De functies van de HR-afdeling zijn gevarieerd en complex, aangezien dit team verantwoordelijk is voor het beheer van het menselijk kapitaal van een bedrijf om gedefinieerde zakelijke doelstellingen te bereiken. De personeelsafdeling is de sleutel in elk bedrijf, van het aantrekken en behouden van talent tot het beschermen van de belangen en het welzijn van werknemers. Volgens het tijdschrift Forbes tonen een aantal onderzoeken de relevantie aan van het afstemmen van de personeelsstrategie om de bedrijfsdoelstellingen te bereiken en de bedrijfsprestaties te verbeteren. Volgens studies is het mogelijk om een āāecht concurrentievoordeel te behalen door mensen en organisaties die dit doen om uitzonderlijke resultaten te behalen. Iedereen die geĆÆnteresseerd is in Human Resources kan een leuke carriĆØre tegemoet gaan. Als u in human resources wilt werken, moet u eerst meer te weten komen over de belangrijkste functies van de HR-afdeling.
Wat zijn de doelstellingen van een afdeling Human Resources?
Om de functies van de HR-afdeling te begrijpen, is het noodzakelijk om te begrijpen wat u ervan kunt verwachten en welke doelen het heeft. Over het algemeen weten we dat het zijn belangrijkste verantwoordelijkheid is om bij te dragen aan het succes van een bedrijf door mensen te vinden, te behouden en te ontwikkelen. Enerzijds wordt dit bereikt door het ontwikkelen van efficiƫnte programma's en tegelijkertijd ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de vastgestelde normen en voorschriften op dit gebied.
Meer specifiek zijn de belangrijkste doelstellingen van de HR-afdeling:
#1. Draag bij aan de bedrijfsdoelstellingen van het bedrijf.
Een professioneel personeelsteam is vereist om de doelstellingen van de organisatie te bereiken. De CEO of raad van bestuur moet de behoeften van de organisatie bepalen en het personeelsteam moet de juiste personen identificeren om aan die behoeften te voldoen, zowel binnen als buiten de organisatie.
#2. Toptalent aantrekken en behouden
De personeelsafdeling moet de beste experts in de branche rekruteren en behouden. Dit vereist een goed geplande strategie en de implementatie van de juiste programma's om de motivatie en het welzijn van het personeel te stimuleren.
#3. Verbeter het welzijn van het personeel
De personeelsafdeling moet zich inzetten voor het welzijn, de motivatie en de ontwikkeling van het personeel van het bedrijf. Het meten van de werkomgeving, het lanceren van ontwikkelingsprogramma's en het geven van incentives zijn slechts enkele van de dingen die ze bereiken.
#4. Productiviteit verhogen
Intern moet de personeelsafdeling ook de productiviteit en prestaties van het gehele personeelsbestand bewaken. Ze moeten in staat zijn verbeterpunten te identificeren en plannen voor implementatie te initiƫren.
#5. Zorg ervoor dat de voorschriften worden nageleefd.
Er zijn verschillende beleidslijnen en wetten op het gebied van werkgelegenheid waarvoor de afdeling personeelszaken eindverantwoordelijk is. Vakanties, ziektedagen, zwangerschaps-/vaderschapsverlofā¦ Alles is geregeld en moet strikt worden nageleefd.
Wat doet de HR-afdeling?
People management, zoals gedefinieerd door Fernando Arias G., auteur van AdministraciĆ³n de Recursos Humanos (Human Resources Administration), is āde discipline die zorgt voor de organisatie van werknemers die in een bedrijf werken, om de doelstellingen van beide partijen te bereiken. ā Zoals deze definitie en de voorgaande punten suggereren, is de rol van deze afdeling van cruciaal belang.
Het is verantwoordelijk voor het creƫren van een aangenaam werkklimaat en het koesteren van het welzijn en de productiviteit van het personeel, evenals voor de behoeften en omstandigheden die zich voordoen bij de werknemers van een organisatie.
Het is ook waar leden van de organisatie naartoe gaan als ze hulp, advies of ondersteuning nodig hebben. Mensen op deze afdeling moeten daarom voeling hebben met de werkplek en de specifieke kenmerken van het bedrijf, elke werknemer, de huidige economische situatie en de arbeidsmarkt begrijpen. Laten we nu eens kijken naar een lijst met de belangrijkste functies van de HR-afdeling.
Lijst van de belangrijkste functies van de HR-afdeling
De afdeling human resources is verantwoordelijk voor een verscheidenheid aan verantwoordelijkheden en activiteiten die het bedrijf en zijn werknemers ten goede komen. Als gevolg hiervan is het aantal functies bijna onbeperkt en kunnen we stellen dat HR-functies enorm en behoorlijk divers zijn. Al deze functies moeten worden gedefinieerd bij het opzetten van de HR-afdeling en het ontwikkelen van een strategisch plan.
De kerntaken van de HR-afdeling zijn als volgt:
#1. Personeelsplanning
De afdeling human resources is verantwoordelijk voor het maken van strategieĆ«n voor de toekomst van het bedrijf en de werknemers. Veel andere HR-functies, zoals het werven en aannemen van talent, prestatiebeheer en opvolgingsplanning, worden beĆÆnvloed door deze rol. HR-experts moeten de doelen en doelstellingen van het bedrijf onderzoeken en personeelsstrategieĆ«n bedenken om hieraan te voldoen. Ze kunnen bijvoorbeeld het aannemen van personeel uitbreiden om productiedoelen te halen of personeel met een bepaalde vaardigheid aantrekken om een āāproject of onderneming te volbrengen. Bij de planning werkt de HR-afdeling regelmatig samen met andere afdelingen om ervoor te zorgen dat ze hun behoeften kennen.
Verschillende elementen moeten door de afdeling worden overwogen bij het coƶrdineren en uitvoeren van deze plannen. Om consistente praktijken vast te stellen, moeten ze ervoor zorgen dat hun tactiek aansluit bij de doelstelling van het bedrijf. HR-experts moeten ook oog hebben voor externe zaken die een impact kunnen hebben op de organisatie, zoals veranderingen in wetgeving of technologie. Het nemen van deze acties kan de organisatie helpen zich aan te passen aan de veranderingen die nodig zijn, waardoor ze kan blijven streven naar haar visie en doelen terwijl ze concurrerend blijft in de markt.
#2. Werving en selectie van talent
De personeelsafdeling is cruciaal voor het vermogen van een organisatie om talent aan te trekken en te behouden. Ze kunnen samenwerken met het management om wervingsdoelstellingen vast te stellen en de soorten sollicitanten of rollen te identificeren die moeten worden vervuld. Deze professionals kunnen ook helpen bij het maken en uploaden van vacatures, het identificeren van gekwalificeerde personen en het eerste screeningproces. Ze kunnen op professionele netwerksites surfen of persoonlijke evenementen bezoeken, zoals banenbeurzen, wanneer ze op zoek zijn naar sollicitanten.
Human Resource-specialisten helpen ook bij de wervings- en onboardingprocessen. Ze kunnen potentiƫle werknemers een baan aanbieden, een startdatum geven, onderhandelen over een vergoeding en het inschrijvingsproces voor voordelen starten. Deze specialisten geven op de eerste dag van het dienstverband een werkplekoriƫntatie om werknemers wegwijs te maken in de werkplek en de bedrijfsregels en -procedures.
#3. Voordelen en vergoedingen
De afdeling personeelszaken helpt bij het beheer van en het toezicht op de salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden van werknemers. Zij werken samen met het management om vergoedingen vast te stellen en onderhandelen daar waar nodig met werknemers over. Wanneer een werknemer in dienst is, voert de HR-afdeling deze in hun salarissysteem in en is er verantwoordelijk voor dat ze op tijd worden betaald volgens het betalingsschema. Deze afdeling houdt ook toezicht op de compensatienormen in de sector om ervoor te zorgen dat het bedrijf concurrerend blijft. Als het bedrijf niet in staat is om een āācompetitief loon te bieden, kan het compenseren met extra voordelen.
Werknemers ontvangen vaak een arbeidsvoorwaardenpakket met een ziektekosten- en tandartsverzekering, levensverzekering, 401(k) en pensioen plannen, evenals betaalde vrije tijd. HR-experts bouwen deze pakketten en handhaven beleid en procedures als onderdeel van hun werk. Ze kunnen groepskortingen bedingen met verzekeringsmaatschappijen en inspanningen voor pensioenplanning organiseren. De HR-afdeling informeert werknemers over hun voordelen door vragen te beantwoorden, hen te herinneren aan belangrijke deadlines en zelfs feedback te vragen over andere gewenste voordelen.
#4. Gezondheid en veiligheid
De afdeling personeelszaken is verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van procedures voor gezondheid en veiligheid op de werkplek. Werkgevers zijn verplicht om een āāveilige werkomgeving te creĆ«ren onder de Occupational Safety and Health Act van 1970 (OSHA). Deze afdeling moet op de hoogte zijn van de OSHA-voorschriften en zich hieraan houden door toezicht te houden op veiligheidstrainingen, het bijhouden van letsellogboeken, het melden van verwondingen en het afhandelen van eventuele compensatie-eisen die daaruit voortvloeien.
GeĆÆmplementeerde veiligheidsmaatregelen kunnen door de industrie worden opgelegd of zijn ontworpen om de algemene veiligheid te waarborgen, zoals regels voor intimidatie en noodplanning.
#5. Naleving van de arbeidswetgeving
Naast de gezondheids- en veiligheidsnormen zorgt de afdeling personeelszaken ervoor dat de organisatie voldoet aan de geldende arbeidswetgeving. Naleving van dergelijke regels kan helpen bij het voorkomen van klachten over arbeidspraktijken of arbeidsomstandigheden. Personeelsspecialisten zijn opgeleid in nationale en federale wetgeving, zoals de Fair Labor Standards Act, Titel VII van de Civil Rights Act, de National Labour Relations Act en de Family and Medical Leave Act.
Om de naleving te handhaven, beheren deze specialisten de documentatie, stellen ze beleid op en coƶrdineren ze de training. Deze regels hebben betrekking op onderwerpen als pauze-eisen, werktijden, intimidatienormen en gelijke kansen op werk. Ze werken ook bedrijfshandboeken bij en beheren deze om ervoor te zorgen dat werknemers op de hoogte zijn van hun rechten en bescherming. Ook behandelt de HR-afdeling eventuele klachten over compliance en neemt zo nodig disciplinaire maatregelen.
#6. Ontwikkeling en opleiding
De personeelsafdeling houdt toezicht op en houdt toezicht op de opleiding en ontwikkeling van werknemers als onderdeel van het HR-planningsproces. Nieuwe werknemers worden vaak opgeleid om de regels en procedures van het bedrijf te leren, evenals de specifieke talenten, apparatuur of middelen die nodig zijn om hun werk te doen. De HR-afdeling werkt ook samen met managers om programma's te ontwikkelen en te implementeren die bestaande medewerkers specifieke vaardigheden of expertise bijbrengen. Deze kansen zijn vaak bedoeld om werknemers te helpen hun prestaties te verbeteren of bedrijfsdoelen te bereiken. Een bedrijf dat nieuwe technologie toepast, kan bijvoorbeeld een programma lanceren om het personeel te leren hoe ze deze moeten gebruiken.
Naast interne training kan de HR-afdeling helpen bij het coƶrdineren van de deelname van werknemers aan seminars, congressen, conferenties of mogelijkheden voor permanente educatie. Door professionele ontwikkeling op de werkplek te bevorderen, kunnen werknemers zich meer gewaardeerd voelen. Deze cultuur heeft het potentieel om de omzet te verminderen en tegelijkertijd de productie en efficiƫntie te verhogen.
#7. Arbeids- en werknemersrelaties
De afdeling personeelszaken houdt regelmatig toezicht op de relaties tussen werknemers en hun leidinggevenden. Bij een ruzie kan een HR-expert optreden als bemiddelaar. Het bureau is ook verantwoordelijk voor het omgaan met problemen op de werkvloer van werknemers. Het kan ook verantwoordelijk zijn voor het beheer van vakbondsrelaties in organisaties met personeel dat bij een vakbond is aangesloten. Om sterke banden te behouden, zorgt de afdeling ervoor dat het bedrijfsbeleid en de bedrijfsprocessen voldoen aan de behoeften van de vakbonden en gaat ze regelmatig met hen in gesprek. Het onderhouden van contacten met vakbonden kan het bedrijf ook helpen bij het identificeren van toekomstige problemen en het oplossen ervan om escalatie, zoals stakingen of protesten, te voorkomen.
#8. Werknemers tevredenheid
Human resource managers zijn ook verantwoordelijk voor het algemene welzijn van het personeel van de organisatie. Om werknemers te helpen een burn-out te voorkomen, moeten ze gezondheids- en welzijnsactiviteiten promoten en implementeren. Ze kunnen bijvoorbeeld medewerkers stimuleren om hun vakantiedagen op te nemen of wellness-initiatieven organiseren. HR-specialisten kunnen ook gespecialiseerde hulp bieden aan werknemers die het persoonlijk moeilijk hebben. Ze kunnen specifieke hulpmiddelen of begeleiding bieden om het probleem te verminderen, of ze kunnen keuzes voor de werknemer bespreken, inclusief vrije tijd en andere voordelen.
#9. Prestatiebeheer
De personeelsafdeling is ook verantwoordelijk voor het toezicht op de taakuitvoering van het personeel van het bedrijf. Prestatiebeoordelingen van werknemers en managers zijn veelvoorkomende taken in prestatiebeheer. Deze activiteiten helpen bij het bepalen of het personeel al dan niet de doelen en doelstellingen van de organisatie bereikt. De verzamelde inzichten kunnen door de HR-afdeling worden gebruikt om opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden op te bouwen of te geven als dat nodig is. Exit-interviews kunnen HR-personeel ook helpen begrijpen waarom werknemers ervoor kiezen om te vertrekken, wat kan helpen bij prestatiebeheer. Als de afdeling een veelvoorkomend probleem identificeert, kan het beginnen met het doorvoeren van veranderingen om ervoor te zorgen dat het personeel behouden blijft.
#10. Loopbaanplanning en opvolging
De afdeling kan carriĆØre- of opvolgingsplanningactiviteiten uitvoeren als onderdeel van HR-planning. Wanneer functies op hoog niveau naar verwachting vacant komen, kan de HR-afdeling samenwerken met managers om de best presterende personen te identificeren die deze zouden kunnen vervullen. Naast de werkprestaties kunnen ze potentiĆ«le sollicitanten beoordelen op basis van hun interne reputatie en de nodige talenten die ze voor de functie kunnen bieden. Het hebben van een opvolgingsplan kan de organisatie helpen ontwrichting te voorkomen.
#11. Bedrijfscultuur en medewerkersbetrokkenheid
De HR-afdeling bevordert een boeiende werkomgeving voor haar werknemers. Het kan activiteiten organiseren zoals retraites, toernooien of kantoorfeesten om betrokkenheid en netwerken aan te moedigen. Deze specialisten kunnen ook frequente nieuwsbrieven opstellen om het personeel op de hoogte te houden van bedrijfsnieuws en activiteiten. Werknemers die betrokken zijn bij het werk hebben een hoger moreel en retentiepercentages.
Een andere benadering van het betrekken van werknemers is het geven van beloningen of beloningen voor hun prestaties of betrokkenheid bij activiteiten op de werkplek. Het bedrijf kan bijvoorbeeld een verwijzingsprogramma opzetten om zijn wervingsinspanningen te stimuleren en financiƫle prikkels te bieden aan personen die kandidaten doorverwijzen. Winnaars van wedstrijden kunnen cadeaubonnen of andere fysieke beloningen verdienen. Dit soort beloningen kan werknemers helpen zich gewaardeerd en gemotiveerd te voelen om naar het werk te komen.
#12. Beoordeling van de functie
De personeelsafdeling van een bedrijf kan verantwoordelijk zijn voor het beoordelen van functies. Deze professionals evalueren elke taak en bepalen de juiste titel, taken, verantwoordelijkheden en vaardigheden die nodig zijn om deze te volbrengen. Omdat functiebeschrijvingen in de loop van de tijd veranderen, is de afdeling ook verantwoordelijk voor het herzien ervan indien nodig. Deze taak kan helpen bij HR-planning en werving. Posities worden ook geƫvalueerd door het bureau om hun waarde te bepalen. Ze gebruiken verschillende technieken, zoals het rangschikken van posities of het categoriseren ervan. Deze evaluatie helpt de organisatie bij het bepalen hoe het personeel voor bepaalde verantwoordelijkheden eerlijk kan worden beloond of gecompenseerd.
#13. Administratieve verantwoordelijkheden
De afdeling personeelszaken is ook verantwoordelijk voor de dagelijkse administratie van het personeel. Ze zijn verantwoordelijk voor het bewaren van personeelsdossiers en -bestanden, evenals papierwerk met betrekking tot in- en uitstappen, verzekeringspolissen en werknemerscontracten. Werknemers kunnen opheldering of ondersteuning vragen aan deze professionals met betrekking tot belangrijke werkplek- of administratieve procedures en beleidslijnen. Salaris- en planningsprocedures kunnen bijvoorbeeld worden afgehandeld door afdelingsprofessionals. De afdeling regelt indien nodig ook reisarrangementen en zakelijke uitgaven.
Hoe HR-functies te verbeteren
U kunt de onderstaande fasen gebruiken als leidraad voor het bouwen van verbeterde HR-functies:
#1. Trainingen uitvoeren
HR-professionals moeten trainingen volgen om hun kennis van belangrijke arbeidswetten, regels en processen up-to-date te houden. Ze kunnen ook profiteren van kansen om vaardigheden te ontwikkelen die cruciaal zijn voor hun rol, zoals het gebruik van bepaalde software of het leveren van diensten voor geschillenbeslechting. Naarmate deze mensen blijven leren hoe ze hun werk moeten doen, wordt het team versterkt en worden de HR-processen verbeterd.
#2. Houd u aan de missie van het bedrijf.
De meeste organisaties hebben een missie die ze willen behouden of realiseren. De HR-afdeling moet de missie en de bijbehorende waarden in gedachten houden bij het ontwerpen van beleid en procedures. Door een dergelijke afstemming te behouden, kan de consistentie in alle bedrijfsgebieden worden verzekerd en kan de focus behouden blijven op het bereiken van de doelen die door de leiders zijn gesteld.
#3. Stel je verwachtingen in
De HR-afdeling moet tijdens het wervings- en aanwervingsproces de verwachtingen voor elke rol onderstrepen. Wanneer nieuwe medewerkers dergelijke verwachtingen begrijpen, zijn ze meer bereid om de verplichtingen van de baan op zich te nemen. Het kan ook criteria vaststellen die ze kunnen gebruiken bij het beoordelen van hun prestaties en het aanbrengen van de nodige verbeteringen.
#4. Moedig openheid aan.
Om ervoor te zorgen dat werknemers zich op hun gemak voelen bij het aanpakken van hun wensen of problemen, moet de HR-afdeling een open communicatiebeleid voeren. Om input van medewerkers te verkrijgen kan de afdeling ook anonieme enquĆŖtes versturen en afhandelen. Wanneer HR-professionals kunnen observeren hoe werknemers over hun werkplek denken, kan dit hen helpen problemen op te sporen en op te lossen.
#5. Maak gebruik van personeelssoftware.
Zo kunnen personeelsinformatiesystemen de afdeling helpen om administratieve werkzaamheden efficiƫnter en effectiever af te ronden. Dergelijke software bevat vaak automatiseringstechnologieƫn om tijd te besparen en de procesconsistentie te verbeteren. Het kan ook helpen om werknemersgegevens of andere gevoelige informatie te centraliseren, waardoor on-demand toegang mogelijk is.
Conclusie
Human resources is een veelzijdige job die bedrijven in staat stelt het maximale uit hun personeel te halen. Om deze HR-kernfuncties te kunnen uitvoeren, moet u als HR-professional over diverse vaardigheden beschikken. Een opleiding in HR houdt niet op bij het behalen van je kernkwalificatie. De werkplek en de samenleving veranderen en evolueren voortdurend. Ook u moet blijven groeien om uw medewerkers succesvol door verandering te leiden.
- AFDELING MARKETING: Overzicht, structuur, rollen, verwachtingen (+ gratis tips)
- HULPMIDDELENPLANNING: definitie, voorbeeld, typen, onderneming en systeem
- Definitie van kapitaalbronnen: waarom het essentieel is voor alle bedrijven
- Alles wat u moet weten over een zakenpartner
- ONTWIKKELINGSPLAN VOOR WERKNEMERS: Ultieme gids voor het maken van een plan met voorbeelden
Referenties
