamento de tarefas gratuito para automatizar o rastreamento de tarefas e também auxiliar na visualização de tarefas específicas. Neste artigo, você conhecerá o melhor sistema gratuito de gerenciamento de tarefas de código aberto para sua empresa.
O que é um sistema de gerenciamento de tarefas?
O gerenciamento de tarefas é o processo pelo qual um gerente de projeto determina, rastreia e conclui as tarefas diárias que devem ser concluídas. No gerenciamento de projetos, o gerenciamento de tarefas é como o fluxo de trabalho é organizado de forma eficiente. É, no entanto, orientado a tarefas, detalhado e parte de um cronograma de projeto maior. Você pode gerenciar seus projetos com facilidade usando as ferramentas integradas de gerenciamento de tarefas, controle de tempo e colaboração em equipe do ProjectManager.
Tarefas, como projetos, têm um ciclo de vida. Começa quando a tarefa é concluída; em seguida, ele é atribuído, iniciado, concluído e verificado. Ele também pode ser interrompido, pausado ou com falha. Algumas tarefas podem depender de outras para serem iniciadas ou concluídas. O rastreamento de tarefas é um aspecto crítico do gerenciamento de projetos que envolve monitorá-las. Portanto, o gerenciamento de tarefas é uma disciplina complexa que exige atenção meticulosa aos detalhes, flexibilidade e ferramentas adequadas de gerenciamento de projetos.
Quais são as 4 categorias de tarefas?
O Método Eisenhower classifica as tarefas em quatro categorias: importante/urgente, não importante/urgente, não importante/urgente e não importante/não urgente. Eles são eficazes porque permitem que você determine rapidamente se uma tarefa precisa ser concluída imediatamente, mais tarde ou não.
Melhor sistema de gerenciamento de tarefas gratuito
As ferramentas estão se tornando cada vez mais populares na indústria de software e agora desempenham um papel importante em qualquer projeto. Para cada categoria, existem várias ferramentas disponíveis. Essas ferramentas ajudam a reduzir o esforço manual e economizar tempo. Aqui estão algumas das melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas.
#1. Software de gerenciamento de tarefas
Usar um software gratuito de gerenciamento de tarefas é a maneira mais eficiente de gerenciar suas tarefas. Ele inclui todos os recursos necessários, como lembretes, eventos recorrentes, rastreadores de tempo, notificações automáticas e atribuições de trabalho. Um sistema de gerenciamento de tarefas simplifica a colaboração não apenas com seus colegas de equipe, mas também com todas as outras partes interessadas. Existem inúmeras ferramentas disponíveis on-line com diferentes graus de complexidade e recursos, tornando simples encontrar a melhor opção para sua empresa.
#2. Listas de tarefas
As listas de tarefas são uma das ferramentas de gerenciamento de tarefas mais populares. As pessoas usam listas de tarefas todos os dias para gerenciar suas tarefas. A principal vantagem é que é tão simples de usar; tudo que você precisa é de uma caneta e papel. Verificar as coisas também é gratificante de uma forma que nada mais é. Embora uma lista de tarefas seja útil para gerenciar listas e tarefas simples, ela é insuficiente para itens de trabalho mais complexos que possuem várias pessoas e dependências.
#3. Quadros Kanban
Os quadros Kanban são uma maneira agradável de organizar suas tarefas. Existem várias versões online de um quadro Kanban, mas um quadro branco e algumas notas adesivas serão suficientes. A representação visual das tarefas torna mais fácil para várias pessoas obter uma atualização de status em um instante. As versões online incluem recursos mais avançados, como status de tarefas personalizadas e visualizações com base em seus requisitos de negócios.
# 4. Planilhas
As planilhas também são frequentemente usadas para acompanhar as tarefas porque são fáceis de encontrar e usar. Qualquer software de planilha, como listas de tarefas, pode ser usado para preencher e rastrear seus itens de trabalho. Uma planilha também simplifica o gerenciamento e o compartilhamento de dados. A desvantagem é que recursos avançados de gerenciamento de tarefas, como rastreamento de tempo e progresso, automação de fluxo de trabalho e gerenciamento de recursos, não estão disponíveis.
#5. Gráficos de gantt
Os gráficos de Gantt, que são mais comumente usados para planejamento de projetos, também podem ser usados para gerenciamento de tarefas. A representação visual, semelhante aos quadros Kanban, permite que todos adotem e gerenciem facilmente o trabalho usando essa ferramenta. Também é uma maneira precisa de representar o trabalho em tempo real devido a recursos como gerenciamento de dependências, caminho crítico e linhas de base. Existem vários tipos de software Gantt online, bem como versões gratuitas disponíveis como parte do software de gerenciamento de tarefas.
Por que precisamos de um sistema de gerenciamento de tarefas gratuito?
Aqui estão as cinco principais razões pelas quais você deve integrar o aplicativo gratuito de gerenciamento de tarefas ao seu sistema de negócios.
#1. Promove uma melhor colaboração e coordenação
Uma das vantagens mais significativas de uma ferramenta de gerenciamento de tarefas é que ela melhora a colaboração entre várias equipes intra e interdepartamentais que trabalham para concluir uma tarefa comum. Cada membro da equipe tem funções e responsabilidades específicas, independentemente de quão grande ou pequeno seja o projeto. Manter a comunicação constante no grupo é crucial para a execução bem-sucedida do projeto e a implantação dentro do prazo.
Além disso, um sistema de gerenciamento de tarefas gratuito mantém todos atualizados e melhora a colaboração. Assim, os membros da equipe podem facilmente compartilhar suas dúvidas ou atualizações de status com a pessoa apropriada para receber assistência imediata. O sistema de gerenciamento de tarefas de código aberto também permite que a equipe compartilhe arquivos e documentos, mantendo todos a par das últimas novidades.
#2. Melhora o Planejamento e a Execução.
Se você quer evitar o desperdício de tempo e energia, o planejamento é uma obrigação. O planejamento do projeto é essencial para todas as etapas do ciclo de desenvolvimento do projeto. Os gerentes podem usar o software de gerenciamento de projetos para atribuir tarefas a diferentes membros da equipe de acordo com suas habilidades e executar o projeto adequadamente. O planejamento do projeto leva muito tempo porque a equipe deve delinear todas as etapas principais. O sistema de gerenciamento de tarefas de código aberto permite que o gerenciamento escolha a ordem das tarefas.
#3. Ajuda na alocação de recursos
É difícil para a administração alocar recursos com base na dificuldade das tarefas e nas capacidades dos recursos. Para garantir que os processos de negócios funcionem sem problemas, os recursos devem ser gerenciados com eficiência.
A ferramenta de gerenciamento de tarefas também ajuda as empresas a definir materiais, recursos e ferramentas. É necessário para que o ciclo de vida de um projeto seja executado sem problemas. Um bem ferramenta de gerenciamento de projetos também pode ajudar as empresas a evitar a contratação de recursos desnecessários, o que reduz a sobrecarga e aumenta o ROI ao longo do tempo.
#4. Melhora o fluxo de trabalho da equipe
A ferramenta de gerenciamento de tarefas facilita manter todos informados. A ferramenta também pode servir como uma plataforma que reúne todos os membros da equipe e os força a colaborar. O gerente de projeto pode acompanhar facilmente as atividades de vários membros da equipe e verificar o status das tarefas atribuídas em tempo real.
Também é possível determinar quanto tempo levará para concluir a tarefa. O aplicativo de gerenciamento de tarefas é especialmente útil para projetos maiores porque o gerente pode agrupar vários membros para um trabalho colaborativo. Como resultado, a empresa pode colher os benefícios de um fluxo de trabalho de equipe forte e cumprir todos os seus objetivos no prazo.
#5. Monitoramento Contínuo de Tarefas
Para alcançar o sucesso a longo prazo e a entrega no prazo, as empresas devem acompanhar o desempenho do projeto em cada estágio. A ferramenta de gerenciamento de tarefas acompanha cada tarefa para atingir esse objetivo da maneira mais suave possível. Por meio dessa ferramenta, a gestão da empresa também pode obter dados de desempenho de cada membro da equipe e acompanhar continuamente cada etapa do projeto. Ele auxilia a empresa a otimizar efetivamente todos os projetos.
O que são habilidades de gerenciamento de tarefas?
As habilidades de gerenciamento de tarefas permitem que você trabalhe de forma mais eficiente e eficaz com seu tempo. São habilidades interpessoais – características interpessoais que são benéficas em uma variedade de profissões e situações profissionais. A gestão do tempo é essencial para qualquer funcionário em qualquer área. Isso permite que eles gastem menos tempo em tarefas não essenciais e mais tempo em tarefas importantes.
Exemplos de habilidades de gerenciamento de tarefas
Aqui estão alguns exemplos de habilidades relacionadas ao gerenciamento de tarefas:
#1. Agendamento eficaz
O agendamento de tarefas é um componente essencial do gerenciamento de tarefas. Permite organizá-los de forma mais eficaz. Uma agenda bem planejada também permite que você aproveite ao máximo seu tempo profissional, o que pode evitar que você se distraia. Manter uma programação diária, semanal e mensal permite que você fique por dentro de cada tarefa e estime sua duração ou priorize as mais importantes.
#2. Priorização efetiva
Alguns de seus deveres podem ser mais urgentes do que outros, mas isso varia de acordo com sua profissão. A capacidade de avaliar corretamente sua importância e executá-los com base em sua prioridade pode melhorar a quantidade e a qualidade do seu trabalho. A priorização é uma parte importante do agendamento eficiente porque permite que você faça mais trabalho enquanto aloca mais energia e se concentra nas tarefas mais importantes para você.
#3. Gerenciamento de carga de trabalho
Embora dedicar o máximo de tempo possível às suas tarefas possa resultar em alta produtividade a curto prazo, também é provável que leve à exaustão e ao esgotamento a longo prazo. Um aspecto importante do gerenciamento de tarefas é avaliar sua capacidade de carga de trabalho e ajustar seus planos de acordo. Ele permite que você tenha um desempenho de alto nível por períodos mais longos, tornando-o um candidato mais atraente para os empregadores.
#4. Atenção aos detalhes
Analisar as especificidades de cada tarefa e determinar sua importância exige uma atenção altamente desenvolvida aos detalhes. Essa capacidade pode ajudá-lo a avaliar o tempo necessário para concluir cada tarefa, o que pode melhorar sua programação. Além de ajudá-lo a priorizar e agendar suas tarefas, prestar muita atenção aos detalhes aumenta a probabilidade de você concluí-las com sucesso.
#5. Delegação eficiente
Dependendo do seu trabalho, você pode delegar algumas de suas responsabilidades. Isso pode aumentar a produtividade de você e de sua organização. A delegação é uma habilidade de gerenciamento de tarefas especialmente importante se você trabalha em gerenciamento e supervisiona as tarefas de outras pessoas além das suas.
#6. Habilidades Avançadas de Pensamento Crítico
Escolher quais tarefas priorizar e quanto tempo levará para concluí-las nem sempre é uma decisão fácil. Você pode, no entanto, melhorar a qualidade de sua tomada de decisão sendo capaz de pensar criticamente e identificar argumentos lógicos para cada decisão. Isso pode ajudá-lo a gerenciar melhor suas tarefas. Se seu chefe questiona sua agenda, o pensamento crítico pode ajudá-lo a justificá-la.
Como posso melhorar o gerenciamento de tarefas?
Considere seguir estas etapas para melhorar suas habilidades de gerenciamento de tarefas:
#1. Identifique seus períodos de pico de produtividade.
A maioria das pessoas tem certos momentos do dia ou da semana em que estão mais produtivas. Saber quais são seus horários de pico permite que você agende suas tarefas mais difíceis durante esses horários. Isso pode ajudá-lo a concluir essas tarefas de forma mais rápida e eficiente, dando-lhe mais tempo para concluir tarefas menos importantes quando você não estiver em seu nível máximo de produtividade.
#2. Agende as principais tarefas em seu calendário.
O processo de alocar uma quantidade específica de tempo em seu calendário para uma tarefa específica é conhecido como bloqueio de tempo. Isso permite que você organize melhor sua agenda e aumente sua eficiência. Embora isso provavelmente melhore seu gerenciamento de tempo, você ainda deve ser flexível o suficiente para reagendar várias tarefas em caso de emergência.
#3. Monitore o progresso de tarefas individuais
Você pode acompanhar o progresso de cada tarefa importante, além de alocar tempo para ela. Saber quanto trabalho ainda precisa ser feito para concluir uma tarefa pode mantê-lo motivado e permitir que você estime o tempo necessário para concluí-la. Ele também mostra quais partes da tarefa demoraram mais do que deveriam, o que pode ajudá-lo a melhorar sua eficiência no futuro.
O Jira é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas?
Sim, o Jira Core e o Confluence permitem atribuir, executar e rastrear tarefas online.
Conclusão
Uma ferramenta de gerenciamento de tarefas de código aberto oferece vários benefícios para empresas modernas, desde a otimização do fluxo de trabalho até o aumento da produtividade, resultando em maior ROI ao longo do tempo. Tudo o que você precisa fazer é escolher um aplicativo de gerenciamento de tarefas confiável e pronto para o futuro que seus funcionários aceitarão e usarão prontamente.
Perguntas frequentes sobre o sistema de gerenciamento de tarefas
Quais são os 4 elementos do gerenciamento de tarefas?
Do, Defer (Delay), Delegate e Delete são os quatro Ds (Drop). Colocar uma tarefa ou projeto em uma dessas categorias permite que você gerencie melhor seu tempo limitado e mantenha o foco no que é mais importante para você.
Como você controla todas as tarefas no trabalho?
Como acompanhar as tarefas no trabalho
- Crie suas listas de verificação no Timely.
- Adicione tarefas à sua agenda.
- Arraste e solte o rastreamento de tempo nas tarefas.
- Acompanhe o status de todas as tarefas.
Como acompanho as tarefas de vários projetos?
Aqui estão sete estratégias para gerenciar e acompanhar vários projetos.
- Planejar com antecedência.
- Faça uso de todas as ferramentas à sua disposição.
- Organize suas tarefas.
- Revise seu plano regularmente.
- Entenda quando delegar.
- Mantenha sua concentração.
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Referências
