Controle in management verwijst naar het proces van het bewaken en reguleren van organisatorische activiteiten om ervoor te zorgen dat ze consistent zijn met geplande doelstellingen. Controle helpt managers om voortgangsdoelen te meten en waar nodig corrigerende maatregelen te nemen. Er kunnen verschillende soorten controlemechanismen worden gebruikt, zoals budgetcontrole, kwaliteitscontrole, voorraadbeheer en andere. De implementatie van deze mechanismen werkt op verschillende gebieden van de organisatie, zoals bedrijfsvoering, financiën, marketing en personeelszaken. Als manager de behoefte om de behoefte aan controle in evenwicht te brengen met de behoefte aan flexibiliteit en aanpassingsvermogen in een dynamische zakelijke omgeving. Dit artikel geeft u een duidelijk inzicht in hoe u dat kunt bereiken.
Wat is Controle in Beheer?
Controle in management verwijst naar het proces van het bewaken en reguleren van organisatorische activiteiten. Ze moeten ervoor zorgen dat ze in overeenstemming zijn met vooraf bepaalde doelen en doelstellingen. Het omvat het meten van prestaties, het vergelijken met vastgestelde normen, het identificeren van afwijkingen en het nemen van corrigerende maatregelen indien nodig. Controle kan op verschillende niveaus binnen een organisatie worden toegepast, waaronder strategisch, tactisch en operationeel niveau. Strategische controle richt zich op het bewaken en afstemmen van de algemene richting en doelstellingen van de organisatie. Tactische controle omvat het bewaken en beheren van de prestaties van specifieke afdelingen, divisies of projecten. Operationele controle houdt zich bezig met dagelijkse activiteiten en zorgt ervoor dat routinetaken efficiënt worden uitgevoerd.
Soorten controle
- Feedforward-controle: Dit type controle richt zich op het voorkomen van problemen voordat ze zich voordoen.
- Feedback controle: Feedbackcontrole vindt plaats na voltooiing van activiteiten.
- Begrotingscontrole: Budgetten dienen als financiële controlemechanismen om uitgaven, inkomsten en financiële prestaties te bewaken en te reguleren.
- Statistische procesbeheersing: Deze techniek maakt gebruik van statistische methoden om de kwaliteit van productieprocessen te bewaken en te beheersen.
- Prestatiedashboards en scorekaarten: Deze tools bieden visuele weergaven van key performance indicators (KPI's) en statistieken.
- Management Informatie Systemen (MIS): MIS omvat het gebruik van informatietechnologie om gegevens te verzamelen, op te slaan, te analyseren en te presenteren die relevant zijn voor de prestaties van de organisatie.
- Audits: Audits zijn systematische onderzoeken en evaluaties van organisatorische processen, systemen en activiteiten.
Wat zijn de principes van managementcontrole?
De principes van managementcontrole zijn de fundamentele richtlijnen die managers gebruiken om ervoor te zorgen dat de activiteiten van de organisatie op schema blijven met de gestelde doelen. Deze principes dienen als basis voor het opzetten van effectieve controlemechanismen en -praktijken binnen een organisatie.
Enkele van de gemeenschappelijke principes van managementcontrole zijn onder meer:
- Principe van geschiktheid
- Zekerheid van doelstelling
- Efficiëntie van controles
- Controle verantwoordelijkheid
- Reflectie van plannen
- Tijdige feedback
Wat zijn de vier controleniveaus in management?
De vier niveaus van controle in management zijn strategische controle, tactische controle, operationele controle en financiële controle.
Deze niveaus zijn hiërarchisch en bestrijken verschillende aspecten van organisatorische activiteiten.
- Strategische controle: Strategische controle richt zich op de langetermijnrichting en algemene strategieën van een organisatie. Het omvat het beoordelen en bijstellen van de missie, visie en strategische doelen van de organisatie.
- Tactische controle: Tactische controle werkt op middenkaderniveau en heeft betrekking op de uitvoering van specifieke strategieën en plannen. Het gaat om het monitoren en beoordelen van de uitvoering van tactische beslissingen en initiatieven.
- operationele controle: Operationele beheersing vindt plaats op een lager niveau en heeft betrekking op de dagelijkse activiteiten en processen van de organisatie. Het richt zich op de efficiëntie en effectiviteit van operaties om ervoor te zorgen dat taken en activiteiten dienovereenkomstig worden uitgevoerd.
- Financiële controle: Financiële controle omvat het bewaken en beheersen van de financiële aspecten van de organisatie. Het omvat activiteiten zoals budgettering, kostenbeheersing, financiële rapportage en financiële analyse.
Sleutelelementen van controle in management
#1. Prestatienormen stellen
Controle vereist het vaststellen van duidelijke en meetbare prestatienormen of benchmarks waarmee de werkelijke prestaties kunnen worden vergeleken. Deze normen kunnen financieel, operationeel of gedragsmatig zijn.
#2. Meten van werkelijke prestaties
Controle omvat het verzamelen en analyseren van gegevens om de daadwerkelijke prestaties van individuen, teams of de organisatie als geheel te beoordelen. Dit kan op verschillende manieren worden gedaan, zoals het beoordelen van rapporten, het uitvoeren van prestatie-evaluaties of het gebruik van prestatie-indicatoren.
#3. Prestaties vergelijken met normen
Zodra de werkelijke prestaties meetbaar zijn, is het belangrijk om deze te vergelijken met de vooraf bepaalde normen om eventuele afwijkingen of afwijkingen te identificeren. Deze stap helpt om te bepalen of de organisatie op koers ligt of dat er aanpassingen nodig zijn.
#4. Afwijkingen identificeren en oorzaken analyseren
Beheersing vereist dat managers eventuele significante afwijkingen van de vastgestelde normen identificeren en de achterliggende oorzaken analyseren. Deze analyse helpt bij het diagnosticeren en begrijpen van de redenen voor prestatietekortkomingen.
#5. Corrigerende maatregelen nemen
Wanneer er afwijkingen worden vastgesteld, moeten managers passende corrigerende maatregelen nemen om de prestaties weer op het gewenste niveau te brengen. Dit kan het aanbrengen van wijzigingen in processen, het geven van aanvullende training, het opnieuw toewijzen van middelen of het herzien van plannen inhouden.
#6. Feedback en communicatie
Controle berust op effectieve communicatie en feedbackmechanismen om werknemers te informeren over hun prestaties en hen betrokken en gemotiveerd te houden. Regelmatige communicatiekanalen kunnen prestatiebeoordelingen, teamvergaderingen en individuele discussies zijn.
#7. Continue verbetering
Beheersing heeft een continu karakter, aangezien het gaat om voortdurende bewaking, evaluatie en bijstelling van activiteiten. Managers moeten de feedback van controleprocessen gebruiken om verbeteringen aan te brengen en de prestaties van de organisatie in de loop van de tijd te verbeteren.
Controle in beheerproces
Het controleproces in management omvat verschillende onderling verbonden stappen die organisaties volgen om effectieve controle over hun activiteiten tot stand te brengen en te behouden.
Controle in het managementproces omvat een reeks stappen die managers gebruiken om ervoor te zorgen dat de activiteiten van de organisatie aansluiten bij de vastgestelde doelen en doelstellingen. Controle in het managementproces is een belangrijk hulpmiddel om ervoor te zorgen dat de activiteiten van de organisatie in lijn blijven met de vastgestelde doelen en doelstellingen.
Het doel van controle in het managementproces
#1. Normen vaststellen
Het controleproces begint met het stellen van duidelijke en specifieke standaarden of criteria waaraan de prestaties kunnen worden gemeten. Normen kunnen kwantitatief zijn, zoals financiële doelstellingen, of kwaliteitsstatistieken, of kwalitatief, zoals het niveau van vrijheidsbeneming.
#2. Prestaties meten
Zodra de normen zijn gedefinieerd, is de volgende stap het verzamelen van gegevens en informatie om de daadwerkelijke prestaties te meten. Dit omvat het verzamelen van relevante gegevens uit verschillende bronnen, zoals financiële rapporten, feedback van medewerkers, klantonderzoeken of productiegegevens.
#3. Prestaties vergelijken met normen
In deze stap worden de meetbare prestaties vergeleken met de vastgestelde normen. Deze vergelijking helpt eventuele afwijkingen of variaties tussen de gewenste resultaten en de werkelijke resultaten te identificeren.
#4. Afwijkingen analyseren
Wanneer afwijkingen van normen worden vastgesteld, is de volgende stap het analyseren van de oorzaken en implicaties van deze afwijkingen. Deze analyse heeft tot doel de redenen achter de hiaten te begrijpen en hun impact op de algehele prestaties te beoordelen.
#5. Corrigerende maatregelen nemen
Er worden passende corrigerende maatregelen genomen om de hiaten aan te pakken en de prestaties weer in overeenstemming te brengen met de normen. Corrigerende maatregelen kunnen betrekking hebben op procesverbeteringen, hertoewijzing van middelen, trainingsprogramma's en beleidsaanpassingen.
#6. Bewaking en opvolging
Na het implementeren van corrigerende maatregelen is continue monitoring van de prestaties essentieel om ervoor te zorgen dat de resultaten haalbaar zijn. Regelmatige follow-up- en beoordelingsprocessen helpen de voortgang bij te houden en indien nodig bij te sturen.
#7. Feedback en leren
Gedurende het controleproces wordt feedback gegeven aan individuen en teams met betrekking tot hun prestaties ten opzichte van de normen. Feedback dient als leermiddel en helpt werknemers hun sterke punten en verbeterpunten te begrijpen. Het biedt ook waardevolle inzichten voor managers om controlemechanismen te verfijnen en toekomstige prestaties te verbeteren.
#8. Aanpassing en continue verbetering
Controleprocessen moeten dynamisch zijn en kunnen worden aangepast aan veranderende omstandigheden en behoeften van de organisatie. Regelmatige evaluaties en beoordelingen helpen bij het identificeren van verbeterpunten en maken continu leren en verbeteren van controlesystemen mogelijk.
Controle in beheerfunctie
Controle in de managementfunctie verwijst naar het proces van het bewaken en reguleren van organisatorische activiteiten om ervoor te zorgen dat ze consistent zijn met geplande doelstellingen. Het is een belangrijke doelgerichte functie van het management die helpt om voortgangsdoelen te meten en waar nodig corrigerende maatregelen te nemen. Controle wordt vaak beschouwd als een van de vier basisfuncties van management naast plannen, organiseren en leiden. De controlefunctie is van cruciaal belang voor het succes van een organisatie, omdat het helpt om fouten en afwijkingen van normen te minimaliseren, de efficiëntie te maximaliseren en de prestaties te verbeteren.
Kenmerken van controle in beheer
#1. Plannen en doelen stellen
Controle begint met het vaststellen van duidelijke doelstellingen en prestatienormen. Dit stelt managers in staat om een basis te hebben voor het evalueren en vergelijken van daadwerkelijke prestaties.
#2. Prestaties bewaken en meten
Controle omvat het continu monitoren en meten van de werkelijke prestaties ten opzichte van vooraf bepaalde normen. Dit kan op verschillende manieren worden gedaan, zoals regelmatige rapportage, gegevensanalyse of prestatie-evaluaties.
#3. Prestaties vergelijken met normen
De volgende stap in de controlefunctie is het vergelijken van de werkelijke prestaties met de vooraf bepaalde normen. Dit helpt bij het identificeren van eventuele afwijkingen of afwijkingen die aandacht nodig hebben.
#4. Afwijkingen identificeren en corrigerende maatregelen nemen
Als er significante afwijkingen zijn van de normen, moeten managers de achterliggende oorzaken identificeren. Deze analyse helpt bij het begrijpen van de redenen voor de afwijkingen en stelt managers in staat om passende corrigerende maatregelen te nemen.
#5. Feedback en communicatie
Controle berust op het geven van feedback aan werknemers over hun prestaties. Deze feedback helpt individuen te begrijpen hoe hun werk aansluit bij de organisatiedoelen en motiveert hen om te verbeteren.
#6. Aanpassen en verbeteren
Controle is geen eenmalige activiteit, maar een continu proces. Managers passen de activiteiten van de organisatie continu aan en verbeteren deze op basis van de ontvangen feedback via beheersmaatregelen. Dit zorgt ervoor dat de organisatie responsief en aanpasbaar blijft aan veranderingen.
#7. Zorgen voor efficiëntie en effectiviteit
Door controle zorgen managers ervoor dat de inspanningen van de organisatie efficiënt en effectief worden benut. Dit helpt bij het optimaliseren van hulpbronnen, het minimaliseren van verspilling en het maximaliseren van de productiviteit.
Voorraadbeheer in beheer
Voorraadbeheer in management verwijst naar het proces van het bewaken, beheren en optimaliseren van voorraadniveaus en voorraadgerelateerde activiteiten binnen een organisatie. Het gaat om het afwegen van de kosten en baten die gepaard gaan met het aanhouden van voorraden. Het is om ervoor te zorgen dat de juiste hoeveelheid voorraad op het juiste moment beschikbaar is om aan de vraag van de klant te voldoen. terwijl. Effectief voorraadbeheer helpt organisaties om voldoende voorraden aan te houden, de operationele efficiëntie te verbeteren, kosten te verlagen en de klanttevredenheid te vergroten.
Kenmerken van voorraadbeheer
#1. Eis voorspelling
Nauwkeurige vraagprognoses zijn essentieel voor effectief voorraadbeheer.
#2. Bestelpunten en bestelhoeveelheden instellen
Het bestelpunt is het voorraadniveau waarop een nieuwe bestelling wordt geplaatst, terwijl de bestelhoeveelheid verwijst naar de bestelde hoeveelheid. Deze parameters worden bepaald op basis van factoren zoals doorlooptijd, vraagvariabiliteit en gewenste serviceniveaus.
#3. ABC-analyse
ABC-analyse categoriseert inventarisitems op basis van hun waarde en significantie. Het classificeert items in drie categorieën: A-items (items van hoge waarde die strikte controle vereisen), B-items (items van gemiddelde waarde met matige controle) en C-items (items van lage waarde met minimale controle).
#4. Just-in-Time (JIT) inventaris
JIT-voorraadbeheer heeft tot doel de kosten van voorraadbeheer te minimaliseren door voorraad op tijd aan te laten komen voor productie of vraag van de klant.
#5. Beheer van de veiligheidsvoorraad
Veiligheidsvoorraad is de extra voorraad die wordt aangehouden om te beschermen tegen onverwachte fluctuaties in de vraag, leveringsonderbrekingen of variabiliteit in de doorlooptijd.
#6. Voorraadbeheer en systemen
Deze systemen maken nauwkeurige voorraadcontrole mogelijk, stroomlijnen voorraadbeheerprocessen en verminderen fouten.
#7. Voorraadomzet en voorraadkosten
De omloopsnelheid van de voorraad meet hoe snel de voorraad wordt verkocht of opgebruikt. Houdkosten omvatten uitgaven zoals opslag, verzekering, veroudering en kapitaal dat vastzit in voorraden.
#8. Continue verbetering
Organisaties moeten hun strategieën, beleid en procedures voor voorraadbeheer regelmatig herzien en verfijnen om zich aan te passen aan veranderende bedrijfsomstandigheden. Ze kunnen ook veranderen om zich aan te passen aan de marktdynamiek en de behoeften van de klant.
Conclusie
Effectieve controle vereist duidelijke doelen, nauwkeurige meetsystemen, tijdige feedback en passende corrigerende maatregelen. Controle helpt organisaties om hun doelstellingen te bereiken, prestaties te verbeteren en succes in de loop van de tijd vast te houden. Controle kan op verschillende niveaus binnen een organisatie worden toegepast, waaronder strategisch, tactisch en operationeel niveau. Strategische controle richt zich op het bewaken en afstemmen van de algemene richting en doelstellingen van de organisatie. Tactische controle omvat het bewaken en beheren van de prestaties van specifieke afdelingen, divisies of projecten. Operationele controle houdt zich bezig met dagelijkse activiteiten en zorgt ervoor dat routinetaken efficiënt worden uitgevoerd.
Effectieve controlesystemen zijn ontworpen om flexibel en evenwichtig te zijn en afgestemd op de doelstellingen van de organisatie. Ze moeten een evenwicht vinden tussen het bieden van voldoende toezicht om verantwoording af te leggen en het minimaliseren van buitensporige bureaucratie die creativiteit en wendbaarheid zou kunnen belemmeren. Controlemechanismen moeten zich aanpassen aan veranderende omstandigheden en externe factoren die van invloed kunnen zijn op de prestaties van de organisatie.
Gerelateerde artikelen
- INVENTARISBEHEER & SYSTEEM: Best Practices
- VOORRAADBEHEERSYSTEEM: wat het is, hoe het te verbeteren en de beste software
- CONTROLE GROEP: definitie, voorbeelden, doel en typen
- CHANGE CONTROL IN PROJECTMANAGEMENT: Gids voor de processen
- INTERNE CONTROLES: betekenis en voorbeelden
Referenties
