We opereren in een digitale wereld, wat betekent dat we als bedrijfseigenaren gelijke tred moeten houden met de technologische veranderingen die van invloed zijn op onze branche. Een documentbeheersysteem is dus een van deze ontwikkelingen. Als het gaat om het maken en bijhouden van personeelsplanningen voldoet deze software echt aan alle wensen. Daarom zullen we in dit bericht kijken naar software voor documentbeheer, oplossingen en nog veel meer.
Document Management Systeem
Een documentbeheersysteem (DMS) is een geautomatiseerde softwareoplossing voor het organiseren, beveiligen, vastleggen, digitaliseren, taggen, autoriseren en voltooien van activiteiten met uw bedrijfsgegevens is een documentbeheersysteem. Ondanks dat de meeste documentbeheersystemen gegevens opslaan in de cloud, is een DMS veel meer dan dat. U kunt meer tijd besteden aan de taken die u leuk vindt, omdat innovatieve documentbeheersystemen, zoals eFileCabinet, de enorme hoeveelheden papier verwerken die uw bedrijf binnenstromen.
Documentbeheer is het proces waarbij documenten zodanig worden verwerkt dat informatie efficiënt en adequaat kan worden gecreëerd, uitgewisseld, gestructureerd en bewaard. Als gevolg hiervan moeten bedrijven begrijpen hoe ze een documentbeheersysteem moeten ontwikkelen.
Veel bedrijven hebben te maken met gevoelige gegevens die veilig moeten worden bewaard of onmiddellijk moeten worden geopend. In dergelijke gevallen is een goed werkend documentbeheersysteem van cruciaal belang. Zelfs als uw bedrijf informeler is, is het nog steeds noodzakelijk om nauwkeurige gegevens bij te houden om financiële en efficiëntieredenen.
Overzicht documentbeheersysteem
De meeste bedrijven werken tegenwoordig comfortabel met digitale documenten en gebruiken tools met opslag- en beheermogelijkheden. Er is geen tekort aan software of apps voor documentbeheer, zowel algemeen als branchespecifiek, bedoeld om de verwerking van elektronische informatie door uw bedrijf te verbeteren. Hotels kunnen bijvoorbeeld nog steeds een register in boekstijl gebruiken bij het inchecken en vragen mogelijk nog steeds om een handtekening op een papieren creditcardtabblad, maar hotels gebruiken OPERA achter de schermen om kamers te beheren, aantekeningen te maken en facturen te maken.
Veel kleine organisaties hebben daarentegen te maken met een mix van ouderwetse gegevens op papier en elektronische bestanden, waarbij de hoeveelheid papieren gegevens in sommige situaties aanzienlijk hoger ligt. Als gevolg hiervan is het gebruik van document imaging-technologie om alle documenten van uw bedrijf naar elektronische bestanden te converteren één van de antwoorden op de uitdaging van een omgeving met gemengde gegevens. Daarom kan dit een vrij eenvoudig proces zijn, of het kan enige vindingrijkheid en gespecialiseerde benaderingen vereisen, afhankelijk van het soort gegevens en documenten waarmee u werkt.
Documentbeheersoftware
In dit gedeelte van het artikel zullen we 15 documentbeheersoftware beschouwen.
#1. CannyDoc
Organiseer officiële documenten en maak ze gemakkelijker vindbaar met deze tool voor documentbeheer. CannyDocs is een intelligent documentbeheersysteem dat professionele documenten kan ordenen. Deze functionaliteit maakt het ook heel eenvoudig om uw documenten te vinden en op te halen. CannyDocs is een stand-alone applicatie waarmee gebruikers gemakkelijk kunnen werken. Het is OS-onafhankelijk, dus u kunt het op elk apparaat met OS installeren.
#2. LogischeDOC
LogicalDOC helpt ondernemingen van elke omvang over de hele wereld bij het verkrijgen van controle over documentbeheer, met een focus op snel ophalen van inhoud en automatisering van bedrijfsprocessen. Daarom kan uw team onze service gebruiken om een willekeurig aantal documenten te produceren, mee te schrijven en te coördineren.
#3. Bitrix24
Meer dan 8 miljoen organisaties over de hele wereld gebruiken Bitrix24, een gratis tool voor documentbeheer. Zo zijn er cloud- en on-premise-opties beschikbaar (toegang met open source-code). Bovendien zijn bestandssynchronisatie, bestandsdeling, mobiele toegang, online en offline documentbewerking, bewerking door meerdere gebruikers en meer allemaal beschikbaar voor persoonlijke, groeps- en bedrijfsschijven.
#4. Bestandsbewaring
Filehold is het meest geschikt voor grote ondernemingen in gebieden zoals productie of gezondheidszorg die informatiebeheer vereisen. Dit is dus een desktop- en mobiel documentbeheersysteem dat kan worden opgeschaald naar duizenden gebruikers en miljoenen documenten. Het kan on-premise of in de cloud worden geïnstalleerd. Houd uw intellectuele eigendom veilig met behulp van tweefactorauthenticatie, die is gebouwd op Microsoft Service Oriented Architecture. Sterker nog, met onze oplossing voor elektronische handtekeningen, versiebeheer en OCR kunt u de bedrijfsvoering verbeteren en tijd en geld besparen.
#5. Aptien
Beheer van het kantoor en medewerkers. Beheer en organiseer uw kantoorbenodigdheden, apparatuur, contracten, werknemersrelaties, activa en andere administratieve zaken. Bovendien vereenvoudigt het uw dagelijkse processen voor werknemersrelaties door ze op één plek te centraliseren. Zeg vaarwel tegen uw rommelige papierwerk, spreadsheets en apps door uw medewerkers aan boord te beheren nakoming, beleid, toegewezen apparatuur, activa, contracten, projecten, taken en notulen van vergaderingen. Aptien kan worden aangepast aan de behoeften van uw bedrijf, net zoals LEGO dat kan.
#6. legito
Documentbeheer, slimme workflows, goedkeuringen, contractmontage en documentautomatisering zijn enkele van de problemen die u met Legito oplost. Daarom heeft uw Smart Document-werkruimte alles onder één dak. Out-of-the-box functionaliteit stelt u in staat om documenten te automatiseren die zichzelf bijna in minder dan twee uur opstellen. Meer nog, Legito wordt gebruikt om documenten te verwerken door meer dan 150,000 gebruikers in 50 landen, waaronder LexisNexis, Price Waterhouse Coopers, Skoda Auto en de Societe Generale Group.
#7. ABBYY FineReader-pdf
ABBYY® FineReader PDF 15 is een PDF-hulpprogramma om efficiënter met digitale documenten te werken. Daarom integreert FineReader gescande documenten in digitale workflows en wordt het gemakkelijker om alle soorten documenten op de digitale werkplek te digitaliseren, converteren, ophalen, bewerken, beveiligen, delen en eraan samen te werken, dankzij ABBYY's AI-gebaseerde OCR-engine.
#8. Bijnder
Met Bynder kun je digitale merken, producten en marketingmiddelen, zoals documenten, creëren, vastleggen, ontdekken en distribueren. Gebruik aangepaste taxonomiestructuren en zoeken in tekst in de hoofdtekst om uw documenten te beheren.
#9. Xpertdoc
De innovatieve en intuïtief documentgeneratie- en automatiseringsproduct van. Daarom stelt Xpertdoc u in staat om consistente processen voor het creëren, genereren, beheren, leveren, opslaan en elektronisch ondertekenen van betere documenten sneller te vereenvoudigen, optimaliseren en automatiseren, wat resulteert in verbeterde communicatie, versnelde bedrijfsprocessen, verhoogde productiviteit en minder afhankelijkheid van ICT. We bieden ook verbindingen met populaire CRM-platforms en enterprise core-systemen zoals ERP, CPQ, ECM en meer.
#10. Google documenten
Een webgebaseerde app die is ontworpen om spreadsheets en documenten online op te slaan, te maken en te bewerken. Er zijn ook sjablonen, chatten en opmerkingen beschikbaar.
#11. Google Drive
Platform voor het delen van bestanden waarmee gebruikers contacten, foto's, video's, presentaties, opnames en meer kunnen opslaan en delen.
#12. Microsoft Excel
Oplossing voor gegevensanalyse waarmee bedrijven spreadsheets kunnen beheren, grafieken/diagrammen kunnen maken, berekeningen kunnen uitvoeren, projecten kunnen delen en meer. Deze documentbeheersoftware wordt veel gebruikt
#13. Microsoft365
Een geïntegreerde reeks toepassingen omvat e-mail, een agenda en adresboeken die 24/7 toegankelijk zijn via internet.
#14. Google Werkruimte
Een reeks samenwerkingsproducten voor teams en het MKB. Webconferenties, bestandsdeling en planning in de cloud. Voorheen G Suite.
#15. Een schijf
Een webgebaseerde tool voor het beheer van digitale activa waarmee gebruikers bestanden en foto's kunnen openen en delen op pc-, Mac-, Android- en iOS-apparaten.
Waar worden documentbeheersystemen voor gebruikt?
De vele functies van een documentbeheersysteem omvatten het veilig bewaren van gevoelige documenten, het vastleggen van revisiegeschiedenis en het faciliteren van documentuitwisseling binnen een organisatie.
Het toewijzen van trefwoorden en tags aan elk document in een documentbeheersysteem maakt het ook eenvoudig om bepaalde bestanden te lokaliseren. Bovendien kunnen deze oplossingen bedrijven helpen bij het handhaven van de naleving van gevoelige documenten (zoals die vallen onder HIPAA) door de nodige beveiligings- en toestemmingslimieten op te leggen aan geselecteerde belangrijke documenten.
Hoe werken documentbeheersystemen?
Het scannen van het papieren document of het downloaden van de digitale versie via e-mail of andere toepassingen zijn beide manieren waarop documenten kunnen worden vastgelegd door een documentbeheersysteem. De volgende stap is het indexeren, waarbij het materiaal wordt geordend volgens verschillende criteria (zoals tags, trefwoorden en metadata) om latere zoekopdrachten te vergemakkelijken. Eindelijk wordt het papierwerk netjes opgeborgen, zodat de juiste mensen het kunnen vinden wanneer ze het nodig hebben.
Door het wijdverbreide gebruik van cloudgebaseerde documentbeheeroplossingen zijn gebruikers niet langer beperkt tot hun kantoor om toegang te krijgen tot hun bestanden. Sommige leveranciers van software voor documentbeheer stellen hun programma ook beschikbaar als mobiele app, waardoor gebruikers nog meer gemak en mobiliteit krijgen als het gaat om toegang tot hun papieren.
Wat zijn de belangrijkste factoren van een effectief documentbeheersysteem?
Het beste documentbeheersysteem zal gebruiksvriendelijk zijn en uitgerust met functies zoals versiebeheer, samenwerkingstools, mobiele toegang en het delen van bestanden. Dankzij de eerste twee opties kunnen leden van uw team samenwerken aan belangrijke documenten, zelfs als ze niet fysiek op dezelfde locatie zijn. Met behulp van versiebeheer kunt u een geschiedenis bekijken van wie wijzigingen heeft aangebracht in bedrijfsdocumenten en wanneer deze zijn aangebracht.
U moet er ook voor zorgen dat de software die u selecteert, beschikt over robuuste beveiligingsmaatregelen om de toegang tot bestanden te beperken tot alleen degenen die deze nodig hebben.
Naar welke functies moet u zoeken in een strategisch documentbeheersysteem?
Een effectieve oplossing voor documentbeheer is eenvoudig in opzet en uitbreiding. Het niveau van technische vaardigheid van uw team moet bepalend zijn voor het niveau van verfijning van de software die u gebruikt om hen te helpen bestanden snel en efficiënt te organiseren en op te halen. Iedereen in uw team, ongeacht waar ze zijn of welk apparaat ze gebruiken, moet in staat zijn om eenvoudig en snel bestanden te openen en te delen en samen te werken binnen het platform.
Beveiligingsprotocollen, toegangscontroles en bestandsversies zijn elementen die aanwezig zouden moeten zijn in elk fatsoenlijk documentbeheersysteem, maar ze zijn van het allergrootste belang in sterk gereguleerde bedrijven. Mogelijkheden voor metagegevens en taggen, zoeken op trefwoorden, geschiedenis en herstel van documentrevisies, automatisering van het bewaren en verwijderen van documenten, het scannen van afbeeldingen, optische tekenherkenning en aanpassing van de workflow zijn extra functies die het nut van een documentbeheersysteem vergroten. De topprogramma's kunnen ook eenvoudig aansluiten op uw bestaande bedrijfsinfrastructuur.
Wat is een voorbeeld van een goed documentbeheersysteem?
Microsoft SharePoint: is het meest veelzijdige en effectieve documentbeheersysteem. SharePoint biedt functies die allesomvattend zijn voor enterprise content management. Teams kunnen documenten tegelijkertijd bewerken vanwege de uitstekende samenwerkingsopties die het biedt. Om vertrouwd te raken met alle functies die de software biedt, kan het nodig zijn dat het personeel een aanvullende opleiding volgt.
Wat is een goed documentatiesysteem?
De meest essentiële richtlijn voor het produceren van documentatie van hoge kwaliteit is om het er zo aantrekkelijk mogelijk uit te laten zien. Dit geeft aan dat we ernaar moeten streven om het zo duidelijk mogelijk in taal te schrijven, zonder stappen in het proces over te slaan. Het is belangrijk voor ons om geen aannames te doen over het kennisniveau van onze consumenten.
Wat zijn QMS en DMS?
Documentbeheersystemen (DMS) en kwaliteitsbeheersystemen (QMS) zijn twee soorten oplossingen die vaak worden gebruikt door organisaties in de life sciences-industrie om dit proces effectief te beheren. QMS'en worden gebruikt om processen en controles bij te houden, terwijl DMS'en worden gebruikt om alle documentatie met betrekking tot kwaliteit op te slaan en te volgen.
Oplossingen voor documentbeheer
We zullen bekijken hoe oplossingen voor documentbeheer hebben bijgedragen aan het oplossen van problemen in onze verschillende bedrijven.
#1. Minder opslagruimte
De uitgaven voor het bewaren van papieren documenten kunnen gemakkelijk oplopen. U moet tenslotte archiefkasten, dozen en opbergbakken kopen en er ruimte voor maken. Volgens een onderzoek beslaat de fysieke opslag van documenten ongeveer 15% van het totale kantooroppervlak. Bovendien kost kantoorruimte in de Verenigde Staten gemiddeld $ 285 per vierkante meter. Dat is dus veel geld om voor die prijs aan documentopslag te besteden. Dit wordt beschouwd als de belangrijkste van alle documentbeheeroplossingen.
#2. Biedt back-up/herstel van documenten
Het opslaan van fysieke documenten is niet alleen prijzig, maar ook riskant. Een brand, overstroming, aardbeving of een andere ramp kan jarenlange waardevolle informatie vernietigen en een zware tol eisen van uw bedrijf. Geloof het of niet, maar 40 tot 60 procent van alle kleine bedrijven heropent nooit de deuren na een ramp. Helaas, hoewel het verrassend kan zijn, is het praktisch onmogelijk om cruciale bestanden te herstellen.
#3. Verbetert werkstromen
In een recente Nintex-enquête onder 1,000 mensen zei 49% dat het moeilijk was om documenten te vinden, 43% zei dat het moeilijk was om documenten te delen en 33% zei dat versiebeheer van documenten een probleem was. Dat is best een verspilling van tijd.
Met behulp van een documentbeheersysteem kunt u procedures stroomlijnen en uw teamuren besparen. Medewerkers kunnen onmiddellijk ontdekken wat ze nodig hebben, gemakkelijk bestanden delen en vaststellen hoe recent een document is, aangezien het systeem werkt als een gebruiksvriendelijke, gecentraliseerde opslagplaats. Deze opruiming stelt hen in staat zich te concentreren op meer essentiële taken.
#4. Bevordert betere versiecontrole en organisatie
Zelfs als u digitaal bent gegaan, kan het moeilijk zijn om te bepalen of de oplossingen voor documentbeheer die u bekijkt de meest recente versies zijn. Vergeet niet dat volgens het Nintex-rapport 33% van de werknemers moeite had met versiebeheer. Het is duidelijk dat dit kan leiden tot wanorde en verwarring.
#5. Maakt eenvoudige naleving van de regelgeving mogelijk
Elk bedrijf heeft zijn eigen regels en het is niet altijd eenvoudig om deze te volgen. Volgens een recent onderzoek voldoet tot 56% van de zorgverleners mogelijk niet aan het HIPAA-recht op toegang. Niet-naleving stelt u niet alleen bloot aan juridische problemen en de mogelijkheid van hoge boetes, maar het kan ook uw reputatie schaden en uiteindelijk uw bedrijfsresultaten schaden.
#6. Geeft ruimere toegang tot documenten
Een van de belangrijkste nadelen van fysieke papieren is dat ze zich maar op één plaats tegelijk kunnen bevinden, en het maken van kopieën is niet per se efficiënt of veilig. Als u investeert in een systeem om deze bestanden te beheren, kan iedereen die toegang tot een document nodig heeft, dit doen zonder te hoeven wachten tot iemand anders het heeft voltooid.
#7. Bespaart tijd en geld
Het bijhouden van papieren dossiers is tijdrovend en kostbaar. Zo kunnen werknemers een systeem voor documentbeheeroplossingen gebruiken om te zoeken naar wat ze nodig hebben op woord, woordgroep of volledige tekst, wat tijd en geld bespaart. Omdat alle documenten in de cloud worden opgeslagen, kunnen uw medewerkers hun doelstellingen tegen lagere kosten en in minder tijd bereiken.
Veelgestelde vragen
Is SAP een documentbeheersysteem?
SAP DMS (Document Management System) is een toepassingsoverkoepelend onderdeel van SAP ECC dat krachtige mogelijkheden biedt voor document-, content- en digital asset management. Bovendien wordt DMS mogelijk gemaakt door SAP® NetWeaver™. SAP DMS is een belangrijk onderdeel van de SAP PLM-oplossing.
Hoe stel ik DMS in?
Hoe Amazon DMS te gebruiken om een databasemigratie uit te voeren
- Stel een DMS-replicatie-instantie in. Begin het proces door een replicatie-instantie te maken, die u gebruikt om verbinding te maken met beide databases en de migratie uit te voeren. …
- Configureer de bron- en doeleindpunten. …
- Configureer een migratietaak en start deze vervolgens.
Wat is een DMS-verbinding?
DMS-verbindingsprofielen. Bij het definiëren van uw bron maakt u een verbindingsprofiel dat de informatie definieert die wordt gebruikt om verbinding te maken met de brondatabase waaruit u migreert. Deze verbindingsprofielen zijn dus zelfstandige bronnen, dus als u er eenmaal een heeft gemaakt, kunt u deze opnieuw gebruiken bij toekomstige migraties.
Gerelateerde artikelen
