Denkt u dat u geen moeite hoeft te doen om een degelijk personeelshandboek op te stellen? Overweeg opnieuw.
Naarmate uw bedrijf groeit, dient een personeelshandboek als leidraad voor wat uw werknemers van u kunnen verwachten en wat u van hen verwacht. Dus, tenzij u een enkele werknemer van uw bedrijf bent, of een familiebedrijf runt met alleen u, uw zus en uw neef als werknemers, heeft u een werknemershandboek nodig. Aan de andere kant kan het maken van een personeelshandboek een veeleisende onderneming zijn. Dit artikel bespreekt de voordelen van een werknemershandboek, wat er in een werknemershandboek moet worden opgenomen en hoe vaak een werknemershandboek moet worden herzien en bijgewerkt.
Wat is een personeelshandboek?
Werknemershandboeken zijn vaak bekend als veldgidsen voor werknemers of personeelshandboeken. Het informeert nieuwe medewerkers en medewerkers over het bedrijf, zoals:
- Missie
- Visie
- Values
- Policies
- procedures
- Werkomstandigheden
- Verwachtingen voor gedrag/gedragscode
Deze informatie is van cruciaal belang voor nieuwe medewerkers om op hun eerste dag aan de slag te gaan. Ze moeten een goed begrip hebben van het bedrijf na het lezen van het handboek, inclusief hoe dingen worden gedaan en wat er van hen wordt verwacht. Dit geeft hen meer vertrouwen bij het aanpakken van hun werk en verbetert meteen hun efficiëntie.
Bestaande werknemers kunnen het handboek gebruiken als hulpmiddel wanneer ze kennis nodig hebben over de werkplek, zoals loonadministratieprocedures of hun arbeidsrechten.
Nieuwe medewerkers moeten het handboek op hun eerste werkdag krijgen. Elke keer dat het handboek wordt bijgewerkt, moeten bestaande werknemers een exemplaar ontvangen.
Wat moet er in een personeelshandboek staan?
Een personeelshandboek dient in delen te worden opgedeeld, zodat een breed scala aan informatie kan worden verstrekt.
Hier zijn enkele voorbeelden van wat er in een personeelshandboek moet staan:
- De grondbeginselen van werkgelegenheid
- Beleid op de werkplek
- Ethische code
- Compensatie en promotie
- Voordelen en voordelen
- Werktijden, betaalde vrije tijd en vakantie
- Ontslag en ontslag van werknemers.
Door deze secties met elkaar te verbinden, kunt u een uitgebreid personeelshandboek voor het bedrijf maken. De hele sjabloon bevat deze elementen, evenals een inleiding om u te helpen nieuwe medewerkers in uw organisatie te verwelkomen.
Om u nog meer te helpen, volgt hier onze uitleg over wat elke sectie inhoudt, evenals aanbevelingen voor het invullen van uw eigen personeelshandboek om aan de behoeften van uw bedrijf te voldoen:
#1. De grondbeginselen van werkgelegenheid
Dit deel is grotendeels leerzaam en zal u helpen bij het vaststellen van elementaire werkgerelateerde definities. Het informeert uw medewerkers over de voorwaarden van hun contract en functieclassificatie. Ze kunnen naar dit deel verwijzen als een hulpbron wanneer ze fundamentele vragen hebben.
Dit is ook een goede plek om aanwezigheidsbeleid vast te stellen. U kunt uw wervingsproces ook beschrijven aan potentiële wervingsmanagers in uw bedrijf.
Hier zijn enkele dingen die u kunt vermelden in het gedeelte Werkgelegenheidsbeginselen:
- De verschillende vormen van arbeidsovereenkomsten. Definieer fulltime en parttime werknemers, maar ook stagiaires, leerlingen en andere werknemers.
- Gelijke kansen op werk. Dit is een verplichte verklaring, niet alleen vanwege juridische redenen, maar ook om een meritocratie- en respectcultuur in uw bedrijf te bevorderen.
- Proces van werving en selectie. Geef hier een overzicht van de typische stappen in uw wervingsproces. Als u regelmatig pre-employment checks uitvoert, specificeer dan ook het stadium waarin rekruteringsmanagers ze kunnen bestellen en zelfs hoe ze ermee moeten omgaan. Evenzo, als u een permanent verwijzingsprogramma heeft of regelmatig verwijzingsbonussen verstrekt, is dit een goede locatie om de aanpak en relevante richtlijnen te verduidelijken.
- Attendance. Het aanwezigheidsbeleid van de staat schetst bijvoorbeeld wat werknemers moeten doen als ze verhinderd zijn om naar het werk te gaan of onder welke omstandigheden ongemelde afwezigheid kan worden verontschuldigd.
#2. Werkplekbeleid
In dit gedeelte wordt uw werkplek gedefinieerd en hoe deze zou moeten zijn. Het gaat om de werkomstandigheden van uw personeel. Neem anti-intimidatie en gezondheids- en veiligheidsnormen op in uw werknemershandboek om een legale en aangename omgeving te creëren waarin uw werknemers kunnen gedijen.
Dit zijn de meegeleverde beleidsregels, samen met suggesties om ze af te stemmen op uw eigen werkplek:
- Vertrouwelijkheid en gegevensbeveiliging. Noem deze wetten en hoe u ervoor zorgt dat ze worden nageleefd, evenals wat u van uw personeel verwacht.
- Intimidatie en geweld. Respect voor en van collega's is een essentieel onderdeel van een prettige werkomgeving. In dit gedeelte kunt u ondubbelzinnig bevestigen dat u zich inzet voor het uitbannen van intimidatie en geweld op het werk. Je definieert ook wat intimidatie inhoudt en bespreekt mogelijke gevolgen.
- Gezondheid en veiligheid op het werk. In dit gedeelte vindt u richtlijnen die werknemers moeten volgen om een gezonde en veilige werkplek te behouden. U kunt activiteiten opnemen die uw organisatie heeft ondernomen om ervoor te zorgen dat de wetten op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk worden nageleefd, en om werknemers in gevaarlijke banen of in geval van nood te beschermen. Onze sjabloon bevat secties over preventie, beheer van noodsituaties, roken en een drugsvrije werkplek. Als uw organisatie relevante vereisten heeft, kunt u ook een beleid voor geestelijke gezondheid opnemen.
#3. Ethische code
Uw Gedragscode dient als leidraad voor het gedrag van medewerkers. U beschrijft hoe u verwacht dat werknemers anderen behandelen, of dit nu collega's, partners, klanten of externe belanghebbenden zijn. Het draait allemaal om ethiek en vertrouwen, en het creëren van een veilige en professionele omgeving voor iedereen.
Neem de volgende paragrafen op in uw eigen gedragscode:
- Kledingvoorschrift. Ook als uw bedrijf geen dresscode heeft, kunt u dit hier aangeven. Medewerkers moeten weten wat ze wel en niet kunnen dragen. Omschrijf criteria zo goed mogelijk; wat houdt 'formele kleding' bijvoorbeeld in voor uw organisatie?
- Digitale gadgets en cyberbeveiliging. Adres internetgebruik, zakelijke mobiele telefoons, zakelijke e-mail en zakelijk en persoonlijk gebruik van sociale media. Normen vaststellen zonder onnodig beperkend te zijn voor werknemers; de meeste mensen verwachten enige speelruimte in deze zaken, zolang de richtlijnen voor beveiliging en gegevensbescherming worden gevolgd.
- Belangenverstrengeling. U kunt beschrijven wat belangenverstrengeling is, wat medewerkers kunnen doen als zij hiermee in aanraking komen en wat de gevolgen zijn van het opzettelijk overtreden van relevante wetten of bedrijfsregels.
- Werknemersbinding en verbroedering. Hoewel veel bedrijven ervoor openstaan dat werknemers vrienden worden of daten, moeten basisregels worden gevolgd om geruchten of onprofessionele incidenten te voorkomen.
- Werkende familieleden. Dit deel is van cruciaal belang om beschuldigingen van nepotisme en vriendjespolitiek te vermijden. Zorg voor nauwkeurige richtlijnen voor toegestane werkrelaties tussen familieleden in uw organisatie.
- Bezoekers op de werkvloer. Dit is een kwestie van veiligheid, maar ook van de bescherming van gegevens en bedrijfseigendommen. Beschrijf de procedure voor het uitnodigen van bezoekers op bedrijfsterreinen, zodat het personeel altijd waakzaam en verantwoordelijk is.
- Distributie en sollicitatie. In dit gedeelte kunt u pogingen van buitenstaanders of werknemers bespreken om flyers, producten of diensten te vragen of te verspreiden, evenals hoe werknemers met dergelijke situaties moeten omgaan.
#4. Compensatie en promotie
In dit gedeelte wordt uitgelegd hoe u medewerkers beloont en erkent voor hun inspanningen en hen tegelijkertijd helpt bij hun ontwikkeling. Dit beleid toont uw waardering voor werknemers en moedigt hen aan om bij u te blijven.
Neem de volgende secties op om hieraan te werken:
- Salarisadministratie en vergoedingsstatus. Dit gedeelte is met name van belang voor de Verenigde Staten, waar regels gelden voor vrijgesteld en niet-vrijgesteld personeel. Je kunt het wettelijk kader uitleggen en de wetten rond overwerk verduidelijken. Ook kunt u aangeven op welke dagen werknemers hun salaris of loon ontvangen.
- performance management Dit deel informeert werknemers over hoe hun prestaties zullen worden geëvalueerd en bereidt supervisors voor op leidinggevende verantwoordelijkheden. U kunt de doelen van prestatie-evaluaties bespreken en hoe managers hun teams moeten leiden.
- Ontwikkeling en training van medewerkers. Dit is uw kans om een belangrijk aspect van uw retentiestrategie onder de aandacht te brengen: ervoor zorgen dat medewerkers persoonlijk en professioneel groeien. Je bespreekt eventueel opleidingsmogelijkheden en eventuele opleidingsbudgetten.
Lees ook: WIE IS EEN BEZOLDIGDE WERKNEMER? Alles wat u moet weten
#5. Compensatie en ontwikkeling
Heb je ooit een medewerker horen zeggen: “Goh, ik wist niet dat we sportschoolkorting hadden”? Het is zeer waarschijnlijk dat werknemers niet op de hoogte zijn van het volledige scala aan voordelen en incentives die uw organisatie biedt. Deze rubriek helpt u om medewerkers op de hoogte te houden over dit onderwerp.
De volgende onderdelen kunnen deel uitmaken van onze voordelen en voordelen (maar voeg uw eigen unieke voordelen en voordelen toe):
- Welzijn van werknemers. Particuliere ziektekostenverzekeringen, lidmaatschap van een sportschool en wellnessprogramma's zijn hier allemaal voorbeelden van. Geef uitleg over relevante wetten zoals de FMLA en COBRA.
- Werkvergoeding. Beschrijf de procedure die werknemers moeten volgen als ze gewond raken op het werk, evenals de voordelen die u zult bieden. Wijzig ons sjabloon in overeenstemming met de lokale wetgeving.
- Optie thuiswerken. De mogelijkheid om thuis te werken wordt steeds gebruikelijker. Leg uit hoe werknemers om werk op afstand kunnen vragen en welke regels ze moeten volgen (bijvoorbeeld cyberbeveiliging thuis). Schets ook regels voor vaste telewerkers.
- Personeelskosten. Vermeld welke werkkosten je vergoedt en hoe de vergoedingsprocedure werkt.
- Auto ter beschikking gesteld door het bedrijf. Als u zakelijke auto's als een voordeel verstrekt, zorg er dan voor dat u werknemers op de hoogte stelt van hoe u van hen verwacht dat ze zich tijdens het rijden gedragen en welke kosten u zult dekken (bijvoorbeeld benzine en vergoedingen).
- Parking. Net als bij het zakelijke autovoordeel, als u gratis parkeren op de werkplek aanbiedt, moet u ervoor zorgen dat het personeel begrijpt hoe ze met hun toegewezen ruimte moeten omgaan. Geef een overzicht van de criteria die u gebruikt om parkeerplaatsen toe te wijzen als u er een beperkt aantal heeft.
- Apparatuur geleverd door het bedrijf. Als u werknemers apparatuur verstrekt (zoals telefoons of laptops), zorg er dan voor dat ze weten hoe ze ervoor moeten zorgen. Vermeld wat er gebeurt als het apparaat wordt gestolen of beschadigd.
#6. Werktijden, betaalde vrije tijd en vakantie
Dit is een van de onderdelen waarin werknemers het meest geïnteresseerd zullen zijn. Ze willen weten hoe ze hun tijd kunnen verdelen tussen werk en vrije tijd of vrije tijd wanneer ze bij uw organisatie komen werken.
U kunt uw eigen toepasselijke beleid maken door naar de onderstaande gebieden te verwijzen:
- Werktijden en PTO (betaalde vrije tijd). Vermeld de algemene openingstijden van uw bedrijf en eventuele afwijkingen. Specificeer vervolgens het aantal betaalde vrije dagen dat u werknemers aanbiedt en beschrijf het proces voor het aanvragen van PTO.
- Vakantie. Maak een lijst van alle feestdagen die door uw organisatie worden waargenomen en leg uit hoe u werknemers zult compenseren als ze op deze dagen moeten werken.
- Ziekteverlof. Beschrijf wat de wet vereist dat u werknemers aanbiedt, evenals eventuele aanvullende ziekteverlofuitkeringen die u hebt gekozen om te verstrekken. U kunt zowel de kortetermijn- als de langetermijndefinities van ziekte opnemen.
- Verlof voor rouwverwerking. Gun werknemers die een dierbare hebben verloren een paar dagen rouwverlof - dit is een gevoelig voordeel dat u kan helpen een vertrouwensrelatie met werknemers op te bouwen.
- Jurydienst en stemmen. Leg de wet uit rond verlof voor burgerplichten en welke documentatie werknemers mogelijk moeten meenemen.
- Ouderschapsverlof. Dit kan wettelijk verplicht of door het bedrijf gesponsord vaderschaps- en zwangerschapsverlof zijn voor werknemers die een kind hebben of adopteren. U kunt ook extraatjes voor ouderschapsuitkering opnemen, zoals een paar uur vrij om schoolvergaderingen bij te wonen.
Lees ook: WERKNEMERSKORTING: voordelen en kortingsideeën
#7. Ontslag en ontslag van werknemers
Medewerkers moeten weten hoe hun arbeidsrelatie met uw organisatie afloopt als er iets niet lukt. Zeker als er sprake is van een tuchtprocedure.
Hieronder volgt een overzicht van de inhoud:
- Progressieve Discipline. Overloop de processtappen van uw progressieve discipline en hoe u verwacht dat managers hiermee omgaan.
- Ontslag. Wanneer een werknemer ontslag neemt, moet hij op de hoogte zijn van zijn opzegtermijn en van het ontslagproces. Dit is ook een uitstekend moment om zaken als collegegeld of verhuisvergoeding aan de orde te stellen, en om gedwongen ontslag duidelijk te verbieden.
- Beëindiging. Specificeer de toepasselijke wetgeving en uw eigen interne ontslagprocedure voor werknemers. Noem de voorwaarden voor het verstrekken van een ontslagvergoeding en hoe u van plan bent om overgebleven vakantie- en ziekteverlof terug te betalen.
- Referenties. Voeg een korte verklaring toe over het verstrekken van referenties aan werknemers die ontslag hebben genomen of zijn ontslagen. Als een werknemer bijvoorbeeld om dringende redenen is ontslagen, hebt u het recht om te weigeren referenties naar hem te verstrekken.
#8. Conclusie
U kunt de conclusie gebruiken om medewerkers op de hoogte te stellen van toekomstige wijzigingen en hen te vragen het handboek te hebben gelezen. U dient uw personeelshandboek echter op een goede toon af te sluiten. Herhaal hoe blij u bent dat een medewerker zich bij uw organisatie heeft aangesloten en spreek uw dankbaarheid uit.
Waarom zou u een personeelshandboek samenstellen?
#1. Naleving van de wet
Het is niet verplicht om een personeelshandboek te hebben. Veel federale en staatsvoorschriften dwingen bedrijven echter om werknemers te informeren over hun arbeidsrechten. Een van de beste methoden om deze informatie aan uw werknemers over te brengen, is via uw personeelshandboek.
#2. Conflictoplossing
De gedragscode van het bedrijf staat beschreven in het personeelshandboek, zodat werknemers weten welke activiteiten acceptabel zijn en welke niet. Het benadrukt ook de gevolgen van slecht gedrag. Dit kan werknemers ervan weerhouden schadelijk gedrag te vertonen en hen ertoe aanzetten een gezonde houding en gewoonten aan te nemen.
#3. Een warm welkom voor nieuwe medewerkers
Werknemershandboeken kunnen nieuwe werknemers helpen zich op hun gemak te voelen op hun werkplek. Betrokkenheid en loyaliteit van werknemers kunnen worden verbeterd door meer te weten te komen over de geschiedenis, missie en basiswaarden van het bedrijf.
Verder het personeelshandboek:
- Stelt u in staat uw personeelsbeleid en -procedures vast te stellen.
- Vereenvoudigt de onboarding van werknemers door elke nieuwe werknemer eenvoudig toegang te geven tot de informatie die ze nodig hebben.
- Helpt bij de ontwikkeling van consistent beleid en processen, zodat alle teamleden op dezelfde golflengte zitten.
- Vermindert de kans op klachten en rechtszaken van werknemers, zoals werknemers die beweren dat u hen niet hebt geïnformeerd over hun rechten op de werkplek.
- Dient als referentie voor kledingvereisten voor werknemers, vakantie- en ziekteverlofregelingen, parkeeradvies, tijdregistratiebeleid, enzovoort.
Het is van cruciaal belang om een werknemershandboek te schrijven zodra u een doelverklaring heeft en weet welke informatie u moet of wilt delen met uw werknemers.
Lees ook: MEDEWERKING VOOR WERKNEMERS: Hoe maak je een belangenbehartigingsprogramma
Werknemers moeten het werknemershandboek krijgen
Bij nieuwe rekruteringsoriëntaties en jaarlijkse bedrijfstrainingen kunt u gedrukte exemplaren van het werknemershandboek verstrekken. Als u een extern kantoor heeft, kunt u het personeelshandboek naar werknemers e-mailen. U moet werknemers ook informeren over hoe ze op elk moment toegang kunnen krijgen tot het personeelshandboek, hetzij via een gedrukt exemplaar in de pauzeruimte van het bedrijf, hetzij via een elektronisch exemplaar op een bedrijfsintranet of gedeelde Google Drive.
Bekijk regelmatig het personeelshandboek en werk het indien nodig bij.
Het werknemershandboek moet regelmatig door het bedrijfsmanagement worden herzien om te verifiëren dat het beleid en de procedures worden gevolgd en in overeenstemming zijn met de bedrijfspraktijken. Het werknemershandboek moet indien nodig worden bijgewerkt en eventuele wijzigingen moeten zo snel mogelijk aan de werknemers worden meegedeeld.
Tips voor het werknemershandboek
- Zorg voor een positieve, professionele en begrijpelijke toon.
- Vermijd het gebruik van juridisch jargon of dubbelzinnige bewoordingen.
- Houd voor alle medewerkers een exemplaar van het personeelshandboek bij de hand.
- Bewaar erkenningen van werknemers in hun personeelsdossiers.
- Voeg contactgegevens toe van een bedrijfspersoon die beschikbaar is om vragen te beantwoorden.
- Geef updates zo snel mogelijk door aan het personeel.
Wat moet ik opnemen in een personeelshandboek?
Begin met een sjabloon dat alle hoofdthema's omvat die een handboek zou moeten bevatten, en voeg vervolgens de juiste informatie voor uw bedrijf toe.
Is het verplicht voor bedrijven om een werknemershandboek te geven?
Werknemershandboeken zijn niet vereist door de federale wetgeving. Afhankelijk van het type, de grootte en de staat van het bedrijf kan er echter informatie zijn die aan werknemers moet worden verstrekt. Een handboek kan juridisch alle gewenste informatie bieden, maar ook cruciale en nuttige informatie voor werknemers.
Welke kenmerken onderscheiden een geweldig werknemershandboek?
Houd bij het maken van een personeelshandboek het actueel en beknopt. Vermijd jargon terwijl u de cultuur en geest van uw bedrijf laat zien. Een mobiele versie van uw handboek is ook voordelig.
Zijn personeelshandboeken wettelijk afdwingbaar?
Personeelshandboeken worden beschouwd als een verlengstuk van het werknemerscontract en zijn dus wettelijk verplicht in de rechtbank, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Wat is wettelijk verplicht in een personeelshandboek?
U bent niet wettelijk verplicht om een personeelshandboek te hebben, maar u moet werknemers wijzen op hun rechten. Sommige organisaties hebben bewegwijzering op de werkplek nodig, terwijl andere tijdens het onboardingproces schriftelijke kennisgevingen verstrekken.
Is het nodig om een personeelshandboek te ondertekenen?
Hoewel het wettelijk niet verplicht is, verdient het de voorkeur om een ondertekende bevestiging van werknemers te ontvangen, omdat het handboek de principes en richtlijnen van het bedrijf beschrijft. Zelfs als de werknemer weigert een ontvangstbevestiging te ondertekenen, kan hij of zij nog steeds verantwoordelijk worden gehouden voor het beleid en de richtlijnen die in het handboek zijn gespecificeerd. Als een medewerker weigert een ontvangstbevestiging te ondertekenen, bespreek dit dan met hem of haar.
Hoe vaak moeten werknemershandboeken worden herzien?
Uw personeelshandboek dient minimaal één keer per jaar geactualiseerd te worden. Blijf wel op de hoogte van arbeidswet- en regelgeving ter bescherming van uzelf en uw medewerkers en geef eventuele wijzigingen door in uw personeelshandboek.
Conclusie
Een goed personeelshandboek moet professioneel en behulpzaam zijn, vrij van juridisch taalgebruik en de cultuur en principes van het bedrijf ondersteunen.
- Top zes dingen die u moet weten over arbeidsrecht voor bedrijfseigenaren
- HOE BEGIN U MET PAYROLL VOOR KLEINE BEDRIJVEN: 2023 Best Easy Guide
- PERSONEELSVOORDELEN VOOR KLEINE BEDRIJVEN: de beste eenvoudige gids
- VOORDELEN VOOR WERKNEMERS VOOR KLEINE BEDRIJVEN: gratis voordelen en alles wat u moet weten
Referenties
