Bedrijven en werknemers betalen belastingen aan de federale, staats- en gemeentelijke overheden. De W-4 versus W-2-formulieren worden vaak gebruikt in verband met werk en hebben specifieke functies. Om ervoor te zorgen dat uw werkgever het juiste bedrag aan inkomstenbelasting op uw salaris inhoudt, is het van cruciaal belang dat u de W-4 vs W-2-formulieren goed begrijpt. In dit artikel worden de verschillen tussen W-4 versus W-2-formulieren uitgelegd, zodat u geen fouten maakt wanneer u voor een van deze formulieren kiest. We hebben ook het verschil toegevoegd tussen W-4 versus W-2 versus 1099. Geniet van de rit!
Wat is een W-4?
Een W-4, of Employee's Withholding Allowance Certificate, is een formulier dat door werknemers wordt ingevuld bij het aanvaarden van een baan. Als u zelfstandige bent, hoeft u geen W-4 in te vullen. De W-4 is een document dat uw bedrijf voorziet van basisinformatie over u als nieuwe medewerker. Het is een formulier dat uw bedrijf vertelt hoeveel belasting u moet inhouden op uw loonstrookjes.
Het W-4-formulier moet vóór uw eerste werkdag bij uw werkgever worden ingediend. Uw burgerlijke staat, het aantal personen ten laste en het aantal toegestane inhoudingen worden allemaal opgevraagd. Die factoren vormen de basis van de federale inkomstenbelastingtabellen. Staatsbelastingen, indien van toepassing, zullen ook variëren afhankelijk van uw antwoorden op deze drie vragen. U hoeft zich geen zorgen te maken over het betalen van inkomstenbelasting als u uw huis maakt in Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington of Wyoming. De W-4 heeft geen plaats voor het bespreken van aftrekposten voor Medicare of sociale zekerheid.
De W-4 informeert een werkgever over de volgende informatie:
- of het hogere enkeltarief of het lagere gehuwdentarief moet worden gebruikt voor de inhouding van belasting
- op hoeveel belastingvrije vergoedingen een werknemer recht heeft
- ongeacht of de werknemer een verhoogd inhoudingsbedrag aanvraagt of zegt vrijgesteld te zijn van inhouding
W-4-formulieren
In de Verenigde Staten wordt de belastingdruk niet alleen verlaagd door te trouwen, maar ook door de aanwezigheid van personen ten laste, zoals kinderen. U kunt het bedrag aan belastingen dat u moet betalen verminderen door een roerende voorheffing te vragen onder de volgende voorwaarden:
- Elk in aanmerking komend kind onder de 17 jaar ontvangt één toelage en elke extra persoon ten laste (zoals een bejaarde ouder) ontvangt een aanvullende toelage.
- Hypotheekrente, donaties aan goede doelen, staats- en lokale belastingen tot $ 10,000, medische uitgaven van meer dan 7.5% van het salaris, rente op studieleningen en in aanmerking komende IRA-bijdragen tellen allemaal als één aftrek.
Veranderingen in uw persoonlijke of financiële situatie kunnen het nodig maken om uw inhoudingslimieten periodiek opnieuw te berekenen. Een nieuw W-4-formulier kan op elk moment worden ingevuld en bij uw werkgever worden ingediend. Het verhogen van uw ingehouden toeslagen is nodig als:
- U en uw partner zijn beiden in loondienst.
- U ontvangt geld van andere bronnen dan uw werkgever dat niet hoeft te worden aangegeven of belast. Voorbeelden zijn pensioenuitkeringen en forse rente- en dividenduitkeringen.
Misschien wilt u uw inhouding verminderen als:
- U betaalt belasting op basis van een schatting.
- U kunt verschillende heffingskortingen krijgen, ook voor kinderen.
Of u nu uw inhoudingen specificeert in plaats van de standaardaftrek te claimen, of als uw studieleningrente en IRA-bijdragen het standaardaftrekbedrag overschrijden, u kunt mogelijk uw belastbaar inkomen verlagen.
Tips voor het invullen van W-4-formulieren
Hieronder volgen enkele richtlijnen die u moet volgen bij het invullen van een W-4 voor een nieuwe werkgever:
#1. De inhouding van belasting moet nauwkeurig worden berekend
De regels voor het inhouden van belastingen kunnen veranderen, afhankelijk van wat de IRS op een bepaald moment vereist. Om ervoor te zorgen dat uw werkgever het juiste bedrag aan belastingen inhoudt op elk salaris, is het belangrijk om aan het begin van elke werkafspraak een grondige discussie te hebben over de indieningsvereisten en de toepasselijke belastingregels. Te veel of te weinig inhouding kan aan het einde van het jaar resulteren in respectievelijk een belastingteruggave of belastingaanslag. Om het juiste bedrag aan belastinginhouding te bepalen, kunt u de online calculator van de IRS raadplegen.
#2. Controleer uw berekeningen
De noodzaak om een gecorrigeerde W-4 in te dienen of aanpassingen aan uw belastinginhoudingen aan te brengen, wordt verminderd als u het formulier de eerste keer zorgvuldig invult. Wanneer u aan een nieuwe baan begint, kan het lonend zijn om de tijd te nemen om uw W-4-formulier dubbel te controleren op fouten. U kunt ook budgetverslindende verrassingen door onverwachte belastingverplichtingen voorkomen.
#3. Overweeg het belastingseizoen
Afhankelijk van uw financiële situatie hoopt u mogelijk een belastingaangifte te krijgen. Als dat het geval is, kunt u ervoor zorgen dat er elke betaalperiode meer geld van uw salaris wordt afgehouden om naar de belastingen te gaan. Bij het invullen van uw W-4-formulier voor een nieuwe baan kunt u deze gegevens opnemen. Voordat u uw W-4 voltooit, wilt u misschien de specifieke kenmerken van uw situatie bespreken met een belastingadviseur.
Wat is een W-2?
Uw werkgever dient namens u een W-2 (loon- en belastingaangifte) in bij de Belastingdienst. Elk bedrijf dat zijn werknemers in een bepaald jaar $ 600 of meer betaalt, moet een W-2 uitgeven aan elk van die werknemers. Het formulier W-2 wordt in tweevoud naar de werknemer gestuurd. Het kan worden verzonden via e-mail of gewone post. Het moet worden ingediend vóór 31 januari van het jaar volgend op het belastingjaar waarvoor het wordt ingediend.
Voor belastingdoeleinden wordt een W-2-formulier gebruikt om salaris, fooien en andere vormen van compensatie aan de Internal Revenue Service te melden. Uw Medicare- en socialezekerheidsbetalingen worden ook aan de IRS gerapporteerd.
De belangrijkste onderdelen van een W-2 zijn:
- Gegevens die betrekking hebben op het bedrijf waar u in dienst bent
- Inkomsten uit lonen, fooien en andere bronnen
- Geld afgetrokken van salaris voor sociale zekerheid en Medicare
- Betaalde federale inkomstenbelasting
- Betaalde inkomstenbelasting aan de staat
- Inkomstenbelasting wordt op lokaal niveau ingehouden
- Betalingen gedaan aan een pensioenregeling
Deze nummers worden opgenomen in uw belastingaangifte wanneer u of uw accountant het indieningsproces voltooit.
Tips voor het begrijpen van W-2-formulieren
Als u hulp nodig heeft bij het begrijpen van uw W-2-formulier, volgen hier enkele tips:
#1. Bekijk de gegevens die zijn ingediend
Aangezien de meeste bedrijven hun administratie het hele jaar door ijverig bijhouden, is de informatie op W-2-formulieren meestal betrouwbaar. Als u een W-2 ontvangt met een eenvoudig probleem, zoals een spelfout, dat uw werkgever gemakkelijk kan oplossen, zal het belastingproces sneller verlopen als u dit snel doet. Als u een discrepantie opmerkt tussen uw loonstrookje en de W-2-totalen, moet u meer navraag doen bij uw werkgever of contact opnemen met de IRS. Zelfs als het adres op de W-2 verouderd of onjuist is, kunt u het nog steeds gebruiken om uw belastingaangifte in te dienen.
#2. Houd er een verslag van bij
Het W-2-pakket dat u ontvangt, kan meerdere exemplaren van hetzelfde formulier bevatten. Eén kopie van uw W-2 kan voor uw administratie worden bewaard als u een extern belastingvoorbereidingsbedrijf in dienst heeft. Houd uw gevoelige informatie veilig door uw elektronische papieren op te slaan in een afgesloten kluis of op een versleutelde harde schijf.
#3. Denk aan uw inhoudingen
Uw werkelijke belastingverplichting voor het jaar kan afwijken van de schatting die u hebt gemaakt bij het invullen van uw W-4-formulier. Zorg ervoor dat uw inhouding correct is door uw loonstroken periodiek gedurende het jaar te controleren. Als het anders is, kunt u het verschil in uw voordeel gebruiken bij het indienen van uw belasting in de toekomst.
Verschillen tussen W-2 versus W-4
De timing en identiteit van de formulierinvuller is het belangrijkste onderscheid tussen de W-2 versus W-4. Bij het starten van een nieuwe baan of op enig ander moment tijdens het dienstverband, moet een werknemer die zijn indieningsstatus of inhoudingsrechten wil wijzigen een W-4 invullen. Elke werknemer ontvangt aan het einde van het jaar een W-2 van zijn werkgever als een verklaring van zijn inkomsten en belastinginhoudingen voor dat jaar.
De W-2 is een rapportagedocument aan het einde van het jaar waarin de lonen, fooien en andere vormen van compensatie, belastinginhoudingen en het bedrag aan betaalde socialezekerheids- en Medicare-belastingen en pensioenbijdragen van de werknemer worden beschreven, terwijl de W-4 details geeft over de identificerende informatie van de werknemer, burgerlijke staat, personen ten laste en inhoudingsvergoedingen. Een originele W-2 wordt ingediend bij de SSA en een werknemer ontvangt een kopie. Er wordt geen belastingdienst geleverd bij de W-4.
W-4 versus W-2-formulieren
Om redenen van federale inkomstenbelasting worden zowel W-4 als W-2-formulieren gebruikt om het inkomen en de persoonlijke gegevens van een persoon te rapporteren. W-4 versus W-2-formulieren zijn een integraal onderdeel van de boekhouding, human resources (HR) en salarisadministratiesystemen van een bedrijf. De meest opvallende verschillen tussen W-4 versus W-2-vormen zijn:
#1. Wie vult het in
Het W-4-formulier wordt ingevuld door werknemers, terwijl het W-2-formulier wordt ingevuld door werkgevers. Wanneer u aan een nieuwe baan begint, vult u een W-4-formulier in, zodat uw werkgever weet hoeveel geld hij van uw salaris moet inhouden op basis van uw burgerlijke staat, het aantal personen ten laste en andere persoonlijke informatie. W-4-formulieren worden vaak bewaard door bedrijven en niet ingediend bij een belastingdienst van de overheid.
#2. Wanneer het formulier invullen
Jaarlijks vullen werkgevers W-2-formulieren in en verdelen ze onder werknemers, omdat de daarin opgenomen gegevens van invloed zijn op hoe die personen hun inkomsten op hun belastingaangifte rapporteren. Wijzigingen in uw inhoudingsstatus vereisen een nieuw W-4-formulier. Werkgevers moeten W-2-formulieren invullen en indienen bij de SSA en eventuele toepasselijke staats- of lokale overheden voor de gespecificeerde vervaldata. Wanneer er aanpassingen zijn aan de datum van de federale belastingaangifte, kondigt de IRS deze vaak aan.
#3. Doel van het formulier
De W-2 van een werknemer is een overzicht van de belastingen die het hele jaar door op hun loon zijn ingehouden volgens hun instructies op een W-4-formulier. Volledige en nauwkeurige W-4's zijn vereist voor efficiënte loonverwerking en belastingaangifte. Het indienen van belastingen op federaal, staats- en zelfs lokaal niveau hoeft niet ingewikkeld te zijn als beide formulieren correct zijn ingevuld.
Tips voor het voorbereiden van W-4 versus W-2-formulieren voor salarisadministratie
Als u hulp nodig heeft bij het invullen van uw W-4 versus W-2-formulieren voor salarisadministratie, overweeg dan het volgende:
#1. Geef de vereiste gegevens op
Werkgevers moeten werknemers voorzien van de nodige belastingdocumenten, zoals de W-4 vs W-2, en moeten de werknemers de juiste inkomsten voor het jaar verstrekken. Werknemers zijn wettelijk verplicht om elk jaar nauwkeurige informatie over hun W-4 versus W-2-formulieren te verstrekken aan de federale en deelstaatregeringen. Bedenk dat u als HR-professional of accountant alleen kennis kunt aanleveren over fiscale wet- en regelgeving, maar dat alleen werknemers hun W-4 mogen invullen.
#2. Grondig nalezen
Zorg ervoor dat de W-4-gegevens die in het salarissysteem zijn ingevoerd correct zijn door al uw invoer dubbel te controleren. Door goed op details te letten bij het opstellen van W-2's, kan de behoefte aan herzieningen in de toekomst worden verminderd. Het is verstandig om uw gegevens na invoer in het salarissysteem te verifiëren.
#3. Maak goed gebruik van technologie
Mogelijk kunt u de tijd die wordt besteed aan belastingformulieren en salarisadministratie verminderen door digitale technologieën te gebruiken. Voordat u zich vastlegt op een bepaald programma of stuk software voor het afhandelen van loonlijsten en belastingen, moet u ervoor zorgen dat u uw huiswerk hebt gedaan. Controleer voordat u de gegevensinvoerprocedure start of de gekozen digitale hulpmiddelen voldoen aan alle toepasselijke belasting- en privacyregels.
Vult een zelfstandige W-4 vs W-2 in?
De Internal Revenue Service (IRS) heeft verschillende eisen voor verschillende werksituaties. Een W2-werknemer is een typische werknemer, aangeworven door een typisch bedrijf voor een typische functie. Een werknemer van 1099 wordt op contractbasis aangenomen, waardoor hij zich onderscheidt van gewone werknemers. W2-werknemers en 1099-werknemers dienen hun belastingen om verschillende redenen anders in. Als u een onafhankelijke contractant bent, wordt in plaats daarvan een W9-belastingformulier gebruikt. Dit document vervangt de W4 die werknemers doorgaans invullen voor hun werkgever. Het W9-formulier geeft vervolgens aan hoe de belastingen met betrekking tot de overeengekomen betaling moeten worden afgehandeld.
Request for Taxpayer Identification Number and Certification beschrijft het W9-formulier onder een andere naam. Werkgevers kunnen dit formulier gebruiken om erachter te komen hoe ze belasting moeten betalen voor onafhankelijke contractanten in plaats van normale werknemers.
W-4 tegen W-2 tegen 1099
Heb je nagedacht over de verschillen tussen W-4 versus W-2 versus 1099? Bekijk hieronder enkele verschillen tussen W-4 versus W-2 versus 1099:
Betalingen aan een onafhankelijke contractant of zelfstandige moeten worden gerapporteerd op formulier 1099, dat wordt uitgegeven door de Internal Revenue Service. Onafhankelijke contractanten die 1099-formulieren van hun klanten ontvangen, worden behandeld als zelfstandigen en moeten alle toepasselijke belastingen onafhankelijk betalen, inclusief federale inkomstenbelasting en belasting voor zelfstandigen. Ze moeten onafhankelijk onderzoek doen naar passende uitkeringen, zoals ziektekostenverzekeringen en pensioenspaarprogramma's, en de kosten dragen die daarmee gepaard gaan.
Heb ik een W-2 versus W-4 nodig voor belastingen?
De W-4 instrueert werkgevers over hoeveel belasting ze moeten aftrekken van het salaris van een werknemer, terwijl de W-2 de jaarlijkse inkomsten van de werknemer en het bedrag aan belasting dat door hun werkgever is ingehouden, beschrijft. De twee zijn ook verplichte belastingaangiften bij de IRS.
Heb ik een W-2 versus W-4 nodig voor belastingen?
Bij het starten van een nieuwe baan of op enig ander moment tijdens het dienstverband, moet een werknemer die zijn indieningsstatus of inhoudingsrechten wil wijzigen een W-4 invullen. Elke werknemer ontvangt aan het einde van het belastingjaar een W-2 van zijn werkgever om te dienen als een verklaring van inkomsten en inhoudingen voor dat jaar.
Waar wordt een W-2 voor gebruikt?
Het inkomen van uw werkgever, het bedrag aan belastingen dat van uw salaris is afgetrokken, eventuele extraatjes die u hebt ontvangen en andere relevante informatie voor het jaar worden allemaal gedetailleerd beschreven op uw W-2-belastingformulier. Dit formulier wordt gebruikt om zowel federale als staatsbelastingen in te dienen.
Waar wordt een W4 voor gebruikt?
Om het juiste bedrag aan federale inkomstenbelasting van uw salaris af te trekken en aan de IRS over te maken, moet u een W-4-formulier invullen en aan uw werkgever geven. Als u gedurende het jaar te veel betaalt of uiteindelijk veel geld verschuldigd bent, komt er belastingtijd, het correct invullen van uw W-4 is van cruciaal belang.
Wie heeft een W-2-formulier nodig?
Elke werknemer heeft recht op een kopie van zijn W-2, loon- en belastingaangifte (pdf) van zijn werkgever, die de werkgever moet invullen, elektronisch of per post indienen bij de socialezekerheidsadministratie (SSA) en vervolgens aan de werknemer verstrekken.
Conclusie
Loonbelastingformulieren W-4 versus W-2 worden gebruikt om inkomsten aan de IRS te rapporteren. De werknemer is verantwoordelijk voor het invullen van de W-4, terwijl de werkgever verantwoordelijk is voor het invullen en indienen van de W-2. Onafhankelijke contractanten vallen echter niet onder deze overeenkomsten. De W-2 van de werknemer is gebaseerd op de informatie die hij gedurende het jaar op zijn W-4 heeft verstrekt. Het wordt naar de Internal Revenue Service gestuurd en de werknemer krijgt een kopie om te gebruiken voor het indienen van zijn eigen belastingen.
Gerelateerde artikelen
- 1099 WERKNEMER: Alles wat u moet weten
- Ziektekostenverzekeringskosten werkgever: beste praktijken voor 2023
- WAT IS W-2: Betekenis, hoe u er een krijgt en vult
- WAT IS BRUTOLONEN: Definitie, voorbeelden en hoe het te berekenen
- TRADITIONELE MARKETING: definitie, voorbeelden en verschillen
Referenties
