Wanneer u niet aan het werk bent, worden out-of-office berichten automatisch bezorgd aan collega's, klanten en opdrachtgevers. Ze laten mensen weten dat je afwezig bent en wanneer ze een reactie op hun e-mail kunnen verwachten. Hier, in deze blog, hebben we alle informatie over deze afwezigheidsmail of -bericht. Aan het einde van de blog kunt u uw afwezigheids-e-mail schrijven of ons gratis voorbeeld of voorbeeld gebruiken om de afwezigheids-e-mail zelf te verzenden voordat u op vakantie gaat of een autoresponder-e-mailbericht instellen . Ook leer je hoe je je out-of-office e-mail instelt met Outlook of Gmail.
Wat is een afwezigheids-e-mailbericht?
Een afwezigheidsbericht (of OOO-bericht) is een automatische e-mailreactie die medewerkers informeert dat u voor langere tijd niet op kantoor zult zijn. Deze meldingen helpen om te garanderen dat het bedrijf goed draait terwijl u weg bent.
Wanneer u een afwezigheidsbericht inschakelt, ontvangt iedereen die u e-mailt onmiddellijk uw automatische antwoord. Zo weten ze hoe lang je weg bent en met wie ze in de tussentijd contact kunnen opnemen. Als u in een functie werkt waar uw collega's snelle reacties eisen, kan het handig zijn om afwezigheidsberichten achter te laten wanneer u niet achter uw bureau zit, ook al is het maar voor een korte vergadering of afspraak.
Als uw baan langere doorlooptijden heeft, hoeft u geen afwezigheidsberichten achter te laten wanneer u een snelle afspraak heeft, maar u kunt er een achterlaten wanneer u op vakantie, ziekteverlof of een andere vorm van langdurige afwezigheid bent.
Wanneer gebruik je een afwezigheidsbericht?
Collega's, klanten en abonnees verwachten vaak snelle reacties en oplossingen voor hun zorgen, vooral van de klantenservice, marketing en communicatie. Out-of-office-communicatie informeert klanten over uw onvermogen om onmiddellijk op een beleefde, beknopte en professionele manier te antwoorden. Als je een dag, een week of meerdere maanden weg bent, kun je een OOO-bericht achterlaten. U kunt een afwezigheidsbericht instellen als u van plan bent om:
- Op vakantie gaan
- Het bijwonen van een conferentie, workshop of professionele bijeenkomst
- Zwangerschaps-, ziekte- of sabbatsverlof opnemen
- Een vakantiedag opnemen
- Bijwonen van een doktersafspraak
Wat moet u opnemen in een afwezigheids-e-mailbericht
- Afwezigheidsmeldingen kunnen kritieke informatie bevatten, zoals:
- Waarom ben je weg?
- Hoe lang blijf je weg?
- De dag waarop u van plan bent terug te keren
- Wie te bellen in geval van nood of voor snelle hulp
Afhankelijk van uw taken en de informatie die uw contacten volgens u nodig zullen hebben terwijl u weg bent, kunt u extra details toevoegen. Met de meeste professionele e-mailtoepassingen kunt u twee OOO-berichten tegelijkertijd configureren, één voor interne collega's en één voor externe zakelijke contacten.
Wat te vermijden in een afwezigheidsbericht
Out-of-office berichten moeten professioneel en geloofwaardig zijn. U dient het volgende te vermijden:
- Te veel informatie geven. Geautomatiseerde reacties moeten kort en bondig zijn. Verwijder overbodige informatie uit de e-mail.
- U heeft aangegeven dat u zou reageren zodra u terugkomt. Wanneer u terugkeert naar kantoor, kan het enige tijd duren om e-mails, telefoontjes en projecten in te halen. Het is het beste om niet te verwachten dat je meteen kunt reageren op een gemist bericht als je terugkomt.
- Ongeoorloofd gebruik van hulp van een collega. Het is een goed idee om de contactgegevens van een collega op te nemen voor het geval er zich iets dringends voordoet terwijl u weg bent. Voordat u echter de informatie van uw collega opneemt, moet u ervoor zorgen dat u hun toestemming hebt.
Hoe schrijf je een goede afwezigheidsmail?
Een fatsoenlijk afwezigheidsbericht moet de volgende drie items bevatten:
#1. De exacte datum waarop u terugkeert
Deze informatie is nodig zodat uw collega's weten wanneer ze een reactie van u kunnen verwachten.
#2. De algemene reden waarom u niet op kantoor bent
U kunt aangeven of u vakantie, een sabbatical of persoonlijk verlof wilt opnemen.
#3. Wie te contacteren bij uw afwezigheid
Als u tijdens uw afwezigheid geen werkgerelateerde verantwoordelijkheden op u kunt nemen, is het een goed idee om aan te geven wie u zal dekken voor het geval iemand snel hulp nodig heeft. Vermeld de volledige naam, functietitel en contactgegevens van uw collega.
Als u actief bent in een gebied waar zich kritieke situaties kunnen voordoen waarover u geïnformeerd wilt worden, kunt u anderen een alternatieve manier bieden om u te bereiken in geval van nood. Als u bijvoorbeeld van plan bent om te reageren op oproepen, maar niet op e-mails terwijl u weg bent, voegt u uw mobiele telefoonnummer toe.
Voel u niet verplicht om deze informatie vrij te geven, tenzij uw werkgebied dit nodig heeft; uw vakantietijd is tenslotte uw vakantietijd!
Beste van Out-of-Office e-mail Voorbeeld en voorbeeld
We hebben een paar zeer eenvoudige e-mailvoorbeelden gemaakt voor automatische antwoorden die u op elk moment kunt gebruiken op basis van uw individuele scenario, positie binnen de organisatie en de mensen die u regelmatig e-mailen. Kies degene die het beste bij u past en personaliseer deze naar wens. Vergeet niet om een persoonlijk tintje toe te voegen aan elke afwezigheidsmail die u verstuurt. Het zal u helpen bij het ontwikkelen van betere werkrelaties en communicatie met uw klanten, leveranciers en zakelijke partners.
Voorbeeld 1: Out of office Vakantie e-mail naar collega's
Hallo,
Ik ben afwezig met mijn jaarlijks verlof van [datum] tot [datum]. [Ik zal beschikbaar zijn voor noodgevallen op [e-mailadres] of [telefoonnummer] / ik zal gedurende deze periode niet beschikbaar zijn].
Als u onmiddellijk hulp nodig heeft, neem dan contact op met mijn collega [volledige naam] op [e-mail]/[telefoonnummer].
Bedankt voor je email. Ik kom bij je terug als ik terug ben.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
Voorbeeld 2: Out-of-office e-mail naar mensen buiten uw organisatie
Hallo,
Bedankt voor je email. Ik ben niet op kantoor van [datum] tot [datum]. Als u onmiddellijk hulp nodig heeft, neem dan contact op met mijn collega [volledige naam] op [e-mail]/[telefoonnummer].
Ik kom bij je terug als ik terug ben.
Met vriendelijke groet,
[Uw handtekening]
Voorbeeld 3: Algemeen out-of-office e-mail voorbeeld
Beste verzender,
Ik ben op dit moment niet op kantoor en ik check mijn e-mail niet. Ik kom pas op [datum] terug. Als dit een dringende kwestie is, neem dan contact op met [volledige naam] via [e-mail]/[telefoonnummer] voor [categorieredenen] en [volledige naam] via [e-mail]/[telefoonnummer] voor [categorieredenen]. Anders zal ik na mijn terugkeer zo snel mogelijk op uw e-mail reageren.
Met vriendelijke groet,
[Uw handtekening]
Voorbeeld 4: Out-of-office met een vertraagde reactie-e-mail
Hallo,
Bedankt voor je email. Ik ben niet op kantoor van [datum] tot [datum]. Ik zal mijn e-mail controleren wanneer mogelijk en zal proberen uw bericht zo snel mogelijk te beantwoorden.
Als u onmiddellijk hulp nodig heeft, neem dan contact op met mijn collega [volledige naam] op [e-mail]/[telefoonnummer].
Met vriendelijke groet,
[Uw handtekening]Voorbeeld 5: Out-of-office voor feestdagen e-mail
Hallo,
Bedankt voor je email. Wegens [feestdag / feestdag / feestdag / nationale feestdag] is ons kantoor van [datum] tot [datum] gesloten. Als u onmiddellijk hulp nodig heeft, neem dan contact met mij op via [e-mail]/[telefoonnummer].
Ik kom bij je terug als ik terug ben.
Met vriendelijke groet,
[Uw handtekening]Voorbeeld 6: Out-of-office e-mailbericht voor een bedrijfsevenement
Hallo,
Bedankt voor je email. Ik ben niet op kantoor aanwezig bij [naam bedrijfsevenement] dat plaatsvindt in [locatie toevoegen] van [datum] tot [datum]. Ik zal mijn e-mail regelmatig controleren, maar als u onmiddellijk hulp nodig heeft, neem dan contact op met mijn collega [volledige naam] op [e-mail]/[telefoonnummer].
Als je tegenwoordig ook in [locatie] bent, zou ik graag contact met je opnemen! Bel me op mijn [telefoonnummer] en ik zal je de details geven.
Met vriendelijke groet,
[Uw handtekening]5 tips voor het schrijven van een afwezigheids-e-mailbericht
Dus, hoe kunt u een effectief e-mailbericht voor afwezigheid maken? Hier zijn vijf ideeën om uw e-mail zowel effectief als vriendelijk te maken.
#1. Houd het kort en krachtig
De beste out-of-office communicatie is kort en bondig. Meld u af na het leveren van de relevante informatie in een paar beknopte zinnen. Het is niet nodig om uw collega's te irriteren door te veel details over uw afwezigheid te geven.
#2. Je bericht aanpassen
U wilt nooit een zakelijke e-mail sturen met een grammaticale fout. Het kaliber van uw schrijven kan van invloed zijn op hoe uw collega's en klanten u zien.
#3. Maak geen beloften die u niet kunt nakomen
Beloftes doen die je niet kunt nakomen, is een veelgemaakte fout bij het versturen van out-of-office e-mails. Beloof bijvoorbeeld niet dat u op de afwezigheidsmail reageert zodra u terugkomt. U zult waarschijnlijk veel werk te doen hebben wanneer u terugkeert, dus u kunt geen snelle ommekeer beloven.
#4. Behoud een professionele toon
Als je je voorbereidt om op vakantie te gaan, is het verleidelijk om een informele of vriendelijke toon aan te nemen. Houd er echter rekening mee dat een afwezigheidsbericht nog steeds een zakelijke e-mail is.
#5. Overweeg alle communicatiekanalen
U kunt het beste een afwezigheidsbericht opstellen en activeren op alle belangrijke platforms waarop u met uw zakenrelaties in contact komt.
Hoe u uw automatische antwoord bij afwezigheid instelt
U zou nu uw afwezigheids-e-mail klaar moeten hebben, en hier leest u hoe u uw afwezigheidsautoresponder in verschillende e-mailplatforms kunt instellen, waaronder Microsoft Outlook.
#1. Afwezigheidsantwoorden instellen op Gmail
Volg deze instructies om uw automatische antwoord in Gmail te configureren als u Google Workspace gebruikt. Klik op opties > Bekijk alle opties in de rechterbovenhoek van Gmail. Scrol helemaal naar beneden naar Vakantieresponder.
- "Vakantieantwoord aan" moet worden geselecteerd.
- Vul de lege plekken in met de datums, de onderwerpregel en uw standaard afwezigheidsbericht.
- Klik op de respectievelijke vakjes om een automatisch antwoord te sturen naar uw contacten en mensen in uw organisatie.
- Klik op de knop "Wijzigingen opslaan".
Uw afwezigheidsautoresponder is geconfigureerd. Wanneer u uw vakantiebeantwoorder inschakelt, ziet u een bovenste balk met de optie om de vakantie-e-mail op deze manier te beëindigen. Om de vakantiebeantwoorder uit te schakelen, klikt u op de knop "Nu beëindigen".
#2. Hoe e-mailantwoorden bij afwezigheid in Outlook in te stellen
Als u Microsoft Outlook gebruikt voor uw e-mails, volgen hier de stappen om uw automatische antwoord op uw afwezigheidsmail in te stellen.
- Selecteer Bestand > Automatische antwoorden
- Selecteer "Automatische antwoorden verzenden"
- Klik op "Alleen verzenden tijdens dit tijdsbereik" om de datum en het tijdsbereik te bewerken
- Typ uw automatische antwoordbericht en klik op OK. Hiermee wordt het automatisch beantwoorden ingeschakeld voor mensen die u e-mailen vanuit de organisatie
- Voor degenen buiten de organisatie, klik op het tabblad "Buiten mijn organisatie" en typ hetzelfde bericht of een ander automatisch antwoord
- klik op OK
U bent klaar voor uw vrije tijd op uw afwezigheids-e-mailresponder in Outlook.
#3. Afwezigheidsberichten instellen op Slack
Tegenwoordig zijn instant messaging-platforms zoals Slack en Teams populairder dan e-mails. Overweeg om uw afwezigheidsbericht ook op die platforms te plaatsen. Volg deze stappen om uw Slack-status te wijzigen in afwezigheid:
- Klik in de rechterbovenhoek van uw Slack-venster op uw profielfoto.
- Klik op de knop "Uw status bijwerken".
- Voer in de resulterende pop-up uw unieke afwezigheidsstatus in en geef vervolgens de tijd op. U kunt zelfs emoticons in uw status opnemen.
Wat zeg je in een afwezigheidsmail?
"Bedankt voor je e-mail", kun je zeggen. Om [reden] ben ik nu afwezig op kantoor tot [terugkomdatum]. Als ik terugkom, zal ik graag op uw bericht reageren. Neem in de tussentijd contact op met [naam collega + functietitel] via [e-mail, telefoon, etc.] als je hulp nodig hebt.”
Wat is een Nice Out of Office-voorbeeld?
Hier is een voorbeeld van een mooie afwezigheids-e-mail: Ik ben niet op kantoor van (dag/maand) tot (dag/maand), met beperkte e-mailtoegang. Neem voor dringende vragen contact op met [Naam] via [e-mail] of [telefoon]. Ik zal je e-mail zo snel mogelijk beantwoorden. Maar je bent tot meer in staat.
Wat zijn voorbeelden van afwezigheidsberichten?
Voorbeelden van afwezigheidsberichten zijn:
- “Ik waardeer je e-mail. Ik ben niet op kantoor van 8 tot 12 augustus….
- "Ik ben weg van 25 juli tot 29 juli." U kunt mijn collega, Marilyn Morales, bereiken op [e-mail en telefoonnummer] voor dringende problemen.
- “Ik waardeer je e-mail. Ik ben nu niet op kantoor en controleer mijn e-mail niet.
Wat is een goed automatisch antwoordbericht?
Voorbeelden van automatische e-mailantwoorden bij afwezigheid zijn: Hallo, Bedankt dat je contact hebt opgenomen met _. We hebben je bericht ontvangen en zullen zo snel mogelijk reageren. Hallo, We waarderen uw interesse om met ons samen te werken. Voor het maken van een afspraak gaat u naar [link naar planningspagina].
Wat is een goed automatisch e-mailantwoord?
Het volgende is een voorbeeld van een e-mail met automatisch antwoord:
Hallo [first_name], Heel erg bedankt voor het opnemen van contact! Dit automatische antwoord is alleen bedoeld om u te informeren... We hebben uw e-mail ontvangen en zullen zo snel mogelijk reageren met een (menselijk) antwoord.
Wat is een gezond afwezigheidsbericht?
Hier is een voorbeeld van een afwezigheidsmail:
Ik ben tijdelijk niet op kantoor [op vakantie, op een conferentie of om een andere reden] en kan pas op [datum] reageren. Als u noodhulp wilt, neem dan contact op met [naam contactpersoon] via [contactgegevens]. Tijdens mijn afwezigheid helpen ze je graag verder.
Conclusie
Iedereen wil nodig zijn. Als u weet dat u uw inbox niet kunt controleren, stelt u een automatisch afwezigheidsbericht in. Maak gebruik van de voorbeelden die we hebben gegeven en doe het goed; dit is een uitstekende aanpak om loyaliteit en e-commerceverkopen te vergroten zonder te opdringerig te zijn. Creëer een humoristische of inzichtelijke boodschap om u te helpen opvallen in de massa!
- ONBEPERKTE VAKANTIE: definitie, beleid en hoe het werkt
- BESTE E-MAILSERVICE VOOR ZAKEN (+ gratis opties)
- E-MAILSYSTEMEN VOOR ZAKEN: 17+ beste keuzes in 2023 (gedetailleerde beoordeling)
- AFWEZIGHEIDSBERICHT: Betekenis, voorbeelden en gids
- GMAIL BUSINESS: hoe het werkt en hoe het te maken
- ONDERWIJSGRAAD: 7 soorten onderwijsgraden en hoe je er een kunt krijgen
- BIN-BESTAND: wat het betekent om er een op uw computer te openen
Referenties
