Bedrijven evalueren hun huidige prestaties tegen hun gewenste en verwachte prestaties met behulp van gap-analyse. Deze evaluatie wordt gedaan om te zien of een bedrijf zijn middelen verstandig besteedt en aan de verwachtingen van de klant voldoet. In dit artikel zullen we de betekenis van gap-analyse ontdekken en voorbeelden bekijken.
Door tijd, geld en arbeid te evalueren, kan een bedrijf zijn huidige toestand bepalen. Het managementteam kan een actieplan ontwikkelen om de organisatie vooruit te helpen en hiaten in de prestaties te dichten door deze hiaten te identificeren en te analyseren.
Wat is Gap-analyse?
Organisaties zijn mogelijk niet in staat hun volledige potentieel te realiseren als ze hun activa, geld en technologie niet ten volle benutten. Een analyse van de hiaten kan hierbij nuttig zijn.
Elk type organisatieprestatie heeft baat bij een gap-analyse, ook wel een vereistenanalyse genoemd. Het stelt bedrijven in staat om hun huidige positie en gewenste toekomstige toestand te beoordelen. Door middel van gap assessment kunnen bedrijven hun doelstellingen opnieuw evalueren om te bepalen of ze op de goede weg zijn om ze te bereiken.
In de jaren tachtig werden gap-analyses vaak gebruikt in combinatie met duuranalyses. Een gap-analyse kan worden gebruikt om de blootstelling aan een reeks schommelingen in de termstructuur te meten, ook al komt dit minder vaak voor en wordt het moeilijker geacht om te gebruiken dan een duurbeoordeling.
Hoe een gap-analyse uit te voeren
De volgende stappen zijn in sommige kaders voor gap-analyse onderverdeeld in vier processen. Sommige zijn iets complexer en splitsen de analyse op in nog een paar fasen. Uw bestaande situatie begrijpen, beslissen waar u naartoe wilt en een strategie bedenken om daar te komen, zijn allemaal onderdelen van een gap assessment, ongeacht de situatie.
#Stap 1: Identificeer uw huidige staat
Focussen op waar uw bedrijf momenteel actief is, is de eerste stap in een gap-analyse. Dit omvat het onderzoeken van de goederen die het verkoopt, de klanten die het bedient en de voordelen die het aan zijn personeel biedt. Deze gegevens kunnen kwantitatief zijn (zoals financiële gegevens die zijn ingediend als onderdeel van de archiveringsvereisten) of kwalitatief (zoals enquêtes of opmerkingen van belangrijke belanghebbenden).
Een bedrijf doet vaak een gap-analyse omdat het bevindingen heeft of al op de hoogte is van een probleem. Het bedrijf wil onderzoeken waarom klantfeedbackenquêtes ondermaatse resultaten opleverden en corrigerende maatregelen treffen. Het moet begrijpen waarom deze fouten worden gemaakt, wanneer zich problemen voordoen en wie de leiders van verandermanagement moeten zijn voordat ze zich kunnen voorstellen wat het wil worden.
#Stap 2: Identificeer uw toekomstige staat
Deze stap, waarin een bedrijf moet beslissen wat het wil worden, is de essentie van gap-analyse. Tijdens deze fase moet voorzichtigheid worden betracht, aangezien de identiteit die een bedrijf wenst te hebben, de strategische stappen zal bepalen die het moet ondernemen om die doelstellingen te bereiken.
Voor het grootste succes op de lange termijn moet een bedrijf gedefinieerde, kwantificeerbare doelen stellen tijdens de gap-analyse. Het zou bijvoorbeeld niet effectief zijn voor het bedrijf om als doel te hebben "de klantenservice te verbeteren". Het bedrijf moet in plaats daarvan meer meetbare doelen kiezen, zoals het bereiken van 90% klanttevredenheid binnen 12 maanden.”
Ook het analyseren van wat rivaliserende bedrijven of andere marktspelers doen, kan helpen bij het bepalen van het beoogde resultaat. Het kan eenvoudiger zijn om te zien wat een ander bedrijf goed doet en dit te kopiëren.
#Stap 3: Identificeer de hiaten
Het is tijd om een vergelijking te maken tussen de huidige situatie en de gewenste toekomstige toestand om de belangrijkste verschillen te identificeren. In ons hypothetische voorbeeld is het op dit punt dat een bedrijf beseft dat het jammerlijk onderbemand is, zijn werknemers niet voldoende heeft opgeleid of niet over de technische capaciteit beschikt om op de zorgen van de consument te reageren.
#Stap 4: de oplossingen beoordelen
Een bedrijf moet nu plannen ontwikkelen voor hoe het zijn gewenste toestand zal bereiken na het definiëren van zijn tekortkomingen. In sommige gevallen kan er slechts één antwoord zijn, terwijl in andere gevallen de gap-analyse meerdere gelijktijdige verbeteringen kan vereisen die moeten samenwerken.
Een oplossing moet vaak worden gekwantificeerd met hulpmiddelen om verandering te monitoren om te bepalen of deze zal slagen. Een eenvoudige indicator, zoals het percentage tevreden klanten, kan beschikbaar zijn voor ons voorbeeld van het verbeteren van de klantenservice. Andere resultaten van de hiaatanalyse, zoals zwakke punten in merkidentificatie, kunnen vragen om meer originele, weloverwogen oplossingen die nog steeds kunnen worden beoordeeld.
# 5: Voer de wijziging uit
Het is tijd om de beste suggesties van stap 4 in praktijk te brengen na het selecteren van de beste. In deze fase spant de business zich in om de geconstateerde kloof te dichten. Door de oplossingen te implementeren, streeft de organisatie naar verbetering op een bepaald gebied van het bedrijf of om een zwak punt aan te pakken.
Het volgen van een bepaalde cadans en een gedetailleerde reeks processen zijn vaak vereist in deze implementatiefase. Het bedrijf heeft een specifiek doel voor ogen voor de gap-analyse, dus er moet voor worden gezorgd dat er niet meer schade wordt aangericht dan nodig is. Denk bijvoorbeeld aan personeel dat vermoeid en gedemoraliseerd raakt door langdurige trainingen. Als u zich inspant om de vaardigheid van de werknemer te verbeteren, kan dit leiden tot productieverlies of een laag moreel.
#Stap 6: Houd wijzigingen in de gaten
Daarom moet het bedrijf na voltooiing van de gap-analyse ook controleren op wijzigingen. Soms neemt het bedrijf de ideale beslissingen. Andere keren was de kloof groter dan het bedrijf aanvankelijk dacht. In elk geval kan gap-analyse een circulair proces zijn waarin het bedrijf zijn huidige positie opnieuw kan evalueren en hoe deze zich verhoudt tot alternatieve toekomstige toestanden zodra er aanpassingen zijn aangebracht.
Soorten gap-analyse
Laten we nu wat verder graven en praten over de vele soorten gap-analyse.
#1. Analyse van product- of marktkloof
Het is een trieste statistiek dat 95% van de artikelen die op de markt worden gebracht, mislukt.
Een gap-analyse is een uitstekende techniek om problemen op te sporen voordat tijd en geld wordt geïnvesteerd in een mislukte productlancering, omdat er veel verschillende redenen zijn waarom een product mogelijk niet slaagt.
Een onderzoek naar de marktkloof, ook wel 'productkloofanalyse' genoemd, evalueert de toestand van de markt. Het analyseert de bereidheid van de doelmarkt, eventuele concurrerende producten en de acties van concurrerende bedrijven. Het helpt bij het identificeren van zwakke punten in de kenmerken van het product, branding, lanceringsstrategie en promotionele activiteiten, zodat het bedrijf volledig kan profiteren van marktvooruitzichten.
#2. Strategische gap-analyse
Strategische gap-analyse, ook wel performance gap-analyse genoemd, is een meer officiële interne beoordeling van hoe een bedrijf opereert. In het onderzoek worden de prestaties vaak vergeleken met langetermijnstandaarden zoals een vijfjarenplan of een strategisch plan.
Er kan ook een strategische gap-analyse worden uitgevoerd om te evalueren hoe goed een bedrijf het doet in vergelijking met zijn rivalen. Dit soort onderzoek zou kunnen onthullen hoe andere bedrijven personeel of middelen op slimmere, strategischere manieren inzetten. Dit soort informatie kan moeilijk te verkrijgen zijn, vooral als vertrekkende werknemers geheimhoudingsovereenkomsten hebben gesloten en het bedrijf weinig procesgerelateerde informatie achterhoudt voor het grote publiek.
#3. Analyse van financiële/winstkloof
Door zich te concentreren op financiële maatregelen, kan een bedrijf besluiten om direct te beoordelen waar het mogelijk tekortschiet in vergelijking met zijn rivalen. Prijsvergelijkingen, margepercentages, gewoon aanvullende training geven aan huidige werknemers om nieuwe vaardigheden te verwerven, of externe expertise zoeken om nieuwe werknemers aan te nemen.
Voor innovatieve bedrijven die afhankelijk zijn van specifieke vaardigheden om concurrenten (of marktleiders) te blijven, is dit soort onderzoek bijzonder cruciaal. Bovendien is een onderzoek naar de vaardigheidskloof essentieel voor kleine bedrijven die afhankelijk zijn van een kleiner personeelsbestand om te functioneren. In deze situatie hebben mensen vaak een breed scala aan aanpasbare vaardigheden nodig die waardevol kunnen zijn op tal van bedrijfsgerelateerde gebieden.
#5. Compliance Gap-analyse
Een compliance gap-analyse vergelijkt de prestaties van een bedrijf met een reeks externe voorschriften die specificeren hoe iets moet worden gedaan. Bij deze analyse wordt veelvuldig gebruik gemaakt van interne auditdiensten. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een interne beoordeling van zijn boekhoud- en rapportageprocedures uitvoeren voordat een externe auditor wordt gevraagd om zijn financiële overzichten te beoordelen.
In vergelijking met andere strategische vormen van gap-analyse is compliance-analyse meer defensief en preventief. In plaats van hiaten te analyseren om te proberen het marktaandeel te vergroten, is de analyse van de nalevingskloof bijvoorbeeld vaak gericht op het naleven van regels, het vermijden van boetes, het nakomen van rapportageverplichtingen en het garanderen dat externe deadlines kunnen worden gehaald.
#6. Gap-analyse van productontwikkeling
Gap-analyses kunnen worden uitgevoerd terwijl een bedrijf nieuwe producten ontwikkelt om te bepalen welke functies aan de vraag van de consument zullen voldoen. Bij het ontwikkelen van software of items die lang nodig hebben om te bouwen, wordt deze vorm van gap-analyse vaak gebruikt.
Een bedrijf kan beoordelen welke elementen van het product of de dienst effectief zijn geïmplementeerd, vertraagd of doelbewust zijn verwijderd. Het bedrijf kan dan voortdurend beoordelen hoe zijn productplan verandert en of het de interne middelen heeft om de interne hiaten op te vullen. Deze hiaten zijn nodig voor de voltooiing van de productontwikkeling door de hierboven genoemde verschillende soorten gap-analyse te combineren.
#7. Heeft gap-analyse nodig
Vergelijkbaar met een analyse van de vaardigheidskloof, kijkt een behoeftekloofanalyse naar alle dingen die een organisatie nodig heeft, niet alleen naar de capaciteiten van werknemers, om een doel te bereiken. Welke materialen heb je nodig? uitrusting, kennis, financiën en naleving van voorschriften
Er zijn geen regels; bij het uitvoeren van een vereistenanalyse kunt en moet u alle middelen overwegen die nodig zijn om de kloof tussen de huidige situatie en de gewenste toekomstige situatie te overbruggen. Het kan iets belangrijks zijn, zoals een nieuw regionaal kantoor, of iets bescheidens, zoals extra koffie voor overuren.
#8. Analyse van de gezondheidskloof
De huidige zorgsector is een ingewikkeld web van HMO's, verzekeraars, medische instellingen, klinieken, ziekenhuizen en patiënten. Bovendien is er een hevige concurrentie. Zorgverleners moeten veel moeite doen om te voldoen aan wettelijke vereisten zoals HIPAA, terwijl ze eersteklas patiëntenzorg bieden om te kunnen concurreren.
Gap-analyse wordt door verschillende gezondheidsorganisaties gebruikt om ervoor te zorgen dat ze consequent vooruitgang boeken in de richting van hun doelstellingen. Dit omvat openbare ziekenhuizen, particuliere gezondheidsbedrijven en internationale gezondheidsorganisaties zoals de WHO. Gap-analyses kunnen zorgorganisaties bijvoorbeeld helpen bij het bepalen welke externe leveranciers toegang hebben tot de beschermde gezondheidsinformatie (PHI) van de patiënt. Het moet zich daarom houden aan de HIPAA-voorschriften door een zakenpartnerovereenkomst (BAA) te ondertekenen.
Wat bevat een Gap Analysis-sjabloon?
Hoewel gap-analysebenaderingen zowel conceptueel als concreet kunnen zijn, bevatten sjablonen voor gap-evaluatie vaak de volgende kernelementen:
#1. De huidige situatie
De eerste kolom in een gap-analysesjabloon kan de titel 'Huidige status' hebben. Het gebruikt feitelijke terminologie om de procedures, eigenschappen en functies te identificeren die een bedrijf wil verbeteren.
Aandachtsgebieden kunnen breed zijn, gericht op het hele bedrijf, of klein, gericht op een enkele bedrijfsactiviteit. De beslissing is gebaseerd op de doelen die de organisatie hoopt te bereiken.
Deze aandachtsgebieden kunnen kwantitatief worden geanalyseerd, bijvoorbeeld door het aantal klantoproepen te tellen dat binnen een bepaalde tijd wordt beantwoord, of kwalitatief, door te kijken naar diversiteit op de werkplek.
#2. Opkomende staat
Bovendien moet een kolom met de titel "Future State" die de gewenste toestand voor de organisatie beschrijft, worden opgenomen in het behoeftenanalyserapport.
Dit deel kan ook in specifieke, meetbare termen worden geschreven, zoals "proberen het aantal afgehandelde klantoproepen binnen een bepaald tijdsbestek met een bepaald percentage te verhogen". Als alternatief kan het in brede zin worden geformuleerd als 'werken aan een meer inclusieve kantoorcultuur'.
#3. Gap uitleg
Ten eerste moet deze kolom bepalen of er een verschil is tussen de huidige staat van een bedrijf en zijn potentieel. Als dat het geval is, moet in de beschrijving van het hiaat worden gespecificeerd wat het hiaat is en wat de onderliggende problemen zijn die ertoe hebben geleid.
Deze factoren worden op een onpartijdige, begrijpelijke manier in deze kolom vermeld. Deze elementen kunnen kwantitatief of kwalitatief zijn, net zoals de staatsbeschrijvingen. Ze kunnen wijzen op zaken als het ontbreken van diversiteitsprogramma's of de discrepantie tussen het werkelijke en gewenste aantal afgehandelde oproepen.
#4. Voorstellen en volgende fasen
Een gap-analyserapport moet een laatste kolom bevatten met alle mogelijke oplossingen die kunnen worden aangebracht. Dit is om de kloof tussen de huidige en de gewenste toekomstige toestand te overbruggen.
Deze doelen moeten concreet zijn, specifiek betrekking hebben op de elementen die in de hiaatbeschrijving zijn geïdentificeerd, en worden uitgedrukt in overtuigende, actieve taal. Ze zouden specifieke doelen en een deadline moeten hebben om ze te bereiken.
De volgende stappen kunnen betrekking hebben op het in dienst nemen van een bepaald aantal extra werknemers om oproepen van klanten te beantwoorden, rapportage van het oproepvolume te implementeren of bepaalde kantoordiversiteitsprogramma's en -bronnen te starten.
Gap-analyse voorbeelden
Gap-analyse geeft u een referentiekader om te evalueren hoe strategieën, technologieën en procedures voor uw bedrijf presteren. Dit helpt de organisatie bij het bereiken van haar doel terwijl risico's en fouten langs de route worden verwijderd.
Laten we eens kijken naar enkele voorbeelden van gap-analyse:
#1. Individuele evaluatie
Werknemers kunnen gap-analyse gebruiken om te onderzoeken waar hun prestaties zwak zijn en hoe ze de kloof kunnen dichten door extra moeite te doen.
In deze analyse wordt rekening gehouden met individuen. Wanneer een afdeling in een organisatie achterop raakt bij het leveren van het gewenste resultaat, moeten de teamleden van die afdeling hun prestaties beoordelen om te bepalen waar de inspanningen verspild worden.
#2. Een gloednieuw productdebuut
Een bedrijf kan gap-analyse gebruiken na de lancering van een nieuw product. Dit is om te helpen bepalen waar de verkoop fluctueert en om de vereiste aanpassingen door te voeren.
Het product levert mogelijk niet wat wordt verwacht, wat zou verklaren waarom de verkoop achterblijft bij de verwachtingen. In deze situaties moet het productieteam experimenteren met alternatieve productiemethoden om het product effectiever en verkoopbaarder te maken.
Wat zijn de drie fundamentele componenten van een gap-analyse?
De huidige staat, de gewenste staat en de kloof zijn de drie kernelementen van een behoefteanalyse. De manier waarop bedrijfspraktijken en -processen worden gebruikt, is de huidige situatie. Waar het bedrijf in de toekomst hoopt te zijn, is de ideale staat. Meestal betekent dit ook een grotere werkzaamheid en efficiëntie.
Wat is een andere naam voor gap-analyse?
Een "behoefteanalyse" of "behoefteanalyse" kan ook worden gebruikt om een gap-analyse te beschrijven. De ruimte tussen "waar we zijn" als bedrijf (de huidige staat) en "waar we willen zijn" (de beoogde staat of gewenste staat) wordt de "gap" genoemd in het gap assessment-proces.
Is een SWOT-analyse een gap-analyse?
Een voorbeeld van een gap-analyse is een SWOT-analyse. Het gebruik van een SWOT-diagram is een geweldige benadering om de huidige situatie van een bedrijf, de plaats in de markt, de dingen die het goed doet en de gebieden waar het kan verbeteren, te beoordelen. Een hulpmiddel voor het identificeren van zwakke punten in een zakelijke of commerciële onderneming is dus een SWOT-analyse.
Samengevat
Een gap-analyse is een methode waarmee bedrijven kunnen beoordelen waar ze nu staan. Het kan ook worden gebruikt om te kiezen waar ze in de toekomst willen zijn en om een strategie te ontwikkelen om de kloof te dichten. Een bedrijf dat operationele problemen heeft of meer strategisch wil worden, kan besluiten een gap-analyse uit te voeren. In beide scenario's kunnen verschillende tools het bedrijf helpen bij het maken en uitvoeren van een langetermijnplan, inclusief SWOT-analyse, PEST(LE)-analyse, enz.
Gerelateerde artikelen
- GAP INSURANCE: Betekenis, hoe het werkt en alles wat u moet weten
- GAP-ZORGVERZEKERING: dekking, plannen en wat u nodig heeft !!!
- Tussenjaar: betekenis, programma, ideeën, voor- en nadelen
- GAP-LOGO: wat is de betekenis achter het logo? Gedetailleerde gids
- E-commercebedrijf: ideeën, modellen en 2023 Startgids
Referenties
