Ideias de sistema de arquivamento bem estruturadas podem ajudar uma empresa a manter seus negócios em ordem. Dessa forma, você não terá que virar tudo de cabeça para baixo em busca de informações vitais. Neste artigo, você encontrará dicas sobre como arquivar seus documentos corretamente, além de boas ideias sobre como configurar sistemas de arquivamento eletrônico para sua pequena empresa.
Sistemas de arquivamento para empresas
Os sistemas de arquivamento se desenvolveram ao longo do tempo, desde o arquivamento de documentos em caixas até sofisticados programas de software que armazenam eletronicamente informações fora de vista. Embora existam muitas opções disponíveis hoje, todos os sistemas de arquivos têm um objetivo comum: gerenciamento de registros eficaz. Com vários sistemas de arquivos disponíveis, é fundamental analisar as qualidades de cada um antes de decidir qual é o melhor. Os sistemas de arquivamento mais comuns são simples de configurar e fornecem um método eficiente de gerenciamento de arquivos.
Os 3 tipos de sistemas de arquivamento
#1. Arquivamento alfabético
Para menos de 5,000 documentos, o arquivamento alfabético é o sistema de arquivos mais popular. O arquivamento por ordem alfabética é um método de organização de arquivos com base nos nomes de indivíduos, corporações, instituições, agências, assuntos, tópicos ou localizações geográficas em ordem de dicionário. Essa abordagem funciona bem para arquivos de nome de cliente ou cliente. Use um índice relativo ao arquivar assuntos. O índice é uma lista de nomes de tópicos destinados a representar cada assunto em ordem alfabética. Para determinar em qual nome de tópico arquivar a entrada, consulte o índice relativo.
#2. Arquivamento Numérico
Organize os arquivos em ordem consecutiva usando números diretamente do registro ou um número fornecido ao criar um sistema de arquivamento numérico. Para recuperar arquivos, a maioria dos sistemas emprega um índice. Um sistema de arquivamento numérico aumenta a produtividade aumentando a velocidade com que os arquivos são arquivados e localizados. Também permite uma identificação mais precisa e mais confidencialidade. Ao contrário dos sistemas de arquivamento alfabético, ele permite expansões ilimitadas e pode lidar com mais de 5,000 registros.
#3. Arquivamento alfanumérico
O arquivamento alfanumérico envolve o uso de nomes e números. Esse tipo de sistema de arquivos é normalmente usado com nomes e números de assunto. Organize os arquivos em ordem alfabética ou por título de assunto e, em seguida, por categoria numérica. Para arquivos alfanuméricos, é necessário um índice relativo. Os códigos numéricos atribuídos a cada divisão alfabética serão listados no índice.
Configurando sistemas de arquivamento eletrônico para sua pequena empresa
Aqui estão algumas ideias sobre como configurar sistemas de arquivamento eletrônico para sua pequena empresa:
#1. Faça um plano para a retenção de documentos.
O primeiro passo é apenas preparação adicional. Você precisa definir diretrizes e metas antes de começar a usar sistemas de arquivamento eletrônico para sua pequena empresa. Você precisará desenvolver uma estratégia geral em algumas áreas:
- Criação de documentos
- Partilha de documentos
#2. Selecione o melhor programa de gerenciamento de arquivos.
Depois de decidir sobre uma estratégia para simplificar sua transição digital, você pode analisar a compra de software. Conhecer sua faixa de orçamento, requisitos aproximados de armazenamento e contagem de usuários ajudará você a comparar as opções. Você também deve garantir que seu programa contenha algumas funções cruciais:
- Simplicidade de uso
- sincronização
- Integração simples
#3. Crie um plano de implementação.
Agora é hora de colocar seu plano e software em ação. Toda a sua preparação deve valer a pena quando você chegar a esse ponto.
- Comunicar
- Estabeleça níveis de permissão.
- Crie regras
- Complemente seus sistemas
#4. Faça arranjos de armazenamento.
Agora é hora de colocar seus planos de armazenamento em ação. Lembre-se de algumas coisas ao fazer upload, salvar e distribuir seus arquivos.
- Mantenha sua organização.
- Criar subpastas
- Convenções de nomeação
#5. Planeje a manutenção contínua.
Mantenha o fluxo do processo depois que seu sistema de arquivamento digital estiver funcionando. Se deixado sozinho e sem manutenção, um ambiente eletrônico pode rapidamente ficar congestionado como um ambiente físico.
- Verificações de manutenção programada
- Arquivo de documentos
O que você deve considerar ao configurar sistemas de arquivamento eletrônico para sua pequena empresa
#1. Sua situação financeira
Ao selecionar um software de gerenciamento de documentos, certifique-se de que ele esteja dentro do seu orçamento. Felizmente, existem várias opções de arquivamento eletrônico de baixo custo disponíveis.
#2. A curva do aprendizado
Além dos custos do sistema, é fundamental considerar suas habilidades, bem como o conhecimento de tecnologia do resto do seu escritório, a fim de se programar (e sua equipe) adequadamente.
#3. Número total de usuários
Alguns sistemas cobram com base no número de usuários, enquanto outros impõem requisitos mínimos (ou máximos) de usuário. Antes de adquirir um software, certifique-se de saber quantas pessoas o usarão (ou uma estimativa aproximada).
Como arquivar seus documentos corretamente
Você já deixou alguém esperando enquanto vasculhava sua mesa em busca de um documento importante? Ou você já lutou para cumprir um prazo porque perdeu um arquivo de computador importante? Você tem que aprender a arquivar seus documentos corretamente para evitar essas situações embaraçosas
Se você trabalha com papéis em papel, arquivos eletrônicos ou uma combinação dos dois, mantê-los organizados e acessíveis é fundamental. Você economizará tempo caçando itens e terá as informações adequadas ao seu alcance sempre que precisar. Aqui estão algumas dicas sobre como arquivar seus documentos corretamente:
#1. Não guarde papéis supérfluos.
Para arquivar seus documentos corretamente, evite o hábito de guardar tudo o que vem em seu caminho. Reserve alguns momentos para digitalizar as informações e mantenha um arquivo apenas se for importante para suas atividades profissionais ou for exigido por sua empresa. Muitos documentos desnecessários contribuem para a desordem e tornam mais difícil encontrar coisas no futuro.
#2. Use uma convenção de nomenclatura uniforme para seus arquivos e pastas.
Divida uma pasta primária, por exemplo, em subpastas para clientes, fornecedores e colegas de trabalho. Para identificar o que ou quem são as pastas, use nomes mais curtos. Você pode até usar codificação de cores para ajudá-lo a reconhecer diferentes grupos de pastas.
#3. Mantenha documentos relevantes, independentemente do tipo, juntos.
Por exemplo, em vez de ter uma pasta para apresentações para todos os projetos, outra pasta para planilhas para todos os projetos e assim por diante, mantenha relatórios, cartas, notas de apresentação, planilhas e gráficos relacionados a um projeto específico em uma única pasta. Você poderá encontrar documentos para um projeto específico muito mais rápido dessa maneira.
#4. Distinguir entre trabalho em andamento e concluído.
Algumas pessoas preferem manter o trabalho em andamento ou presente em sua mesa ou na área de trabalho do computador até que o trabalho seja concluído. Eles então o transferem para o diretório apropriado, onde os arquivos da mesma categoria são armazenados, uma vez concluídos. Mova os arquivos nos quais você não está mais trabalhando para as pastas onde seu trabalho concluído é salvo regularmente (por exemplo, semanalmente ou a cada duas semanas).
#5. Não sobrecarregue as pastas.
Se você tiver muitos arquivos em uma pasta ou muitas subpastas em uma única pasta, divida-os em grupos menores (subpastas ou subsubpastas). Você pode, por exemplo, separar uma pasta chamada “Plano de Negócios” em subpastas denominadas “BP2021”, “BP2022” e “BP2023”. Da mesma forma, você pode subdividir uma pasta intitulada Delta Traders para um cliente em subpastas denominadas “Apresentações de vendas da Delta Traders” e “Contratos da Delta Traders”. Em vez de ter uma longa lista de arquivos, o objetivo é organizá-los em pastas ou subpastas lógicas.
#6. Organize os documentos cronologicamente.
Para arquivar seus documentos corretamente, destaque a data de um documento destacando-a, adicionando-a a um documento em papel ou inserindo-a no título de um documento eletrônico. Isso permite que você ordene seus documentos cronologicamente sem ter que abrir cada um individualmente. Você será capaz de encontrá-los mais facilmente no futuro.
#7. Converta documentos em papel para formato digital.
Isso é útil se você não tem muito espaço para documentos em papel, deseja preservá-los sem destruí-los totalmente, precisa distribuir papéis eletronicamente ou deseja tornar seu armazenamento de informações mais seguro. (No entanto, isso não é apropriado para muitos tipos de documentos, como contratos legais ou documentos com assinaturas originais, portanto, use seu bom senso aqui.)
Idéias de sistema de arquivamento para o escritório
A noção de criar, organizar ou limpar um sistema de arquivamento de escritório pode fazer até mesmo os mais corajosos entre nós se esconderem atrás de uma lista de outras tarefas mais urgentes. Você não precisa mais esconder! Essas ideias testadas e comprovadas podem ajudá-lo a obter – e manter – seu sistema de arquivamento do escritório em ótima forma.
#1. Código de cores
As pessoas têm codificado por cores desde que a papelada do escritório e os sistemas de arquivos do escritório eram comuns décadas atrás. As ideias de codificação de cores nunca falham e são relativamente rápidas e fáceis de implementar, mesmo se você tiver um sistema de arquivamento particularmente complexo. A codificação de cores irá motivá-lo a arquivar seus documentos corretamente, encontrar arquivos rapidamente e tornar o processo de arquivamento mais agradável.
Essa estratégia organizacional é ideal para transformar montes de papel em pacotes organizados e tão previsíveis quanto possível.
#2. Digitalizar
Ao digitalizar arquivos, você está basicamente construindo um sistema de arquivamento sem papel. Depois de converter todos os arquivos em papel para o formato digital, muitas pessoas acham muito mais fácil organizar um sistema de arquivamento digital do que um sistema de arquivamento em papel. Se preferir digitalizar seus arquivos, você deve primeiro escanear e converter seus arquivos antigos, o que pode ser um procedimento demorado e trabalhoso.
#3. Decidir sobre uma data de validade.
Isso pode parecer uma trapaça, mas reduzir o número de arquivos a serem classificados é uma das melhores maneiras de gerenciar um sistema de arquivamento de escritório. Eliminar arquivos por conteúdo pode ser difícil, pois é difícil estabelecer quais arquivos devem ser retidos e quais podem ser descartados, mas descartar arquivos por idade fornece uma técnica segura e regulamentada para selecionar o que você pode descartar.
#4. Separar e conquistar
Se os arquivos que você precisa organizar forem relevantes apenas para determinados departamentos, designe alguém de cada um desses grupos para organizar seus arquivos enquanto você estabelece uma estrutura geral de gerenciamento de arquivos.
Os arquivos devem ser organizados nas paredes.
Em vez de usar um armário ou prateleira, pendure porta-arquivos nas paredes.
#5. Classificar por importância
Qualquer pessoa que já passou algum tempo pesquisando arquivos conhece o desejo de encontrar exatamente o que você precisa, em vez de 100 coisas que você não precisa. Por exemplo, para tornar a recuperação de documentos mais divertida para todos, tente estruturar seus arquivos de escritório em ordem de prioridade.
#6. Crie o hábito de organizar regularmente.
Mesmo o melhor sistema de arquivos de escritório não irá mantê-lo organizado por conta própria. É aconselhável ter isso em mente e planejar fazer uma pequena quantidade de trabalho semanalmente para manter o sistema em ordem. Contribuir com uma pequena quantidade de esforço em uma base regular será muito menos oneroso do que tentar limpar o valor de um ano de arquivos mal tratados de uma só vez.
#7. Distinguir entre trabalho em andamento e concluído
Esta ideia brilhante simplifica todo o método de arquivamento. Os arquivos para projetos concluídos ainda podem ser organizados, mas separá-los dos arquivos para o trabalho contínuo tornará a descoberta de arquivos muito mais rápida e eficiente.
Quais são os 5 sistemas básicos de arquivamento?
5 sistemas básicos de arquivamento incluem:
- Arquivamento de assunto
- Arquivo alfabético
- Arquivo numérico
- Arquivamento geográfico
- Arquivamento cronológico
Como você constrói um bom sistema de arquivamento?
- Crie categorias uniformes que possam aceitar prontamente documentos escritos e salvos em vários formatos de papel e eletrônicos.
- Faça um inventário de registros
- Crie um sistema de arquivamento centralizado.
- Abater arquivos todos os anos
Como organizo meus sistemas de arquivamento para pequenas empresas?
- Faça uma sessão de brainstorming
- Classifique todos os seus documentos atuais
- Reúna a entrada da equipe.
- Escolha um sistema de pedidos simples
- Rotule tudo de forma consistente
- Considere a codificação de cores
- Selecione um Gabinete em que Você Pode Crescer.
Qual sistema de arquivamento é mais usado em grandes organizações?
O sistema de arquivamento vertical é usado principalmente em grandes organizações.
Qual é o sistema de arquivamento mais adequado para todos os escritórios?
O sistema horizontal de arquivamento é o sistema de arquivamento mais adequado.
Qual é o sistema de arquivamento mais utilizado?
A maneira mais natural e popular de organizar arquivos é usando uma abordagem alfabética. Mesmo o sistema alfanumérico mais básico precisa estabelecer padrões de arquivamento, incluindo procedimentos de arquivamento por escrito, técnicas de referência cruzada e procedimentos para arquivar mudanças de nomes duplicados, entre outras coisas.
Qual é o método mais simples de organização de arquivos?
A forma mais simples de organização de arquivo em DBMS é a estrutura de arquivo sequencial. Essa estratégia é eficaz em termos de velocidade ao lidar com grandes quantidades de dados, pois o acesso aos dados é feito rapidamente.
Quais são as 2 técnicas de arquivamento mais comuns?
A abordagem Folha Solta e o método Coletivo são as duas principais técnicas de arquivamento. Documentos arquivados individualmente têm furos antes de serem colocados em um arquivo padrão. É bastante simples arquivar e remover documentos de um arquivo.
O que uma pequena empresa deve arquivar?
Folha de pagamento, custos comerciais, extratos de cartão de crédito, extratos bancários, declarações fiscais anuais, declarações fiscais trimestrais, inventário, fitas da caixa registradora, diários de viagem e declarações de vendas e receitas devem ser incluídos nesses arquivos.
Qual método de arquivamento é considerado o mais eficiente?
Muitas pessoas acreditam que o sistema de arquivamento de dígitos terminais é o mais eficaz. Seguindo a unidade do meio e a última unidade de números neste sistema, o último dígito ou grupo de últimos dígitos (dígitos terminais) serve como a unidade principal utilizada para arquivamento.
Em conclusão,
À medida que você se prepara para implementar um sistema de arquivamento bem estruturado, sua vida no escritório se tornará menos confusa. Haverá uma curva de aprendizado para migrar arquivos online, mas ficará mais fácil de manusear e manter com o tempo. As idéias de sistema de arquivamento neste guia lhe darão uma visão sobre como configurar sistemas de arquivamento eletrônico, mesmo para sua pequena empresa.
Perguntas frequentes sobre sistemas de arquivamento para empresas
O que é um bom sistema de arquivamento?
Um bom sistema de arquivamento deve ser simples e não excessivamente complicado. Ao mesmo tempo, o uso do sistema de arquivos não pode ser abandonado por uma questão de simplicidade.
Quais são os métodos modernos de arquivamento?
Os métodos modernos de arquivamento são classificados em arquivamento vertical e horizontal.
Qual aplicativo é melhor para guardar documentos?
Os melhores aplicativos para manter documentos incluem:
- Google Docs
- Documentos para ir
- Escritório rápido Pro
- DropBox
- Escritório de Kingston
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Referências
