Als het gaat om het voltooien van een project, moet u weten hoe u van begin tot eind kunt komen. Hoewel het misschien eenvoudig lijkt of dat het allemaal om de klusjes gaat, is de waarheid dat mijlpalen het belangrijkste element zijn. Ja, u moet de taken uitvoeren die u in het project zijn toegewezen. En je moet het einddoel voor ogen hebben. Als u echter tijdens het project geen mijlpalen instelt, zult u het moeilijk vinden om het vereiste tempo aan te houden of om te bepalen of u op de goede weg bent. Dit is waar projectmijlpalen binnenkomen. Laten we eens kijken wat mijlpaal betekent in projectbeheer en typische voorbeelden van de mijlpalen.
Wat zijn projectmijlpalen?
Projectmijlpalen zijn bepaalde taken die binnen een bepaalde tijd voor het project moeten zijn voltooid tijdsbestek. Dit zijn de punten in de tijdlijn waar u verwacht een meetbaar werk af te hebben dat kan worden overgedragen aan een projectmanager of zelfs een klant. Mijlpalen zouden belangrijker moeten zijn dan de kleine klusjes die u dagelijks uitvoert. Ze willen u namelijk informeren of u het project al dan niet op tijd zult afronden.
Wat is een mijlpaal in projectmanagement?
Een mijlpaal is een bepalend moment in de levenscyclus van een project dat wordt gebruikt om de voortgang naar het einddoel te volgen. Een mijlpaal in projectmanagement dient als markering voor de start- of einddatum van een project, externe evaluaties of input, budgetcontroles, indiening van een belangrijk resultaat, enzovoort. Het is een referentiepunt dat een belangrijke gebeurtenis of een vertakkingsbeslissingspunt binnen een project aangeeft.
Waarom zijn projectmijlpalen belangrijk?
Mijlpalen zorgen ervoor dat uw team de goede kant op gaat. Maar dat is niet alles.
Hier zijn een paar extra dingen die u kunt doen met mijlpalen:
- Maak een goed projectplan en kader.
- Houd de voortgang van het project in de gaten.
- Identificeer mogelijke knelpunten.
- Bepaal wanneer het project klaar is.
Het laatste punt is handig wanneer u de favoriete vraag van uw stakeholder moet beantwoorden: "Ben je al klaar?" ”
Projectmijlpalen instellen
Hoe ga je om met het maken van projectmijlpalen? Het vereist een gedetailleerd onderzoek van het overkoepelende doel van het project en de banen die het omvat. Wat moet er gebeuren om het project tot een succes te maken? Maak een lijst van de uiteindelijke deliverables die u moet produceren, evenals het tijdschema dat is vastgesteld. Misschien wilt u een deadline vastleggen die eerder is dan de afgesproken deadline om uzelf wat speelruimte te geven in geval van complicaties.
Schrijf vervolgens alle belangrijke taken op die onderweg moeten worden voltooid om de deadline te halen. Wat zijn de belangrijkste verantwoordelijkheden die aangeven dat u op de goede weg bent? Dit zijn de mijlpalen van het project. U kunt er elke maand één hebben voor een project van kortere duur en één per kwartaal voor een project van langere duur. Het idee is om een configuratie te hebben die werkt voor het type project waaraan u werkt.
Houd er rekening mee dat een mijlpaal geen enkele activiteit hoeft te zijn. Het kan een groep klusjes zijn, of het kan de ontwerpcomponent van het project afmaken of de blauwdrukken afronden. Je mijlpaal kan van alles zijn. Het meest cruciale kenmerk is dat het van cruciaal belang is voor de voltooiing van het project en aangeeft of u op schema ligt of niet.
Wie creëert projectmijlpaal in projectbeheer?
Als het gaat om het creëren van projectmijlpalen, moeten verschillende belanghebbenden worden betrokken. Praat eerst met de klant over wat ze echt willen van het project. Zij bepalen het uiteindelijke resultaat, en jullie twee (en mogelijk een baas of manager) zullen beslissen over de deadline voor dat laatste resultaat. Dit helpt u bij het plannen van alles wat er in de tussentijd moet worden gedaan en om te beginnen met het definiëren van mijlpalen.
Bespreek ook met de klant eventuele tussenproducten dat ze verlangen. Ze willen misschien dat je tijdens het project kleinere updates geeft. Ze kunnen andere resultaten hebben die ze graag zouden willen zien terwijl u aan het project werkt. In elk van deze scenario's zijn dat soort documenten en updates mijlpalen die u wilt benadrukken en die u wilt halen om uw klant tevreden te houden. Deze kunnen deadlines hebben die u en de opdrachtgever, of u en uw management vooraf overeenkomen.
Waar u op moet letten bij het creëren van een mijlpaal in uw projectbeheer
Als het gaat om projectmijlpalen, zijn er een paar dingen om in gedachten te houden. Je moet op elk van deze dingen letten om op koers en doel te blijven. Als u niet al deze factoren in overweging neemt bij het maken van uw diagram en tijdlijn, kunt u in ernstige problemen komen als het tijd is om het uiteindelijke project uit te voeren. U kunt ontdekken dat u taken niet op tijd voltooit, wat niet acceptabel is voor uw management of klanten.
#1. afhankelijkheden
Afhankelijkheden zijn een van de eerste dingen waarmee u rekening moet houden bij het bepalen van tijdlijnen en projectmijlpalen. Overal waar een van uw teamleden of een van uw kleinere teams afhankelijk is van een ander is een potentiële bron van problemen. Het is een locatie waar er een vertraging kan zijn in de overdracht, waardoor het volgende team of individu niet in staat is de taak uit te voeren die aan hen is toegewezen. Dit is iets om in gedachten te houden bij het maken van een mijlpaal.
#2. Vertragingen die buiten uw controle liggen
Als we het hebben over vertragingen waar je geen invloed op hebt, bedoelen we problemen met het verkrijgen van voorraden of het verkrijgen van artikelen van externe verkopers. Deze problemen kunnen door verschillende oorzaken en op elk moment tijdens de opzet en uitvoering van het project optreden. Je zou kunnen eindigen met iets dat niet klopt of helemaal niet aankomt. Er kunnen complicaties zijn met leveranciers of zelfs dingen naar uw locatie verzenden. U moet rekening houden met elk van deze factoren tijdens het ontwikkelen van uw mijlpalen.
#3. Teamvertragingen
Teamvertragingen zijn dingen die gebeuren binnen uw team. Dit zijn zaken als iemand die ziek wordt of je team gaat staken. Er zijn verschillende manieren waarop de mensen in uw teams het proces kunnen vertragen, opzettelijk of onopzettelijk, en u wilt op elke mogelijkheid voorbereid zijn. Er zullen altijd bepaalde dingen zijn waar je geen controle over hebt binnen het team, of vertragingen waar je geen rekening mee kunt houden, maar voor het grootste deel kun je buffers inbouwen om ermee om te gaan.
#4. Wijzigingen in de Client
Terwijl u aan een project werkt, is de kans groot dat uw klant onderweg wijzigingen aanbrengt. U moet ervoor zorgen dat u voorbereid bent op elk type wijziging dat zij kunnen vragen en dat uw mijlpalen worden bijgewerkt om dit weer te geven. Als een klant een wijziging aanbrengt in een van de mijlpalen, laat hem dan weten welke invloed dit heeft op de andere mijlpalen en het algemene tijdsbestek. Het is het beste om zoveel mogelijk op koers te blijven, maar dat zal niet altijd haalbaar zijn. Wees duidelijk met klanten over de implicaties van hun aanpassingen voor het project.
#5. Tijdlijnen die langer zijn dan verwacht
Uw team zal u allemaal voorzien van tijdschema's en schattingen voor hoe lang verschillende aspecten van het project zullen duren. Het beste wat u kunt doen, is een buffer in deze regio's opnemen om ervoor te zorgen dat u voorbereid bent op verdere vertragingen. Iets waarvan je dacht dat het een week zou duren, kan twee weken duren, terwijl iets waarvan je dacht dat het een dag zou duren, meerdere dagen of langer zou kunnen duren. Zorg voor wat extra tijd voor elk werk, zodat je niet achterop raakt als er iets niet gaat zoals gepland.
#6. Onvoorziene behoeften
U kunt aan uw project beginnen te werken om erachter te komen dat er aanvullende vereisten zijn die u niet had verwacht. Misschien dacht je dat je kon rondkomen met de blauwdruk die je hebt, om erachter te komen dat het niet werkte. Of misschien verwachtte u dat de klant een specifiek item voor het project zou leveren, maar dat deed hij niet. Al deze onverwachte behoeften zullen van invloed zijn op uw vermogen om de mijlpalen te halen die u heeft gesteld, wat betekent dat u extra ruimte moet maken.
Wat zijn enkele voorbeelden van projectmijlpalen?
Nu u weet wat een mijlpaal voor projectbeheer is, gaan we eens kijken naar enkele voorbeelden van gebeurtenissen die vaak worden gebruikt als projectmijlpalen:
Hier zijn vijf typische voorbeelden van projectmijlpalen:
- Goedkeuring van het project
- Onderzoek de vereisten
- Goedkeuring van ontwerp
- Mijlpalen voor elke projectfase
- Definitieve toestemming is vereist.
Laten we elk voorbeeld van een projectmijlpaal in meer detail bekijken:
Voorbeeld #1 van een projectmijlpaal: projectgoedkeuring
Dit is doorgaans de eerste belangrijke mijlpaal in de levenscyclus van een project.
Wanneer een belangrijke projectbelanghebbende of senior management het project goedkeurt, geeft dit het projectteam groen licht om eraan te gaan werken.
Voorbeeld #2 van een projectmijlpaal: RequirementsReview
Voor deze belangrijke mijlpaal moet u een projectplan met uw klanten bespreken en vaststellen wat het project vereist.
Zodra dit allemaal is geaccepteerd, kunt u aan het project gaan werken.
Voorbeeld #3 van projectmijlpalen: ontwerpgoedkeuring
U hebt nu alle projectvereisten voltooid. Goed werk.
Nu is het echter tijd om het projectontwerp te maken en te laten zien aan de klant of stakeholder.
Helaas zullen ze je waarschijnlijk veel input geven en deze drie vreselijke zinnen schreeuwen ... "doe het nog een keer"
En als ze het uiteindelijk leuk vinden en goedkeuren (na een miljoen pogingen!), heb je weer een belangrijke mijlpaal bereikt.
Voorbeeld #4 van projectmijlpaal: mijlpalen in projectfase
Uw project is nu goed op weg en uw team is hard aan het werk om de voorgestelde oplossing te ontwikkelen en te implementeren.
Het werken aan een project is daarentegen niet zomaar een langdurige activiteit.
Een project wordt doorgaans opgedeeld in fasen zoals 'de ontwikkelingsfase' en 'de testfase'.
We gebruiken mijlpalen op de 'start'- en 'eind'-datum van elke fase om duidelijk onderscheid te maken tussen deze fasen.
Is dat niet handig?
Voorbeeld #5 van een projectmijlpaal: definitieve goedkeuring
Overweeg dit:
Uw team heeft de constructie van het product voltooid en na uitgebreid testen en inspecteren bent u eindelijk klaar.
Maar raak nog niet te opgewonden.
Je moet het nog steeds doorgeven aan de belangrijkste belanghebbenden.
Als het project aan de normen voldoet, bieden uw stakeholders fysiek hun goedkeuring aan. (Misschien niet letterlijk.)
Uw team mag eindelijk het glas heffen op de afsluiting van het project; je hebt de laatste mijlpaal bereikt!
Deze voorbeelden van mijlpalen zijn van toepassing op elk project, ongeacht de branche. Als projectmanager mag u echter de projectmijlpalen creëren die u zullen helpen bij het plannen, uitvoeren en volgen van de voortgang van uw project.
Conclusie
Als het erop aankomt, zorgen projectmijlpalen ervoor dat u en uw project vooruit blijven gaan. Zij zijn verantwoordelijk voor het helpen van u bij het bereiken van uw doelstellingen en het leveren van de resultaten aan uw klant. Dit zijn de items die u laten weten of uw personeel hun werk goed uitvoert en waarmee u al uw deadlines kunt halen. Het is echter ook essentieel om onderweg voorbereid te zijn op problemen. U kunt de voorbeelden van projectmijlpalen volgen om een mijlpaal voor uw project te creëren. Als u weet hoe u mijlpalen moet opstellen en plannen, kunnen u en uw team zich overal beter voorbereiden.
Veelgestelde vragen over projectmijlpalen
Wat is de duur van een mijlpaal?
Mijlpalen hebben meestal geen duur; voor sommige mijlpalen kan er echter een nodig zijn. Stel dat uw project na een fase een goedkeuringsmijlpaal heeft en u weet dat de goedkeuringsprocedure een week zou duren.
Wat is een projectmijlpaal in projectmanagement?
Mijlpalen in projectmanagement worden gebruikt om de start- of einddatum van een project te markeren, externe evaluaties of input, budgetcontroles, indiening van een belangrijk resultaat, enzovoort.
- Verkoopbevorderende strategie: eenvoudige gids voor het bouwen van een effectieve strategie
- HOE BELEGGERS AAN TE TREKKEN VOOR UW BEDRIJF [Mastery Guide]
- Wat is projectrisicobeheer? Stappen bij het maken van een risicobeoordelingsplan
- Project Scope Management: Definitie & Scope Management Plan Voorbeelden
