OFFICIEEL BRIEFFORMAAT: Wat zijn de beste formaten voor elk bedrijf

Inhoudsopgave Verbergen

Officieel briefformaat
1. Soorten formele brieven
Formaat officiële brief van de overheid
Officieel briefformaat voor aanvraag
Officieel briefformaat VS
Wat is het formaat van een officiële brief?
Wat is het beste formaat voor een formele brief?
Hoe begin je een formele officiële brief?
Wat zijn de 4 soorten formele brieven?
Wat zijn de 7 delen van een formele brief?
Gerelateerde artikelen
Referenties

Aangezien officiële brieven als officiële documenten worden beschouwd, moeten formele brieven zorgvuldig worden geschreven. Het concept van een formele brief verschilt op veel manieren en wordt in dit bericht gegeven, samen met richtlijnen voor het opstellen ervan. Dus door meer te leren over de volgende dingen, kunt u verbeteren hoe goed u formele brieven schrijft. In dit bericht leer je de verschillende soorten officiële brieven, het formaat om te schrijven voor de Amerikaanse overheid en voor verzoekdoeleinden

Officieel briefformaat

Een formele brief is geschreven op een formele, overzichtelijke toon en volgt bepaalde regels voor de opmaak ervan. Schrijven naar een manager, HR-manager, werknemer, hogeschool- of schooldirecteur, leraar, enz. is een professionele manier om deze brieven te gebruiken. Maar om privéredenen sturen we geen formele brieven naar onze vrienden, familie of andere naaste familieleden.

Bij het opstellen van een formele brief moeten bepaalde regels worden nageleefd. Bovendien moeten de brieven in een zeer formele stijl worden geschreven. De inhoud van de brief zal op een formele manier worden gecommuniceerd vanwege het gebruikte formaat. Om het idee dat je wilt overbrengen aan de lezer over te brengen, moet elke zin zorgvuldig worden geschreven.

Soorten formele brieven

Er zijn veel verschillende soorten formele brieven, zoals al gezegd, en ze zijn meestal onderverdeeld in de volgende categorieën:

Zakelijke brieven
Brieven aanvragen
Brieven aan kranten

#1. Zakelijke brieven

Zakelijk schrijven moet kort, nauwkeurig en duidelijk zijn. Het verhaal hoort niet thuis in een zakelijke brief. Voordat u begint met het schrijven van een zakelijke brief, zijn er een paar dingen waar u rekening mee moet houden.

Gebruik normale, alledaagse taal om uw argument duidelijk uit te drukken in plaats van opzichtig of te agressief jargon.
Gebruik nooit branchespecifieke taal in een zakelijke brief.
Afkortingen dienen zo min mogelijk gebruikt te worden.
Er worden verschillende adresformaten gebruikt, afhankelijk van de ontvanger en het doel van de brief.
Bij het plaatsen van een schriftelijke bestelling dient u de grootst mogelijke zorg te besteden aan het duidelijk en beknopt specificeren van de gewenste artikelen, evenals de gewenste kwaliteit en kwantiteit.
Vergeet bij het beantwoorden van een zakelijke brief nooit de datum en eventuele referenties te vermelden.

Formele/zakelijke brieven zijn brieven van werkgevers aan werknemers en andersom, brieven om artikelen te bestellen en te vervangen, brieven van ernstige bezorgdheid aan een ambtenaar in een hogere functie, klachtenbrieven etc.

#2. Vraag brieven aan

Typische sollicitatiebrieven zijn brieven waarin om werk wordt gevraagd. Zorg er voor en na het schrijven van een sollicitatiebrief voor dat de volgende gegevens juist zijn:

Begin altijd met een korte inleiding die aangeeft of de sollicitant reageert op een online of gedrukte vacature.
Vermeld de leeftijd, opleiding en arbeidsverleden van de sollicitant.
Door dit te vertellen laat je de werkgever zien dat je echt voor die organisatie wilt werken.
Geef ook referenties op, zodat het bedrijf kan bepalen welk kaliber u zou zijn.

Aanstellingsbrieven moeten de juiste formele of zakelijke briefstructuur volgen.

#3. Brieven aan kranten

Deze brieven moeten altijd gericht zijn aan “De Redacteur” en ondertekend zijn met “Hoogachtend”. Brieven aan de redacteur brengen kwesties aan de orde die onder de aandacht van hogere autoriteiten moeten worden gebracht. Deze brieven moeten oprecht en professioneel zijn. Zorg ervoor dat uw naam en adres correct zijn en dat u de brief voor een respectabel doel schrijft. Geen enkele krant zou brieven drukken die anoniem waren.

Formaat officiële brief van de overheid

Om uw mening over zaken die uw gemeenschap, staat of natie aangaan effectief te uiten, schrijft u een brief aan een lid van de regering. Het officiële postadres van de gewenste leider is online te vinden. Omdat de juiste etiquette per ambtenaar verschilt, is het verstandig om onderzoek te doen naar het protocol voor de specifieke ambtenaar aan wie u de brief stuurt. Hieronder vindt u het formaat voor het schrijven van een officiële brief van de overheid:

#1. Adressering van de brief

In het formaat voor het schrijven van een officiële regeringsbrief moet worden vermeld aan wie u de brief richt. Vermeld hier de naam, titel en postadres van de vertegenwoordiger. Typ de brief netjes en leesbaar in het midden van een envelop. Sluit vervolgens de envelop. Plaats een postzegel in de rechterbovenhoek van de envelop. Als u een reactie verwacht van deze overheidsfunctionaris, vermeld dan alstublieft uw volledige naam en retouradres in de linkerbovenhoek van de envelop.

#2. Passend gedrag observeren

Uw brief moet goed beginnen met een aanhef en moet ook op de juiste manier eindigen. Afhankelijk van het overheidsniveau kan deze persoon een team van secretaresses in dienst nemen om in zijn of haar mailbox te zoeken naar belangrijke correspondentie. Gebruik de achternaam en titel van de vertegenwoordiger wanneer u deze aanspreekt. Als er echter maar één persoon in die functie zit, kunt u ze alleen aanspreken met hun titel (bijvoorbeeld de voorzitter van de Kamer, de burgemeester of de president). U moet de achternaam gebruiken om duidelijk te maken met wie u spreekt als meer dan één persoon tegelijkertijd een functie bekleedt (zoals een senator, justitie of vertegenwoordiger).

Doe wat onderzoek en ontdek hoe andere mensen brieven hebben geadresseerd aan deze specifieke overheidsfunctionaris. Sommige actiegroepen en petitiewebsites bieden zelfs grondige richtlijnen over hoe u contact kunt opnemen met de belangrijkste besluitvormers voor een bepaald doel. Bovendien kunt u mogelijk de vertegenwoordiger een e-mail sturen.

#3. Een overtuigende brief schrijven

Controleer voordat u uw brief verstuurt of deze overheidsfunctionaris de bevoegdheid heeft om ernaar te handelen. Stel geen buitensporige eisen. Vraag een overheidsmedewerker nooit om een taak uit te voeren die niets te maken heeft met zijn of haar werkveld. Bedenk na een stap terug of er een betere manier is om uw probleem op te lossen.

Afhankelijk van hun anciënniteit krijgen overheidsmedewerkers tientallen tot honderden brieven per dag. De ambtenaar kan zelfs deskundige brievensorteerders inhuren om te bepalen welke van een select aantal berichten hem daadwerkelijk bereikt. Wees attent, beknopt en up-to-date in uw brief. Verwijs in de onderwerpregel of de eerste zin naar een onderwerp dat op de agenda van de ambtenaar staat.

Zorg ervoor dat uw brief geschikt is. Moet je echt je hart luchten, of ben je gewoon dramatisch? Wees zo beleefd en kort mogelijk in uw verzoek. Wees niet beledigend of vulgair. Respect verspreidt zich snel.

Officieel briefformaat voor aanvraag

Aangezien een officiële verzoekbrief een formele zakelijke communicatie is, moet deze in zijn formaat worden georganiseerd. Begin de brief door jezelf voor te stellen en de juiste aanhef voor de ontvanger te gebruiken. Om het geheugen van de ontvanger te oefenen, vermeldt u uw naam, uw afdeling en eventuele eerdere interacties die u met hen heeft gehad. U kunt doorgaan met het bespreken van de kwestie en het doel van de brief. Gebruik eenvoudige taal en woordenschat in de inleiding.

Gebruik altijd professioneel briefpapier bij het schrijven van een zakelijk verzoek. Als u het niet bij de hand heeft, noteer dan uw bedrijfsnaam, adres en telefoonnummer bovenaan in het midden van de pagina. Volg dit formaat om een officiële verzoekbrief te schrijven:

#1. De datum en het adres moeten worden toegevoegd.

In zakelijke brieven zijn de kopteksten normaal gesproken de datum en het adres. Vermeld eerst de naam van de ontvanger, de functietitel en het adres. Beide stukjes informatie moeten aan de linkerkant worden geplaatst. De datum kan achter het adres van de ontvanger worden geschreven of linksboven in de brief. Mogelijk moet u zich aan het formaat houden als dit standaard is op het werk.

#2. Vermeld de bronvermelding en het onderwerp.

Voeg een regel eronder het referentienummer en het onderwerp toe. De onderwerpregel van een zakelijke brief is cruciaal om de aandacht van de lezer te trekken en hem naar de inhoud van de brief te leiden. Houd het kort - niet meer dan zes tot acht woorden.

#3. Begroeting

Voer in dit veld een aanhef in. De meeste mensen zijn het erover eens dat alle zakelijke correspondentie moet beginnen met 'Beste'. Als de ontvanger een senior executive is, kunt u ook gerespecteerd gebruiken. Gebruik altijd dr., meneer, mevrouw of mevrouw wanneer u de ontvanger op een professionele manier aanspreekt. Gebruik na de begroeting de tweede naam van de persoon.

#4. Schrijf de inleiding

In de openingsparagraaf kunt u uzelf en uw bedrijf identificeren. Laat in de regel die volgt de ontvanger weten of je hem of haar al hebt gesproken. Plaats daarna uw verzoek in de ruimte. Drie of vier zinnen kunnen de openingsparagraaf vormen.

#5. Voeg verdere paragrafen toe.

Deze zinnen kunnen ook de details van het verzoek bevatten. Als aanvullende informatie nodig is om uw verzoek te ondersteunen, kunt u deze in afzonderlijke paragrafen of op één regel opnemen. Ik wil bijvoorbeeld drie dagen verlof aanvragen van [datum] tot [datum].

#6. Voeg een samenvatting toe

Na een grondige motivering van het verzoek, kunt u meer relevante informatie toevoegen. Je zou iets kunnen zeggen in de trant van We willen zo snel mogelijk van je horen omdat dit een prioriteit voor ons is. Zeggen: "Laat het me weten als je meer informatie wilt", is even acceptabel. Vermijd het gebruik van de woorden 'nu' en 'beschouw dit als urgent'.

#7. Voeg een abonnement toe

Omdat het de formele toon van de brief behoudt, is dit een cruciaal onderdeel van een zakelijke brief. Gebruik zinnen als "dank u", "met oprecht respect" en "de uwe" in uw zinnen. Vermijd aan het begin van het gesprek zoiets als "tot ziens" of "tot ziens".

#8. Plaats uw handtekening

Onderteken uw naam leesbaar en volledig. Gebruik in zakelijke brieven, vooral op de eerste pagina, geen initialen. Uw volledige naam moet vetgedrukt worden weergegeven na de handtekening.

#9. Verwijzing naar bijlagen

Als u ondersteunende documentatie toevoegt, voeg dan Encl: aan de linkerkant toe. De materialen die worden bijgevoegd kunnen worden genummerd. Zorg ervoor dat de bijlagen in de juiste volgorde staan, zoals aangegeven in de brief.

Officieel briefformaat VS

Als u nog nooit een zakelijke brief hebt geschreven of dit slechts af en toe doet, kan het intimiderend zijn om er een correct te schrijven. Bij het solliciteren naar je eerste baan kan het bijvoorbeeld nodig zijn om een begeleidende brief te schrijven. In de VS zijn het volledige blokformaat en het gewijzigde blokformaat de twee stijlen die het meest worden gebruikt voor officiële briefcorrespondentie.

Volledig blokformaat: elk onderdeel van een brief die volledig in blokken is geschreven, is links uitgelijnd en de linkermarge markeert het begin van elke regel. Gebruik deze stijl als u niet zeker bent, omdat deze formeler is.
Gewijzigd blokformaat: het gebruikt een aangepast blokformaat waarbij sommige lettercomponenten naar rechts zijn verplaatst. Tegenwoordig vragen de meeste situaties om deze methode.

Laten we het formaat opsplitsen voor het schrijven van een officiële brief aan Amerikaanse functionarissen, voor zowel het volledige als het gewijzigde blokformaat:

#1. Kies tussen "Volledig blokformaat" en "Gewijzigd blokformaat".

Geen van deze mag worden gecombineerd. Het volledige blok, waar alles links is uitgelijnd, is de meer formele van de twee formaten. In moderne tijden werkt een aangepast blok, waarbij sommige delen naar rechts zijn verplaatst, echter in de meeste situaties goed.

#2. Moet uw adres bevatten.

Voor volledig blokformaat en gewijzigd blokformaat moet uw adres aan de linkerkant staan. Tab de tekst overdwars in plaats van deze rechts uit te lijnen.

#3. Bevat de datum.

Ongeacht het formaat dat u kiest, de datum moet links worden uitgelijnd en recht onder uw adres worden geplaatst. Vermeld schriftelijk “15 mei 2008”.

# 4: Misschien wilt u een referentielijn toevoegen

Typ "Re:" vóór de referentieregel als u naar een groot bedrijf schrijft of als u de opdracht heeft gekregen dit te doen. Laat de onderwerpregel weg als u een referentieregel gebruikt.

#5. Moet de naam en het adres van de ontvanger bevatten.

In alle formaten moet dit gerechtvaardigd blijven. In het geval dat de brief loskomt van de envelop, is het absoluut noodzakelijk om hun volledige naam en adres te vermelden (wat meestal het geval is in een groot kantoor). Zorg ervoor dat de naam en het adres van de ontvanger zo worden geplaatst dat ze in het venster te zien zijn als u een vensterenvelop gebruikt.

#6. Voeg de begroeting toe.

De dubbele punt moet na de aanhef komen, ook wel de begroeting genoemd. (Bijvoorbeeld: "Beste meneer Jones: verdedig altijd links."

#7. Overweeg een onderwerpregel toe te voegen

Het gebruik van onderwerpregels neemt toe, ook al is het niet verplicht. Uw onderwerpregel moet de lezer duidelijk maken waar de brief over gaat, gewoon door er een blik op te werpen. In gewijzigd blokformaat kan het links uitgelijnd of gecentreerd zijn.

#8. Schrijf de brief zelf.

De tekst van uw brief moet links worden uitgelijnd, met enkele regelafstand en cursief (in alle formaten). Gebruik een lege regel ertussen in plaats van alinea's in te laten springen. Gebruik een formele toon bij het schrijven van zakelijke correspondentie.

#9. Moet een goede afsluiting hebben.

Gebruik een bekende formele afsluiting zoals "Met vriendelijke groet" of "Met vriendelijke groet" om uw brieven te beëindigen (een goede optie voor iemand die u al kent). Dit wordt gevolgd door een komma.

#10. "Voeg uw naam toe

Typ in de laatste alinea uw naam nadat u ruimte heeft gelaten voor uw handtekening. U kunt uw functietitel en de naam van uw werkgever toevoegen aan de regel onder uw naam, indien van toepassing.

Wat is het formaat van een officiële brief?

Het adres van de afzender, de datum, het adres van de ontvanger, het onderwerp, de aanhef, de inhoud van de brief, een complimenterend einde en tot slot de handtekening met naam (in blokletters) en aanduiding moeten allemaal in een professionele brief staan.

Wat is het beste formaat voor een formele brief?

Formaat voor formele brieven:

Adres van de afzender.
Data.
Naam/aanduiding van de geadresseerde
Het adres van de geadresseerde.
Begroeting.
Onderwerpen.
Body [Inhoud, Inleiding en Conclusie]

Hoe begin je een formele officiële brief?

'Beste mevrouw of meneer achternaam', een typische aanhef die wordt gebruikt in zakelijke correspondentie. Je kunt dat in de aanhef gebruiken als je zowel hun voor- als achternaam kent.

Wat zijn de 4 soorten formele brieven?

Formele briefformaten:

Aanvraagbrief
Opdrachtbrief.
Klachtenbrief
Een reactie op een klachtenbrief.
Marketing brief.
Brief van verkoop.
Herstelbrief

Wat zijn de 7 delen van een formele brief?

De meeste experts zijn het erover eens dat een zakelijke brief uit de volgende zeven onderdelen bestaat:

Postadres.
Data.
Locatie van de ontvanger.
Begroeting
Lichaam.
Ondertekening en afsluiting.
Behuizingen.