Om productief te zijn op het werk, moet u effectieve manieren gebruiken om uw taken af te ronden. Afhankelijk van hoeveel mensen of afdelingen die procedure als onderdeel van hun workflow gebruiken, kan een inefficiënt proces gevolgen hebben voor de hele organisatie. Als u de tekenen van inefficiënte processen kent, kunt u ze op uw werkplek herkennen en ze vervangen door betere manieren om dingen te doen. Dit artikel legt de effecten van inefficiënte processen uit, deelt vervolgens hoe u ze op het werk kunt identificeren en biedt suggesties om ze te verbeteren
Hoe inefficiënte processen op het werk te identificeren
Bedrijven, werknemers en klanten kunnen allemaal op verschillende manieren worden gekwetst door operaties die niet zo goed werken als zou kunnen. De productie zal uiteindelijk afnemen, wat het moreel, de inkomsten en de klanttevredenheid kan aantasten. Als je werkprocessen niet goed lopen, heb je ook minder kans om nieuwe ideeën te ontwikkelen en door te groeien in je vakgebied. Inefficiënties moeten zo snel mogelijk worden verholpen als u het meeste uit uw werk wilt halen en er het meeste plezier aan wilt beleven.
12 manieren om inefficiënte processen op het werk te identificeren
Hier zijn enkele manieren om inefficiënte processen op het werk te identificeren, samen met aanbevelingen voor hoe om te gaan met elk ervan:
#1. Herhaalde misverstanden
Wanneer u en uw team dagelijks worden geteisterd door misverstanden, kan er een ernstiger probleem zijn met de systemen en procedures van het bedrijf. Hoewel individuen verantwoordelijkheid moeten nemen voor hun interpersoonlijke communicatie, kan het een uitdaging zijn om effectief contact te maken met collega's en klanten als ze vertrouwen op verouderde methoden of slechte communicatiepraktijken. Mensen communiceren vaak verkeerd omdat ze berichten missen, ze te laat beantwoorden of verkeerd begrijpen wat anderen zeggen.
Oplossing
Het moderniseren van de communicatietechnologieën van uw organisatie is een manier om deze problemen aan te pakken. Stel een berichtenprogramma op in uw kantoor zodat iedereen direct met elkaar kan praten en organiseer hun berichten per team, afdeling en kanaal.
#2. Problemen met het vinden van informatie
Slecht informatiebeheer is een veel voorkomend teken van bedrijven met ineffectieve procedures. Informatiebeheer, documentatie en gegevensdistributie zijn cruciaal voor efficiëntie in moderne ondernemingen. Projecten kunnen vertraging oplopen wanneer mensen problemen hebben met het vinden van informatie over het bedrijf, die nodig is om hun taken efficiënt te kunnen uitvoeren.
Oplossing
U kunt de strijd aangaan met niet-beschikbare informatie door één gedeelde database op te bouwen die altijd beschikbaar is. De totale efficiëntie van bedrijfsprocessen kan aanzienlijk worden verbeterd door een IT-afdeling op te zetten om gegevens te beheren of door simpelweg alle teamrecords naar één locatie over te brengen.
#3. Verouderde technologie
Ook het gebruik van verouderde hard- en software kan processen ineffectief maken. Hoewel ze niet allemaal verouderd zijn, is het belangrijk om te kijken naar nieuwe marktontwikkelingen en industrienormen voor de gebruikte apparatuur. Dit geldt met name als u verouderde systemen heeft die het moeilijk maken om samen te werken met bedrijven die moderne software gebruiken of uw apparatuur updaten.
Oplossing
Om ervoor te zorgen dat u toegang hebt tot de nieuwste technologie, moet u regelmatig zoeken naar bijgewerkte software- en stuurprogrammaversies. Bovendien is het van cruciaal belang om nieuwe doorbraken op de markt en industriestandaarden voor de te gebruiken apparatuur te onderzoeken.
#4. Veel omzet
Een hoog personeelsverloop kan het gevolg zijn van alomtegenwoordige inefficiënties op de werkplek. In plaats van nieuwe processen te creëren en de verandering zelf door te voeren, kunnen werknemers die zien dat een bedrijf ondoelmatige regels en procedures heeft, besluiten te stoppen en een andere baan te zoeken. Langdurige werknemers kunnen zich op den duur gaan ergeren aan inefficiënties, en nieuwe medewerkers kunnen onmiddellijk een inefficiënte werkplek opmerken.
Oplossing
Communiceer met medewerkers over de verbeteringen die zij willen zien om overmatig personeelsverloop als gevolg van ineffectieve procedures op te lossen. Vraag nieuwe medewerkers welke procedures in hun functie verschillen van die bij eerdere werkgevers en bespreek welke automatisering en technologie ze willen gebruiken om hun werk gemakkelijker te maken.
#5. Lange aanwervingsprocedures
Het is ook moeilijker om medewerkers te werven en te overtuigen om zich bij uw team aan te sluiten als uw processen inefficiënt zijn. Het kan een teken zijn dat het bedrijf verouderde, ineffectieve procedures heeft die potentiële werknemers ontmoedigen om zich bij het team aan te sluiten als verschillende kandidaten het sollicitatieproces afronden maar hun baanaanbieding afwijzen.
Oplossing
Bedenk waarom mensen het werk misschien niet aantrekkelijk vinden als je voor elke functie een langdurige wervingsprocedure hebt, omdat ze de functie voortdurend afwijzen. Denk na over verschillende workflow-elementen van de plaats die sollicitanten afschrikken, en overweeg deze elementen te automatiseren om de functie minder afschrikwekkend te maken.
#6. Uitgebreide tijd aan vervelende taken
Zelfs als het management die methode officieel niet als standaard accepteert, proberen werknemers vaak een eenvoudigere manier te vinden om dingen te doen wanneer een proces niet goed werkt. .
Oplossing
Vraag uw teamleden of ze suggesties hebben voor efficiëntere manieren om hun werk te doen als ze een groot deel van hun dag bezig zijn met eentonige, repetitieve taken. Het rechtstreeks aan hen vragen is een fantastische techniek om dit specifieke probleem aan te pakken, omdat ze waarschijnlijk ideeën hebben om hun routine te stroomlijnen en tijd te besparen.
#7. Slechte gestandaardiseerde praktijk
Zelfs als het management die benadering niet formeel als een vaste norm accepteert, streven werknemers er vaak naar om een gemakkelijkere optie te vinden wanneer een werkplek een inefficiënt proces heeft. Als gevolg hiervan kan het gebrek aan uniformiteit in het bedrijf toenemen. Terwijl sommige mensen zich houden aan ineffectieve officiële normen, gebruiken anderen misschien persoonlijke tactieken.
Oplossing
Vergroot de betrokkenheid van het management en zorg ervoor dat iedereen dezelfde procedures gebruikt als er een gebrek is aan uniformiteit en een mix van verschillende methoden die op de werkvloer worden gebruikt. U kunt de gegevens gebruiken om consequent wijzigingen en verbeteringen aan te brengen zodra u de resultaten van één methodologie begrijpt.
#8. Toenemende bedrijfskosten
Het fabricageproces van een bedrijf is waarschijnlijk minder efficiënt als de bedrijfskosten abrupt stijgen ten opzichte van de omzet. Dit kan het gevolg zijn van het feit dat de productieprocessen uw werknemers niet kunnen vertellen over eventuele wijzigingen die u hebt aangebracht die hun werk hebben beïnvloed, rekening houdend met zaken als een lage motivatie of moeilijkere projecten - stam inefficiëntie.
U kunt financiële analyses gebruiken om meer te weten te komen over de precieze bron van bedrijfskosten wanneer deze wijzen op inefficiënties in een bedrijf. Om te bepalen waar u meer geld aan uitgeeft, vergelijkt u de huidige kosten in elk gebied van uw bedrijf met uitgaven uit voorgaande perioden. Bedenk vervolgens kostenbesparende maatregelen die passen binnen het budget van die afdeling.
#9. Vervaldatums negeren
Inefficiënte processen kunnen ertoe leiden dat u deadlines gaat missen omdat ze zakelijke workflows vertragen. Een ineffectief systeem kan de schuld zijn als u plotseling te laat begint met het indienen van werk. Vertel uw werknemers over eventuele veranderingen die u heeft aangebracht die hun carrière hebben beïnvloed, rekening houdend met zaken als een lage motivatie of moeilijkere projecten.
Oplossing
Wanneer u deadlines begint te missen, kijk dan hoe lang het duurde om elk onderdeel van het project af te ronden om te zien waar u achterop bent geraakt. Dit kan u helpen erachter te komen welke stap in het proces het minder efficiënt maakt. Het kan ook zijn dat het systeem als geheel niet werkt, waardoor je je zou kunnen concentreren op het bedenken van een geheel nieuwe manier om je taak af te ronden of een nieuwe manier om tijd in te schatten, zodat je realistische deadlines kunt stellen.
#10. Het niet voldoen aan de vraag
Het is een teken van inefficiëntie als u klanten en klanten moet afwijzen omdat uw infrastructuur de vraag niet kan bijhouden. Deze inefficiëntie kan op korte termijn nuttig zijn voor het bedrijf, omdat het aangeeft dat u klaar bent om uit te breiden.
Oplossing
U moet uw bedrijfsprocedures wijzigen om meer zakelijke vooruitzichten te accepteren en uiteindelijk de vraag bij te houden. Dit betekent het onderzoeken van mogelijke nieuwe locaties, het kopen van krachtigere productietools en het inhuren van meer mensen om meer klantorders af te handelen.
#11. Een slechte klantervaring
Wanneer klanten niet tevreden zijn en slechte producten of diensten krijgen, kan dit betekenen dat de procedures en processen van uw bedrijf niet werken. Dit toont aan dat de kwaliteit van uw productie achteruit is gegaan en dat uw kwaliteitsborgingsteam vaak belangrijke onderdelen van het proces over het hoofd ziet. Naarmate een bedrijf groeit, krijgen klanten mogelijk niet zoveel persoonlijke aandacht, waardoor het gemakkelijker wordt om productproblemen op te sporen en hoe het bedrijf werkt. Systeemupdates en focus op het efficiënter maken van een bedrijf kunnen klanten helpen, en dat is goed nieuws.
#12. Prijsverlagingen door rivalen
Als alle concurrenten van een bedrijf hun prijzen kunnen verlagen, kan dit de efficiëntie schaden. Vanwege schaalvoordelen en verschillende manieren om dingen te maken, is het gebruikelijk dat sommige bedrijven minder in rekening brengen dan andere. Grote prijsveranderingen kunnen echter betekenen dat industriestandaarden, procedures en best practices veranderen.
Oplossing
U kunt zich aan deze overgang aanpassen door nieuwe ontwikkelingen in uw sector te onderzoeken, betere manieren te leren om uw goederen te maken en nieuwe fabricagetechnieken te gebruiken.
Wat zijn procesinefficiënties?
Het betekent wanneer middelen, machines of teams niet goed werken of vooruitgang boeken, wanneer teams niet goed communiceren, wanneer apparatuur niet wordt gebruikt omdat teams op middelen wachten, wanneer apparatuur kapot gaat, enz.
Wat zijn de typische symptomen van een slecht of inefficiënt proces?
Hier zijn enkele typische symptomen van slechte of inefficiënte processen
- Miscommunicatie tussen teams komt vaak voor.
- De omloopsnelheid van bedrijven is toegenomen.
- Het is een uitdaging om nieuwe vacatures in te vullen.
- Kostenstijgingen worden de norm.
- De ontevredenheid van de klant wordt erger.
Wat zijn de drie soorten inefficiënties?
De drie primaire soorten inefficiëntie zijn de volgende: productieve inefficiëntie, inefficiëntie op de hulpbronnenmarkt en X-inefficiëntie.
Wat veroorzaakt inefficiëntie op de werkplek?
Een van de meest voorkomende oorzaken van inefficiëntie op het werk is een gebrek aan of een slechte manier van communiceren. Het zal de manier veranderen waarop mensen hun voortgang kunnen meten, zien of hun inspanningen een verschil maken en snel genoeg kunnen handelen om een verschil te maken.
Wat zijn de meest voorkomende vormen van inefficiëntie?
Een van de meest voorkomende vormen van inefficiëntie zijn:
- Productieve inefficiëntie.
- Distributieve inefficiëntie
- Allocatieve inefficiëntie
Hoe identificeert u problemen met inefficiënte processen?
Het omvat het uitzoeken van het probleem, het analyseren ervan, het bedenken van mogelijke oplossingen, het kiezen van de beste oplossing, het plannen van je volgende stappen en het vervolgens in praktijk brengen van de oplossing terwijl je evalueert hoe goed het werkte.
Hoe herken je slechte prestaties?
- Verhoogd aantal klachten van klanten of collega's.
- Doelen of doelen niet behaald.
- Het voltooide werk was van slechte kwaliteit.
- Vervaldatums negeren.
Hoe herken je slecht management?
Dit zijn manieren om slecht management te herkennen.
- De trol.
- De niet-bestaande baas.
- De partitie.
- Een micromanager
- Comfortabelheid en een weigering om zich aan te passen
Conclusie
Kijk eens goed naar uw bedrijfsvoering en identificeer de waarschuwingssignalen die we hierboven noemden als u zich zorgen maakt over de prestaties van uw personeel of denkt dat er mogelijk inefficiënte processen zijn. Ook al vindt niemand graag gebreken in zijn businessplan, toch is het beter om dat te doen dan problemen te hebben zonder dat hij er iets van af weet.
Gerelateerde artikelen
- Hoe uw bedrijf duurzame productie kan beoefenen
- BESTE BELEIDSBEHEERSOFTWARE: 2023 Beoordelingen
- UITVOERINGSBEHEERSYSTEEM: best practices en alles wat u nodig hebt
- Human Resource Management-systemen: top 10 opties in 2023
- Top 5 ongevraagd bellen tips voor succesvolle verkoop
Referenties
