“Werk vanuit huis” (WFH) is sinds 2020 een terugkerende uitdrukking en heeft aanzienlijke veranderingen teweeggebracht op de werkplek. Werken op afstand heeft het potentieel om bedrijven te helpen het geluk en de productiviteit van werknemers te vergroten. Daarom overwegen steeds meer bedrijven nu meer werknemers in dienst te nemen om thuis te werken. Sterker nog, de talentenpool is nog nooit zo groot geweest.
WFH opende de deuren voor medewerkers van over de hele wereld, waardoor uitgaande outsourcing In hoge vraag. Bedrijven erkennen de voordelen van het inhuren van een diverse groep werknemers, waaronder hogere niveaus en interessantere iteraties van samenwerking op de werkplek.
Desalniettemin heeft werken op afstand ook veranderingen met zich meegebracht waarmee BPO-managers het hoofd moeten bieden. Ze moeten communiceren met hun agenten en ze van mijlenver motiveren.
Hoe managers werknemers kunnen motiveren
De productiviteitsniveaus thuis en op kantoor kunnen van persoon tot persoon verschillen. Sommige mensen zijn productiever in het comfort van hun huis dan vastzitten op kantoor, terwijl anderen andersom werken. Van de kant van managers kan de productiviteit van werken op afstand een punt van zorg zijn, omdat ze werknemers niet zoveel kunnen controleren als op kantoor.
Het aanbieden van een keuze tussen werken op afstand en kantoorwerk kan echter de productiviteit verhogen. Een studie vond bijvoorbeeld een 13% verhoging van de prestaties van werknemers wanneer ze op afstand mochten werken. WFY kan ook geschikt zijn voor werknemers die geen behoefte hebben aan samenwerking en socialisatie als onderdeel van hun werk.
Ondanks deze cijfers, managers nog steeds Geconfronteerd met een uitdaging over hoe ze hun agenten kunnen motiveren. Hier zijn tips om de betrokkenheid en productiviteit van medewerkers te vergroten.
#1. Gebruik een taaktracker.
Afleiding is niet alleen thuis aanwezig. U moet ook rekening houden met digitale afleiding en rommel, aangezien dit vaak grote problemen zijn bij werken op afstand. Er kunnen te veel bestanden op te veel platforms zijn of de taken stapelen zich zo snel op dat het moeilijk is om ze bij te houden.
Het gebruik van een taaktracker is gunstig voor zowel managers als medewerkers. Medewerkers kunnen hun taken beheren, categoriseer ze of maak zelfs to-do-lijsten. Aan de andere kant kunnen managers zien waar hun medewerkers mee bezig zijn en of bepaalde taken al dan niet zijn voltooid.
Wat nog belangrijker is, taaktrackers organiseren alles. Ze plaatsen alle taken, informatie en bestanden op één platform voor gemakkelijke toegang en tracking. Platforms zoals Trello en Notion bieden functies waarmee items gemakkelijk kunnen worden gecategoriseerd. Met een Kanban-bord kan de gebruiker bijvoorbeeld zijn taken van "In uitvoering" of "Voltooid" slepen en deze categorieën kunnen worden aangepast, afhankelijk van de bedrijfsprocessen van het bedrijf.
#2. Kies het juiste communicatiemiddel
Communicatie is een grote uitdaging voor teams die vanuit huis werken, maar het is niets dat technologie niet kan oplossen. Tegenwoordig kun je verschillende communicatietools gratis downloaden. Ze hebben functies waarmee u de communicatie met verschillende afdelingen kunt organiseren. Maar u moet nog steeds de juiste pasvorm voor u kiezen, en hier zijn factoren waarmee u rekening moet houden als u naar een tool bladert.
- Asynchrone of synchrone communicatie Heb je instant messaging nodig? Is er ruimte voor enige vertraging? Of misschien werken beide ook. Asynchrone communicatie is van toepassing wanneer er een vertraging is in de uitwisseling, en de meest gebruikelijke optie hiervoor is e-mail. Aan de andere kant gaat synchrone communicatie meer over instant messaging. Hier kunt u kiezen uit Slack, Discord, Microsoft Teams, videoconferentieplatforms, enz.
- Privacy en veiligheid. De privacy van zakelijke communicatie is van groot belang om vertrouwelijke bestanden of gevoelige gesprekken met collega's te beschermen. Zoek naar functies zoals gecodeerde berichten, exclusieve groepen of opties om opname uit te schakelen.
- De grootte van je team. Bepaalde tools laten slechts een bepaald aantal mensen toe in een kanaal, tenzij je betaalt voor een premium lidmaatschap. Bovendien worden sommige communicatietools rommelig als te veel mensen ze gebruiken, terwijl andere een beetje te veel lijken als er te weinig gebruikers zijn.
Lees ook: Waarom micromanaging-statistieken een vernietiger van kleine bedrijven kunnen zijn
#3. Pas je trainingsprogramma aan.
Trainen tijdens het thuiswerken en in-office training zijn werelden van elkaar verwijderd. Met WFH hebben managers te maken met een geheel nieuwe reeks problemen die geheel andere oplossingen vereisen. Als gevolg hiervan moeten managers hun trainingsprogramma aanpassen aan de vaardigheden die werknemers nodig hebben voor WFH.
Vaardigheden zoals tijdmanagement, weerstand tegen afleiding en communicatie-etiquette zijn nuttig tijdens WFH. Vanwege de afleiding die thuis aanwezig is, moeten werknemers leren focussen en grenzen stellen aan het werk. E-mails en chats schieten ook omhoog als je thuis werkt, dus het is belangrijk om te leren hoe je bijvoorbeeld een e-mail kunt opstellen.
Managers moeten ook aandacht besteden aan de trainingsmethoden die ze zullen gebruiken. Ze kunnen hun agenten trainen via videogesprek of chat als ze realtime correspondentie willen. Een andere optie is het verstrekken van instructiemateriaal, zodat de agent een referentie heeft met minimaal toezicht van de manager.
#4. Plan regelmatige check-ins
Afgezien van de dagelijkse behoefte om in te klokken voor werk en voltooide taken te rapporteren, moeten werknemers inchecksessies hebben met hun managers. Deze check-ins gaan niet alleen over werk, maar ze kunnen ook essentieel zijn voor het onderhouden van socialisatie op de werkplek.
Werken op afstand heeft de neiging om werknemers van elkaar te isoleren. Hierdoor kan hun geestelijke gezondheid worden aangetast door een gebrek aan sociale steun. Werknemers kunnen ook thuis afleiding tegenkomen, waardoor de grens tussen comfort en werk vervaagt.
Wanneer de mentale gezondheid van een werknemer niet op zijn best is, kan ook hun productiviteit eronder lijden. Daarom moeten managers regelmatig check-ins plannen met hun teamleden om conversatie en betrokkenheid aan te moedigen. Managers zouden – samen met HR – moeten samenwerken aan: het structureren van de check-ins.
Tijdens een inchecksessie is het belangrijk om specifiek te zijn met de doelstellingen van het gesprek. Het is het beste om videogesprekken te voeren, maar houd er ook rekening mee dat sommige werknemers zich misschien meer op hun gemak voelen via niet-spraakkanalen.
Een manager is een teamspeler, maar ook een coach
Managers nemen verschillende rollen voor het team op zich, maar hun belangrijkste doel is om hun agenten naar succes te leiden. Op deze manier kunnen agenten afleiding thuis, communicatieproblemen of persoonlijke zorgen die agenten ervan weerhouden hun A-game aan het werk te brengen, verslaan. Uiteindelijk coacht een goede manager het team en motiveert hij hen om een betere versie van zichzelf te worden.
Gerelateerde artikelen
- PROJECT TIME MANAGEMENT: processen, tools en software voor effectief beheer
- Bouwprojectbeheer: beginnershandleiding voor efficiënt beheer
- Performance Management Systeem: Processen en Cyclus Uitgelegd!
- Gratis OKR-tools: 55+ beste gratis OKR-tools in 2022
- Bedreigingen voor beveiliging op afstand: wat moet u weten?
