Als u van plan bent om voor de eerste keer prestatiebeoordelingen van werknemers te introduceren, de aanpak van uw bedrijf wilt vernieuwen of gewoon een referentiegids nodig heeft, vindt u hier alles wat u moet weten. We hebben ook enkele voorbeeldvragen over de prestatiebeoordeling van werknemers opgenomen die u meteen kunt gebruiken.
Wat zijn werknemersreviews?
Werknemersbeoordelingen zijn beoordelingen van de prestaties van een werknemer die vaak worden uitgevoerd door de baas van de werknemer. Werknemersbeoordelingen zijn een noodzakelijk maar ongemakkelijk aspect van de wervings- en werknemersbehoudprocessen van een bedrijf. Veel mensen beschouwen deze bijeenkomsten als willekeurig, een zakelijke noodzaak zonder echt doel of betekenis. Werknemersbeoordelingen kunnen, mits correct gebruikt en succesvol afgehandeld, helpen om langdurige werknemers om te vormen tot teamleden.
Wat is het belang van prestatiebeoordelingen van werknemers?
Prestatiebeoordelingen van werknemers bieden naast goede effecten op de lange termijn een onmiddellijke impuls - niet alleen voor bedrijven, maar ook voor individuen die een beoordeling van hun sterke en zwakke punten en ontwikkeling in hun loopbaan willen. Hier zijn enkele voordelen die prestatiebeoordelingen kunnen bieden:
#1. Persoonlijke rollen afstemmen op zakelijke doelstellingen
Een functioneringsgesprek is een kans om ervoor te zorgen dat iedereen de visie en doelen van de organisatie kent, evenals hoe hun werk in het algemene beeld past. Individuele prestaties zijn de drijvende kracht achter de prestaties van de organisatie.
#2. Een grondig bewustzijn van taakverantwoordelijkheden
Individuen worden door prestatiemanagement in staat gesteld om na te denken over hun rol binnen de organisatie en alle gebieden waarop ze vragen hebben te verduidelijken. Elke dubbelzinnigheid op de werkplek wordt vermeden wanneer werknemers en supervisors hun unieke taakverplichtingen grondig begrijpen en beheersen. Iedereen is verantwoordelijk voor zijn eigen taak en verplichtingen.
#3. Er worden regelmatig functioneringsgesprekken gevoerd.
Regelmatige feedback helpt om de algehele communicatie op de werkplek te verbeteren. Prestatiebeoordelingen helpen bij het identificeren van de sterke en zwakke punten van een persoon en geven medewerkers ook een beter begrip van de verwachtingen die aan hen worden gesteld.
Performance management kan een motiverende tool zijn, die werknemers ertoe aanzet om niet alleen tevredener te zijn met hun werk, maar ook om meer te doen dan hun plicht is.
#4. Vooruitgang van iemands carrière
De prestatiebeoordeling biedt de mogelijkheid om plannen te maken en doelen te stellen om de carrière van een werknemer te bevorderen. Prestatiebeheer zal hen ook helpen bij het verkrijgen van aanvullende training of mentoring die als basis zal dienen voor het creëren van toekomstige opvolgingsplanning door HR.
#5. Goede prestaties worden beloond.
Performance management biedt andere beloningen dan beloning die blijk geven van dankbaarheid voor een goed uitgevoerd werk, zoals vrije tijd en bonussen. De belofte van een functioneringsgesprek dat beter is dan 'verwachtingen overtreft' - een waarin wordt erkend dat je boven en buiten bent gegaan - is een motivatie om goed te presteren en kan de deur openen naar toekomstige loopbaanontwikkeling.
Motiveren werknemersbeoordelingen hen om te verbeteren?
Gallup, een Amerikaans analyse- en adviesbureau, ontdekte dat slechts 14% van de werknemers sterk het gevoel heeft dat hun prestatiebeoordelingen hen motiveren om zich te ontwikkelen.
Hoewel een functioneringsgesprek bedoeld kan zijn om goed werk te erkennen en te prijzen, is het een feit dat ze vaak worden gezien als een afvinkoefening of een aanleiding voor kritiek.
Hoe kunnen we mensen beter motiveren om te verbeteren?
69% van de werknemers denkt dat ze harder zouden werken als hun bijdragen meer zouden worden erkend.
Hoewel zowel positieve als negatieve feedback nodig is voor toekomstige ontwikkeling, geeft het prijzen van iemand voor goed werk een gevoel van voldoening en waardering, wat kan leiden tot een goede houding ten opzichte van werk in de toekomst.
In plaats van één keer per jaar een uur of twee te besteden aan het bespreken van de prestaties van een werknemer met het bedrijf, is een van de meest effectieve methoden om mensen te motiveren om harder te werken, door voortdurende, eerlijke feedback te geven.
Het geven van lof en kritiek op dit moment helpt een medewerker niet alleen om te leren, maar stelt hem ook in staat om zijn werkwijze aan te passen of te verbeteren en zijn inspanningen vrijwel onmiddellijk te laten erkennen. Dit is een veel efficiëntere methode om constante verandering in uw team aan te moedigen. Het laat zien dat u aandacht besteedt aan uw teamleden en zich uitspreekt omdat u denkt dat het belangrijk is, niet alleen omdat het in uw agenda staat.
Wie is verantwoordelijk voor een prestatiebeoordeling van een werknemer?
Meestal is dit de lijnmanager van de persoon, aangezien deze het meest op de hoogte is van de functie van de werknemer en het huidige werk. In sommige omstandigheden kan de beoordeling worden geleid door een leiderschapsgroep, een teamleider of een hogere leider, of door iemand van personeelszaken.
Een werknemersbeoordeling: hoe u deze uitvoert
Overweeg de volgende stappen om een grondige en productieve beoordeling voor uw werknemer uit te voeren.
#1. Begin bij het begin.
Beginnend met de startdatum van de werknemer en het verloop van het dienstverband helpt om een duidelijk pad voor de beoordeling op te bouwen. Deze procedure stelt u en de medewerker in staat om te reflecteren op hun functioneren en biedt een kader voor het inspelen op verwachtingen en ontwikkelingsmogelijkheden. Bespreek eventuele positieve ontwikkelingen die je hebt opgemerkt of hoe de medewerker is gegroeid als professional.
#2. Doelen moeten worden benadrukt.
Het herzien van eerdere doelen die voor uw werknemer zijn gesteld, is een effectieve techniek om het werk te evalueren dat ze binnen een bepaald tijdsbestek hebben voltooid. SMART-doelen (specifieke, meetbare, haalbare, relevante en tijdgebonden doelen) kunnen jullie beiden helpen om op schema te blijven met je doelen. Dit moet de primaire nadruk blijven van de prestatiebeoordeling van de werknemer. Voeg zoveel informatie toe als nodig is om eventuele verwarring op te lossen en de verwachtingen opnieuw te bevestigen.
Om behulpzaam te lijken in plaats van veroordelend, vermeld het "wat" en "hoe" van elk doel voor niet-bereikte doelen of objecten die wat werk kunnen gebruiken. Denk eraan om het perspectief van de werknemer in overweging te nemen en dit te gebruiken om hem of haar te helpen.
#3. Praat over de toekomst.
Vooraf plannen komt zowel u als uw medewerkers ten goede wat betreft het verbeteren en behouden van de prestaties. Onderzoek gebieden waar uw medewerker kan verbeteren en ontwikkel korte- en langetermijndoelen die tot verbetering zullen leiden. Als u zich voor een deel van de beoordeling op de toekomst richt, kunnen zowel de manager als de werknemer zien hoe deze doelen aansluiten bij de visie van het bedrijf en kunt u erachter komen hoe u ze kunt bereiken binnen het door u gestelde tijdsbestek.
#4. Stel doelen die haalbaar, redelijk en billijk zijn.
Er bestaat niet zoiets als een klein doel, en door uw medewerker te inspireren met toekomstverwachtingen helpt u hun vaardigheden te verbeteren. Dit is ook een uitstekende benadering om de beoordeling tot een goed einde te brengen.
#5. Gebruik bemoedigende woorden
Terwijl u uw werknemer aanmoedigt om specifiek te zijn over hun doelen, moet u in ruil daarvoor ook specifiek zijn over uw positieve feedback. Een positieve opmerking kan ervoor zorgen dat de werknemer goed reageert op feedback, dus maak van deze gelegenheid gebruik om hun sterke punten, positieve werkgewoonten en al het andere dat lovenswaardig is aan hun prestaties te benadrukken.
#6. Geef commentaar en stel vragen aan het einde.
Het toestaan van vragen tijdens de beoordeling is een goede methode om ervoor te zorgen dat werknemers zich gewaardeerd, bevoegd en zeker van de functie-eisen voelen. Informeer of ze vragen hebben over hun rol, uw rol of iets anders dat hen bezighoudt. Vragen en antwoorden geven niet alleen zekerheid voor uw medewerker, maar ook voor u. Met dit type feedback kunt u manieren identificeren waarop u en uw afdeling uw medewerkers beter kunnen ondersteunen.
Door uw medewerker vragen te laten stellen of de basis voor uw beoordeling te bespreken, bevordert u de transparantie en het vertrouwen. Als voorbeeld:
- Heeft u opmerkingen of vragen over uw review?
- Is er nog iets waar je over wilt praten?
- Wat kunnen we nog meer doen om je te helpen bij je ontwikkeling?
Natuurlijk kan de werknemer vragen of zorgen hebben en u dient bereid te zijn deze zo goed mogelijk te beantwoorden. Ze kunnen vragen stellen over het volgende:
- Waarom kreeg ik deze score?
- Hoe kan ik mijn prestatie verhogen?
- Wat zijn enkele van de mogelijke obstakels voor dit proces?
Het is een goed idee om onderaan uw schriftelijke recensie ruimte te voorzien voor deze vragen en zorgen. Herken en behandel elk probleem tijdens uw chat terwijl uw medewerker reageert, en maak aantekeningen in dat gedeelte. Dit toont aan dat u toegewijd bent aan zowel luisteren naar als onthouden wat uw medewerker te zeggen heeft. Geef de medewerker na uw vergadering een bijgewerkte versie van de beoordeling met de aantekeningen die u hebt gemaakt. Medewerkers houden van kleine follow-ups zoals deze, die beide partijen op de hoogte houden.
Lees ook: FUNCTIEBEOORDELING: definitie, belang en verschillende methoden
Sjablonen voor prestatiebeoordeling van werknemers
Niemand kan of mag in een opwelling een functioneringsgesprek voeren. Het is van cruciaal belang om aanpasbare sjablonen te gebruiken die alle vereiste feedbackcategorieën en KPI's dekken, terwijl ze ook een positieve beoordeling geven die individuele werknemers stimuleert, motiveert en betrekt.
Voorbeelden van opmerkingen en vragen voor prestatiebeoordelingen van werknemers
Ongeacht de methodologie voor prestatiebeoordeling die u kiest, is het van cruciaal belang om opmerkingen in duidelijke, positieve taal te geven om de beoordeling doelgericht en productief te houden. Managers en andere beoordelaars moeten specifiek zijn met hun opmerkingen, ondersteunend blijven en oplossingen voorstellen om de werknemer te helpen vooruitgang te boeken tijdens het schrijven van prestatiebeoordelingen.
Criteria zullen verschillen, afhankelijk van de grootte, breedte en cultuur van uw organisatie. Er zijn echter een paar kenmerken die vrijwel alle bedrijven gemeen hebben. Hier zijn een paar voorbeelden van zaken waarmee u rekening moet houden bij het ontwikkelen van uw evaluatiecriteria voor werknemers:
- Doelstellingen behalen
- Stelt zichzelf moeilijke doelen
- Helpt anderen bij het bereiken van hun doelen
- Geeft prioriteit aan zijn of haar werk in overeenstemming met de behoeften van het bedrijf en zijn consumenten
- Zelfs als hij of zij wordt geconfronteerd met obstakels en problemen, bereikt hij of zij zijn of haar doelen.
- Leiderschap kenmerken
- Houdt bij het maken van beoordelingen rekening met de ideeën en meningen van teamleden.
- Ondersteunt teamleden bij het oplossen van werkgerelateerde problemen
- Houdt teamleden verantwoordelijk voor het behalen van hun doelen.
- Communicatie
- Luistert actief naar anderen
- Past zijn of haar communicatie aan de eisen van het publiek aan
- Duidelijke en eenvoudige communicatie
- Samenspel
- Werkt effectief samen met andere teamleden
- Geeft positieve en nuttige feedback aan anderen
- Behandelt anderen met waardigheid
- De verschillen tussen teamleden worden gewaardeerd en gerespecteerd.
- Luistert en neemt actief deel aan een werkgerelateerd gesprek
- Cultuur/waarden
- Elke dag demonstreert hij de principes van het bedrijf.
- Dient als rolmodel
- Zorgt voor een goede werkomgeving
De inhoud van een functioneringsgesprek zal variëren op basis van de functie en het bedrijf, maar het kan nuttig zijn om enkele algemene vragen op te stellen die managers kunnen stellen, zoals:
- Wat is de grootste kracht van [naam proefpersoon] en wat kan hij/zij doen om te blijven groeien?
- Wat is de grootste kans van [naam proefpersoon] en wat kan hij/zij doen om te verbeteren?
Lees ook: FUNCTIEKARAKTERISTIEKENMODEL: Gedetailleerde gids
Te vermijden opmerkingen in prestatiebeoordelingen van werknemers
Hoewel zowel sjablonen voor prestatiebeoordelingen als prestatiebeoordelingen aanpasbaar zijn, is het van cruciaal belang dat u zich bewust bent van de berichten die u verzendt. Goede beoordelingsgesprekken bevorderen de prestaties, ontwikkeling en relatie tussen manager en werknemer, terwijl ineffectieve gesprekken de betrokkenheid van werknemers en zelfs het succes van het bedrijf kunnen schaden als belangrijke werknemers vertrekken.
Hier zijn enkele echte blunders - hoewel sommige hiervan misschien een beetje overdreven lijken, laten ze zeker duidelijk zien wat je NIET moet zeggen en waarom niet:
- "Je doet zo fantastisch werk dat ik je niets constructiefs kan zeggen." Zelfs uw meest getalenteerde medewerkers zullen gebieden hebben waar ze kunnen groeien of hun talenten kunnen ontwikkelen. Opmerkingen als deze wekken de indruk dat je niet de moeite hebt genomen om goed naar hun werk te kijken.
- "Als je dit jaar je doelen verdubbelt, kunnen we overwegen om je volgend jaar te promoveren naar de C-suite." Vermijd het gebruik van 'als/dan'-zinnen, omdat ze klinken als holle beloften op basis van onrealistische ambities.
- “Je bent nooit op tijd achter je bureau. En je komt vaak te laat voor vergaderingen.” Vermijd het gebruik van absolute zinnen als 'altijd' en 'nooit', want niemand is ooit 100% van de tijd op tijd.
- 'Je bent een uitstekende werknemer. "Ga zo door." Dit zegt niets over wat de medewerker goed doet, hoe hij kan verbeteren of wat hij kan doen om 'het vol te houden'. U moet in detail beschrijven wat de werknemer goed heeft gedaan en wat zijn ontwikkelingsdoelen zijn, zodat hij zijn goede baan kan behouden.
Lees ook: WERKNEMERSBEOORDELING: Hoe u een evaluatieformulier voor werknemers schrijft
- 'Ik heb gehoord dat je die rekening van de financiële dienstverlening slecht hebt afgehandeld, wat op zijn zachtst gezegd teleurstellend was.' De recensent vertrouwt hier op geruchten in plaats van observatie uit de eerste hand, en de werknemer krijgt niet de kans om zijn perspectief te presenteren voordat hij wordt veroordeeld. Toegegeven, het is observatie door collega's, maar het gebruik van 360°-feedback in plaats van de roddelmolen op kantoor is veel productiever.
- 'Je hebt de andere twee ontwerpers van hun stuk gebracht. Hun prototypes waren waardeloos in vergelijking met die van jou.” Het vergelijken van collega's en collega's in een functioneringsgesprek is een no-go. Je beoordeelt alleen de prestaties van één persoon; laat de mislukkingen (en successen) van anderen over aan hun eigen, onafhankelijke prestatiegesprekken.
- "Ik kan het niet geloven! Ik had verwacht dat je dit goed zou doen, maar dat deed je niet. De recensent brengt emotie in de beoordeling, wat de medewerker die de beoordeling ontvangt alleen maar zal irriteren of verontrusten. Er is geen constructieve feedback en dit niveau van antagonisme zal de werknemer er waarschijnlijk toe brengen elders werk te zoeken.
- 'Je hebt enorm veel geluk dat je deze promotie hebt gekregen. "Vergooi de kans niet." Veel neerbuigendheid en wrok? U mag uw werknemers nooit kleineren, maar hun prestaties waarderen en promoten. Werknemers dwingen een promotie te accepteren, betekent niet dat dit de beste optie voor hen is; ze hebben het recht om te kiezen.
Valkuilen vermijden bij prestatiebeoordelingen van werknemers
Door op de hoogte te zijn van deze mogelijke faalpunten wanneer u uw prestatiebeoordelingsproces voorbereidt of beoordeelt, kunt u tijd en geld besparen.
#1. Verlies van verbinding tussen procedure en doel
Zorg ervoor dat het doel van uw prestatiebeheersysteem het proces stuurt en wees bereid om indien nodig wijzigingen aan te brengen. In deze situatie is het van cruciaal belang om te begrijpen hoe goed de doelen van uw organisatie aansluiten bij het dagelijkse werk van individuen en teams.
#2. Geen prioriteit geven aan een feedbackcultuur
Als uw organisatie nog geen feedbackcultuur heeft, investeer dan vooraf tijd en middelen om het onderliggende doel van prestatiebeoordelingen te verduidelijken en vertrouwen in het proces op te bouwen.
#3. Het niet betrekken van uw stakeholders
Door besluitvormers en bedrijfsleiders vanaf het begin aan boord te betrekken, verhoogt u de buy-in en de participatiegraad, en maakt u uw programma klaar voor succes.
#4. Geen ondersteunend netwerk opzetten
Opvolging en feedback moeten vanaf het begin in het project worden meegenomen. Stel in een vroeg stadium verwachtingen vast voor werknemers en managers, zodat ze weten bij wie ze terecht kunnen voor hulp en ondersteuning.
#5. Communicatie storing
Het belangrijkste aspect bij het opzetten van een nieuw of verbeterd prestatiebeheersysteem is communicatie. Wanneer de communicatie over het proces authentiek en transparant is, slagen prestatiemanagementsystemen.
#6. Managers krijgen onvoldoende training en ondersteuning.
Er zal geen succes zijn met het prestatiemanagementsysteem tenzij de betrokken mensen in het proces investeren. Werknemers zullen de houding van hun bazen ten opzichte van het prestatiebeheersysteem weerspiegelen als ze dit waarnemen. Managers moeten de leiding nemen en het goede voorbeeld geven, en ze moeten worden ondersteund en adequaat worden opgeleid om dit te doen.
Lees ook: JOBANALYSE: Definitie, Methoden & Gedetailleerde Gids
Alternatieve methoden voor het verzamelen van feedback
Prestatiebeoordelingen van werknemers zijn voor veel bedrijven het meest effectieve hulpmiddel om feedback van werknemers over te brengen en te verzamelen. Er zijn echter nieuwe technieken in opkomst als gevolg van de toename van ervaringsgerichte bedrijven en een nieuwe waardering voor het belang van werknemerservaring.
#1. 360 graden feedback
Medewerkers kunnen feedback krijgen van collega's en junior medewerkers, maar ook van managers in een 360-feedbackproces. Ze kunnen ook zichzelf beoordelen, wat resulteert in een uitgebreide - of 360-graden - beoordeling van hun sterke punten en vooruitzichten. Dit type applicatie mag echter alleen worden gebruikt voor ontwikkeling en niet voor prestatie-evaluatie.
#2. Constante feedback
Sommige bedrijven besluiten af te zien van het formele formaat van een prestatiebeoordeling en in plaats daarvan feedback te geven wanneer dat nodig is. Dit kan een haalbare oplossing zijn voor kleine ondernemingen en nieuwe ondernemingen. Zonder een formele mijlpaal bestaat echter het risico dat het personeel geen duidelijkheid heeft over hoe ze vooruitgang boeken en waarop ze zich moeten concentreren.
#3. Pulse beoordelingen van medewerkers
De pulse review van de werknemer is een gulden middenweg tussen voortdurende feedback en een grote jaarlijkse prestatiebeoordeling. Het is een kleinschalige beoordeling van werknemers die regelmatiger wordt uitgevoerd, zoals maandelijks of driemaandelijks. Pulsfeedback wordt vaker gekoppeld aan medewerkersbetrokkenheidsonderzoeken, maar werkt ook goed voor het andersom delen van input, omdat het duidelijke maatregelen biedt en snel en eenvoudig is in te vullen.
Moeten beoordelingen van werknemers worden geschrapt?
De effectiviteit van uw werknemersbeoordelingen is sterk afhankelijk van wat u ermee wilt bereiken en hoe u de onthulde informatie gebruikt. Het is mogelijk dat u uw huidige beoordelingsstrategie moet herzien, deze moet vervangen door een ander soort reguliere input, of het idee van een formele beoordeling volledig moet laten varen.
Werknemersbeoordelingen zullen niet effectief zijn als managers denken dat ze gewoon door hoepels springen om hun HR-afdeling tevreden te stellen. Evenzo, als ze niet vaak genoeg worden gehouden om zinvolle continue feedback te geven, of als de smeekbeden van werknemers om hulp bij het verbeteren van hun prestaties worden genegeerd, kan er niets waardevols uit het gesprek worden gehaald.
Onderzoek uw huidige procedures en overleg met medewerkers, managers en sleutel
- Hoe vraagt u een beoordeling aan in 2023?
- Prestatiebeoordelingen: betekenis, voorbeelden en sjabloon
- REVIEW MANAGEMENT TOOLS: Betekenis, gebruik en beste tools
- PRESTATIEPLANNING: definitie, componenten en belang
- FEEDBACK VAN WERKNEMERS: definitie, voorbeelden en wanneer te gebruiken
Referenties
