Als nieuwe medewerker of nieuwe medewerker wilt u er zeker van zijn dat u niet alleen een goede indruk maakt op uw baas, maar ook op uw collega's. Hoe implementeer je dan je ideeën om een succesvol project uit te voeren? Door een werkplan te ontwikkelen dat uw aanpak demonstreert en anderen laat zien waar ze in passen. Een werkplan is niet altijd correct, maar het zet mensen aan tot het stellen van pertinente vragen. Hier is alles wat u moet weten over een werkplan en u kunt effectief dagelijkse, wekelijkse en 90-daagse werkplannen maken, met voorbeelden.
Wat is een werkplan?
Een werkplan is een document waarmee iedereen die betrokken is bij het project duidelijker kan communiceren.
Een goed werkplan schetst de acties die nodig zijn om een project af te ronden. Het specificeert het verwachte resultaat, evenals de primaire stromen van activiteiten of deliverables die dat resultaat zullen bereiken. Het benadrukt ook middelen, participatie en onderlinge afhankelijkheid die nodig zijn.
Voordat het project begint, moeten de belangrijkste belanghebbenden het plan evalueren en er feedback op geven. Als je klaar bent, heb je een duidelijk stappenplan waar iedereen achter staat.
Een definitief werkplan bevat normaal gesproken de volgende items:
- Projectdoelen en doelstellingen
- Project verantwoordelijkheden
- Taakdelegatie (bij werken in een groep)
- Mijlpalen
- Belangrijke leveringen
- Middelen die nodig zijn
- Dienstregelingen, inclusief deadlines
- Begrotingen
Waarom u een werkplan zou moeten gebruiken
Het is verleidelijk om te voorkomen dat u zo'n gedetailleerd werkstroomdocument genereert. Deze procedure is immers zowel complex als tijdrovend. De extra inspanning zal echter op de lange termijn zijn vruchten afwerpen.
Het maken van een plan vereist dat je nadenkt over hoe je je doel gaat bereiken. Het proces vereist dat je lastige vragen stelt, zoals wie het werk gaat uitvoeren en of er voldoende tijd is.
Hier zijn drie redenen om een werkplan te maken:
#1. Het helpt je team om op koers te blijven.
Een goed werkplan specificeert deadlines en taken. Een lijst maken van wie verantwoordelijk is voor wat houdt iedereen verantwoordelijk. Mensen kunnen ook zien hoe hun werk in het grotere geheel past. Dit kan het lucratiever maken en tegelijkertijd helpen om betere beslissingen te nemen.
#2. Beheers uw verwachtingen.
Uw strategie zal zijn verspreid onder alle relevante belanghebbenden, inclusief het management, tegen de tijd dat u met het project begint. Deze procedure kost tijd en moeite. Mensen zullen tijdens het proces onvermijdelijk curveballs naar je gooien als je het niet hebt. (Misschien doen ze dat nog wel, maar jij staat op een steviger fundament met een duidelijk werkplan).
Iedereen moet begrijpen wat de strategie inhoudt en waartoe ze in staat is. Het identificeert verkeerd afgestemde verwachtingen en verschillende interpretaties in een vroeg stadium, waardoor verwarring en conflicten later worden verminderd. Bovendien worden vereisten en limieten gemarkeerd waarvan u zich misschien niet bewust was, zoals unieke machtigingen die u in de strategie kunt opnemen.
#3. Het zal eenvoudig zijn om te bepalen wanneer te vieren.
Het bijhouden van uw doelen en successen biedt de mogelijkheid om dit met uw team te vieren. Er gaat niets boven het afvinken van een belangrijk item van je to-do-lijst. Bovendien kunt u uw prestaties delen met het management, waardoor u en uw team uitstekend overkomen.
BetterUp kan u helpen bij het ontwikkelen van vaardigheden, zoals het bepalen van het juiste detailniveau en het leveren van uw plan aan verschillende belanghebbenden.
Wat zijn de vijf stappen van een werkplan?
Er zijn bepaalde fundamentele richtlijnen die moeten worden gevolgd bij het maken van een werkplan. Begin met de basis. Probeer in elke fase een duidelijk, begrijpelijk verhaal te vertellen. Ten tweede, test het op een hoog niveau voordat je te gedetailleerd wordt. Deel het met je manager, doorgewinterde teamleden of vertrouwde collega's, en let op wat hen bindt of waar ze vragen hebben.
Een voorbeeld kan u helpen begrijpen hoe de procedure werkt. Stel dat u verantwoordelijk bent voor public relations bij een bedrijf voor buitenuitrusting. Een van uw doelstellingen in uw hoedanigheid is het plannen van een inzamelingsactie voor een bekende lokale non-profitorganisatie. Laten we je werkplan klaarmaken om voor je CEO te pitchen.
#Stap 1: Stel het 'waarom' van uw initiatief vast.
U moet het volgende uitleggen in uw werkplandocument:
Het doel van deze activiteit. Hoe past het in het totaalbeeld van het bedrijf? Welke voordelen levert het op voor de organisatie? Geef een uitgebreide uitleg.
De geschiedenis van dit project en de grotere context. Laat zien hoe het project past in het businessplan of de belangrijkste doelstellingen van het bedrijf. Het kan ook nuttig zijn om aan te tonen hoe het project past in de onderliggende principes van het bedrijf.
In het voorbeeld van het bedrijf voor buitenuitrusting, wilt u de toewijding van het bedrijf aan de lokale gemeenschap aantonen. Dit draagt bij aan de ontwikkeling van vertrouwen bij consumenten en werknemers, die de basis vormen van het succes van het bedrijf.
En omdat u buitenuitrusting verkoopt, is uw favoriete liefdadigheidsinstelling een milieuorganisatie. Dit past precies bij het outdoor imago van uw bedrijf.
#Stap 2: maak een projecttijdlijn.
Een project moet altijd een bepaalde deadline hebben. Met een tijdgebonden project kunt u taken prioriteren en voltooien. Bovendien kan het hebben van een deadline u helpen uw tijd succesvoller in te delen.
In dit geval is je tijdschema duidelijk: je hebt tot de evenementdatum. Kies een tijdelijke datum om u te helpen bij het plannen van uw agenda. Houd er rekening mee dat de datum van het evenement kan variëren als gevolg van onderhandelingen met belanghebbenden.
Begin- en einddata zijn ook vereist voor elk onderdeel van het project, zoals het ontwikkelen van promotiemateriaal en gastuitnodigingen. Bepaal welke van deze data definitief zijn en welke kunnen veranderen. Maak een plan dat niet bij elke stap van de reis afhankelijk is van het beste scenario.
Zorg ervoor dat u deze taken toewijst aan teamleden.
#3. Stap 3: Beschrijf duidelijk uw doelstellingen.
Hier vermeld je specifieke, haalbare doelen. Denk na over het toepassen van de SMART-doelstellingentechniek. Dit zal u helpen bij het ontwikkelen van specifieke, kwantificeerbare, haalbare, zinvolle en tijdgebonden doelen.
Zorg ervoor dat u ook de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) definieert. Dit zijn de tools die nodig zijn om succes te beoordelen.
Een donatiedoel van $ 100,000 en een aanwezigheidspercentage van 50% zouden realistische maatstaven zijn voor het succes van uw fondsenwerving.
#Stap 4: Bekijk je beperkingen.
Uw doelstellingen moeten in overeenstemming zijn met het door u gekozen tijdschema, budget en middelen. U bent hoogstwaarschijnlijk tijdens het planningsproces obstakels tegengekomen, dus zorg ervoor dat de reikwijdte van het project redelijk is. Als je geen geld hebt voor een raket, garandeer dan geen maanlanding.
Uw evenement moet een levensvatbaar plan hebben om de doelstelling van $ 100,000 te bereiken. Staat uw bedrijf goed in de samenleving? Zal er een groot aantal spraakmakende gasten zijn die grote donaties kunnen doen? Zijn mensen verplicht om te gaan als ze reageren?
Beantwoord deze vragen eerlijk, overweeg creatief alternatieven en pas uw doelen dienovereenkomstig aan.
#Stap 5: Praat over risico en aansprakelijkheid.
Overweeg uw strategie vanuit elk mogelijk aspect. Wat zijn uw primaire afhankelijkheden? Wat zou er mis kunnen gaan? Of het nu gaat om onverwacht personeelsverloop of slecht weer waardoor het evenement binnen moet plaatsvinden, houd rekening met wat er mis kan gaan en zorg voor een back-upplan. Zorg dat u er veel heeft en identificeer van tevoren welke omstandigheden een noodplan zouden activeren.
Een dagelijks werkplan maken
Timemanagement is een vaardigheid die op elk beroep en bedrijf kan worden toegepast. Vooruit plannen is een onderdeel van tijdmanagement dat u kan helpen bij het halen van deadlines en het voltooien van taken. Door een dagelijks werkplan te maken, kunt u vooruitkijken naar de komende dag en een globaal overzicht maken van wat u in die tijd van plan bent te doen.
Hoe maak je een dagelijks werkplan
Als de gedachte aan het organiseren van je dag je overweldigt, probeer dan deze eenvoudige stappen om je takenlijst voor te zijn en je voor te bereiden op onverwachte behoeften:
#1. Overweeg uw dag van tevoren.
Uw behoeften bepalen de strategie die u volgt om uw dag in te richten. Als u bijvoorbeeld in een snel veranderende omgeving werkt, moet u misschien wat flexibiliteit in uw dag opnemen om onverwachte taken of veranderende deadlines op te vangen. Als je meer tijd hebt om je te concentreren op opdrachten, kun je je tijd nauwkeuriger plannen.
Voordat u uw dag organiseert, noteert u enkele van uw primaire behoeften, evenals eventuele moeilijkheden waarmee u te maken kunt krijgen omdat u geen plan voor de dag heeft. Het identificeren van uw pijnpunten zal u helpen beslissen hoe u de planning van de dag aanpakt.
#2. Bepaal kritieke taken
Het is ook een goed idee om de belangrijkste dagelijkse activiteiten te kiezen en te plannen hoe je ze gaat voltooien. Als je een grote lijst met belangrijke taken hebt, kan het zijn dat je niet genoeg uren per dag hebt om ze allemaal te voltooien. Door te leren prioriteiten te stellen voor uw taken, kunt u bepalen welke banen echt van vitaal belang zijn en welke kunnen wachten tot de volgende dag of later in de week.
Het kan u helpen om uw lijst te prioriteren door twee of drie taken te identificeren die voor u het belangrijkst zijn. Of je ze nu overdag voltooit of er aanzienlijke vooruitgang mee boekt, deze klusjes of projecten kunnen je topprioriteit worden. Als voorbeeld:
#3. Pin je to-do-lijstjes vast
Door uw kritieke must-do-items aan uw schema toe te voegen, kunt u hun belangrijkheidsniveau visualiseren. Als u uw dagen op een kalender organiseert, maak dan een afspraak voor elke taak die de tijd blokkeert die u van plan bent aan de belangrijkste taken te besteden.
To-do-items moeten alle stappen bevatten die nodig zijn om de taak uit te voeren. Als uw belangrijkste focus voor de dag bijvoorbeeld het maken en delen van een blogpost is, kunt u van plan zijn een eerste concept op te stellen, te proeflezen, eventuele essentiële links toe te voegen en de definitieve tekst als afzonderlijke activiteiten in te dienen.
#4. Plan pauzes in
Opzettelijke onderbrekingen van je to-do-lijst helpen je om je energie om te leiden en je geest leeg te maken. Omdat het menselijk brein zich niet langer dan een uur of twee per keer op een enkele taak kan concentreren, kan een pauze nemen uw productiviteit zelfs verhogen.
Neem verschillende pauzes op met tussenpozen van een tot twee uur in uw dagelijkse schema. Door pauzes in te plannen, is de kans groter dat u een pauze neemt van uw werk en u voor een korte periode op iets anders kunt concentreren.
#5. Maak gebruik van uw strategie.
Het kan verleidelijk zijn om je dagplanning opzij te zetten en je te concentreren op je werk nadat je het hebt voorbereid. Als u echter wordt afgeleid door e-mails in uw inbox of een collega die langs uw bureau komt om te praten, kunt u snel uw essentiële taken vergeten of uit het oog verliezen wat u voor de dag had gepland.
Door regelmatig terug te kijken op je dagplan, kun je op het goede spoor blijven en de klusjes klaren die je hebt geïdentificeerd als de belangrijkste items voor de dag.
Voorbeelden van dagelijkse werkroutines
Uw dagelijkse routine kan verschillen, afhankelijk van uw branche en het niveau van tewerkstelling. Hier zijn enkele voorbeelden van verschillende dagelijkse werkroutines:
#1. De routine van een instapmedewerker
Als u vanaf het begin van uw carrière een goede routine opbouwt, kunt u solide werkgewoonten ontwikkelen en uw professionele en persoonlijke doelen in balans brengen. Hier is een voorbeeld van een dag uit het leven van een beginnende medewerker:
- Sta elke ochtend op hetzelfde uur op.
- Schrijf gedurende 15 minuten over uw persoonlijke of professionele ambities.
- Bereid je voor op je werk door te ontbijten.
- Pendelen naar het werk, indien nodig
- Lees en reageer op e-mails
- Maak een to-do lijst voor de dag.
- Taken voltooien
- Neem een pauze voor de lunch.
- Maak na het eten een korte wandeling.
- Keer terug naar uw werkplek en ga verder met uw klusjes.
- Informeer uw manager over uw dagelijkse voortgang.
- Indien van toepassing, verlaat het werk en keer terug naar huis.
- Besteed een uur aan hobby's.
- Eet je diner op
- Maak een wandeling van 15 minuten.
- 30 minuten lezen
- Ga naar bed
#2. De routine van een mid-level professional
Naarmate uw carrière vordert, kunt u meer tijd besteden aan professionele ontwikkeling en certificering. U kunt deze activiteiten uitvoeren terwijl u aan uw fundamentele werkverplichtingen voldoet en geniet van een bevredigend persoonlijk leven als u een routine ontwikkelt. Hier is een voorbeeld van de dagelijkse routine van een mid-level professional:
- Sta elke ochtend op hetzelfde uur op.
- Maak een wandeling voor het ontbijt.
- Bereid je voor op je werk door te ontbijten.
- Indien van toepassing, woon-werkverkeer
- Beantwoorden van e-mails en correspondentie
- Bestudeer projectplannen en de dagelijkse agenda
- Volledige projecten
- Neem een pauze voor de lunch.
- Bespreek strategische doelstellingen met uw manager.
- Voltooi de projecttaken van de dag.
- Ga, indien van toepassing, naar huis.
- Werk een uur aan de certificeringsklasse.
- Eet je diner op
- Besteed een uur aan iets wat je leuk vindt.
- Ga naar bed
#3. De routine van een senior professional
Als senior professional zijn uw taken wellicht meer gediversifieerd dan die van beginnende of mid-level professionals, die hun vak kunnen leren door herhaling. Hoewel uw verantwoordelijkheden kunnen veranderen, kunt u nog steeds een patroon ontwikkelen dat uw werk en persoonlijke prioriteiten in balans houdt. Hier is een voorbeeld van het dagelijkse schema van een senior professional, zoals een manager of directeur:
- Sta elke dag op hetzelfde uur op.
- 10 minuten meditatie of stretching
- Bereid je voor op je werk door te ontbijten.
- Indien van toepassing, woon-werkverkeer
- Reageren op e-mails en berichten
- Ontmoet jongere teamleden om dagelijkse of wekelijkse taken door te nemen.
- Projectrapporten van teammanagers moeten worden gelezen.
- Review key performance indicators (KPI's) met andere bestuurders.
- Bijwonen van lunchbijeenkomsten voor belanghebbenden
- Bestudeer nieuwe projectvoorstellen
- Ontmoet individuele teamleden voor training of prestatie-evaluaties.
- Ga, indien van toepassing, naar huis.
- Breng quality time door met familie of vrienden.
- 30 minuten aan lichaamsbeweging
- Eet je diner op
- Een uurtje lezen
- Ga naar bed
Wat is een wekelijks werkplan?
Een wekelijks werkplan is een hulpmiddel voor taakbeheer dat u helpt bij het opsplitsen en organiseren van de dingen die de volgende week moeten worden voltooid. Het maken van een wekelijks schema verbetert uw tijdmanagementvaardigheden doordat u vooruit kunt plannen. Hierdoor kunt u kritieke werkzaamheden op tijd uitvoeren.
Deze methode helpt je niet alleen bij het maken van een dagelijks rooster, maar geeft je ook een weekoverzicht van waar je aan gaat werken. Houd bij het opstellen van uw wekelijkse werkschema rekening met de vergaderingen die u moet bijwonen. Dit kan u helpen uw werklast in evenwicht te brengen met het aantal vergaderingen dat u heeft, zodat u niet te veel werk heeft op een dag met veel vergaderingen.
Hoe maak je een wekelijks werkplan
Het maken van een wekelijks werkplan is een eenvoudige stap die uw werkweek goed kan beginnen. Hier zijn vier eenvoudige maatregelen die u kunt nemen.
#1. Bewaar al uw takenlijsten op één locatie.
De meest gebruikelijke techniek om aan uw wekelijkse werkplan te beginnen, is het maken van een traditionele takenlijst. Digitale takenlijsten zijn ideaal omdat ze het eenvoudig maken om taken te categoriseren en te prioriteren, en ze zijn onmogelijk kwijt te raken. Je kunt ook contextuele informatie koppelen aan activiteiten met behulp van een service zoals Asana, zodat je over de informatie beschikt die je nodig hebt zonder dat het je lijst onoverzichtelijk maakt. Het meest cruciale aspect van deze fase is dat alles wat je nodig hebt zich op één locatie bevindt, die deze week als je bron van waarheid zal dienen. Als je niet zeker weet wat je nu moet doen, ga je gewoon terug naar je takenlijst.
#2. Stel deadlines in voor de dingen op je takenlijst.
Elk actiepunt op je takenlijst moet een deadline hebben. Einddatums kunnen u helpen om aan te geven wanneer u aan elke opdracht moet werken, wat een uiterst kritieke fase is voor de wekelijkse werkplanning.
Als je weet dat je een taak op een bepaalde datum moet voltooien, bereken dan hoe lang het duurt om dat specifieke werk te doen. Werk terug vanaf de vervaldatum met behulp van die geprojecteerde tijd. Dit is het absolute minimum voor wanneer u aan die activiteit zou moeten beginnen.
#3. Stel effectieve prioriteiten voor uw taken.
Het is van cruciaal belang om prioriteit te geven aan uw klusjes voor de week. Het balanceren van tijdschema's en prioriteiten is een moeilijke vaardigheid om onder de knie te krijgen. Als je langdurige taken hebt met deadlines die ver weg liggen, kun je deze opdelen in kleinere stukjes en elke dag een deel van de taak uitvoeren tot de deadline. Dit kan u helpen voorkomen dat u op het laatste moment uitstelgedrag vertoont en grotere opdrachten moet voltooien.
Probeer een prioriteitslabel toe te wijzen aan elke taak als u een werkbeheerprogramma gebruikt. Dit helpt u niet alleen om op schema te blijven met uw prioriteiten, maar het laat uw teamleden ook zien waar u die dag aan werkt. Als dingen veranderen en u uw prioriteiten moet aanpassen, kunt u uw taken gemakkelijk opnieuw labelen.
#4. Maak elke week tijd vrij voor taakorganisatie.
Een wekelijks werkplan werkt het beste als het regelmatig als weekplanner wordt gebruikt. Maak elke week tijd vrij in je agenda om na te denken over de klusjes die je de komende week moet doen.
Sommige mensen organiseren hun taken op vrijdagmiddag, terwijl anderen hun weekplanning op maandagochtend maken. Beide dagen hebben voordelen. Door uw taken op vrijdag te verzamelen, kunt u op maandag binnenkomen met taken die goed gestructureerd en klaar voor gebruik zijn. Dit is een geweldige methode voor mensen die moeite hebben om zich in het weekend los te maken van hun werk, omdat ze een duidelijk beeld hebben van hun dag op maandag voordat ze naar het weekend gaan.
Door je wekelijkse klusjes op maandag te organiseren, krijg je een duidelijk beeld van waar je door de week aan gaat werken. Deze strategie is geschikt voor teamleden die afhankelijk zijn van anderen om hun taken uit te voeren, zoals een verkoop- of klantensuccesteam. Als u verwacht in het weekend correspondentie te ontvangen, helpt het maken van uw wekelijkse werkplan op maandag u om prioriteit te geven aan het werk dat binnenkwam terwijl u weg was.
Een werkplan van 90 dagen maken
De eerste 90 dagen van een nieuwe tewerkstelling worden meestal gekenmerkt door een steile leercurve. Er is veel om in je op te nemen. Er zijn zoveel mensen om te ontmoeten. Als nieuwe medewerker wil je jezelf bewijzen. Als u de wervingsmanager bent, wilt u ervoor zorgen dat die persoon slaagt.
Een 90-dagenplan kan nieuwe werknemers helpen om snel aan de slag te gaan, hun baan te begrijpen en een sterker gevoel van team- en bedrijfscultuur te krijgen.
Wat is een werkplan van 90 dagen?
Een 90-dagenplan dient als raamwerk om te bepalen hoe nieuwe teamleden aan boord gaan, acclimatiseren en opleiden. Het stelt verwachtingen vast voor wat het individu zou moeten leveren in de eerste 90 dagen, wat zowel leer- als prestatiedoelstellingen kan omvatten. Sommige mensen noemen het wel een actieplan van 90 dagen, wat het belang van proactief handelen benadrukt.
Een 90-dagenplan moet, net als SMART-doelen, de specifieke details beschrijven waarmee de nieuwe werknemer kan slagen. Een goed geschreven plan moet gedetailleerd beschrijven hoe de nieuwe rol en dagelijkse verantwoordelijkheden van deze persoon zich verhouden tot de bedrijfsstatistieken en langetermijndoelen. Het moet hen helpen bij het definiëren van prioriteiten en controlepunten voor voortgangsbewaking.
Een werkplan van 90 dagen zou idealiter de volgende elementen moeten bevatten:
- Dienen als enig contactpunt voor middelen, hulp en duidelijkheid over taken en doelen.
- Introduceer en cultiveer een klimaat dat regelmatige groeigesprekken met het management aanmoedigt, zodat werknemers hun carrièrepad kunnen visualiseren.
- Introduceer de nieuwe medewerker in de bedrijfs- en teamcultuur door de nadruk te leggen op relaties en gedeelde doelen.
- Moedig tactieken aan die een groeihouding en een actieve werkstijl bevorderen.
Wat is het belangrijkste doel van een werkplan?
Een goed werkplan schetst de acties die nodig zijn om een project af te ronden. Het specificeert het verwachte resultaat, evenals de primaire stromen van activiteiten of deliverables die dat resultaat zullen bereiken.
Hoe heet een werkplan?
Een projectmanagementplan is een andere naam voor een werkplan.
Wat zijn de vier basiscomponenten van een werkplan?
- Doelen en doelstellingen moeten worden vastgesteld.
- Teamverantwoordelijkheden definiëren.
- Opstellen van projecttijdlijnen.
- Een begroting maken
Ten slotte,
Projectmanagementplannen zijn noodzakelijk voor elke teamleider, maar ze zijn niet voldoende. Het hebben en uitdragen van een visie, evenals het leiden van een team bij de implementatie, zijn essentiële talenten. Je bent goed op weg nu je weet hoe je een sterk werkplan maakt.
Gerelateerde artikelen
- E-commercebedrijf: ideeën, modellen en 2023 Startgids
- GAP-ANALYSE: de fundamentele componenten van een gap-analyse
- HOE HET MAANDINKOMEN TE BEREKENEN: 2023 Best Easy Guide
- TAAKBEHEERSOFTWARE: 25 beste softwareoplossing voor taakbeheer
Referenties
